Financiële verordening Streekarchief Langstraat Heusden Altena

Artikel 2. Inrichting van de begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting staan onder de kosten en baten categorieën de geraamde lasten en baten en bij de jaarstukken de gerealiseerde lasten en baten.

• 2. Via de financiële rapportages en de begrotingswijzigingen doet het dagelijks bestuur voorstellen aan het algemeen bestuur voor het wijzigen van de beschikbaar gestelde budgetten en de beschikbaar gestelde investeringskredieten.

• 3. Bij de jaarstukken is op grond van artikel 20, lid 2b van het BBV een financieel overzicht van de investeringskredieten in uitvoering opgenomen. Inzicht is gegeven per investeringskrediet in het budget, de gerealiseerde uitgaven, de status van het investeringskrediet en het restantsaldo van het investeringskrediet.

• 4. In de jaarstukken zijn verschillen in de realisatie groter dan € 10.000 per budget of van bijzondere aard ten opzichte van de (gewijzigde) begroting inhoudelijk toegelicht.

Artikel 3. Kaders voor de begroting en meerjarenraming

• 1. Het dagelijks bestuur biedt ter voorbereiding op de nieuwe begroting aan de raden van de deelnemers een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2. In de begroting wordt een post onvoorzien van circa 0,5% van de totale lasten opgenomen.

Artikel 7: Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. Bij investeringskredieten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage

  • b.

    Begrotingsoverschrijdingen, die Heiner zijn dan van € 10.000 per geraamd budget

  • c.

    Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van autonome ontwikkelingen.

  • d.

    Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van verplichte uitgaven

  • e.

    Begrotingsoverschrijdingen waarbij de hogere kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat

• 4. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden)

Artikel 9. Activering, waardering en afschrijving

• 1. Materiële vaste activa met een meerjarig nut worden geactiveerd.

• 2. Investeringen in materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

• 3. Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven met de volgende termijnen:

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

• 1. Het dagelijks bestuur beoordeelt jaarlijks de stand van de reserves en voorzieningen en biedt het algemeen bestuur zo nodig wijzigingen / opheffingen aan

• 2. Bij een voorstel voor de instelling van een reserve wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    de hoogte per reserve.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1. Het dagelijks bestuur neemt bij de uitvoering van het financieringsbeleid de kaders van de wet Fido in acht.

• 2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur via de begroting over de doelstellingen en de verwachte ontwikkelingen van het financieringsbeleid in de paragraaf financiering.

• 3. Het dagelijks bestuur legt via de jaarstukken verantwoording of over het uitgevoerde financieringsbeleid in de paragraaf financiering.

Artikel 13 Verplichte paragrafen

Bij de begroting neemt het dagelijks bestuur de volgende paragrafen op grond van het BBV op:

• • Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• • Financiering

• • Onderhoud kapitaalgoederen

• • Bedrijfsvoering

Artikel 14. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • e.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

Artikel 15. Organisatie van de financiële huishouding

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

  • a.

    een eenduidige indeling van de administratieve organisatie;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

Artikel 17. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari 2024.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: `Financiële verordening SALHA 2024'.