Budgethoudersregeling gemeente Heerenveen 2025

1. Concerndirecteuren zijn uit hoofde van hun functie voor de budgetten binnen hun domein aangewezen als hoofdbudgethouder.

2. Teammanagers zijn uit hoofde van hun functie verantwoordelijk voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden van het team en daaraan gerelateerde budgetten, daarom worden ze aangewezen als budgethouder.

3. De aanwijzing als (hoofd)budgethouder en budgetbeheerder wordt in de gemeentelijke financiële administratie vastgelegd.

4. Een budget dat is vastgelegd op een kostenplaats (uniek grootboeknummer) kan niet gedeeld worden door meerdere budgethouders.

5. De griffier wordt uit hoofde van zijn functie aangewezen als hoofdbudgethouder van de budgetten voor de griffie en de gemeenteraad.

1. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een doeltreffende realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

2. De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie (rapportage) over de aan hem toegewezen budgetten aan het college van burgemeester en wethouders.

3. De hoofdbudgethouder neemt bij het uitoefenen van de budgetverantwoordelijkheden de Delegatie- en mandaatregeling en het inkoopbeleid van de gemeente Heerenveen in acht.

1. De budgethouder is verantwoordelijk voor een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een doeltreffende realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

2. De budgethouder is verantwoordelijk voor een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen budgetten, actualiseren van de budgetten en aanleveren van de budgetten voor de begrotingsverwerking van het komende begrotingsjaar (budgetbeheer).

3. De budgethouder is verantwoordelijk het verstrekken van informatie (rapportage) over de aan hem toegewezen budgetten aan de concerndirecteur.

4. De budgethouder neemt bij het uitoefenen van de budgetverantwoordelijkheden de Delegatie- en mandaatregeling en het inkoopsbeleid van de gemeente Heerenveen in acht.

5. Een budgethouder is verantwoordelijk voor een tijdige behandeling (conform artikel 8 lid 3) van facturen en een adequate behandeling van de verplichtingen van de aan hem toegewezen budgetten en kredieten in de themabegroting.

6. Een budgethouder is verantwoordelijk voor het realiseren van de geraamde inkomsten. Wanneer er sprake is van opbrengsten stuurt de budgethouder een getekende en gecodeerde opdracht aan de financiële administratie tot het versturen van een nota. De budgethouder kan dit ook laten uitvoeren door een budgetbeheerder.

1. Een budgethouder moet een of meerdere budgetbeheerders aanwijzen die hem/haar ondersteunt bij het beheren van budgetten en kredieten. Deze aanwijzing kan door de betreffende budgethouder op elk moment worden ingetrokken.

2. De budgetbeheerder dient bij voorkeur onderdeel te zijn van het team respectievelijk de keten en het domein van de budgethouder die de aanwijzing doet.

3. Bij afwezigheid van een budgetbeheerder, zorgt de budgethouder voor het aanwijzen van een (tijdelijk) vervanger.

4. Het aanwijzen van een budgetbeheerder en het intrekken daarvan vindt alleen schriftelijk plaats. Een (digitale) kopie van de aanwijzing of de intrekking ervan wordt verstrekt aan team financiën. Dit geldt ook bij het aanwijzen van een vervanger.

5. Bij het aanwijzen van budgetbeheerders en vervangers dient aan de volgende eisen te worden voldaan:

• a.

  bij het aanstellen van een budgetbeheerder dient sprake te zijn van functiescheiding: de budgetbeheerder is geen budgethouder, en een budgethouder is geen budgetbeheerder;

• b.

  de budgetbeheerder moet inhoudelijk in staat zijn om de prestatie akkoord te verklaren.

6. De budgetbeheerder is voor de aan hem toegewezen budgetten verantwoordelijk voor:

• a.

  Het tijdig (zie artikel 10 lid 3), juist en volledig bijhouden van rechten en verplichtingen.

• b.

  Het juist coderen van een factuur ter verwerking in de financiële administratie.

• c.

  Het beoordelen (of laten beoordelen) of de levering of prestatie heeft plaatsgevonden (prestatie akkoord verklaren zie artikel 7) in overeenstemming met de gemaakte afspraken en daartoe – in alle redelijkheid- vastleggen/bijhouden van de daartoe relevante documentatie.

7. De budgetbeheerder signaleert ontwikkelingen binnen zijn beleidsterrein, doet aan de budgethouder voorstellen voor beleidsontwikkeling en bijbehorende budgetten en ondersteunt de budgethouder ook overigens bij diens rol en verantwoordelijkheid.

8. Over het bovenstaande legt de budgetbeheerder verantwoording af aan de budgethouder.

9. Wanneer er sprake is van opbrengsten stuurt de budgetbeheerder een getekende en gecodeerde opdracht aan de financiële administratie tot het versturen van een nota.

1. De budgetbeheerder stelt vast (al dan niet met behulp van een collega) dat de gefactureerde dienst of het product is geleverd (prestatie akkoord verklaren) in overeenstemming met de gemaakte afspraken en daartoe – in alle redelijkheid- vastleggen/bijhouden van de daartoe relevante documentatie.

2. Nadat de budgetbeheerder heeft vastgesteld dat de dienst of het product is geleverd kan, afhankelijk van de hoogte van het bedrag (zie artikel 8), de budgethouder goedkeuring verlenen voor de prijs en prestatie en daarmee de factuur betaalbaar stellen.

3. Wanneer er geen budgetbeheerder de prestatie akkoord kan verklaren, geldt dat een budgethouder, onder toepassing van het vier-ogen-principe, met een andere budgethouder kan vaststellen dat een prestatie is geleverd.

4. De budgetbeheerder of eventueel de budgethouder bevestigt met het akkoord verklaren dat de geleverde prestatie of dienst ook daadwerkelijk is geleverd. Dat heet de prestatie akkoord verklaren. Voor bedragen boven de € 15.000 moeten hiervoor ook documenten aangeleverd worden waaruit blijkt dat deze prestatie is geleverd. Deze documenten worden door de budgetbeheerder of budgethouder gekoppeld aan de factuur waarop de prestatie in rekening wordt gebracht. De budgethouder controleert dat deze documenten zijn toegevoegd.

1. De budgethouder is namens het college van burgemeester en wethouders bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

• a.

  tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij als budgethouder is aangewezen, de hoogte van dit bedrag valt binnen de kader van lid 4

• b.

  tot maximaal het saldo van de voorzieningen die onderdeel uitmaken van de exploitatie en als zodanig vallen binnen de budgetten, bedoeld onder a;

• c.

  tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investering waarvoor hij als budgethouder is aangewezen met dien verstande dat hij het college van burgemeester en wethouders voor investeringen groter dan € 500.000 vooraf de inhoudelijke en financiële invulling van de investering ter vaststelling aanbiedt.

2. De budgethouder/budgetbeheerder houdt bij het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven wel rekening met hetgeen is opgenomen in het geldende Delegatie- en mandaatregister.

3. De budgethouder en/of budgetbeheerder zorgen ervoor dat de (digitale) facturen 1 week voor het verstrijken van de betalingstermijn(en) zijn geaccordeerd. Dat is dus binnen een termijn van 23 dagen.

4. De kaders voor het aangaan van verplichtingen en de afhandeling van facturen vindt gelaagd plaats en wel als volgt:

Voor het aangaan van meerjarige verplichtingen gelden bovengenoemde bedragen voor het totaal van de aangegane verplichting. Bij facturen en/of verplichtingen boven de € 1.000.000 wordt het college van burgemeester en wethouders geïnformeerd.

5. Uitzondering op de in lid 4 opgenomen limieten zijn:

• a.

  Verstrekken van subsidies, mits deze overeenkomen met het opgenomen bedrag in de bijlage van de door de raad vastgestelde Themabegroting.

1. Het college van burgemeester en wethouders is belast met de uitvoering van de programma/themabegroting. Het budget per programma/thema is hiertoe onderverdeeld naar budgetten per kostenplaats (grootboeknummer).

2. De concerndirectie stelt, op voordracht van financiën, de lijst met budgethouders alsmede de budgetten (grootboekcodes) waarvoor zij verantwoordelijk zijn vast.

3. Toekenning van een budget aan een budgethouder vindt plaats op het niveau van de kostenplaats/grootboeknummer of het krediet.

1. Afwijkingen of te verwachten afwijkingen groter dan het in artikel 5 lid 5 van de Financiële verordening gemeente Heerenveen genoemde bedrag gedurende het exploitatiejaar dienen door de budgethouder gerapporteerd te worden in de hiervoor bedoelde planning en controle producten (Bestuursrapportages). De budgethouder stelt altijd eerst zijn concerndirecteur en daarna de concerndirectie hiervan in kennis.

2. Voor afwijkingen of te verwachten afwijkingen in investeringen groter dan het in artikel 5 lid 6 van de Financiële verordening gemeente Heerenveen genoemde bedrag gedurende het jaar, dient bij het college van burgemeester en wethouders melding te worden gedaan. Ingeval van overschrijdingen groter dan € 100.000 wordt niet gewacht op een tussentijdse rapportage, maar informeert het college van burgemeester en wethouders de raad via een raadsinformatiebrief of raadsvoorstel.

3. Budgethouders en kredietbeheerders mogen onderschrijdingen niet zonder toestemming van het college van burgemeester en wethouders gebruiken om extra uitgaven te doen, deze vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.

1. Tegenvallers worden door de budgethouder opgevangen. De budgethouder heeft de verantwoordelijkheid te zoeken naar oplossingen indien zich tegenvallers (dreigen) voor (te) doen.

2. De volgorde voor het zoeken van dekkingsmogelijkheden voor de tegenvallers is als volgt:

• a.

  Binnen de kostenplaats/grootboek

• b.

  Binnen het taakveld

• c.

  Binnen het product

• d.

  Binnen het thema

• e.

  Binnen de gehele begroting

3. Het dekken van tegenvallers met meevallers is slechts toegestaan binnen de grenzen van vastgesteld beleid en binnen het taakveld. Meevallers mogen niet worden aangewend voor intensivering van (bestaand) beleid (gelijk aan artikel 14 lid 3).

1. Voor een aantal kostensoorten ontvangt de gemeente Heerenveen centraal facturen, die betrekking kunnen hebben op budgetten van verschillende taakvelden en budgethouders. Het gaat bijvoorbeeld om kosten van energie, telecommunicatie, abonnementen, verzekeringen en om doorbelastingen van ondersteunende eenheden. Deze lasten worden in één keer betaald(na akkoord door de teammanager Financiën) en vervolgens vanuit het team Financiën verdeeld naar de functionele budgetten.

2. De personeelslasten (salarissen en afdracht premies en belastingen), kapitaallasten, dotaties aan de voorzieningen, reservemutaties en boekingen vanuit de administratie van derden worden centraal berekend.

3. In afwijking van de bepalingen in hoofdstuk 2 van deze regeling worden de kosten uit het eerste en het tweede lid door het team Financiën verdeeld en geboekt ten laste van de betreffende begrotingsposten van de budgethouders. De budgethouders wordt vooraf instemming op deze verdeling gevraagd.

4. Het team Financiën is verantwoordelijk voor de verdeling en de boeking van de bedragen. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer van hun totale budget, inclusief deze posten.

1. De budgethouder legt aan zijn/haar concerndirecteur verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling. Dit loopt gelijk aan de Plan en Controlcyclus van de tussenrapportages en de Jaarrekening.

2. Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde concernrichtlijnen, afspraken en kwaliteiten in het kader van de Financiële verordening van de gemeente Heerenveen van toepassing.

1. De financiële administratie is verantwoordelijk voor het beheer van de lijst van de (hoofd)budgethouders, budgetbeheerders en hun vervangers.

2. De financiële administratie bewaakt het goedkeuringsproces en het nakomen van de betaaltermijnen.

3. De financiële administratie is verantwoordelijk voor actuele budgetinformatie.

4. De financiële administratie is verantwoordelijk voor de toetsing en bewaking van de rechtmatige autorisaties van uitgaven en de vastlegging van verplichtingen.

5. De financiële administratie draagt zorg voor een juiste doorverdeling van de in artikel 16, lid 1 en 2 genoemde kosten.

1. De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van de interne controle binnen zijn budget

2. De interne controle dient als zodanig zijn ingericht dat deze een redelijke mate van zekerheid biedt dat de doelstellingen van de organisatie worden bereikt.

3. Interne controle richt zich in ieder geval op de factuurstromen waar geen sprake is van het vier ogen principe.

4. De resultaten van de interne controle worden periodiek gerapporteerd aan de concerndirectie.

5. De verbijzonderde interne controle (VIC) wordt uitgevoerd door een onafhankelijk team binnen de gemeente.

6. De VIC richt zich op de rechtmatigheid, doelmatigheid, getrouwheid en doeltreffendheid van de financiële beheersprocessen.

7. De bevindingen van de VIC worden jaarlijks gerapporteerd aan de directie, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad.

1. De functie van (hoofd)budgethouder is onverenigbaar met de registrerende functie. De verschillende taken in het proces van bestellen, betalen en verantwoorden moet gescheiden zijn.

2. Declaraties of eigen facturen worden met toepassing van het vier ogen principe ter beoordeling voorgelegd aan de concerndirecteur van het betreffende domein. Betreft het declaraties of facturen van de betreffende concerndirecteur, dan worden deze aan de algemeen directeur of een andere concerndirecteur voorgelegd.

3. Declaraties of eigen facturen van de algemeen directeur worden ter beoordeling voorgelegd aan de burgemeester.

1. Door de concerndirecteur van het domein Bedrijfsvoering draagt er zorg voor, dat de concerndirectie, de budgethouders en/of budgetbeheerders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder of budgetbeheerder zijn aangewezen.

2. De concerndirectie, de budgethouders en/of budgetbeheerders worden in de gelegenheid gesteld in de financiële administratie alle gegevens over hun budgetten te raadplegen. Daarnaast worden ze in de gelegenheid gesteld om (interne) opleiding te krijgen over de werking van de budgetten en geeft financiën, daar waar mogelijk, ondersteuning daarbij.

1. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet besluit het college van burgemeester en wethouders.

2. Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2025.

3. De regeling ‘Budgethoudersregeling gemeente Heerenveen 2016’ wordt hiermee ingetrokken.

4. De regeling kan worden aangehaald als de ‘Budgethoudersregeling gemeente Heerenveen 2025’.