Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Voorst 2025

Artikel 1. Begripsbepalingen en taak

• 1. Begripsbepalingen:

• a. De wet: de Gemeentewet

• b. Voorzitter vertrouwenscommissie: technisch voorzitter

• c. Technisch voorzitter: eerste plaatsvervangend voorzitter van de raad

• 2. De commissie heeft tot taak:

• a. De aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden;

• b. Klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

Artikel 2. Samenstelling commissie

• 1. De commissie bestaat uit de voorzitters van elke fractie.

• 2. De eerste plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad vervult het technisch voorzitterschap van de Vertrouwenscommissie.

• 3. De voorzitter is geen lid van de commissie.

• 4. De voorzitter neemt niet deel aan beraadslagingen van de commissie en heeft geen stemrecht.

• 5. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

• 6. De voorzitter van de vertrouwenscommissie maakt deel uit van de commissie onder lid 4.

• 7. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

• 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 2. De gemeentesecretaris wordt ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie toegevoegd.

• 3. De commissie vraagt de gemeentesecretaris en de raadsgriffier om hun mening.

• 4. De in het eerste en tweede lid genoemde functionarissen zijn geen lid van en hebben geen stemrecht in de commissie.

Artikel 4 Vergaderingen

• 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste een derde van de leden dit noodzakelijk acht. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

• a. de leden van de commissie;

• b. de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;

• c. de adviseurs, indien deze(n) aan de commissie zijn toegevoegd. (artikel 13)

• 3. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste vier dagen voorafgaand aan de vergadering.

Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van deze termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

Artikel 6 Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning bij herbenoeming.

Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt bevat in ieder geval:

• a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

• b. een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

• c. eventuele minderheidsstandpunten indien daarom door een lid van de commissie gevraagd wordt.

Artikel 7 Geheimhouding

• 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de Gemeentewet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

• 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van "geheim" door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd of bij de secretaris ter inzage gelegd.

• 4. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van "geheim" gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 5. Aan derden, die geen lid zijn van de commissie, wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 6. De commissie zorgt er voor dat de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 7. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet van kracht ook in het geval de commissie wordt ontbonden.

• 8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de technisch voorzitter, griffier, secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.

Artikel 8 Archivering

• 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

• 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

BEPALINGEN INZAKE DE HERBENOEMING

Artikel 9 Adviseur

• 1. De commissie voegt een of meer wethouders als adviseur toe aan de commissie.

• 2. Adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3. Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 10 Informatie over en gesprek met de burgemeester

• 1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel vormt over alle aspecten die in het herbenoemingsgesprek aan de orde kunnen komen.

• 2. Basis voor de gesprekken zijn in elk geval de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

• 3. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

• 4. Concrete afspraken tussen de commissie en de burgemeester over de taakuitoefening worden expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel 11 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging

• 1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

• 2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

• 3. Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling over de herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 13 Aantal

• 1. De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over de taakuitoefening.

• 2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

Artikel 14 Voorbereiding en inhoud

• 1. Voor de voorbereiding van het klankbordgesprek en het houden van de klankbordgesprekken met referenten wordt een ervaren deskundige van buiten ingeschakeld.

• 2. De ministeriele circulaire: De handreiking burgemeesters benoeming herbenoeming klankbordgesprekken en afscheid is leidend.

• 3. De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over de taakuitoefening door de burgemeester. Een delegatie uit raad en college maakt onderdeel uit van de lijst bij wie zij informatie zal inwinnen.

• 4. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige functioneringsgesprek.

• 5. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

Artikel 15 Bijzondere bepalingen inzake het verslag

• 1. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

• 2. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

• 3. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 17 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie

• 1. De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

• 2. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.

Artikel 18 Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Voorst 2025.