Nota Waardering en Afschrijving activa 2021

Ondertekening

Bijlage 1: Relevante wet- en regelgeving

Gemeentewet

Artikel 212

• 1.

  De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

• 2.

  De verordening bevat in ieder geval:

  • a.

    regels voor waardering en afschrijving van activa;

  • b.

    grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b, evenals, voor zover deze wordt geheven, voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer;

  • c.

    regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie.

Financiële verordening

Artikel 6 Tussentijdse rapportages

• 1.

  Burgemeester en wethouders informeren de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste drie maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en de lasten per programma uitgesplitst;

  • b.

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst;

  • c.

    het overzicht van de overhead en de geraamde vennootschapsbelasting;

  • d.

    het totale saldo van de baten en lasten, volgend uit de onderdelen a, b en c;

  • e.

    de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • f.

    het resultaat, volgend uit de onderdelen d en e;

  • g.

    de realisatie en raming van de uitputting van de Investeringsbudgetten, en

• 3.

  In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden, prioriteiten en Investeringsbudgetten in de begroting groter dan €100.000 toegelicht.

Artikel 9.3 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording.

In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan €100.000 nader toegelicht.

Artikel 11. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en Investeringsbudgetten en de hiermee samenhangende programma’ s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Burgemeester en wethouders bieden de raad eens in de vier jaar een nota investeringen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt in ieder geval:

  • a.

    de wijze waarop voorstellen voor investeringen worden aangeboden en geautoriseerd door de raad, in aanvulling op wat in deze verordening is vastgelegd;

  • b.

    de afschrijvingsmethode en afschrijvingstermijn per categorie;

  • c.

    het moment van starten met afschrijven;

  • d.

    de gebruiksduur per categorie kapitaalgoederen ofwel de afschrijvingstermijn;

  • e.

    de componentenbenadering;

  • f.

    restwaarde;

• 2.

  Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als bijlage bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)

Artikel 35

• 1.

  In de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

  • a.

    investeringen met een economisch nut;

  • b.

    investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;

  • c.

    investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

• 2.

  Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven.

Artikel 44 (deels)

• 1.

  Voorzieningen worden gevormd wegens:

  • c.

    kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;

  • d.

    de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.

Artikel 52

• 1.

  In de toelichting op de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

  • a.

    gronden en terreinen;

  • b.

    woonruimten;

  • c.

    bedrijfsgebouwen;

  • d.

    grond-, weg- en waterbouwkundige werken;

  • e.

    vervoermiddelen;

  • f.

    machines, apparaten en installaties;

  • g.

    overige materiële vaste activa.

• 2.

  In de toelichting op de balans wordt het verloop van de activa, als bedoeld in het eerste lid, gedurende het begrotingsjaar, in een sluitend overzicht weergegeven. Daaruit blijken, voor zover van toepassing:

  • a.

    de boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar;

  • b.

    de investeringen of desinvesteringen;

  • c.

    de afschrijvingen;

  • d.

    bijdragen van derden direct gerelateerd aan een actief;

  • e.

    afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen;

  • f.

    de boekwaarde aan het einde van het begrotingsjaar.

Artikel 54 (deels)

• 2.

  Per reserve wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken:

  • d.

    de verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd;

Artikel 59

• 1.

  Alle investeringen worden geactiveerd.

• 2.

  In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd.

Artikel 60

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:

• a.

  het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

• b.

  de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

• c.

  het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;

• d.

  de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Artikel 61

Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:

• a.

  er sprake is van een investering door een derde;

• b.

  de investering bijdraagt aan de publieke taak;

• c.

  de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;

• d.

  de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Artikel 62

• 1.

  Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd.

• 2.

  In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht.

• 3.

  In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.

Artikel 63

• 1.

  Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

• 2.

  De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

• 3.

  De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.

• 4.

  Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.

• 5.

  Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.

• 6.

  In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer.

• 7.

  Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.

• 8.

  Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend.

Artikel 64

• 1.

  De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.

• 2.

  Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.

• 3.

  Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur.

• 4.

  In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening.

• 5.

  In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar.

• 6.

  Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.

Artikel 65

• 1.

  Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.

• 2.

  Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

• 3.

  Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.

Bijlage 2: Afschrijvingstabel

Bijlage 3: Begrippenlijst

Activa

Het totaal van alle middelen die de gemeente tot haar beschikking heeft.

Activeren

Het opnemen van investeringen op de balans. De jaarlijkse kosten worden in de toekomst ten laste van de exploitatie gebracht, dit zijn de kapitaallasten.

Activeringsgrens

Investeringen met een waarde hoger dan € 10.000 (excl. BTW) worden geactiveerd.

Afschrijven

Een boekhoudkundige weergave van de waardevermindering van activa door technische slijtage en economische veroudering. De technische en economische gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslast in enig jaar.

Boekwaarde

De financiële waarde waartegen een activum, op een bepaald moment, op de balans staat en die bestaat uit de verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs minus de gedane afschrijvingen.

Componentenmethode

Een activum wordt in diverse afzonderlijke categorieën opgesplitst, met mogelijk verschillende afschrijvingstermijnen.

Desinvesteren van activa

De definitieve buiten gebruikstelling van duurzame (materiële) productiemiddelen of objecten. Bijvoorbeeld bij verkoop of sluiting.

Financiële vaste activa

Activa die een financiële waarde vertegenwoordigen, zoals deelnemingen, aandelen en verstrekte geldleningen.

Immateriële vaste activa

Investeringsuitgaven waar geen bezit tegenover staat (bijvoorbeeld kosten voor het sluiten van een geldlening).

Investeringen

Uitgaven ter verwerving van een goed of ter bereiking van een doel waaraan meerjarig nut kan worden toegerekend.

Investeringen met een economisch nut

Activa die verhandelbaar zijn (waar dus een markt voor is) of die kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen of prijzen.

Investeringen met een maatschappelijk nut

Activa waarmee geen middelen gegenereerd kunnen worden en die ook niet verhandelbaar zijn, maar wel duidelijk een publieke taak vervullen, zoals wegen, groenvoorziening, bruggen enzovoort.

Investeringsbudget

Een door de gemeenteraad beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een concrete investering.

Kapitaallasten

Kapitaallasten zijn kosten die voortkomen uit het doen van een investering, ze bestaan uit afschrijvingen en rentelasten.

Materiële vaste activa

Bezittingen van de gemeente, die zij meerjarig gebruikt voor haar bedrijfsvoering.

Rentelasten

Met het doen van een investering wordt beslag gelegd op financiële middelen, dit brengt rentelasten met zich mee.

Vaste activa

Bezittingen waarvan het daarvoor benodigd vermogen voor een periode langer dan 1 jaar is vastgelegd. Voorbeelden hiervan zijn gebouwen, gronden en uitgezette leningen. De vaste activa worden onderverdeeld in: immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa.

Vastgoed (maatschappelijk)

Vastgoed met een maatschappelijke functie heeft betrekking op een gemeentehuis of gebouwen en terreinen met een functie op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, welzijn of maatschappelijke opvang en/of zorg. Kenmerk van vastgoed met een maatschappelijke functie is dat er geen winstoogmerk is. Bij negatieve exploitatiesaldi is er feitelijk sprake is van het duurzaam verstrekken van subsidie.

Vastgoed (bedrijfseconomisch)

Vastgoed met een bedrijfseconomische functie kenmerkt zich door de intentie om bewust winst en/of waardestijgingen te realiseren.

Vervangingsinvesteringen, groot

Investeringen ten behoeve van vervanging van een bestaand actief als gevolg van economische veroudering of slijtage met een aanschafwaarde groter of gelijk aan € 25.000. De kosten kunnen worden geactiveerd.

Vervangingsinvesteringen, klein

Vervanging van een bestaand actief als gevolg van economische veroudering of slijtage met een aanschafwaarde kleiner dan € 25.000. De kosten komen direct ten laste van de exploitatie.

Vlottende activa

De bezittingen van een gemeente waarvoor het daarvoor benodigde vermogen voor een periode korter dan e1 jaar is vastgelegd. Binnen een jaar moeten de vlottende activa zijn omgezet in geld. Voorbeelden zijn voorraden en debiteuren.

Bijlage 4: Het belang van de materiele vaste activa voor raadsleden

Materiële vaste activa worden in het dagelijks leven veelal geduid als investeringen. In het BBV wordt consequent gesproken over materiële vaste activa of kapitaalgoederen als het gaat om bezittingen en de bijbehorende begrippen afschrijvingen en onderhoud. In dit hoofdstuk voor de raad geven we op hoofdlijnen aan wat materiële vaste activa zijn en welke taken en verantwoordelijkheden de raad op dit vlak heeft. We gaan ook kort in op de aandachtspunten en informatie waar raadsleden zich van bewust moeten zijn. Materiële vaste activa hebben mogelijk grote meerjarige financiële consequenties. Het is van belang dat de raad vooraf het te voeren beleid goedkeurt en via begroting en jaarrekening vaststelt dat dit beleid ook uitgevoerd wordt.

1. Wat zijn materiële vaste activa?

Objecten (bijvoorbeeld gebouwen, wegen) worden geactiveerd als deze een langere tijd (langer dan 1 jaar) mee gaan en een bepaalde waarde hebben. Als deze voor eigen gebruik zijn worden ze gezien als langlopende bezittingen ofwel vaste materiële activa op de balans. Het aanschaffen of vervaardigen van materiële vaste activa gaat gepaard met het doen van investeringen. Materiële vaste activa zijn dus feitelijk de objecten die door investeringen door een gemeente worden verworven. Onder investeren wordt verstaan het vastleggen van vermogen in objecten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt.

De investeringen worden op de balans verantwoord. De lasten voortvloeiende uit de investeringen in materiële vaste activa, zoals onderhoud, afschrijvingen, toegerekende rente en verzekeringen behoren tot de jaarlijkse exploitatielasten. Materiële vaste activa kunnen een zeer uiteenlopende vorm hebben. Investeringen in wegen en gebouwen zijn de meest voorkomende activa, maar ook investeringen in apparatuur en machines en grond kunnen, afhankelijk van het gevoerde beleid, onderdeel uitmaken van de materiële vaste activa.

Overigens is er bij investeringen niet altijd sprake van een nieuw object. Bij een bestaand actief is sprake van een investering indien de uitgaven:

• •

  Leiden tot een significante kwaliteitsverbetering en/of

• •

  Leiden tot een levensduurverlenging en/of

• •

  Aanpassingen betreffen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. investeringen in een gebouw om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften die invloed hebben op de waarde en de levensduur).

Wanneer uitgaven worden gedaan ten behoeve van het behoud van de oorspronkelijke kwaliteit en levensduur van een actief dan is er sprake van onderhoud. Objecten die geen deel uitmaken van de materiële vaste activa zijn voorwerpen van cultuur-historische waarde en voorraden. Het investeringen en afschrijvingen beleid wordt uiteengezet in de financiële verordening op grond van artikel 212 Gemeentewet. In artikel 212 van de Gemeentewet is opgenomen dat de raad bij verordening de uitgangspunten voor het financieel beleid vaststelt. De verordening bevat in ieder geval regels voor waardering en afschrijving van activa, de zogenaamde ‘waarderingsgrondslagen’, zoals:

• •

  Afschrijvingsmethode per categorie;

• •

  Moment van starten met afschrijven;

• •

  De gebruiksduur per categorie kapitaalgoederen ofwel de afschrijvingstermijn;

• •

  De componentenbenadering;

• •

  Restwaarde.

In de verordening artikel 212 Gemeentewet kan de gemeente ook bepalen, dat er voor het financieel beleid, waaronder het waarderings- en afschrijvingsbeleid van activa, een afzonderlijke nota wordt opgesteld en vastgesteld.

Aanbeveling

De commissie BBV beveelt aan om de wijze waarop met investeringen in materiële vaste activa en afschrijvingen wordt omgegaan vast te leggen in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen, een nota investeringen of de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet. In aanvulling hierop kan een investeringsplan voor het huidige en de komende jaren een bijlage vormen die jaarlijks geactualiseerd wordt.

De nota bevat onder meer de financiële grens die getrokken wordt waarboven objecten als investeringen worden beschouwd. Deze grens kan per gemeente verschillen. Het is niet toegestaan deze grens aan te passen met het oog op financieel evenwicht. Elke wijziging van de grens wordt beschouwd als een stelselwijziging en heeft tot gevolg dat vergelijkende cijfers moeten worden opgesteld.

2. Onderhoud vaste activa/kapitaalgoederen/investeringen

Voor sommige taken waarop materiële vaste activa betrekking hebben geldt dat de gemeente wettelijk verplicht is deze te onderhouden. De gemeente moet bijvoorbeeld zorgen voor riolering en onderhoud van wegen. Achterstallig onderhoud kan leiden tot aansprakelijkheidstelling. Daarnaast heeft de gemeenteraad met de paragraaf 'onderhoud kapitaalgoederen' de mogelijkheid kaders te stellen voor het onderhoud van infrastructuur, voorzieningen en gebouwen. Dat is van belang omdat:

• •

  Er veel geld mee is gemoeid. Materiële vaste activa leggen langdurig een groot beslag op de gemeentelijke begroting. Een zo volledig mogelijk overzicht én onderbouwing van deze lasten zijn daarom van groot belang voor een goed inzicht in de financiële positie;

• •

  Materiële vaste activa nodig zijn om de programmadoelen van de gemeente te realiseren. Om bijvoorbeeld economische ontwikkeling te stimuleren is een goede bereikbaarheid van belang;

• •

  Materiële vaste activa het ‘gezicht’ van de gemeente zijn. De raad moet zich uitspreken over de gewenste kwaliteit en het onderhoudsniveau van de openbare ruimte.

Raadsleden kunnen hun kader stellende en controlerende taak bij het onderhoud van de materiële vaste activa op verschillende manieren invullen:

• •

  Algemene kaders stellen over welke materiële vaste activa de gemeente moet hebben en hoe zij met haar materiële vaste activa omgaat

• •

  Invloed uitoefenen op afzonderlijke investeringsbeslissingen (zoals wel/niet brug bouwen)

• •

  De kwaliteit van de aanwezige materiële vaste activa bewaken en zo nodig bijsturen. Sluiten de materiële vaste activa aan bij de doelen van de gemeente? Kost het niet te veel geld?

• •

  Het beleid biedt handvatten om te kunnen sturen op de te bereiken doelstellingen en evenwichtig om te gaan met de (schaarse) ruimte.

3. Investeringsbudgetten

De lasten die voortvloeien uit investeringen in materiële vaste activa worden in het overzicht van baten en lasten, deel uitmakende van de financiële begroting, verantwoord. Bij de vaststelling van de begroting door de raad worden niet alleen de baten en lasten vastgesteld, maar stelt de raad ook de investeringen vast. Dit betekent in dat geval dat de raad geen investeringsbudgetten meer beschikbaar hoeft te stellen. De raad kan op twee manieren specifieke investeringsvoorstellen apart voorgelegd krijgen. De eerste manier is dat de raad bij de begrotingsbehandeling en –vaststelling aangeeft van welke investering(en) hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringsbudget wil ontvangen. De tweede manier is dat de raad algemene regels vaststelt over (omvangrijke) investeringen die afzonderlijk ter goedkeuring aan de raad moeten worden voorgelegd. Voorts komt het voor dat er in de loop van het begrotingsjaar investeringsbudgetten noodzakelijk zijn die niet bij de vaststelling van de begroting voorzien waren. Aan de raad moet dan een voorstel ter besluitvorming worden voorgelegd. Een dergelijk voorstel moet vergezeld gaan van een structureel en reëel sluitende begrotingswijziging, waarin de baten en de lasten, waaronder de kapitaallasten voortvloeiende uit de investering, zijn opgenomen.