REGLEMENT BURGERBEGROTING WAALWIJK 2025

Artikel 1 – Definities

• 1.

  Bijeenkomst: een in beginsel fysieke samenkomst.

• 2.

  Burgerbegroting: een besluitvormend proces waarin inwoners van de gemeente Waalwijk meedenken en onderhandelen over het verdelen van een deel van de publieke middelen van de gemeente ten behoeve van ambities en plannen op verschillende beleidsvelden.

• 3.

  College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalwijk.

• 4.

  Consensus: een gezamenlijk besluit dat een groep mensen in overeenstemming bereikt, nadat ze samen met elkaar in dialoog zijn gegaan, standpunten hebben uitgewisseld en gemeenschappelijk hebben gereflecteerd.

• 5.

  Draagvlakverkenning: een formulier waarop de initiatiefnemer bij een project in de ruimtelijke omgeving met duidelijke impact voor personen die belangen hebben in die omgeving inventariseert hoe deze personen tegenover het project staan.

• 6.

  Editie: het eenmalig doorlopen van de rondes van het proces van de burgerbegroting.

• 7.

  Initiatiefnemer: de natuurlijke persoon (privépersoon) of rechtspersoon (bijvoorbeeld een vereniging of stichting) die namens een of meerdere inwoners een projectvoorstel voor de burgerbegroting indient conform de criteria zoals gesteld in artikel 6.5 van dit reglement. De initiatiefnemer hoeft geen inwoner van de gemeente Waalwijk te zijn. De initiatiefnemer is de contactpersoon voor de gemeente en verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie tijdens ronde 3, 4 en/of 5. In overleg met de gemeente is de initiatiefnemer verantwoordelijk voor (een deel van) de uitvoering. Leden van het College en van de Raad van Waalwijk, fractievolgers en de Burgemeester van Waalwijk, en personen die in dienst zijn van de gemeente Waalwijk of die anderszins werkzaam zijn voor de gemeente, zijn geen initiatiefnemers in de zin van dit reglement.

• 8.

  Inwoner: een natuurlijke persoon met een leeftijd van minimaal 11 jaar, die woont en/of werkt in de gemeente Waalwijk; een inwoner die handelingsonbekwaam is, kan uitsluitend deelnemen met toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger; als inwoners worden ook beschouwd de rechtmatige vertegenwoordigers van een rechtspersoon die is gevestigd in de gemeente Waalwijk of die op een andere manier belangen heeft in de gemeente Waalwijk; leden van het College en van de Raad van Waalwijk, fractievolgers en de Burgemeester van Waalwijk, en personen die in dienst zijn van de gemeente Waalwijk of die anderszins werkzaam zijn voor de gemeente, zijn geen inwoners in de zin van dit reglement.

• 9.

  Participatieplatform: de interactieve, online mogelijkheid om deel te nemen aan het proces van de burgerbegroting van de gemeente Waalwijk: www.waalwijk.nl/burgerbegroting

• 10.

  Projectbudget: het voor een afzonderlijk project benodigde budget.

• 11.

  Restantbudget: het restbudget dat overblijft indien de uitvoerbare projecten volledig binnen een themabudget kunnen worden uitgevoerd.

• 12.

  Stemmen: online en/of tijdens een bijeenkomst je voorkeur aangeven. Alleen inwoners mogen stemmen.

• 13.

  Team burgerbegroting: de door het college aangewezen medewerkers van de gemeente Waalwijk die verantwoordelijk zijn voor de inhoud en de organisatie van de burgerbegroting.

• 14.

  Thema: een idee, onderwerp of begrip dat opgehaald is in de leefwereld van de inwoners van de gemeente Waalwijk.

• 15.

  Themabudget: het maximale bedrag dat voor een thema binnen de betreffende editie van de burgerbegroting beschikbaar is.

• 16.

  Totaalbudget: het maximale bedrag dat voor een specifieke editie van de burgerbegroting beschikbaar is.

• 17.

  Uitvoerbaarheid en haalbaarheid: een projectvoorstel moet naar het oordeel van het college, op advies van het team burgerbegroting, op de door initiatiefnemer voorgestelde wijze (planning, budget, wet- en regelgeving) voldoen aan het reglement burgerbegroting en in beginsel binnen 12 maanden uitgevoerd kunnen worden.

Artikel 2 – Doelstelling en opbouw

• 1.

  De burgerbegroting heeft tot doel om inwoners van de gemeente Waalwijk te laten meedenken en onderhandelen over het verdelen van een deel van de publieke middelen van de gemeente ten behoeve van ambities en plannen op verschillende beleidsvelden. Dit vindt plaats door middel van een georganiseerd proces.

• 2.

  Dit proces bestaat uit vijf rondes, met de volgende volgorde:

  • a.

    Ronde 1: de ronde waarin inwoners vijf thema’s kiezen op basis van vooraf verzamelde thema’s. Na deze ronde zijn de vijf thema’s van de burgerbegroting van de lopende editie bekend.

  • b.

    Ronde 2: de ronde waarin het totaalbudget van de burgerbegroting verdeeld wordt over de in ronde 1 gekozen thema’s. Na deze ronde zijn de themabudgetten bekend.

  • c.

    Ronde 3: de ronde waarin initiatiefnemers een project indienen binnen een themabudget zoals vastgesteld in ronde 2 en zij vanuit de gemeentelijke organisatie advies krijgen om hun projectvoorstel te complementeren, verduidelijken en/of te verbeteren. Na deze ronde zijn de door het college, op advies van het team burgerbegroting als uitvoerbaar aangemerkte projecten bekend.

  • d.

    Ronde 4: de ronde waarin inwoners kiezen welke van de als uitvoerbaar aangemerkte projecten gerealiseerd gaan worden. Na deze ronde zijn de gekozen projecten bekend.

  • e.

    Ronde 5: de ronde waarin de gekozen projecten uitgevoerd worden.

• 3.

  Het college bepaalt voorafgaand aan iedere editie van de burgerbegroting de start- en einddatum van iedere ronde.

Artikel 3 – Algemene bepalingen

• 1.

  Aan het begin van iedere editie van de burgerbegroting neemt het college een startbesluit en dit wordt bekend gemaakt via het participatieplatform. Dit startbesluit bevat in ieder geval de volgende punten:

  • a.

    Het totaalbudget.

  • b.

    De fasering, inclusief start- en einddatum van iedere ronde.

• 2.

  Projecten dienen gerealiseerd te worden binnen 12 maanden vanaf het moment van toekennen van de subsidie.

• 3.

  Deelname aan de bijeenkomsten beschreven in de artikelen 4, 5 en 9 is uitsluitend voorbehouden aan inwoners van de gemeente Waalwijk. Medewerkers en bestuurders, waaronder begrepen fractievolgers, van de gemeente Waalwijk kunnen de bijeenkomsten alleen bijwonen als toehoorder, tenzij zij deel uitmaken van het team burgerbegroting.

Artikel 4 – Ronde 1: Vaststelling van de thema’s

• 1.

  Gedurende een door het college nader te bepalen tijdvak (bekend gemaakt via het participatieplatform) organiseert het team burgerbegroting zoveel bijeenkomsten voor ronde 1 als nodig is om alle inwoners in staat te stellen deel te nemen, en nodigt hiervoor actief inwoners uit.

• 2.

  Op basis van een lijst met thema’s, bepalen deelnemers van de bijeenkomst bij consensus voor welke vijf burgerbegrotingsthema’s projecten worden ingediend. Hiervoor worden de deelnemers in groepen opgedeeld waarbij de deeluitslag van één bijeenkomst wordt bepaald op een gemiddelde van alle groepen.

• 3.

  Het gemiddelde van de deeluitslagen van de vier bijeenkomsten vormt de einduitslag van de fysieke bijeenkomsten.

• 4.

  Gedurende een door het college nader te bepalen tijdvak (bekend gemaakt via het participatieplatform) kunnen inwoners op het participatieplatform online stemmen op hun favoriete thema’s. Het gemiddelde van deze stemmen vormt de einduitslag van de online stemming.

• 5.

  De einduitslag van ronde 1 wordt voor 40% bepaald door de einduitslag van de online stemming en voor 60% door de einduitslag van de fysieke bijeenkomsten.

• 6.

  Na de laatste bijeenkomst van ronde 1 worden de vijf burgerbegrotingsthema’s bekend gemaakt en gepubliceerd op het participatieplatform.

Artikel 5 – Ronde 2: Toewijzing van de middelen

• 1.

  Gedurende een door het college nader te bepalen tijdvak (bekend gemaakt via het participatieplatform) organiseert het team burgerbegroting voor ronde 2 een bijeenkomst, de ‘budgetmarkt’, en nodigt hiervoor actief inwoners uit.

• 2.

  Tijdens de budgetmarkt verdelen de deelnemers van de bijeenkomst bij consensus de middelen over de vijf gekozen burgerbegrotingsthema’s. Hiervoor worden de deelnemers in groepen opgedeeld waarbij de uitslag van de bijeenkomst wordt bepaald op een gemiddelde van alle groepen.

• 3.

  Op basis van de uitslag van de budgetmarkt in ronde 2 wordt de einduitslag van ronde 2 bepaald. De verdeling van de middelen vormt de einduitslag van ronde 2.

• 4.

  Na de budgetmarkt wordt de verdeling van de middelen bekend gemaakt en gepubliceerd op het participatieplatform.

Artikel 6 – Ronde 3: Indienen van projecten

• 1.

  Gedurende een door het college nader te bepalen tijdvak (bekend gemaakt via het participatieplatform) kunnen initiatiefnemers conform de projectcriteria, zoals genoemd in het vijfde lid van dit artikel, via een door het team burgerbegroting vastgesteld indieningsformulier online projecten indienen via het participatieplatform.

• 2.

  Een project kan door of namens een of meerdere inwoners worden ingediend.

• 3.

  Het college kan gemotiveerd het indienen van een project weigeren, indien tegen de initiatiefnemer bezwaren van ernstige aard bestaan. Artikel 5, zesde lid, onder h, van de Beleidslijn Wet Bibob gemeente Waalwijk 2023, of de in plaats daarvan vastgestelde bepaling, is van overeenkomstige toepassing.

• 4.

  Een initiatiefnemer mag per editie maximaal 2 projecten indienen.

• 5.

  Een project voor de burgerbegroting dient, om in behandeling genomen te worden, te voldoen aan de volgende criteria:

  • a.

    Het project past binnen één van de burgerbegrotingsthema’s, bepaald na ronde 1, zie artikel 4.

  • b.

    Het project komt ten goede aan de inwoners van de gemeente Waalwijk.

  • c.

    Het project vindt plaats binnen de gemeente Waalwijk en past binnen de bevoegdheden en het beleid van de gemeente Waalwijk.

  • d.

    Het project vindt plaats in de openbare ruimte, of op privéterrein met openbaar karakter met schriftelijke toestemming van de eigenaar (tenzij de initiatiefnemer zelf de eigenaar is).

  • e.

    Aan een project moeten zoveel mogelijk inwoners kunnen deelnemen. Als de deelname wordt beperkt, moet dat in het projectvoorstel worden gemotiveerd. Het college kan bij de toelating bepalen dat de beperkte deelname wordt gewijzigd.

  • f.

    Het project betreft een nieuwe activiteit of extra aanbod met meerwaarde voor inwoners en heeft een eenmalig karakter.

  • g.

    Het benodigde projectbudget mag maximaal 50% van het betreffende themabudget bedragen, tot een maximum van € 100.000,00.

  • h.

    Het project heeft een realisatieperiode die niet langer duurt dan 12 maanden vanaf de datum van toekenning van de financiële bijdrage uit het budget burgerbegroting.

• 6.

  Op het projectformulier dient de initiatiefnemer in ieder geval informatie te verstrekken over:

  • a.

    Volledige contactgegevens van de initiatiefnemer, inclusief een geldig bankrekeningnummer op naam van de initiatiefnemer.

  • b.

    Vermelding van het thema waarvoor het project wordt ingediend, inclusief onderbouwing van de wijze waarop het project hieraan bijdraagt.

  • c.

    Beschrijving van de uitvoering van het project met een plan van aanpak, planning en begroting, alsmede wie de contactpersoon is.

  • d.

    Bij een project in een ruimtelijke omgeving met duidelijke impact voor personen die belangen hebben in die omgeving, dient de initiatiefnemer een draagvlakverkenning aan te leveren waaruit blijkt hoe deze personen tegenover het project staan.

  • e.

    Voor de begroting zijn de volgende punten van belang:

    - Alle kosten dienen afzonderlijk en inclusief Belasting Toegevoegde Waarde (btw) te worden opgenomen.

    - Kosten voor vrijwilligers bedragen maximaal de door de Belastingdienst hiervoor gehanteerde maximumbedragen per uur.

    - (Begeleidings)kosten door professionals moeten marktconform zijn, met een maximum van € 80,00 per uur inclusief Belasting Toegevoegde Waarde (btw). Initiatiefnemers kunnen niet zichzelf danwel een rechtspersoon waarin zijn direct of indirect belangen hebben, tegen betaling voor een commercieel tarief inzetten voor de realisatie van hun project.

    - Indien sprake is van beheer en onderhoud in de periode na realisatie van het project, dan dienen de kosten hiervoor ook begroot te worden met een maximum van twee jaar ingaande na realisatie van het project.

    - Voor ieder project dient een post onvoorzien van 10% te worden opgenomen. Deze post wordt in eerste instantie niet betaalbaar gesteld, en pas uitgekeerd als hierop gemotiveerd een beroep gedaan wordt tijdens de uitvoering. Het college neemt hierover een nader besluit.

• 7.

  Initiatiefnemers krijgen gedurende een door het college nader te bepalen tijdvak (bekend gemaakt via het participatieplatform) advies van het team burgerbegroting om hun projectvoorstellen te complementeren, verduidelijken en/of verbeteren om de haalbaarheid en uitvoerbaarheid te vergroten. Dit advies wordt via mail bekend gemaakt aan initiatiefnemers.

Artikel 7 – Weigeringsgronden

• 1.

  Een projectvoorstel wordt geweigerd als sprake is van een of meer van de volgende punten:

  • a.

    Het project voldoet niet aan een of meerdere criteria, zoals gesteld in artikel 6, vijfde lid.

  • b.

    Het projectformulier is onvolledig ingevuld en ook na verzoek tot completering niet voldoende aangevuld binnen de gestelde termijn.

  • c.

    Het project of de projectdoelstellingen zijn in strijd met het algemeen belang of de openbare orde.

  • d.

    Het project levert schade op aan de openbare ruimte en/of levert gevaar op voor het veilig en doelmatig gebruik daarvan.

  • e.

    Uit de draagvlakverkenning is al vooraf duidelijk dat zodanige weerstand tegen het project te verwachten valt dat realisatie binnen 12 maanden niet reëel is.

  • f.

    Het project heeft een overwegend commercieel, politiek en/of religieus karakter.

  • g.

    Het project lijkt bedoeld te zijn voor realiseren van omzet van (de onderneming van) initiatiefnemer.

  • h.

    Het project leidt tot aanpassing van een in het kader van gemeentelijk beleid vastgestelde meerjarenplanning.

  • i.

    Het project wordt al op een andere wijze door de gemeente Waalwijk gesubsidieerd of gefinancierd.

  • j.

    Het project is (mede) ingediend door of namens personen die geen inwoner zijn.

  • k.

    Het project heeft fondsenwerving en/of acquisitie tot doel.

Artikel 8 – Uitvoerbaarheid

• 1.

  Om als uitvoerbaar te worden aangemerkt dienen projecten te voldoen aan de criteria uit artikel 6, vijfde lid en artikel 6, zesde lid, zonder dat er sprake is van een of meer van de weigeringsgronden uit artikel 7.

• 2.

  Aan het einde van ronde 3 wordt de lijst met als uitvoerbaar aangemerkte projecten bekend gemaakt en gepubliceerd op het participatieplatform. Initiatiefnemers worden per mail geïnformeerd.

Artikel 9 – Ronde 4: De stemming

• 1.

  Gedurende een door het college nader te bepalen tijdvak (bekend gemaakt via het participatieplatform) kan online gestemd worden op de als uitvoerbaar aangemerkte projecten. Daarnaast organiseert het team burgerbegroting een slotbijeenkomst (bekend gemaakt via het participatieplatform) voor ronde 4 en nodigt hiervoor actief inwoners uit. Tijdens de slotbijeenkomst kan ook gestemd worden op de als uitvoerbaar aangemerkte projecten.

• 2.

  Als het themabudget niet toereikend is, bepalen deelnemers door middel van stemming welke projecten daadwerkelijk uitgevoerd worden. Dit gebeurt via een online stemronde en een fysieke slotbijeenkomst.

• 3.

  Als het themabudget toereikend is, moet een project een minimum van dertig stemmen behalen.

• 4.

  De projecten met de meeste stemmen worden gehonoreerd voor zover het maximumbedrag per thema dat toelaat. Een project met minder stemmen kan voorrang krijgen boven een project met meer stemmen als het eerstgenoemde in tegenstelling tot het project met meer stemmen wel nog gefinancierd kan worden uit het restantbudget.

• 5.

  Mochten er tijdens de slotbijeenkomst twee (of meer) projecten een gelijk aantal stemmen behalen en het niet mogelijk is om ze allemaal te financieren uit het beschikbare themabudget, dan wijzen de aanwezigen in de zaal één deelnemer aan die door middel van het trekken van een envelop bepaalt welk(e) project(en) alsnog word(t)(en) uitgevoerd.

• 6.

  Het gewicht van online stemmen bedraagt 40% en van stemmen tijdens de fysieke slotbijeenkomst 60%, omdat de voorkeur gegeven wordt aan stemmen tijdens een fysieke bijeenkomst na een proces van consensusvorming.

• 7.

  Als na de stemming sprake is van een restantbudget voor een of meerdere thema’s, dan gaat dit bedrag naar de Algemene Reserve.

• 8.

  De honorering gebeurt onder voorbehoud van toekenning van subsidie ter hoogte van het bedrag dat voortvloeit uit de uitkomst van de stemming, door het college. Belanghebbenden kunnen rechtsmiddelen aanwenden tegen een subsidiebesluit van het college, niet tegen de honorering op grond van het eerste tot en met het zesde lid van dit artikel.

Artikel 10 – Ronde 5: Uitvoering en verantwoording

• 1.

  Team burgerbegroting draagt zorg voor de opstart van de uitvoeringsronde. Tijdens de opstart wordt per gekozen project een ambtelijk verantwoordelijke aangesteld, de financieringswijze bepaald en het uitbetalingsproces opgestart. De opstart wordt binnen drie maanden, doch uiterlijk vóór voor het einde van het betreffende begrotingsjaar, gerealiseerd. De opstart telt niet mee in de periode van 12 maanden die initiatiefnemers hebben voor de realisatie van een project.

• 2.

  Uitgangspunt is dat een initiatiefnemer zelf zorgt voor uitvoering van het project. In voorkomende gevallen kan er, met toestemming van het college, voor gekozen worden om het project te laten uitvoeren door of in samenwerking met de gemeente Waalwijk of een derde.

• 3.

  Indien een project wordt uitgevoerd door de initiatiefnemer, dan krijgt deze het hiervoor benodigde budget toegekend door middel van een subsidie. Het subsidiebedrag is inclusief eventueel verschuldigde Belasting Toegevoegde Waarde (btw). Op deze subsidie zijn de voorwaarden van de Algemene subsidieverordening Waalwijk 2015 (ASV) en de Subsidieregeling Burgerbegroting Waalwijk 2025 van toepassing, of de in plaats daarvan vastgestelde regelingen.

• 4.

  Natuurlijke personen kunnen per editie van de burgerbegroting maximaal € 5.000,00 subsidie ontvangen, al dan niet gespreid over meerdere projecten. Mocht dit niet toereikend zijn, dan dient de initiatiefnemer met een andere financieringswijze ervoor te zorgen dat de uitvoering van het project geheel bekostigd kan worden.

• 5.

  Rechtspersonen kunnen per editie van de burgerbegroting maximaal € 100.000,00 subsidie ontvangen, al dan niet gespreid over meerdere projecten. Mocht dit niet toereikend zijn, dan dient de initiatiefnemer met een andere financieringswijze ervoor te zorgen dat de uitvoering van het project geheel bekostigd kan worden. De initiatiefnemer informeert het team burgerbegroting over de voortgang van het project. Grote afwijkingen dienen vooraf ter instemming aan het college te worden voorgelegd.

• 6.

  De initiatiefnemer zorgt na realisatie van het project voor een verantwoording conform de bepalingen bij en krachtens de ASV. Middelen die niet besteed of die niet aantoonbaar rechtmatig zijn besteed, kunnen worden teruggevorderd.

• 7.

  Het team burgerbegroting informeert de inwoners, de gemeenteraad en het college tweemaal per kalenderjaar over de voortgang en de status van de projecten.

Artikel 11 - Afwijkingsbevoegdheid

Het college kan vanwege bijzondere omstandigheden, met voor betrokkenen onevenredige gevolgen, afwijken van de bepalingen van dit reglement.

Artikel 12 – Slotbepalingen

Dit reglement treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 28 januari 2025.