Nota waarderen, activeren en afschrijven 2025

Om de in de programmabegroting afgesproken doelen te kunnen realiseren doet SamenTwente investeringen (aankopen) in verschillende objecten. Veel van deze objecten (bezittingen) gebruiken we meerdere jaren. SamenTwente koopt bijvoorbeeld laptops die een aantal jaar meegaan. Als we deze aanschaffen, dan betalen we in één keer het aanschafbedrag. Daarmee zijn de laptops van ons. Deze komen op de balans te staan als bezitting (actief). Elk jaar laten we vervolgens de waarde van de laptops iets afnemen. Deze afschrijving is een last in de begroting (en in de exploitatie). Hierdoor verdelen we de lasten van de aanschaf over meerdere jaren. Om dit gehele proces goed te laten verlopen zijn vooraf afspraken nodig. In deze nota treft u onze afspraken en wet- en regelgeving aan over hoe we omgaan met het aankopen, activeren en afschrijven van investeringen.

1.1 Aanleiding

In de Financiële verordening 2024 is vastgelegd dat we tenminste eens in de vier jaar de beleidsregels rondom investeringen en activeringen herijken. Deze herijking wordt ter vaststelling voorgelegd aan het algemeen bestuur. Deze voorliggende nota bevat actualiseringen van deze beleidsregels. Een aanleiding om deze nota te actualiseren is ook onder anderen de Notitie materiele vaste activa van de commissie BBV. De commissie BBV heeft als taak zorg te dragen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Dat doet de commissie door over verschillende financiële onderwerpen notities te maken, waarin zij de regelgeving uitwerken door middel van stellige uitspraken en aanbevelingen. In de Notitie materiële vaste activa heeft de commissie BBV een aantal ‘stellige uitspraken’ opgenomen. Met deze stellige uitspraken geeft de commissie BBV een interpretatie van de regelgeving. De commissie verwacht dat de stellige uitspraken worden gevolgd. De voor onze organisatie van toepassing zijnde stellige uitspraken over de vaste activa zijn in deze nota opgenomen.

1.2 Wijzigingen

Wijzigingen in deze nota ten opzichte van de nota uit 2018 zijn met name:

• •

  Actualisering van soorten investeringen;

• •

  Actualisering van afschrijvingstermijnen;

• •

  De ondergrens om investeringen te activeren is aangepast van “€ 10.000 en een minimale gebruiksduur van 3 jaar” in “Activa met een aanschafwaarde van minimaal € 10.000 inclusief kostenverhogend btw worden geactiveerd. Identieke activa die individueel minder dan € 10.000 bedragen, maar als productgroep samen meer dan € 10.000 en die 3 jaar of langer gebruikersnut opleveren behandelen we als te activeren vaste activa.”

• •

  De nota is herschreven;

• •

  De stellige uitspraken van de commissie BBV zijn verwerkt in deze nota.

1.3 Inwerkingtreding nota

Deze nota treedt in werking per 1 januari 2025.

1.4 Leeswijzer

Het uitgangspunt in deze nota is dat alleen kaders zijn opgenomen die niet in hogere regelgeving (bijvoorbeeld gemeentewet, BBV of in lokale regelgeving zoals de financiële verordening) zijn opgenomen. Sinds de wijziging van het BBV in 2017, is de lokale beleidsvrijheid op het gebied van waardering, activering en afschrijving van activa ingeperkt. In het volgende hoofdstuk krijgt u een samenvatting van de relevante beleidskeuzes van SamenTwente die in deze nota in de diverse hoofdstukken zijn opgenomen. In hoofdstuk 3 gaan we in op wat vaste activa zijn. De waardering hiervan komt aan de orde in hoofdstuk 4. Onze wijze van afschrijven is toegelicht in hoofdstuk 5. De nota wordt afgesloten met een toelichting over rente in hoofdstuk 6. In hoofdstuk 7 treft u de bijlagen aan.

• •

  Vanwege het voorzichtigheidsprincipe moeten verliezen worden genomen die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, als zij vóór het opmaken van de jaarrekening bekend zijn. Dit houdt dan ook in dat kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. Agio wordt direct ten gunste van de exploitatie gebracht.

• •

  Indien de kosten van onderzoek en ontwikkeling leiden tot de totstandkoming van een actief, op basis van de hiervoor genoemde voorwaarden, dan kunnen deze kosten worden geactiveerd.

• •

  Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden niet geactiveerd.

• •

  Activa met een aanschafwaarde van minimaal € 10.000 inclusief kostenverhogend btw worden geactiveerd. Identieke activa die individueel minder dan € 10.000 bedragen, maar als productgroep samen meer dan € 10.000 en die 3 jaar of langer gebruikersnut opleveren behandelen we als te activeren vaste activa.

• •

  Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs inclusief kostenverhogend btw.

• •

  Activa worden hoofdzakelijk afgeschreven volgens de lineaire afschrijvingsmethode. Bij omvangrijke investeringen, in bijvoorbeeld bedrijfsgebouwen, kan de annuïteitenmethode gehanteerd worden. Hierover volgt in dat geval separate besluitvorming.

• •

  SamenTwente hanteert een afschrijvingstabel waarin per soort activa een periode is toegekend die overeenkomt met de verwachte levensduur (zie bijlage 7.2).

• •

  De periode van afschrijven begint op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het actief volledig in gebruik wordt genomen.

• •

  De restwaarde van activa wordt op nihil gesteld.

• •

  SamenTwente hanteert de componentenmethode.

• •

  SamenTwente rekent geen rente toe aan het eigen vermogen.

Vaste activa zijn investeringen in goederen of objecten (bezittingen) die meerjarig van nut zijn. Deze investeringen zetten we op de balans (dat heet activeren). Omdat de investeringen langer meegaan noemen we dit vaste activa. Met actief of activa wordt het betreffende object bedoeld. Activa leidt tot jaarlijkse afschrijvingslasten doordat de waarde van deze activa afneemt in de loop van tijd. Deze afschrijvingslasten behoren tot de jaarlijkse exploitatielasten. Naast deze jaarlijkse afschrijvingslasten worden er ook rentelasten berekend over de boekwaarde. Hoe de renteberekening plaats vindt wordt toegelicht in hoofdstuk 6. De jaarlijkse afschrijvings- en rentelasten vormen samen de zogenoemde kapitaallasten.

BBV

In het BBV zijn verschillende regels opgenomen over activa en afschrijvingen. Het BBV maakt onderscheid tussen vaste en vlottende activa. Kenmerkend aan vlottende activa (zoals liquide middelen, vooruitbetaalde bedragen en evenals de nog te ontvangen bedragen) is dat deze investeringen binnen een jaar in geld kunnen worden omgezet. Deze nota besteed daarom hier verder geen aandacht aan.

In het BBV (Besluit begroting en verantwoording) wordt onderscheid gemaakt in investeringen in soorten vaste activa in:

• –

  materieel (bijvoorbeeld ICT apparatuur);

• –

  immaterieel (bijvoorbeeld kosten van onderzoek en ontwikkeling) en;

• –

  financieel (bijvoorbeeld aandelen).

Hieronder zijn de vaste activa soorten nader uitgewerkt.

3.1 Soorten vaste activa

3.2 Wanneer activeren we vaste activa?

Zoals u in de inleiding van dit hoofdstuk heeft kunnen lezen is activeren het opnemen van investeringen op de balans. Maar het is niet praktisch om alle investeringen die voor activering in aanmerking komen, ook daadwerkelijk te activeren.

3.3 Onderscheid tussen investeringen en onderhoud

Naast investeringsuitgaven doet SamenTwente ook uitgaven om dit (materieel) bezit in stand te houden. Dit noemen we onderhoudsuitgaven. De uitgaven waarmee materieel bezit in stand wordt gehouden, worden gedaan gedurende de levensduur van het materieel. Het zijn uitgaven aan zowel klein en dagelijks onderhoud als groot onderhoud, waarmee de representativiteit, kwaliteit en functionaliteit in stand wordt gehouden. Deze uitgaven worden daarom niet geactiveerd. Wanneer een aanpassing leidt tot een significante kwaliteitsverbetering (object blijft niet in dezelfde staat) of een verlenging van de gebruiksduur, dan is er geen sprake van groot onderhoud, maar van een investering die geactiveerd moet worden. Hiermee sluiten we aan bij onderstaande stellige uitspraak van de commissie BBV.

Stellige uitspraak commissie BBV:

Klein- en groot-onderhoud houdt of brengt een object in goede, oorspronkelijke staat en is dus niet van invloed op de bepaalde gebruiksduur (afschrijvingstermijn) van het object en mag daarom niet worden geactiveerd.

Zoals in het vorige hoofdstuk is gezegd, worden investeringen in goederen of objecten (bezittingen) onder bepaalde voorwaarden op de balans gezet (geactiveerd). Dit hoofdstuk geeft antwoord op de vraag tegen welke waarde de investering op de balans wordt gezet en wat er gedurende de looptijd met de waarde gebeurt.

In artikel 63 van het BBV is opgenomen dat de activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

4.1 Materiële vaste activa

4.2 Immateriële vaste activa

De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

4.3 Financiële vaste activa

Deelnemingen worden geactiveerd tegen de verkrijgingsprijs van de aandelen. Leningen zijn gewaardeerd tegen de verwachte aflossingswaarde. Het verschil met de destijds betaalde verkrijgingsprijs is in het resultaat opgenomen.

Als een investering is geactiveerd dient op grond van artikel 64 lid 3 BBV daarop te worden afgeschreven. Het gebruik van vaste activa strekt zich uit over meerdere jaren. Door technische slijtage of economische veroudering daalt de waarde. Het zichtbaar maken van de waardevermindering in de jaarlijkse exploitatie wordt afschrijven genoemd. De hoogte van de afschrijving wordt bepaald door de economische gebruiksduur en de methode van afschrijven.

5.1 Afschrijvingsmethode

In de gemeentelijke overheid worden hoofdzakelijk 2 afschrijvingsmethoden gehanteerd, namelijk lineair en annuïtair. Voor het onderscheid tussen deze twee methoden verwijzen we naar bijlage 9 Begripsbepaling.

5.2 Afschrijvingstermijnen

Het BBV schrijft niet voor welke termijnen gelden voor welke activa. Het BBV zegt wel dat de afschrijvingstermijn overeen moet komen met de verwachte economische en/of technische levensduur. Technische levensduur is de periode dat het actief in technische zin nog functioneel is. Economische levensduur is de periode dat het actief in economische zin nog functioneel is en gaat dus in op het rendabel gebruik van het actief. SamenTwente hanteert een afschrijvingstabel waarin per soort activa een periode is toegekend die overeenkomt met de verwachte levensduur. De afschrijvingstabel is opgenomen in bijlage 7.2 van deze nota.

Voor activa die niet met name zijn genoemd, en waarover in de praktijk twijfel kan ontstaan, zal de geschatte gebruiksduur worden gerelateerd aan vergelijkbare investeringen die wel in de tabel staan.

Afschrijvingstermijnen mogen nooit langer, maar wel korter zijn dan de economische c.q. technische levensduur. Ook mogen afschrijvingstermijnen nooit langer, maar wel korter, zijn dan de in de bijlage 7.2 opgenomen termijnen.

5.3 Moment van afschrijving

Er zijn diverse momenten mogelijk waarop een afschrijving kan starten. Samen Twente begint met afschrijven in het jaar volgend op het jaar waarin het actief in gebruik wordt genomen. Vanwege efficiencyredenen (minder administratieve lasten) en omdat niet altijd exact is vast te stellen wanneer een kapitaalgoed gereed is gekomen, wordt gekozen voor dit moment van afschrijven. Het voordeel van dit moment van afschrijven is ook dat de afschrijvingslasten van het boekjaar bekend zijn waardoor deze jaarlijks vooraf geboekt kunnen worden. Dit helpt bij het financieel rapporteren en prognosticeren.

5.4 Restwaarde

De restwaarde is de waarde van het actief aan het einde van de gebruikstermijn en kan in mindering worden gebracht op het af te schrijven bedrag. Op grond van het voorzichtigheidsbeginsel wordt er geen rekening gehouden met een restwaarde. Dit uitgangspunt wordt gehanteerd vanwege de grote mate van onzekerheid over de ontwikkeling omtrent de toekomstige gebruiksduur en het bepalen van de mogelijke restwaarde. De activa waarvan de economische levensduur voorbij is blijven zolang ze nog in gebruik zijn in de activa-administratie opgenomen. Omdat op gronden niet wordt afgeschreven, is de restwaarde gelijk aan de historische aanschafwaarde.

5.5 Componentenmethode

Een gemeenschappelijke regeling kan kiezen de componentenbenadering toe te passen voor materiële vaste activa. Deze benadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waarde verloop van die delen. De opdeling wordt gemaakt, omdat de economische gebruiksduur per samenstellend deel kan verschillen. Op deze manier worden bijvoorbeeld voor een gebouw, de bijbehorende technische installaties, de terreininrichting en het meubilair verschillende afschrijvingstermijnen gehanteerd.

5.6 Stelsel- en schattingswijzigingen

De begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken moeten een zo goed mogelijk inzicht bieden in onze financiële en de ontwikkelingen daarin over de jaren heen. De grondslagen moeten daarom consistent worden toegepast. Dat wil bijvoorbeeld zeggen dat je niet zomaar of op basis van het rekeningresultaat (omdat het financieel goed uitkomt) versneld mag afschrijven. Er mag alleen om gegronde redenen worden afgeweken.

Er kan wel een schattings- of stelselwijziging worden doorgevoerd. Een stelselwijziging is een wijziging van de waarderings(activerings)grondslag. Een voorbeeld is de wijziging van een verwachte levensduur van een actief (afschrijvingstermijn).

Een schattings- of stelselwijziging wordt verwerkt voor de resterende looptijd en boekwaarde en niet meer met terugwerkende kracht gecorrigeerd. Dit volgens onderstaande stellige uitspraak van het BBV:

Stellige uitspraken commissie BBV:

Een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. gebruiksintensiteit is een schattingswijziging. De bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven.

In de hoofdstukken 3 tot en met 5 is ingegaan op waarderen, activeren en afschrijven. Dit hoofdstuk gaat in op het financieren van de investeringen (activa) en het hierbij horende rentecomponent. Bij het financieren van investeringen kunnen namelijk rentelasten voortvloeien. De Rentenotitie 2023 van de commissie BBV schrijft een aantal regels voor als het gaat om rente.

6.1 Taakveld Treasury

Het BBV schrijft voor dat toerekenen van rente geschiedt vanuit het taakveld treasury. Direct toerekenbare rente wordt ten laste gebracht op het betreffende taakveld. Daarnaast beveelt de commissie BBV aan om het door hun opgestelde renteschema te hanteren en toe te voegen aan de paragraaf financiering in de begroting en jaarstukken.

Indien een lening specifiek is aangetrokken voor een project of (door)verstrekking, is sprake van projectfinanciering. Zowel de rentelast van projectfinanciering alsook de rentebaat van door verstrekte leningen moet aan het betreffende taakveld worden toegevoegd.

6.2 Rentevergoeding over eigen vermogen

Het BBV schrijft voor dat de rentevergoeding over het eigen vermogen maximaal wordt gebaseerd op het gewogen gemiddelde samenstel van externe rentelasten over de lang en kort aangetrokken financieringsmiddelen. In het BBV blijft de mogelijkheid bestaan om een rentevergoeding over het eigen vermogen en de voorzieningen te berekenen en deze door te belasten aan de taakvelden. Het BBV beveelt aan dit vanwege inzicht, eenvoud en transparantie echter niet toe te passen.

6.3 Rentevergoeding over kapitaallasten

De kapitaallasten bestaan naast afschrijvingen op activa uit rentekosten, de zogenaamde omslagrente. Zo wordt er een vergoeding in rekening gebracht voor gebruik van de financieringsmiddelen om de activa te verkrijgen. De rente wordt berekend over de boekwaarde van het actief bij aanvang van het boekjaar. Het percentage wordt conform BBV jaarlijks vooraf berekend aan de hand van rentelasten en rentebaten op respectievelijk opgenomen en verstrekte geldleningen. De omslagrente moet vervolgens op consistente en eenduidige wijze worden toegerekend aan de individuele activa. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Het bij de begroting (voor)gecalculeerde omslagpercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond.

7.1 Begrippen

Activeren

Uitgaven opnemen op de balans en de lasten over meerdere jaren ten laste van de exploitatie brengen. Dit in tegenstelling tot de uitgaven die direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. De volgende activa worden onderscheiden:

• –

  Immateriële activa: kapitaaluitgaven waar geen bezittingen tegenover staan;

• –

  Financiële activa: activa die een financiële waarde of bezit vertegenwoordigen;

• –

  Materiële activa: kapitaaluitgaven waar tegenover een actief staat met een nuttigheidsduur over meerdere jaren.

Afschrijving

Het jaarlijks tot uitdrukking brengen van de waardevermindering van de investering ten gevolge van (economische) veroudering. Conform de comptabiliteitsvoorschriften wordt afgeschreven op de historische kostprijs of aanschafwaarde.

Afschrijvingsmethode

Bij de overheid worden hoofdzakelijk twee verschillende afschrijvingsmethoden gebruikt, te weten lineair en annuïtair. SamenTwente hanteert als hoofdregel de lineaire afschrijvingsmethode. De lineaire afschrijvingsmethode houdt in afschrijven volgens een vast percentage van de aanschafprijs. Uitsluitend het tijdsverloop is bepalend voor de waardevermindering van het actief. Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag is gelijk, terwijl de rentelasten jaarlijks afnemen. Dit laatste betekent dat de kapitaallasten (afschrijving + rente) jaarlijks een dalend verloop laten zien. De annuïtaire afschrijvingsmethode is erop gericht dat de kapitaallasten (afschrijving en rente) jaarlijks gelijk zijn. Daarbij neemt, in meerjarig perspectief, de afschrijvingscomponent toe en de rentecomponent af. De methode komt erop neer dat de afschrijvingsbedragen in de eerste jaren van de gebruiksduur lager zijn dan in de latere jaren. De boekwaarde daalt daardoor in vergelijking met de lineaire methode in een langzamer tempo. De rentelasten vallen daardoor hoger uit. Deze methode wordt vooral toegepast bij kostprijs- en tariefberekeningen om een gelijkmatig verloop daarvan te bevorderen.

Agio/Disagio

Wanneer een aandeel of obligatie boven zijn nominale waarde wordt uitgegeven, is het gedeelte van het bedrag boven deze waarde het agio. Wanneer deze onder zijn nominale waarde wordt uitgeven, spreekt men van een disagio.

Boekwaarde

De historische kostprijs of aanschafwaarde minus de reeds afgeschreven termijnen.

Investering

Een uitgaaf van enige omvang, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Daarom worden de lasten niet in één keer ten laste van de begroting (exploitatie) gebracht, maar verspreid over meerdere jaren. Hoeveel jaren is afhankelijk van de verwachte economische en/of technische levensduur van het aangeschafte goed. Er is onderscheid in o.a. vervangings- en uitbreidingsinvesteringen. Een vervangingsinvestering is een vervanging van een eerdere (inmiddels afgeschreven) investering. Een uitbreidingsinvestering is een nieuwe investering, die past binnen het hier beschreven beleid.

Kapitaalgoederen

Kapitaalgoederen zijn objecten met een meerjarig nut. Een relatief groot deel van het vermogen van gemeenten zit besloten in kapitaalgoederen.

Kapitaallasten

De som van afschrijvingslasten en toegerekende rentekosten aan vaste activa.

Omslagrente

De rente die wordt toegerekend aan de nog niet afgeschreven activa. Deze rente wordt berekend over de boekwaarde van de activa.

Rente

De kredietvergoeding die jaarlijks over investeringen wordt berekend. Het gaat daarbij om een vergoeding voor het beslag dat gelegd wordt op het vermogen.

Verkrijgings- en vervaardigingsprijs

De verkrijgingsprijs wordt gedefinieerd als zijnde inkoopprijs en de bijkomende kosten en de vervaardigingsprijs wordt gedefinieerd als zijnde de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.

Voorzichtigheidsprincipe

Dit principe houdt in dat verliezen en kosten genomen moeten worden zodra deze te voorzien zijn en winsten pas als deze daadwerkelijk gerealiseerd zijn.

7.2 Afschrijvingstermijnen

Tabel 1 afschrijftabel

7.3 Renteschema