Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR735457
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR735457/1
Informatieverordening gemeente Breda 2024
Geldend van 15-02-2025 t/m heden
Intitulé
Informatieverordening gemeente Breda 2024De raad van de gemeente Breda;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 17 december 2024;
gelezen het advies van de voorbereidende vergadering van 9 januari 2024;
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 besluit vast te stellen de volgende verordening:
Informatieverordening Gemeente Breda 2024
Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen
Artikel 1. Definities
In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
- a.
Archiefbewaarplaats
De door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van informatie aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 1 van de wet, onder f, waaronder begrepen een e-depot.
- b.
Authenticiteit
De informatie is wat het beweerd te zijn en dat informatie aantoonbaar is ontvangen, opgemaakt of verzonden in deze vorm door de desbetreffende persoon (of organisatie) die ze beweert te hebben opgemaakt of verzonden.
- c.
Beheerder
Het afdelingshoofd verantwoordelijk voor team Documentmanagement. (DCM)
- d.
Gemeentearchivaris
De functionaris is aangewezen om toezicht te houden op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Daarnaast is de gemeentearchivaris de beheerder van de informatie die in de gemeentelijke archiefbewaarplaats is opgenomen.
- e.
Informatie
Gegevens die zodanig bijeen zijn gebracht en worden voorgesteld dat er betekenis aan kan worden toegekend in het kader van uitvoering van de taken van het college van burgemeester en wethouders.
- f.
Informatiebeheer
De ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en gedurende de wettelijke termijn te bewaren.
- g.
Informatieobjecten
Een informatieobject is een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. In gestructureerde of ongestructureerde vorm ontvangen, opgemaakt of anderszins vastgelegd gegeven of geheel van gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat overheidsorgaan, daaronder mede begrepen gegevens die zijn opgemaakt of ontvangen door instellingen of personen van wie rechten of functies op de gemeente zijn overgegaan. Bijvoorbeeld: document, databasegegeven, algoritme, e-mailbericht (met bijlagen), (zaak) dossier, internetsite (of een deel ervan), foto/ afbeelding, geluidopname, wiki, blog, et cetera
- h.
Informatiesysteem
Een systeem van documentatie, procedures, apparatuur of programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
- i.
Kwaliteitssysteem
Een systeem dat bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het borgen van de kwaliteitszorg als bedoeld in de Archiefregeling, artikel 16.
- j.
Particuliere archieven
Archieven die niet door de overheid tot stand zijn gekomen en niet bij een overheidsorgaan zijn ondergebracht.
- k.
Wet
De Archiefwet 1995.
- l.
Zorg
De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 en uitvoerende regelingen.
Hoofdstuk 2. Zorgplicht burgemeester en wethouders voor het informatiebeheer
Artikel 2. Beleid ter zake van de wettelijke taken, verantwoordelijkheden en interne regels
Burgemeester en wethouders zorgen voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden en de interne regels van het beheer van informatie van de gemeentelijke organen.
Artikel 3. Onderlinge samenhang gemeentelijk informatiebeleid
Burgemeester en wethouders zorgen voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daarvoor de nodige maatregelen.
Artikel 4. Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Burgemeester en wethouders zorgen voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Artikel 5. Kwaliteitssysteem
Burgemeester en wethouders zorgen dat het beheer van de informatie voldoet aan toetsbare eisen van een door hen toe te passen kwaliteitssysteem.
Artikel 6. Middelen
Het college van burgemeester en wethouders is er verantwoordelijk voor dat er jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van informatieobjecten.
Artikel 7. Personeel
Burgemeester en wethouders zorgen voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie.
Artikel 8. Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte informatie
Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht, toe aan de beheerder.
Artikel 9. Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte informatie
Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden van het beheer van de informatie, die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats of daar op een andere (rechts)titel is opgenomen, toe aan de gemeentearchivaris.
Artikel 10. Archiefbewaarplaats
Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats voor analoge en digitale informatieobjecten aan en is verantwoordelijk voor de inrichting en instandhouding
Artikel 11 Deelname aan publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen
Het college van burgemeester en wethouders ziet erop toe, dat bij deelname door de gemeente in publiekrechtelijke rechtspersonen of privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van informatie bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van de Wet.
Hoofdstuk 3 Toezicht op het beheer van de informatieobjecten
Artikel 12. Toezicht op de naleving
De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van dat wat in de wet hierover is opgenomen van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats.
Artikel 13. Het toezicht opdragen aan deskundige medewerkers
De gemeentearchivaris kan de uitvoering van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
Artikel 14. Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 15. Toegang tot informatie
De gemeentearchivaris heeft toegang tot informatie, evenals de ruimten en systemen waarin deze wordt beheerd.
Artikel 16 Het tijdig informeren van de gemeentearchivaris
De beheerder informeert de gemeentearchivaris op tijd over het voornemen om burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een andere organisatieonderdeel overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- c.
conversie, migratie of emulatie van informatie;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 17 In kennisstelling door de gemeentearchivaris
Als het nodig is, informeert de gemeentearchivaris het college van burgemeester en wethouders. De gemeentearchivaris geeft aan welke acties en maatregelen in strijd zijn met de wettelijke voorschriften en welke corrigerende maatregelen nodig zijn om aan de wet te voldoen.
Artikel 18. Verslag over het beheer van informatie
Jaarlijks rapporteert de gemeentearchivaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van informatie die nog niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht, evenals over het toezicht op dit beheer. Ook doet de gemeentearchivaris verslag over het beheer van de informatie die naar de archiefbewaarplaats is overgebracht of daar op een andere manier is opgenomen.
Hoofdstuk 4. Opname in de archiefbewaarplaats van particuliere archieven
Artikel 19. Opname particuliere archieven
De gemeentearchivaris kan, aansluitend bij het geldende beleid, particuliere archieven van instellingen of personen in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.
Artikel 20. Verslag opname particuliere archieven
De gemeentearchivaris legt in het verslag conform artikel 16 verantwoording af over de opname van particuliere archieven.
Hoofdstuk 5. Het afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad
Artikel 21. Verslag van het burgemeester en wethouders aan de raad over het beheer
Burgemeester en wethouders informeren jaarlijks de raad over het beheer van de informatie. Zij voegen daarbij de verslagen die de gemeentearchivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 16.
Hoofdstuk 6. Slotbepalingen
Artikel 22. Intrekking oude verordening
De Archiefverordening Breda 2016 wordt ingetrokken.
Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel
-
1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
-
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Informatieverordening gemeente Breda 2024.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de vergadering van de gemeente Breda op 23 januari 2025.
, voorzitter,
, griffier.
Memorie van Toelichting
De Archiefwet 1995 bepaalt dat burgemeester en wethouders zorgdragen voor de informatie die een gemeente ontvangt en vervaardigt vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de informatie. Dit ter onderscheiding van het beheer van de informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Dit alles om te zorgen dat, zoals artikel 4 stelt, de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Met het informatiebeheer op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.
Deze archiefverordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit vier gedeelten. Hoofdstuk 2 geeft aan welke aspecten van het informatiebeheer door burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk 3 beschrijft de verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris ten aanzien van het horizontale toezicht op de zorg voor de informatie en de verslaglegging ervan. Hoofdstuk 4 bevat bepalingen met betrekking tot de opname van particuliere archieven in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hoofdstuk 5 regelt de wijze waarop de raad geïnformeerd wordt over de zorg van burgemeester en wethouder over de informatie.
Het beheer van de informatie wordt nader geregeld in de Beheerregeling Informatiebeheer, op grond van artikel 2 van deze Archiefverordening.
Hieronder volgt (waar nodig) ter verduidelijking een artikelsgewijze toelichting:
Artikel 1
Deze Archiefverordening hanteert het begrip ‘informatie’ waar de wet het begrip ‘archiefbescheiden’ hanteert. Het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Het gaat hier echter ook om digitale archiefbescheiden, waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via elektronische communicatiemiddelen. Om misverstanden te voorkomen wordt in deze Archiefverordening het neutrale begrip ‘informatie’ gebruikt.
Artikel 2
Dit artikel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of ‘werkinstructies’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van informatie van de gemeentelijke organen.
Artikel 3
De zorg voor informatie staat niet op zichzelf, maar maakt onderdeel uit van het gemeentelijk informatiebeleid in de brede zin. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor informatie dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zodanig daartoe maatregelen te treffen.
Artikel 4
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Ze bevat vijf basale elementen:
- •
het geheel aan bewaarvoorzieningen (informatiedragers, processen, systemen en procedures) moet voldoende zijn om beheer en toegankelijkheid van informatie te garanderen voor zolang als dat van rechtswege nodig is;
- •
ordening: informatie moet in zinvolle samenhang bewaard worden. Als voorbeeld gelden dossiervorming en de onderlinge relaties tussen dossiers;
- •
toegankelijkheid: informatie dient door de daartoe bevoegden binnen redelijke termijn te kunnen worden gevonden;
- •
bewaartermijn: de wet verplicht tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie;
- •
authenticiteit: te allen tijde moet van informatie kunnen worden aangetoond dat deze qua vorm, inhoud en structuur identiek is aan vorm, inhoud en structuur ten tijde van de ontvangst of vaststelling van de informatie.
Artikel 5
De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. Het informatiebeheer dient vervolgens te voldoen aan de toetsbare eisen van dit systeem.
Artikel 9
Dit is bepaald in artikel 32 van de wet.
Artikel 10
Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.
Artikel 11
Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen op basis van artikel 160 van de Gemeentewet worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen maar ook privaatrechtelijke rechtspersonen kunnen een gemeentelijke taak uitvoeren.
Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente, vallen onder de werking van deze verordening.
Het belang van dit artikel is het behoud van informatie rond uitgeplaatste gemeentelijke taken voor democratische controle en voor later historisch onderzoek. Omdat artikel 9 verbonden partijen betreft waarbij de gemeente zowel een financieel als een bestuurlijk belang heeft, heeft het college ook voldoende middelen om deze verantwoordelijkheid waar te maken.
Artikel 12
Uit de wet volgt dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is benoemd, deze de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de informatie van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid).
Op grond van artikel 32, tweede lid kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte informatie) en het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies gaat in veel gevallen gepaard met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.
Artikel 14
Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte informatie vraagt om een samenspel tussen de gemeentearchivaris en de beheerder van de niet-overgebrachte informatie. Deze laatste beschikt immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de wet.
Artikel 18
Deze verslaglegging is de basis voor het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad.
Artikel 19
Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, geloofsgenootschappen, particuliere instellingen en stichtingen, hebben informatie met belangrijke historische waarde. Deze kunnen een goede aanvulling zijn op het gemeentearchief en kunnen daarmee een bredere kijk geven op de maatschappij. Tevens kan informatie van particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde ‘hotspots’). Als het dergelijke informatie betreft en opname naar oordeel van de gemeentearchivaris gewenst is, kan ze worden opgenomen in het gemeentearchief. Afspraken over de overdracht aan de gemeente worden vastgelegd in een overeenkomst (artikel 16 van de wet).
De kaders omtrent het opnemen van particuliere archieven in de archiefbewaarplaats zijn vastgelegd in het geldende beleid.
Artikel 21
Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de informatie van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:
- 1.
het verslag van de gemeentearchivaris (of de verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in meerdere, afzonderlijke verslagen);
- 2.
de op verzoek of op eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft);
- 3.
een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de informatie te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.
Als erop te lossen knelpunten zijn, komt het hierboven, onder c, genoemde voorstel neer op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan moeten deze worden meegenomen in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch (bijstelling)proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording geborgd.
Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van het interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl