Verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente Hengelo

1. Jaarlijks wordt in het voorjaar door het college een Zomernota ter vaststelling aangeboden aan de raad. De belangrijkste elementen erin zijn een actueel financieel meerjarenbeeld inclusief meicirculaire van het gemeentefonds, eventuele voorstellen voor nieuw beleid, eventuele bezuinigingen en de verwachte ontwikkeling van de lokale woonlasten.

Door de kaderstelling in de Zomernota worden op hoofdlijnen de beleidsmatige en financiële keuzes gemaakt door de raad. Deze kaders worden vervolgens verwerkt in de Beleidsbegroting.

In een verkiezingsjaar is er sprake van een Zomerbrief (in plaats van een Zomer-nota) van het college aan de raad.

2. Het college doet in de Zomernota tevens voorstellen aan de raad over de in acht te nemen financieel beleidsmatige kaders bij de voorbereiding van de Beleidsbegroting. Daarbij wordt in ieder geval ingegaan op de systematiek ter bepaling van de indexerings- en rentepercentages.

1. De Beleidsbegroting is, in overleg met de raad, ingedeeld in door de raad aangewezen programma’s en bevat per programma de doelen en maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en kengetallen (o.a. beleidsindicatoren), alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn.

2. Met het vaststellen van de Beleidsbegroting autoriseert de raad het college tot het doen van uitgaven per programma tot de bedragen van het overzicht van baten en lasten voor het betreffende begrotingsjaar.

3. Bij de begrotingsbehandeling worden de nieuwe investeringen in het meerjarig investeringsoverzicht geautoriseerd door de raad. De raad kan, eventueel op voorstel van het college, besluiten dat het college op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van een specifiek investeringskrediet aan de raad doet.

4. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten in de Beleidsbegroting is opgenomen.

5. De Beleidsbegroting bevat voorstellen voor tarieven van de lokale heffingen.

6. Wijzigingen in de toedeling van taakvelden aan de programma’s worden in de Beleidsbegroting c.q. in de Beleidsrapportages expliciet vermeld en gemotiveerd.

7. In de Beleidsbegroting worden afwijkingen in de ramingen van de baten en/of lasten van taakvelden (groter of gelijk aan € 50.000 of 10% van het budget) van het eerste begrotingsjaar ten opzichte van de actuele ramingen van het voorgaande begrotingsjaar toegelicht.

8. In de Beleidsbegroting worden fluctuaties in de meerjarenramingen van de baten en/of lasten van taakvelden (groter dan € 50.000 of 10% van het budget) ten opzichte van het eerste begrotingsjaar toegelicht.

1. Het college draagt zorg voor dat, er in overeenstemming met wet- en regelgeving, de uitvoering van de Beleidsbegroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  de uit te voeren activiteiten en te leveren prestaties worden gerealiseerd conform de Beleidsbegroting (inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen);

• b.

  de lasten en baten per programma eenduidig worden toegedeeld aan de taakvelden.

3. Het college kan besluiten tot het doen van eenmalige niet begrote uitgaven die onvoorzien zijn en brengt deze ten laste van de post onvoorzien incidenteel. Deze onvoorziene uitgaven (onvermijdelijk, onuitstelbaar, niet voorzien) moeten binnen het door de raad vastgestelde budget van de post onvoorzien incidenteel blijven. Het college informeert de raad daarover.

4. Het college kan besluiten tot het doen van kleine structurele niet begrote uitgaven die onvoorzien zijn en brengt deze ten laste van de post onvoorzien structureel. Deze onvoorziene uitgaven (onvermijdelijk, onuitstelbaar, niet voorzien) moeten binnen het door de raad vastgestelde budget van de post onvoorzien structureel blijven. Het college informeert de raad daarover.

1. Het college rapporteert twee keer per jaar door middel van een Beleidsrapportage over de realisatie van de Beleidsbegroting aan de raad. De 1e Beleidsrapportage maakt onderdeel uit van de Zomernota of Zomerbrief als bedoeld in artikel 2 lid 1.

2. De Beleidsrapportage bevat een rapportage op afwijkingen voor wat betreft beleid, de ontwikkeling van lasten, baten en investeringen.

3. In de Beleidsrapportage worden afwijkingen op de actuele ramingen van de baten en/of lasten van taakvelden, groter of gelijk aan € 50.000 of 10% van het budget, toegelicht.

4. In de Beleidsrapportage worden de uiteindelijk verwachte totale afwijkingen op het totale investeringskrediet of een grondexploitatie, groter of gelijk aan € 50.000, toegelicht. Indien de overschrijding op een investeringskrediet of een grondexploitatie groter is dan € 50.000 of 10% van het budget, dan dient een aanvullend krediet c.q. extra budget grondexploitatie te worden aangevraagd met bijbehorende dekking.

5. Het college neemt in de Beleidsrapportage een overzicht op van de besluiten als bedoeld in artikel 4 leden 3 en 4.

6. Het college doet in de 2e Beleidsrapportage voorstellen voor budgetoverheveling van een begrotingsjaar naar een volgend begrotingsjaar. De criteria voor budgetoverheveling zijn:

• •

  er is sprake van een incidenteel budget;

• •

  het gaat om bedragen groter of gelijk aan € 25.000;

• •

  een voorstel m.b.t. budgetoverheveling mag uiteindelijk niet leiden tot budgetoverschrijding op het betreffende taakveld in het begrotingsjaar;

• •

  de gelden worden besteed overeenkomstig het doel van de oorspronkelijke bestemming;

• •

  er moet een concreet plan ten grondslag liggen aan de budgetoverheveling waardoor er concreet aangegeven kan worden wanneer de besteding in het volgend begrotingsjaar zal plaatsvinden;

• •

  hetzelfde onderwerp mag maximaal twee keer worden overgeheveld;

• •

  in geval van politiek bestuurlijke belangen kan het college een gemotiveerd afwijkend voorstel aan de raad doen om het budget vaker dan twee keer over te hevelen.

7. Het college doet, gelet op art. 4 lid 2 van deze verordening, bij de Beleidsrapportage de raad een voorstel tot vaststelling van een wijziging van de Beleidsbegroting.

8. Het college geeft in de 2e Beleidsrapportage een stand van zaken van de budgetoverheveling van het voorgaande jaar naar het lopende jaar.

1. De Jaarstukken bevatten een verslag van het college en vormen de verantwoording van het financieel beleid en beheer, per programma de maatschappelijke effecten, prestaties en activiteiten die in het verslagjaar zijn gerealiseerd, alsmede de middelen die daarvoor zijn ingezet, mede in relatie tot de voornemens uit de Beleidsbegroting.

2. De indeling van de Jaarstukken is identiek aan de indeling van de Beleidsbegroting.

3. In de Jaarstukken worden afwijkingen van de werkelijke uitgaven ten opzichte van de actuele ramingen van de baten en/of lasten van taakvelden, groter of gelijk aan € 50.000 of 10% van het budget, toegelicht.

4. In de Jaarstukken worden de uiteindelijk verwachte/werkelijke totale afwijkingen op het totale actuele investeringskrediet of een grondexploitatie, groter of gelijk aan € 50.000, toegelicht.

1. Het college legt verantwoording aan de raad over de rechtmatigheid (zoals genoemd in de artikelen 9 tot en met 11), conform de krachtens de geldende wet- en regelgeving verplichte onderdelen, in de paragraaf bedrijfsvoering van de

1. Beleidsbegroting en de Jaarstukken. Het college voldoet daarbij ook aan de regels als bedoeld in artikel 22 onderdeel E voor deze verordening.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de Jaarstukken rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens, zoals vastgesteld in het controleprotocol.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de rapporteringsgrens, zoals vastgesteld in het controleprotocol, nader toegelicht.

4. Voor de uitvoering van de interne controles hanteren we de uitvoeringstolerantie van de accountant voor getrouwheid.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de voorwaarden die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan, uiterlijk 31 januari na afloop van het boekjaar. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde Beleidsbegroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd als bedoeld in artikel 3 lid 2.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van de lasten en/of investeringskrediet ten opzichte van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een openeinderegeling;

• c.

  De overschrijding van een budget is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage;

• d.

  Er is sprake van een overschrijding van lasten en/of investeringskrediet (of nieuw investeringskrediet) in de laatste 2 maanden van het (begrotings)jaar, waardoor deze niet meer in de laatste verzamelwijziging op de Beleidsbegroting kan worden vastgesteld door de raad, maar deze overschrijding wel is bekrachtigd in het afzonderlijk raadsbesluit over het desbetreffend onderwerp.

5. Er is sprake van begrotingsonrechtmatigheid als het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten:

• a.

  De door de raad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten op programmaniveau of investeringskrediet overschrijdt;

• b.

  De toevoegingen en onttrekkingen aan reserves niet door de raad heeft laten vaststellen;

• c.

  Als bij onderschrijdingen van lasten of investeringskrediet en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast of is gemeld aan de raad.

6. De volgende bepalingen worden gehanteerd met ingang van de Jaarstukken 2024:

• a.

  Het melden van onderschrijdingen van lasten op programmaniveau of investeringsbudget en/of lagere of hogere baten is tijdig en daarmee rechtmatig als deze afwijkingen uiterlijk bij de Jaarstukken worden gemeld en toegelicht;

• b.

  Begrotingsonrechtmatigheden, die als niet-acceptabel worden beoordeeld, worden in de paragraaf bedrijfsvoering verder toegelicht indien ze groter zijn dan de rapportagetolerantie. Dit is in lijn met de rapportage over andere onrechtmatigheden.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

2. Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

3. Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

4. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

1. Het college draagt bij de uitoefening van de treasuryfunctie zorg voor:

• a.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

• b.

  het verzekeren van een duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

• c.

  het beheersen van de risico’s verbonden aan de treasuryfunctie, zoals renterisico’s, koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s;

2. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder lid 1 en legt deze regels, alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening, vast in een treasurybesluit. Het college zendt het besluit ter kennisgeving aan de raad.

3. Het college evalueert de bepalingen inzake de treasuryfunctie minimaal één keer per vijf jaar en doet van het resultaat daarvan melding aan de raad.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

4. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde lid betreffen, wordt de toedelingssytematiek in de nota’s overhead en grondbeleid toegelicht.

5. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de Beleidsbegroting vastgesteld.

1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

2. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

1. Het college draagt zorg voor een adequate scheiding van functies en taken, alsmede voor een adequate mandatering van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zodanig dat de rechtmatigheid van (financiële) beheershandelingen en de betrouwbaarheid van de verstrekte (financiële) informatie geborgd worden.

2. Het college draagt zorg voor een eenduidige indeling van de gemeentelijke financiële organisatie.

3. Het college draagt zorg voor het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

1. Het college draagt zorg voor systematische interne controle van de getrouwheid (de juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de (bestuurlijke) informatievoorziening en van de rechtmatigheid van de beheerhandelingen.

2. Bij afwijkingen rapporteren het college daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 22 onderdeel E. Daarnaast informeert het college de raad over eventueel genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2025 onder gelijktijdige intrekking van de voorgaande verordening.

2. De voorgaande verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente Hengelo, die door de raad is vastgesteld op 19 april 2023, wordt per 1 januari 2025 ingetrokken.