Regeling budgetbeheer gemeente Steenbergen

1. De uitvoering van de begroting wordt door het college gemandateerd aan de gemeentesecretaris / algemeen directeur, welke eindverantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de organisatie, met uitzondering van de budgetten van de griffie. De gemeentesecretaris vervult hiermee de rol van hoofdbudgethouder.

2. De hoofdbudgethouder is bevoegd budgetten toe te wijzen aan de concernmanagers, die op hun beurt deelbudgetten mogen toewijzen aan coördinatoren A.

3. Op basis van dit mandaat treden gemeentesecretaris en concernmanagers op als budgethouder voor de aan hen toegewezen budgetten. Coördinatoren A kunnen optreden als deelbudgethouder.

4. Voor programma’s en projecten, die worden aangestuurd vanuit de afdeling programma’s en projecten, kunnen programmamanagers en projectmanagers optreden als deelbudgethouder. Dit past bij de integrale verantwoordelijkheid voor een programma en project. Het toewijzen van budgetten en het aanwijzen van (deel)budgethouders vindt plaats op basis van de bestuurlijk vastgestelde opdracht.

5. Het is concernmanagers en coördinatoren A, programma- en projectmanagers toegestaan een deel van hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangaande budgetbeheer door te mandateren aan budgetbeheerders, echter ontslaat dit hen niet van de integrale verantwoordelijkheid hiervoor. De mandaatgever behoudt de integrale en volledige verantwoordelijkheid voor de gemandateerde delen van zijn budget en de daarmee samenhangende doelen en activiteiten.

6. Iedere medewerker kan als budgetbeheerder worden aangewezen.

7. Het verleende mandaat kan door de mandaatgever op elk moment worden ingetrokken of gewijzigd.

1. De gemeentesecretaris wijst uit hoofde van zijn rol als hoofdbudgethouder, de concernmanagers aan als budgethouder voor de budgetten binnen de door hen aangestuurde domeinen.

2. De concernmanager is uit hoofde van het lid 1 verkregen budgethouderschap bevoegd om coördinatoren A aan te wijzen als deelbudgethouder.

1. Budgethouders en deelbudgethouders kunnen één of meerdere budgetbeheerders aanwijzen die onder hun verantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten.

2. De aanwijzing van een budgetbeheerder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de budgetbeheerder bekleedt.

1. Bij afwezigheid van de (deel)budgethouder wordt de bevoegdheid uitgeoefend door:

• a.

  een aangewezen plaatsvervanger, of;

• b.

  een in lijn hogere functionaris.

Bij afwezigheid van de budgetbeheerder wordt de bevoegdheid uitgeoefend door een door de (deel)budgethouder aangewezen plaatsvervanger.

1. Bij de aanwijzing van (deel)budgethouders en budgetbeheerders wordt het volgende in acht genomen:

• a.

  Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer (deel)budgethouders of budgetbeheerders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor hetzelfde budget;

• b.

  De functie van hoofdbudgethouder, respectievelijk (deel)budgethouder of budgetbeheerder is onverenigbaar met de functie van applicatiebeheerder van het financieel systeem.

1. De (deel)budgethouder is (eind)verantwoordelijk voor:

• a.

  Het sturen op en aan mandaatgever verantwoording afleggen over het doelmatig en rechtmatig beheer van het toegewezen budget en een effectieve realisatie van de aan het desbetreffende budget gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

• b.

  Het beheersen van de risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

• c.

  Het binnen de planning & control cyclus aanleveren van alle relevante informatie en het zorgdragen voor adequate en actuele onderbouwing van budgetramingen.

• d.

  Het actief informeren van het team financiën over het aanwijzen en wijzigen van deelbudgethouders en budgetbeheerders;

• e.

  Het juist en tijdig (laten) afhandelen van inkoopfacturen, inclusief het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de factuur overeenkomt met de geleverde prestaties en gemaakte afspraken;

• f.

  Juiste communicatie naar de opdrachtnemer omtrent op de factuur te vermelden zaken, waaronder het verplichtingennummer, de contactpersoon en de inkoopvoorwaarden van de gemeente;

• g.

  Het tijdig realiseren van de geraamde inkomsten (opstellen invorderingen) waaronder ook de tijdige en volledige aanvraag en verantwoording van eventuele subsidiegelden valt;

• h.

  Het administratief (laten) vastleggen van de op een budget betrekking hebbende verplichtingen en rechten inclusief het (laten) beheren van de onderliggende overeenkomsten (contractmanagement- en beheer);

• i.

  Bij het vastleggen van rechten en verplichtingen, het vastleggen van vorderingen en het afhandelen van inkoopfacturen wordt het vierogen principe toegepast. De (deel)budgethouder draagt hier zorgt voor;

• j.

  Adequate en toegankelijke dossiervorming ten behoeve van de verbijzonderde interne controle en externe accountant.

1. De (deel)budgethouder is bevoegd tot:

• a.

  Het doen van inkopen en/of aanbestedingen binnen de kaders van het vigerende gemeentelijke inkoop en aanbestedingsbeleid en mandaatregeling;

• b.

  Het doen van uitgaven en vastleggen van vorderingen binnen (de kaders en limieten van) de geldende gemeentelijke mandaatregeling en de daartoe geldende procedures;

• c.

  Het her alloceren van middelen binnen het eigen (deel)budget.

1. Voor budgetbeheerders zijn artikel 9 en artikel 10 met uitzondering van artikel 10 sub c, binnen de aan hen toegewezen budgetten van overeenkomstige toepassing. Daarnaast is de verantwoordelijkheid van een budgetbeheerder:

• a.

  Tijdig informeren en adviseren van de (deel)budgethouder omtrent de voortgang van beleid (taakrealisatie en beleidsontwikkelingen) en verwachte financiële afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel (dreigende) overschrijdingen als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten;

• b.

  Zorgdragen voor de aanlevering aan de (deel)budgethouder van de informatie die van belang is voor de planning & control cyclus.

1. Het is de (deel)budgethouder toegestaan binnen de eigen budgetten te her alloceren onder voorwaarde dat:

• a.

  De wijziging geen gevolgen heeft voor het door de raad vastgestelde beleid;

• b.

  De overeengekomen prestaties juist en tijdig worden gerealiseerd;

• c.

  De her allocatie geen effect heeft op de hoogte van de baten en lasten binnen dat taakveld/project.

1. Iedere (deel)budgethouder en budgetbeheerder heeft de mogelijkheid om (de inzet van) de budgetten, waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, in te zien;

2. De (deel)budgethouder en budgetbeheerder leggen verantwoording af aan de mandaatgever over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de aan hem/haar toegewezen budgetten conform de afspraken binnen de planning & control cyclus. Ten aanzien van de verantwoording gelden de spelregels zoals vastgelegd in de financiële verordening;

3. De (deel)budgethouder en budgetbeheerder worden bij het financieel beheer van de budget(ten) geadviseerd en ondersteund door de aan hem/haar toegewezen financieel adviseur.

1. De (deel)budgethouder en budgetbeheerder opereren bij de uitvoering van hun taken binnen de kaders van de vigerende kaderstellende regelingen of documenten, zoals deze (niet limitatief) nu of na wijziging luiden:

• a.

  Deze regeling budgethouderschap;

• b.

  De vigerende financiële verordening;

• c.

  De vigerende mandaatregeling;

• d.

  Europese regelgeving op het gebied van Inkoop;

• e.

  Het vigerende interne inkoop- en aanbestedingsbeleid en de aanbestedingswet;

• f.

  De algemene inkoopvoorwaarden;

• g.

  De gedragscode ambtelijke organisatie;

• h.

  Overige vigerende gemeentelijke uitvoeringsregelingen;

• i.

  De Nederlandse wet- en regelgeving;

• j.

  De gedragscode, opgenomen in het Personeelshandboek.

2. De deelbudgethouder en budgetbeheerder is niet verantwoordelijk voor boekingen in het financieel systeem die niet direct leiden tot betalingen aan of ontvangsten van derden. Dat zijn: correctieboekingen, boekingen van kapitaallasten, boekingen ten laste van reserves, interne verrekeningen en boekingen uit applicaties die zijn gekoppeld aan het financieel systeem.

3. Facturen van nutsvoorzieningen, lokale belastingen en verzekeringen en worden, zonder tussenkomst van de (deel)budgethouder of -beheerder, getoetst en verwerkt in het financieel systeem door de financiële administratie.

1. Deze regeling treedt in werking op 1 februari 2025.

2. Deze “Regeling budgetbeheer gemeente Steenbergen” kan als zodanig worden aangehaald.

3. De “Regeling budgetbeheer 2019” zoals vastgesteld op 5 februari 2019 vervalt gelijk met de inwerkingtreding van deze regeling op de in artikel 15 lid 1 genoemde datum.

4. De personen die op grond van de “Regeling budgetbeheer 2019” zijn aangewezen als budgethouder of budgetbeheerder blijven deze bevoegdheid behouden tot het moment dat nieuwe (deel)budgethouders en/of budgetbeheerders worden aangewezen op grond van de “Regeling budgetbeheer gemeente Steenbergen”.