Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTD

1. In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  bedrijfsvoeringkosten: dit betreft de kosten voor het ambtelijk apparaat van de Bedrijfsvoeringsorganisatie, inclusief huisvesting en overige kantoorkosten en productiemiddelen die niet rechtstreeks aan een van de individuele gemeenten toegerekend worden;

• b.

  bedrijfsvoeringsorganisatie: de rechtspersoonlijkheid bezittende Bedrijfsvoeringsorganisatie in de zin van artikel 8, derde lid van de wet;

• c.

  deelnemers: de gemeenten waarvan de aan de regeling deelnemende colleges bestuursorgaan zijn, de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel;

• d.

  de wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• e.

  dienstverleningsovereenkomst: de te sluiten overeenkomst tussen de deelnemers en de bedrijfsvoeringsorganisatie, waarin partijen afspraken maken over de dienstverlening en de daaraan verbonden kosten;

• f.

  Gedeputeerde Staten: het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

• g.

  kostenverrekenmodel: het model volgens welke de bedrijfsvoeringskosten worden verdeeld tussen de deelnemers;

• h.

  manager: De manager stuurt de ambtelijke organisatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie aan;

• i.

  opdrachtgever: een van de deelnemers, ter zake vertegenwoordigd door het college van burgemeester en wethouders;

• j.

  opdrachtnemer: de bedrijfsvoeringsorganisatie, vertegenwoordigd door het bestuur;

• k.

  regeling: deze gemeenschappelijke regeling;

• l.

  samenwerkingsgebied: het gezamenlijke grondgebied van de deelnemers;

• m.

  Sociaal Statuut: het reglement dat de ‘spelregels’ bevat waaraan de deelnemers, de medewerkers en de vertegenwoordigers van de deelnemers en de bedrijfsvoeringsorganisatie zich moeten houden bij de organisatievorming en organisatieveranderingen binnen de bedrijfsvoeringsorganisatie in verband met het opdragen van taken door de deelnemers aan de bedrijfsvoeringsorganisatie;

• n.

  Werkmaatschappij 8KTD: het bestuur en de ambtelijke organisatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

1. Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 8, derde lid van de wet, genaamd ‘Werkmaatschappij 8KTD’.

2. De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Burgum.

1. De deelnemers laten overeenkomstig het bepaalde in artikel 3 van deze regeling door de bedrijfsvoeringsorganisatie gemeentelijke taken uitvoeren.

2. Dit takenpakket strekt zich in ieder geval uit tot de volgende Informatie- en Automatiseringsaspecten genoemd in het inrichtingsplan.

3. De bedrijfsvoeringsorganisatie voert uitsluitend taken uit voor de deelnemers.

4. De bedrijfsvoeringsorganisatie voert tenminste taken uit op de volgende werkgebieden:

• a.

  beheer van de ICT-infrastructuur;

• b.

  applicatiebeheer en gegevensbeheer;

• c.

  informatiemanagement en informatieadvies;

• d.

  architectuur;

• e.

  projectmanagement op het gebied van ICT;

• f.

  inkoop van ICT-middelen;

• g.

  informatiebeveiliging.

1. De daartoe bevoegde bestuursorganen van de deelnemers bepalen in afzonderlijke mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluiten, welke bevoegdheden die samenhangen met de taakgebieden zoals vermeld in artikel 4 van de regeling bedoelde taken, toegekend dienen te worden aan het bestuur, en de manager.

2. De in het vorige lid bedoelde besluiten worden als bijlage bij deze regeling gevoegd.

1. Voor de uitvoering van de taken zoals bedoeld in artikel 4 van de regeling zijn de begrotingen van de deelnemers leidend.

2. De bedrijfsvoeringskosten worden per deelnemer vastgelegd, overeenkomstig de uitgangspunten zoals deze zijn opgenomen in het door de deelnemers vastgestelde kostenverrekenmodel.

3. De bedrijfsvoeringskosten worden opgenomen in de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

4. Op de vaststelling van de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatiezijn is artikel 20 van deze regeling van toepassing.

1. Indien sprake is van onvoldoende kwalitatief of onzorgvuldig handelen van de bedrijfsvoeringsorganisatie ten aanzien van een of beide deelnemende gemeenten als gevolg waarvan schade is ontstaan of dreigt te ontstaan, wordt dit zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen drie maanden na constateren van de geleden of dreigende schade bij het betreffende college resp. de betreffende colleges gemeld door het bestuur.

2. Het bestuur draagt zorg voor beperking en zo nodig herstel van de geleden schade.

3. De bedrijfsvoeringsorganisatie draagt zorg voor een adequate verzekering van de risico's die samenhangen met de uitvoering van zijn taken en voor zo ver die niet vallen onder de dekking van de aansprakelijkheidsverzekering van de deelnemers.

4. Over de wijze van afhandeling van aan (vertegenwoordigers van) de bedrijfsvoeringsorganisatie toe te rekenen schade die in het kader van de uitvoering van de taken van de bedrijfsvoeringsorganisatieis ontstaan, maar niet voor vergoeding door een verzekeraar in aanmerking komt, wordt besloten door het bestuur.

1. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie bestaat uit één lid en één plaatsvervangend lid per deelnemer, die per deelnemer door het eigen college uit zijn midden worden aangewezen. De zittingsduur van de leden van het bestuur is gelijk aan die van de leden van de colleges.

2. Een lid van het bestuur kan worden ontslagen door het college dat hem aangewezen heeft.

1. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie vergadert zo vaak als het daartoe besluit, maar ten minste tweemaal per jaar en verder als de voorzitter of één college dit onder schriftelijke opgave van de te behandelen onderwerpen verzoekt. Een verzoek van het college dient te worden gericht aan de voorzitter. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie kan enkel vergaderen wanneer van beide deelnemers het lid van wel het plaatsvervangend lid aanwezig is.

2. Voor de oproeping van de vergaderingen is artikel 19 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Bijeenroeping geschiedt door of vanwege de voorzitter.

3. Het bestuur stelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een Reglement van Orde vast, waarin onder meer besluitvormingsaspecten worden uitgewerkt.

4. In het bestuur heeft elk bestuurslid één stem. Bij staken van de stemmen wordt het voorstel opnieuw geagendeerd voor een volgende vergadering die tenminste één week later wordt gehouden. Staken de stemmen dan opnieuw, dan is het voorstel verworpen. Besluiten tot vaststelling van de begroting en de rekening, zoals bedoeld in de artikelen 20 en 21 van de regeling, en de benoeming van de manager, zoals bedoeld in artikel 14, lid 1 dienen unaniem genomen te worden.

5. De leden van het bestuur ontvangen voor hun werkzaamheden geen vergoeding in welke vorm dan ook.

6. Op de vergaderingen van het bestuur zijn de artikelen 54 tot en met 58 Gemeentewet zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

7. Voor zover deze regeling niet anders bepaalt, kan het bestuur zijn werkzaamheden verdelen over de leden. Deze verdeling wordt schriftelijk vastgelegd en aan de deelnemers meegedeeld.

1. Het bestuur of een lid daarvan geeft zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen 30 dagen aan de gemeenteraden de door een of meer leden van die gemeenteraden schriftelijke gevraagde inlichtingen, zonodig met toepassing van artikel 23 van de wet.

2. Het bestuur of een lid daarvan geeft de gemeenteraden ongevraagd alle inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig zijn. Het bestuur informeert de gemeenteraden tenminste eenmaal per half jaar schriftelijk over het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid.

3. Een lid van het bestuur kan door het college dat hem heeft benoemd ter verantwoording worden geroepen over het door hem in het bestuur gevoerde beleid.

4. De colleges stellen het bestuur in kennis van de bij hen in voorbereiding zijnde plannen en/of maatregelen met betrekking tot de in artikel 4 bedoelde taken, voor zover deze redelijkerwijs van belang kunnen zijn voor het functioneren van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

1. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter.

2. De voorzitter ondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan. De voorzitter kan na toestemming daartoe van het bestuur het tekenen van bepaalde stukken, welke van het bestuur uitgaan, opdragen aan de manager.

3. De voorzitter is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen van het bestuur en tevens voor de vergaderorde binnen het bestuur.

4. Het bestuur kan de voorzitter machtigen om namens het bestuur te handelen.

5. Het bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

1. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt bijgestaan door de manager. De manager kan de vergaderingen van het bestuur bijwonen. Hij heeft daarin een adviserende stem.

2. Het bestuur kan bepalen dat de manager bij bepaalde vergaderingen of onderdelen daarvan niet aanwezig is.

1. Het bestuur benoemt en ontslaat de manager. De manager staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

2. De manager stuurt de uitvoering van de taken van de bedrijfsvoeringsorganisatie aan. Dit houdt onder andere de vertaling in van de opdrachten van een opdrachtgever of de opdrachtgevers aan de opdrachtnemer naar opdrachten voor de ambtelijke organisatie.

3. De taken en bevoegdheden van de manager worden vastgelegd in een door het bestuur op te stellen managersreglement. Daarin wordt onder andere de wijze vastgelegd waarop de manager de uitvoering van de taken van de bedrijfsvoeringsorganisatie aanstuurt en de opdrachten aan de opdrachtnemer vertaalt naar opdrachten voor de ambtelijke organisatie.

4. De manager legt voor de aansturing van de taken van de bedrijfsvoeringsorganisatie verantwoording af aan het bestuur.

5. De manager verschaft periodiek de informatie aan het bestuur om het functioneren en de bedrijfsvoering van de bedrijfsvoeringsorganisatie te kunnen beoordelen.

6. De manager draagt zorg voor afstemming van capaciteitsverdeling, doorlooptijden, kwaliteit en budgetten van de deelnemers en de bedrijfsvoeringsorganisatie in relatie tot de uitvoering van de vastgestelde begrotingen en wijzigingen op de begrotingen van de deelnemers van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

7. De manager draagt tevens zorg voor de kwaliteit van personeel en organisatie, beheer en bedrijfsvoering, en voor het zijn van een (aantrekkelijke) werkgever voor de huidige en toekomstige medewerkers van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

1. Binnen de uitgangspunten van deze regeling zal het bestuur een organisatieverordening voor de bedrijfsvoeringsorganisatie vaststellen.

2. In een organisatieverordening als bedoeld in het eerste lid legt het bestuur de organisatiestructuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie vast.

3. Jaarlijks evalueert het bestuur de doeltreffendheid en doelmatigheid van de organisatiestructuur.

1. Het bestuur beslist met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 14 en 15 van deze regeling en binnen de kaders van het door het bestuur vastgestelde formatieplan over de benoeming en het ontslag van het personeel.

2. Het bestuur regelt de bezoldiging en de overige rechtspositie van het personeel van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Het bestuur draagt er in dat kader zorg voor, dat als grondslag daarvoor de CAO-SGO en de overige rechtspositionele regelingen worden gehanteerd.

3. Het bestuur beslist over de vaststelling, intrekking of wijziging van de in lid twee genoemde regelingen en overlegt hierover, waar nodig, met de werknemersvertegenwoordiging en met inachtneming van de regels van de Wet op de ondernemingsraden.

4. Het bestuur draagt zorg voor de verdere toepassing en uitvoering van de afspraken tussen de werkgevers- en werknemersvertegenwoordigingen, zoals die op dit moment gelden.

5. De wijze waarop medezeggenschap wordt vormgegeven, wordt door de deelnemers vastgesteld.

6. Het bestuur faciliteert medezeggenschap overeenkomstig de Wet op de ondernemingsraden.

1. De colleges van burgemeester en wethouders kunnen door middel van gezamenlijke bestuursopdrachten de bedrijfsvoeringsorganisatie via het bestuur opdracht geven tot het uitvoeren van nieuw beleid en/of nieuwe werkwijzen of het aanpassen van de uitvoering van beleid en/of werkwijzen. Zo’n bestuursopdracht kan alleen worden gegeven door de colleges van beide deelnemers gezamenlijk.

2. Bestuursopdrachten bevatten een duidelijk omschreven probleembeschrijving, het doel en de kaders waarbinnen de opdracht moet worden uitgevoerd, inclusief tijd en middelen. De manager beoordeeld of de bestuursopdracht uitvoerbaar is binnen deze kaders en adviseert het bestuur hierover.

3. Bestuursopdrachten worden formeel vastgesteld door de colleges van burgemeester en wethouders en het bestuur.

4. De met een bestuursopdracht gemoeide financiële middelen worden, als dat nodig is, beschikbaar gesteld door middel van een begrotingswijziging van de begroting van de deelnemer.

1. Op het financieel beleid, het financiële beheer, de inrichting van de financiële organisatie en de controle daarop zijn de artikelen 212 en 213 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

2. Het bestuur stelt de financiële regels vast die vereist zijn om aan het in het eerste lid bepaalde te kunnen voldoen.

1. Het bestuur zendt de (ontwerp)begroting voor 15 april voorafgaand aan het jaar waarvoor de (ontwerp)begroting dient, aan de deelnemers.

2. De in het eerste lid bedoelde ontwerpbegroting is gebaseerd op de begroting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie, die voor het lopende dienstjaar is vastgesteld. Het bestuur zendt voor 1 februari de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de gemeenteraden.

3. De gemeenteraden kunnen binnen acht weken na toezending van de ontwerpbegroting het bestuur van hun zienswijze(n) schriftelijk laten blijken.

4. Het bestuur stelt de begroting tijdig vast.

5. De begroting wordt binnen twee weken na vaststelling door het bestuur aan de colleges en de gemeenteraden toegezonden.

6. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval voor de in de wet genoemde datum, naar Gedeputeerde Staten.

7. Het bestuur draagt er zorg voor dat de planning- en control cyclus zodanig wordt ingericht dat de wettelijke termijn wordt gehaald.

8. De meerjarenbegroting en de ontwerpbegroting worden door de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en algemeen ter beschikking gesteld. De ter inzagelegging en de verkrijgbaarstelling van de stukken wordt openbaar bekend gemaakt.

9. De gemeenteraden behouden het recht om - na vaststelling van de begroting - met voorstellen voor begrotingswijzigingen te komen. Het bestuur zal deze voorstellen zo spoedig mogelijk doorrekenen op hun consequenties en daarover besluiten.

10. Op wijzigingen van de begroting zijn de voorafgaande bepalingen van dit artikel van overeenkomstige toepassing. Wijzigingen in de vastgestelde begroting welke geen effect hebben op het begrote financiële resultaat en de afgesproken prestatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie, worden hiervan uitgezonderd. Deze wijzigingen worden door het bestuur vastgesteld.

1. Het bestuur maakt elk jaar de ontwerprekening van baten en lasten van het voorgaande dienstjaar op. Het bestuur zendt de ontwerprekening ter controle naar de daartoe aangewezen accountant, met het verzoek zo spoedig mogelijk het controlerapport uit te brengen. Het bestuur zendt voor de in de wet genoemde datum de ontwerprekening met de daarbij behorende bescheiden aan de deelnemers.

2. De gemeenteraden kunnen binnen acht weken na toezending van de voorlopige jaarrekening het bestuur hun zienswijze schriftelijk doorgeven.

3. Het bestuur stelt de jaarrekening tijdig vast en zendt deze binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor het einde van de wettelijke termijn aan Gedeputeerde Staten.

1. Het bestuur is belast met de zorg voor de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie overeenkomstig een door het bestuur met inachtneming van de Archiefwet vast te stellen regeling.

2. De manager is belast met de bewaring van de archiefbescheiden als bedoeld in het vorige lid, overeenkomstig de door het bestuur vast te stellen nadere regels.

3. Als plaats waar de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie worden bewaard, wordt de archiefbewaarplaats van de gemeente Tytsjerksteradiel aangewezen.

4. Bij opheffing van de regeling blijven de archiefbescheiden gezamenlijk in de in het vorige lid genoemde archiefbewaarplaats bewaard.

1. Mocht er tussen het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie en van een van de deelnemers een geschil ontstaan over de uitvoering van de taken, dan treden het bestuur en het betreffende college van burgemeester en wethouders terstond met elkaar in overleg, teneinde het geschil verder te verkennen en zo mogelijk op te lossen. Per situatie wordt bezien welke oplossingswijze het best bij het probleem past (bijvoorbeeld mediation of juridische/financiële toetsing van de verschillende standpunten).

2. Met betrekking tot geschillen tussen de besturen van de deelnemers onderling, dan wel tussen de besturen van de deelnemers en het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie omtrent de toepassing in de ruimste zin van de regeling, beslist, conform artikel 28 van de wet, Gedeputeerde Staten.

1. De taken zoals genoemd in artikel 4 van deze regeling worden uitgevoerd tot 1-1-2028. Na deze datum zal, wanneer inzichten omtrent de toekomstige inrichting van de ICT van de deelnemers niet leidt tot andere besluitvorming vanuit de deelnemers, de bedrijfsvoeringsorganisatie worden geliquideerd en opgeheven.

2. Wijziging van de regeling of opheffing van de regeling eerder dan het in lid 1 van dit artikel bedoelde tijdstip vindt plaats indien de colleges van burgemeester en wethouders daar gezamenlijk toe besluiten.

3. Indien het bestuur wijziging van de regeling wenselijk acht, doet het bestuur een daartoe strekkend voorstel aan de betrokken bestuursorganen van de deelnemers.

4. Op het moment van opheffing van de regeling stelt het bestuur een regeling op met betrekking tot de gevolgen van de opheffing; de regeling wordt vastgesteld door de betreffende bestuursorganen van de deelnemers.

5. De deelnemers verplichten zich in geval van opheffing van de bedrijfsvoeringsorganisatie, mede in het kader van de vereffening van het vermogen van de bedrijfsvoeringsorganisatie, een liquidatieplan op te stellen dat voorziet in de verplichting van de deelnemers alle rechten en verplichtingen van de bedrijfsvoeringsorganisatie over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

6. Het bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie.

7. Het bestuur blijft functioneren tot de liquidatie voltooid is.

8. Van elk besluit tot wijziging, dan wel opheffing van deze regeling wordt terstond bericht gezonden aan de deelnemers en Gedeputeerde Staten.

1. De deelnemers zullen er, binnen het kader van de vastgestelde begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie, steeds zorg voor dragen dat de bedrijfsvoeringsorganisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

2. Indien aan het bestuur blijkt dat een deelnemer weigert deze uitgaven op de begroting te zetten, doet het bestuur onverwijld aan Gedeputeerde Staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 Gemeentewet.

1. De regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2014 en kan worden aangehaald onder de titel ‘Werkmaatschappij 8KTD’.

2. De deelnemers dragen zorg voor de bekendmaking van deze regeling op een voor de deelnemers gebruikelijke wijze.

3. Het gemeentebestuur van de gemeente Tytsjerksteradiel is aangewezen als het gemeentebestuur, bedoeld in artikel 26, eerste lid van de wet.

4. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bestuur, gehoord de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemers.