Ondermandaat bedrijfsvoeringstaken Omgevingsdienst Groningen 2025

De algemeen directeur van de Omgevingsdienst Groningen

Overwegende;

• 1.

  Dat het uit een oogpunt van efficiënte bedrijfsvoering wenselijk en noodzakelijk is om het ondermandaat te regelen voor de bedrijfsvoeringstaken van alle organisatieonderdelen;

• 2.

  Gelezen het advies van de Ondernemingsraad d.d. 9 december 2024

Gelet op artikel 3 van de Mandaat- en volmacht-regeling Omgevingsdienst Groningen 2025, artikel 2 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Groningen 2023, in samenhang met titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht.

Besluit vast te stellen:

Ondermandaat bedrijfsvoeringstaken Omgevingsdienst Groningen 2025.

Artikel 1: Begripsbepalingen

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• 1.

  Mandaat: De bevoegdheid om in naam van de mandaatgever een besluit te nemen

• 2.

  Mandaatgever: De algemeen directeur van de Omgevingsdienst Groningen

• 3.

  Volmacht: De bevoegdheid om namens het dagelijks bestuur of de voorzitter privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten of zaken af te doen namens het dagelijks bestuur of de voorzitter

• 4.

  Machtiging: De bevoegdheid om namens het dagelijks bestuur en de voorzitter handelingen te verrichten of zaken af te doen die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn

• 5.

  Algemeen directeur: de directeur van de Omgevingsdienst Groningen alsmede de secretaris van het algemeen en dagelijks bestuur, bedoelt in art. 26 Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Groningen

• 6.

  Adjunct-directeur: De adjunct-directeur van de Omgevingsdienst Groningen

• 7.

  Teammanager: De leidinggevende van het team

• 8.

  Plaatsvervanger: De vervanger op grond van art. 10 van het Organisatiereglement en directiestatuut Omgevingsdienst Groningen 2025

• 9.

  Medewerker: Een ieder werkzaam bij de ODG, zoals in de regeling omschreven onder het begrip ambtenaar, waaronder mede hen die werkzaam zijn op grond van bijvoorbeeld een detacherings-, inhuur of overeenkomst van opdracht niet zijnde de algemeen directeur

• 10.

  Bedrijfsvoeringstaken: taken op het gebied van personeel (werkgeverschap), inkoop, de inrichting van de organisatie, facilitaire zaken, ICT, communicatie en huisvesting.

Artikel 2 Ondermandaat

1. De algemeen directeur verleent ondermandaat aan medewerkers om taken uit te voeren en beslissingen te nemen voor zover deze zijn opgenomen in artikel 6;

2. Aan de algemeen directeur blijven de taken en bevoegdheden voorbehouden die bij of krachtens de "Gemeenschappelijke regeling ODG" en het "Organisatiereglement en directiestatuut ODG 2025" aan zijn functie zijn toegekend en die naar hun aard niet voor ondermandaat in aanmerking komen;

3. De algemeen directeur is bevoegd om het verleende ondermandaat al dan niet tijdelijk geheel of gedeeltelijk in te trekken.

4. De algemeen directeur gaat niet over tot het opdragen in ondermandaat, ondervolmacht of ondermachtiging dan na verkregen toestemming van het algemeen bestuur, dagelijks bestuur onderscheidenlijk de voorzitter krachtens artikel 3 van de mandaat- en volmachtregeling 2025.

Artikel 3 Reikwijdte van het ondermandaat

1. Dit besluit is van toepassing op alle interne aangelegenheden en besluiten, ten aanzien van de bedrijfsvoeringstaken van de ODG.

2. Dit besluit heeft geen betrekking op de opgedragen taken van de gemeenten en provincie waarvoor aparte instructies van toepassing zijn.

3. In voorkomend geval ziet dit ondermandaatbesluit ook op de plaatsvervanger van de medewerker zoals opgenomen in de het organisatiereglement en directiestatuut.

Artikel 4 Inhoud ondermandaat

1. Tenzij anders in dit besluit is bepaald, wordt in dit ondermandaatbesluit en de daarop rustende bepalingen onder ondermandaat ook submachtiging en subvolmacht verstaan.

2. Het ondermandaat omvat naast het nemen van besluiten, het verrichten van rechtshandelingen en de vertegenwoordiging in- en buiten rechte, tevens het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren.

3. Tenzij anders bepaald strekt het ondermandaat tevens tot intrekking en wijziging van een besluit.

Artikel 5 Grenzen aan het ondermandaat

1. Het ondermandaat is beperkt tot de dagelijkse en bestendige uitvoering en toepassing van regels en voorschriften en daarmee verband houdende handelingen. Het ondermandaat is daarmee niet van toepassing als de afdoening van een zaak niet als routine kan worden aangemerkt en/of een afzonderlijke specifieke beoordeling/ afweging noodzakelijk is.

2. Het ondermandaat is alleen geldig binnen de kaders van het van toepassing zijnde beleid en begroting.

3. In ieder geval mag van een ondermandaat geen gebruik worden gemaakt indien:

a) de mandaatgever zelf wil beslissen;

b) het onderwerp politiek gevoelig is of kan leiden tot bestuurlijke afbreuk, daarvan is in ieder geval sprake in de volgende gevallen;

- het voor meerdere bestuurslagen tegelijk politiek gevoelig is (lees: Provincie én één of meerdere gemeenten);

- het voor meerdere (buur-)gemeenten tegelijk politiek gevoelig is;

c) zich consequenties voordoen buiten de Nederlandse rechtsorde;

d) er geen budget is of als er budget wordt overschreden;

e) er grote financiële risico’s aan een besluit verbonden zijn;

f) er in afwijking of in strijd met bestaand beleid, richtlijnen, algemene of bijzondere aanwijzingen van de mandaatgever, wettelijke of interne voorschriften wordt besloten;

g) er risico is op precedentwerking.

4. De algemeen directeur en/of de adjunct-directeur maakt budget vrij voor een project en mandateert de projectleider voor bepaalde uitgaven,

5. De bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan en uitgaven te doen binnen de kaders van een gegeven budget zoals uitgewerkt in de Budgetregeling.

Artikel 6 Bevoegdheden

• Functionaris	Bevoegdheden
  Adjunct-directeur	Alle aan de algemeen directeur gemandateerde bevoegdheden, zoals genoemd in artikel 26, lid 1, 4, 5 7 en 8 van de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Groningen 2023 en artikel 2 van de Mandaat- en volmachtregeling Omgevingsdienst Groningen 2025. De volgende bevoegdheden zijn voorbehouden aan de algemeen directeur: 1. Eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de Omgevingsdienst Groningen; 2. Bestuurder in het kader van de Wet op de ondernemingsraden; 3. Secretaris van het Algemeen- en Dagelijks Bestuur; 4. Het opleggen van ontslag anders dan op eigen verzoek; 5. Het vaststellen van een functiebeschrijving en waardering. Voor het aangaan van financiële verplichtingen overeenkomsten hoger dan een bedrag van € 25.000,- dienen deze afgestemd te zijn tussen de algemeen directeur en de adjunct-directeur.
  Teammanager	De uitoefening van de bevoegdheden van de algemeen directeur voor zover het de operationele taken van het team betreft binnen het vastgestelde budget en de afgesproken kaders. Met inbegrip van de bevoegdheid om: 1. Besluiten te nemen tot een bedrag van € 25.000 binnen de aan het team toegekende budgetten; 2. Het goedkeuren van urenstaten, facturen binnen de kaders van het overeengekomen contract. 3. Individuele rechtspositionele besluiten te nemen met uitzondering van: 1. Het afnemen van de ambtseed 2. Het tekenen van een tijdelijke/vaste arbeidsovereenkomst 3. Het opleggen van ontslag anders dan op eigen verzoek 4. Het sluiten van een beëindigingsovereenkomst 5. Het vaststellen van een functiebeschrijving 6. Het vaststellen van een functiewaardering 7. Het toekennen van een toelage (functioneringstoelage, garantietoelage, arbeidsmarkttoelage, waarnemingstoelage en afbouw toelage) 8. Toekennen van een extra periodieke verhoging of gratificatie 9. Het uitvoeren van sanctiebeleid 10. Het niet aanpassen de loondoorbetaling bij langdurige ziekte en terminale ziekte 11 Toekennen arbeidsongeschiktheid in en door de dienst 12 In ontvangst nemen van een gerechtelijk bevel waarbij de ODG als rechtspersoon strafrechtelijk wordt gedagvaard 13 Het in ontvangst nemen van een dagvaarding 1. Juridische procedures (geschillencommissie, rechtbank procedures etc.) en mediation i.v.m. personele aangelegenheden met uitzondering van de procedures over ontslag.
  Teammanager Bedrijfsvoering	In aanvulling op het ondermandaat voor de teammanager geldt voor de teammanager bedrijfsvoering tevens: Aanbestedingstrajecten: 1. Het houden van aanbestedingstrajecten 2. Het voeren van prijsonderhandelingen 3. Het gunnen van opdrachten die zijn aanbesteed Inkoop: 1. Het plaatsen van bestellingen 2. Het voeren van onderhandelingen en verrichten van correspondentie met leveranciers tot het moment van aanschaf van de producten en diensten en de daarbij behorende nazorg 3. Inkoop van producten en diensten Verzekeringen: 1. Aangaan, opzeggen en beheer van verzekeringen 2. Het doen van aangifte van schade bij een verzekeringsmaatschappij
  Arbo- coördinator	Doen van uitgaven overeenkomstig het goedgekeurde Arbo-jaarplan
  Adviseur Financiën	Op naam stellen van voertuigen Het doen van aangifte en vrijstelling vragen BPM
  P&O adviseur	Het voeren van onderhandelingen met bureau's over het inhuurtarief en de jaarlijkse indexatie
  Medewerker P&O	Vertrekken werkgeversverklaring

Artikel 7 Ondertekening

1. De bevoegdheid om in ondermandaat een besluit te nemen houdt tevens in het besluit te mogen ondertekenen, tenzij dit anders is bepaald.

2. In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht dat het besluit is genomen krachtens ondermandaat, ondervolmacht of ondermachtiging. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden:

"Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Groningen, namens deze:"

gevolgd door de handtekening, functie en naam van de ondergemandateerde, ondergevolmachtigde of ondergemachtigde.

OF

"Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Groningen, namens deze:"

gevolgd door de handtekening, functie en naam van de ondergemandateerde, ondergevolmachtigde of ondergemachtigde.

OF

"De voorzitter van de Omgevingsdienst Groningen, namens deze:"

gevolgd door de handtekening, functie en naam van de ondergemandateerde, ondergevolmachtigde of ondergemachtigde.

Artikel 8 Overig

In gevallen waar dit ondermandaatbesluit niet in voorziet of in het geval er onduidelijkheid is over een uit te oefenen bevoegdheid in ondermandaat, beslist de algemeen directeur.

Artikel 9 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als "Ondermandaatbesluit bedrijfsvoeringstaken Omgevingsdienst Groningen 2025".

Artikel 10 Inwerkingtreding

1. Dit besluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2025.

2. Alle eerder verleende ondermandaatbesluiten die betrekking hebben op bedrijfsvoeringstaken zijn ingetrokken.

Aldus vastgesteld op 16 december 2024 te Veendam

De heer A. Schepers

Algemeen directeur Omgevingsdienst Groningen