Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet)

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

- administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, administreren, archiveren, verwerken en verstrekken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

- rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Vaststelling programmaindeling en paragrafen

1. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van ieder jaar op voorstel van het dagelijks bestuur per programma vast:

a. de taakvelden, en

b. de beleidsindicatoren. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

2. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van ieder jaar vast over welke onderwerpen zij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

a. van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

b. in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en het weerstandsvermogen.

2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale lasten en baten weergegeven.

3. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf 100.000 euro afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4 Kaders begroting en meerjarenraming

1. Het dagelijks bestuur biedt voor de in de wet genoemde datum aan het algemeen bestuur aan een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het algemeen bestuur stelt deze voor de in de wet genoemde datum vast.

2. In de begroting wordt een post onvoorzien van 50.000 euro opgenomen.

Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten

1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen zij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als zij verwacht, dat de lasten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigt te overschrijden of onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft aan of zij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

4. Bij de behandeling van de begrotingswijzigingen (tussentijdse rapportages) in het algemeen bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het dagelijks bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

Artikel 6 Begrotingswijzigingen

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur (eventueel) door middel van begrotingswijzigingen (tussentijdse rapportages) over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling over de eerste drie maanden en indien noodzakelijk over de eerste negen maanden van het lopende boekjaar.

2. De begrotingswijziging (tussentijdse rapportages) bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

a. de baten en de lasten per programma uitgesplitst naar taakvelden

b. het overzicht van de overhead;

c. het totale saldo van de baten en lasten, volgend uit de onderdelen a en b;

d. de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

e. het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d;

3. In de begrotingswijziging (tussentijdse rapportages) worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan 100.000 euro toegelicht.

Artikel 7 Jaarstukken

1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

Artikel 8 Wensen en bedenkingen

In het kader van de actieve informatieplicht beslist het dagelijks bestuur niet over:

a. de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten groter dan 100.000 euro;

b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties;

c. het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen.

Artikel 9 EMU-saldo

Als het Rijk de gemeenschappelijke regeling bericht dat alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen samen het collectieve aandeel van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 10 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

1. Het algemeen bestuur stelt vast dat zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten en baten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves. De grens van 3 % betreft zowel fouten als onduidelijkheden. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 100.000 euro nader toegelicht.

Artikel 11 Voorwaardencriterium

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk voorafgaand aan de behandeling van de jaarrekening ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12 Begrotingscriterium

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een begrotingswijziging (tussentijdse rapportage).

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Indien het Algemeen Bestuur de jaarstukken vaststelt, wordt ook ingestemd met deze begrotingsonrechtmatigheden.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van haar eigendommen.

Artikel 14 Waardering en afschrijving vaste activa

1. Dit artikel is niet van toepassing, vanwege het ontbreken van materiële vaste activa. Wanneer O.L.A.Z. overgaat tot het aantrekken van vaste activa zal een passende afschrijvingstermijn gehanteerd worden.

Artikel 15 Voorziening voor oninbare vorderingen

1. Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 16 Reserves en voorzieningen

1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur – indien opportuun - eens in de 5 jaar een nota reserves en voorzieningen aan.

Artikel 17 Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs is het uitgangspunt de geraamde kosten en opbrengsten van de desbetreffende activiteit, als mede de aangegeven hoeveelheden.

Deze kostprijs wordt integraal doorbelast aan de deelnemende gemeenten en uitvoeringsorganisatie (ZRD).

Artikel 18 Prijs

Vervallen

Artikel 19 Belastingsvoorstellen

Vervallen

Artikel 20 Financieringsfunctie

1. Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden indien mogelijk ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

2. Bij het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden.

Artikel 21 Lokale heffingen

vervallen

Artikel 22 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

1. In dit artikel wordt verstaan onder:

- netto schuld per inwoner: bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen gedeeld door het aantal inwoners op 31 december van het begrotingsjaar. Onder bruto schuld wordt verstaan het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren, vorderingen en overlopende passiva. Onder geldelijke bezittingen wordt verstaan: het totaal van leningen aan deelnemingen, leningen aan overige verbonden partijen, leningen aan derden, langlopende uitzettingen, kortlopende uitzettingen, debiteurenvorderingen, liquide middelen en overlopende activa;

2. Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 23 Onderhoud kapitaalgoederen

vervallen

Artikel 24 Financiering

1. Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf financiering van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 25 Bedrijfsvoering

1. Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 26 Verbonden partijen

1. Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf verbonden partijen van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 27 Grondbeleid

vervallen

Artikel 28 Administratie

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

d. het verschaffen van informatie over indicatoren en de maatschappelijke effecten van het beleid;

e. het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 29 Financiële organisatie

1. Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

a. een eenduidige toewijzing van de taken;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste  van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor  beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

g. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

h. het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 30 Interne controle

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 25. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van OLAZ met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 31 Intrekken oude regeling

1. De Verordening op de uitgangspunten van het financieel beleid, als mede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van het Openbaar Lichaam Afvalstoffenverwijdering Zeeland wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 32 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Openbaar Lichaam Afvalstoffenverwijdering Zeeland.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 19 december 2024.