Beheersverordening regionale investeringsagenda Holland Rijnland 2025

1. Het algemeen bestuur stelt in het kalenderjaar na reguliere gemeenteraadsverkiezingen een nieuwe projectenportefeuille vast. Projecten uit een eerdere periode kunnen daarbij gecontinueerd worden.

2. Ter voorbereiding op het besluit, bedoeld in het eerste lid:

• a.

  evalueert het dagelijks bestuur, op basis van in het plan van aanpak opgenomen criteria, de lopende projecten, welke evaluatie als zwaarwegend advies geldt voor de betrokken colleges, bij het continueren van een project;

• b.

  stelt het dagelijks bestuur een ontwerp-projectenportefeuille op;

• c.

  vraagt het dagelijks bestuur de colleges en de commissies ieder om zienswijzen over de ontwerp-projectenportefeuille;

• d.

  verwerkt het dagelijks bestuur de zienswijzen, bedoeld onder c, en kan alleen schriftelijk gemotiveerd afwijken van die zienswijzen, en

• e.

  zendt het dagelijks bestuur de motivering, bedoeld onder d, aan het algemeen bestuur, de colleges en de commissie.

3. Het algemeen bestuur beslist niet tot vaststellen van een projectenportefeuille dan nadat de procedure in het tweede lid is afgerond. Artikel 7, tweede lid aanhef en onder a, van de regeling is van overeenkomstige toepassing.

1. Ten minste drie colleges kunnen gezamenlijk een verzoek doen aan het dagelijks bestuur om tussentijds een nieuw project toe te voegen aan de projectenportefeuille.

2. Het dagelijks bestuur beoordeelt het verzoek en doet een voorstel aan het algemeen bestuur. Artikel 3:2, tweede lid onder c, d en e, is van overeenkomstige toepassing.

3. Het algemeen bestuur beslist omtrent het toevoegen van het project aan de projectenportefeuille. Het algemeen bestuur beslist niet tot het toevoegen aan de projectenportefeuille dan nadat de procedure in het tweede lid is afgerond. Artikel 7, tweede lid aanhef en onder a, van de gemeenschappelijke regeling is van overeenkomstige toepassing.

1. Het algemeen bestuur stelt in het kalenderjaar na reguliere gemeenteraadsverkiezingen een herziene investeringsagenda vast. Artikel 7, tweede lid aanhef en onder a, van de regeling is van overeenkomstige toepassing.

2. Het dagelijks bestuur evalueert de lopende investeringsagenda voorafgaand aan het besluit, bedoeld in het eerste lid en laat deze evaluatie leidend zijn bij het doen van voorstellen over herziening van de investeringsagenda.

3. In de investeringsagenda wordt de projectenportefeuille voor de komende vier jaar opgenomen.

4. Het dagelijks bestuur doet een voorstel tot wijziging van de investeringsagenda toekomen aan het algemeen bestuur, indien het tussentijds toevoegen van een project overeenkomstig artikel 3:3 daartoe aanleiding geeft.

1. Het dagelijks bestuur monitort de voortgang van de uitvoering van de investeringsagenda en de daarin opgenomen projecten.

2. Het dagelijks bestuur rapporteert eens per half jaar aan het algemeen bestuur en de commissies over de voortgang, bedoeld in het eerste lid.

3. Het dagelijks bestuur rapporteert eens per twee jaar aan het algemeen bestuur omtrent de maatschappelijke baten van de investeringsagenda.

4. Het dagelijks bestuur ontwikkelt en beheert modellen of formats voor de door de colleges, de stuurgroepen en de projectgroepen op te stellen documenten.

1. Het dagelijks bestuur stelt vooraf algemene voorwaarden en criteria vast waaraan de plannen van aanpak moeten voldoen.

2. Het dagelijks bestuur zoekt in elk geval naar cofinanciering voor ontwikkelingsprojecten en investeringsprojecten, om zo een multipliereffect voor de investering te bereiken. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur en de colleges uiterlijk aan het eind van een ontwikkelingsproject dan wel voor de start van een investeringsproject wanneer cofinanciering niet gevonden wordt voor een bepaald project.

1. Projecten in de projectenportefeuille worden gecategoriseerd in onderzoeksprojecten, ontwikkelingsprojecten en investeringsprojecten.

2. De categorisering van projecten wordt opgenomen in de projectenportefeuille en daarover wordt door het dagelijks bestuur via de planning & controlcyclus gerapporteerd aan het algemeen bestuur en de colleges.

3. De verdeling van financiële middelen over de projecten als bedoeld in artikel 2:1, tweede lid onder a, wordt opgenomen in de projectenportefeuille. Wijziging van de verdeling van financiële middelen vindt plaats op voorstel van het dagelijks bestuur via de periodieke planning & controlcyclus van Holland Rijnland.

4. Projecten in de projectenportefeuille voldoen aan ten minste de volgende criteria:

• a.

  het project is van regionale betekenis;

• b.

  het project sluit aan op de doelen van de regionale investeringsagenda;

• c.

  het project draagt bij aan provinciale, landelijke of Europese doelen of de doelen van derden, en

• d.

  in het project werken ten minste twee deelnemende gemeenten samen.

1. Eén van de colleges neemt het initiatief tot het opstarten van een project uit de projectenportefeuille op grond van de investeringsagenda. Aan alle colleges wordt gevraagd of zij willen participeren in het project. De colleges die besluiten tot deelneming aan een ontwikkelingsproject verplichten zich om dat project daadwerkelijk tot uitvoering te brengen, tenzij uit het ontwikkelingsproject komt dat uitvoering niet realiseerbaar is binnen de gestelde kaders of het ontwikkelingsproject vroegtijdig, overeenkomstig artikel 2:4 wordt beëindigd.

2. De ambtelijke organisatie van Holland Rijnland ondersteunt de betreffende colleges bij het oppakken van een project uit de projectenportefeuille. De ambtelijke organisatie van Holland Rijnland jaagt daarbij het oppakken van het project inhoudelijk aan en coördineert het traject van projectblad tot eindresultaat. De stuurgroep kan in het plan van aanpak afwijken van dit lid.

3. De betrokken colleges informeren hun raad binnen 10 werkdagen nadat zij besloten hebben tot het mogelijk starten van een project uit de projectenportefeuille over het beoogde opstarten van een project.

4. Artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op de beslissing al dan niet te participeren in een project.

1. Alvorens een project wordt opgestart en plan van aanpak wordt opgesteld, wordt door de betrokken colleges een stuurgroep ingesteld.

2. Ieder betrokken college wijst uit zijn midden een lid van de stuurgroep aan. Dit lid vertegenwoordigt de belangen van het betreffende college binnen de stuurgroep.

3. Het dagelijks bestuur wijst uit zijn midden een lid van de stuurgroep aan. Dit lid vertegenwoordigt de belangen van Holland Rijnland binnen de stuurgroep. Het door het dagelijks bestuur aangewezen lid kan niet tevens op grond van het tweede lid door één van de colleges zijn aangewezen. Dit lid is niet van toepassing op de stuurgroep van een investeringsproject.

4. De stuurgroep legt werkafspraken omtrent zijn werkwijze en werkzaamheden schriftelijk vast in het plan van aanpak.

5. In het plan van aanpak kan een andere afspraak omtrent de samenstelling van de stuurgroep worden gemaakt. Daarbij worden de verantwoordingslijnen dan ook nadrukkelijk geregeld.

1. Alvorens een project wordt opgestart, wordt door de betrokken colleges een projectgroep ingesteld.

2. Het aantal leden wordt bij het instellen van de projectgroep door de colleges gezamenlijk bepaald.

3. Ieder betrokken college wijst een van zijn medewerkers aan als lid van de projectgroep.

4. Het dagelijks bestuur van Holland Rijnland wijst, binnen het aantal genoemd in het tweede lid, uit zijn eigen medewerkers leden van de projectgroep aan. Dit lid is niet van toepassing op de projectgroep van een investeringsproject.

5. Uit de leden van de projectgroep wordt een projecttrekker aangewezen. De projecttrekker is zoveel als mogelijk afkomstig uit de leden aangewezen door de colleges. De gemeente van de projecttrekker geldt als trekkende gemeente. Komt de projecttrekker niet van een van de gemeenten, dan wordt in het plan van aanpak de trekkende gemeente aangewezen en geregeld hoe de projecttrekker zich verhoudt tot de trekkende gemeente.

6. In het plan van aanpak kan een andere afspraak omtrent de samenstelling van de projectgroep worden gemaakt.

7. De verantwoordelijkheid voor het voeren van de projectadministratie, de projectcontrol, het opstellen van voortgangsrapportages en de verantwoording en het bewaken van de subsidievoorwaarden berust bij de projecttrekker en de trekkende gemeente.

1. De projectgroep stelt een ontwerpplan van aanpak op voor het betreffende project, overeenkomstig een door het dagelijks bestuur vast te stellen projectformat.

2. Het plan van aanpak bevat een toelichting en onderbouwing waaruit blijkt dat aan de criteria, genoemd in artikel 3:7, vierde lid, wordt voldaan.

3. In het plan van aanpak wordt een begroting van het project opgenomen voor de fase waarin deze in de projectenportefeuille is gecategoriseerd. Deze begroting bevat in ieder geval:

• a.

  een specificatie van de geraamde kosten;

• b.

  een verdeling van de extra bijdragen over de bij het project betrokken partijen, voor zover niet gedekt door de bijdrage vanuit Holland Rijnland;

• c.

  de verwachte bijdragen van derden;

• d.

  informatie over de financiële haalbaarheid van de uitvoering van het project voor de huidige en komende fasen;

• e.

  informatie over de dekking van de uitvoeringskosten in de begrotingen van de betrokken gemeenten, voor zover het een ontwikkelingsproject betreft;

• f.

  de naam van de gemeente die optreedt als trekkende gemeente namens de betrokken gemeenten en die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor financiële en administratieve taken van het project zoals het voeren van de administratie, de control, het opstellen van de voortgangsrapportages en de verantwoording en de bewaking van subsidievoorwaarden;

• g.

  de wijze waarop financiële risico’s over de betrokken partijen worden verdeeld en beheerst;

• h.

  de planning van het project over de tijd en de verdeling van de financiële bijdragen over de looptijd, en

• i.

  op welke wijze is voorzien in beheer en onderhoud bij investeringsprojecten en hoe de lasten daarvan zijn verdeeld over de deelnemende gemeenten en eventuele andere partijen.

4. Voor een bijdrage van Holland Rijnland aan de begroting van een project gelden de volgende voorwaarden:

• a.

  kosten voor onderzoeken, verkenningen, studies die noodzakelijk zijn voor het project komen in aanmerking voor een bijdrage;

• b.

  de kosten van een projecttrekker en daarbij toe te rekenen overheadtoeslag komen in aanmerking voor een bijdrage en worden berekend tegen maximaal de tarieven in de Handleiding Overheidstarieven van de Rijksoverheid (HOT);

• c.

  externe facilitaire kosten (buiten de gemeentelijk vastgoed) voor onder andere werkbijeenkomsten en overleg met derde bij het project betrokken partijen noodzakelijk voor het project komen in aanmerking voor een bijdrage;

• d.

  kosten van de inzet van specifieke kennis en expertise buiten de werkgroep van deelnemende gemeenten komen in aanmerking voor een bijdrage, en

• e.

  kosten van inzet van deelnemers van gemeenten aan de projectgroep komen niet in aanmerking voor een bijdrage, deze geschiedt om niet.

5. Indien een of meerdere gemeenten de kosten genoemd onder het vierde lid reeds hebben voorgefinancierd, komt deze voorfinanciering eveneens in aanmerking voor een bijdrage van Holland Rijnland.

6. De projectgroep legt binnen zes maanden na het starten van de projectgroep een ontwerpplan van aanpak ter vaststelling voor aan de stuurgroep. Indien de projectgroep niet tot een ontwerpplan van aanpak kan komen, doet het hiervan onverwijld kennisgeving aan de stuurgroep.

7. De stuurgroep beraadslaagt over het ontwerpplan van aanpak, waarbij slechts bij consensus binnen de stuurgroep besloten kan worden.

8. De stuurgroep geeft op de eerstvolgende regiodag nadat consensus is bereikt een toelichting op het ontwerpplan van aanpak aan de betreffende commissie. De commissie kan een advies geven omtrent het ontwerpplan van aanpak.

9. Binnen drie maanden na het ontvangen van het advies van de commissie neemt de stuurgroep het definitieve ontwerpplan van aanpak aan. De stuurgroep zendt het vastgestelde ontwerpplan van aanpak binnen twee weken na aanneming aan het dagelijks bestuur. Indien de stuurgroep niet tijdig tot aanname van het ontwerpplan van aanpak kan komen, doet het hiervan onverwijld kennisgeving aan het dagelijks bestuur, met daarin een datum opgenomen waarvoor men wel tot aanneming kan overgaan.

10. Het dagelijks bestuur besluit tot vaststelling van het plan van aanpak.

11. Het dagelijks bestuur stelt na de vaststelling, bedoeld in het vorige lid, de benodigde financiële middelen ter beschikking. Voor zover nodig doet het dagelijks bestuur eerst een voorstel tot begrotingswijziging aan het algemeen bestuur.

12. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur, de colleges en de gemeenteraden over het vastgestelde plan van aanpak.

13. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de aanvraag voor aanvullende middelen.

14. In afwijking van het negende en tiende lid stelt de stuurgroep het plan van aanpak van een investeringsproject vast, en stuurt het dit ter kennisneming aan het dagelijks bestuur. Het elfde en twaalfde lid zijn niet van toepassing op een investeringsproject.

1. De projectgroep gaat, onder verantwoordelijkheid van de stuurgroep, aan de slag met de uitvoering van het vastgesteld plan van aanpak.

2. De stuurgroep rapporteert actief eens per half jaar aan het dagelijks bestuur omtrent de voortgang van de uitvoering van het plan van aanpak. De voortgangsrapportage bevat ook de financiële stand van zaken van het project.

3. Het dagelijks bestuur kan inlichtingen vragen aan de stuurgroep omtrent de uitvoering van het plan van aanpak. De stuurgroep geeft de benodigde inlichtingen zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 25 werkdagen. Indien de stuurgroep niet tijdig de inlichtingen kan verschaffen, doet het hiervan onverwijld kennisgeving aan het dagelijks bestuur, met daarin een datum opgenomen waarvoor men wel kan antwoorden.

4. Tijdens regiodagen wordt de commissie bijgepraat omtrent de voortgang van de uitvoering van het plan van aanpak.

5. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur, de colleges en de gemeenteraden eens per half jaar omtrent de voortgang van de uitvoering van het plan van aanpak.

1. De projectgroep stelt aan het einde van de looptijd van het plan van aanpak een eindverslag op met betrekking tot de resultaten van het project. Het eindverslag bevat in elk geval de financiële verantwoording van het project overeenkomstig de voorwaarden in artikel 3:11, derde lid.

2. Wanneer een onderzoeksproject afgerond wordt volgt indien nodig een voorstel aan de commissie voor een vervolg. Daartoe wordt een nieuw plan van aanpak voor een ontwikkelingsproject of investeringsproject opgesteld. Dit ontwerpplan van aanpak is reeds gereed vóórdat besloten wordt omtrent het voortzetten van het vervolgproject.

3. Wanneer een ontwikkelingsproject afgerond wordt volgt indien nodig een voorstel aan de commissie voor een vervolg. Daartoe wordt een nieuw plan van aanpak voor een investeringsproject opgesteld. Dit ontwerpplan van aanpak is reeds gereed vóórdat besloten wordt omtrent het voortzetten van een vervolgproject.

4. De projectgroep legt het ontwerpeindverslag zo spoedig mogelijk, doch in elk geval voor het einde van de looptijd van het plan van aanpak, ter vaststelling voor aan de stuurgroep.

5. De stuurgroep beraadslaagt over het ontwerpeindverslag, waarbij gestreefd wordt naar consensus binnen de stuurgroep.

6. De stuurgroep vraagt de commissie advies te geven omtrent het ontwerpeindverslag.

7. Binnen drie maanden na de behandeling in de commissie stelt de stuurgroep het definitieve eindverslag vast. De stuurgroep zendt het vastgestelde ontwerpeindverslag binnen twee weken aan het dagelijks bestuur en de betrokken colleges. Op dat moment is het project formeel afgerond. Indien de stuurgroep niet tijdig tot vaststelling kan overgaan, doet het hiervan onverwijld kennisgeving aan het dagelijks bestuur, met daarin een datum opgenomen waarvoor men wel tot vaststelling over kan gaan.

1. Financiële risico’s van projecten uit de projectenportefeuille komen uitsluitend ten laste van bij het project betrokken en daaraan deelnemende gemeenten.

2. Indien na afronding van een onderzoeksproject of een ontwikkelingsproject gelden overblijven, worden deze teruggestort aan Holland Rijnland. Bij investeringsprojecten komen eventuele overschotten geheel en al toe aan de betrokken gemeenten en, voor zover daarvan sprake is, betrokken derden.

1. Ten behoeve van de uitvoering van een onderzoeksproject of ontwikkelingsproject stellen het dagelijks bestuur en de betrokken medeoverheden gezamenlijk een projectovereenkomst op.

2. De projectovereenkomst regelt de verstrekking van de financiële bijdrage van Holland Rijnland ten laste van de voor de regionale investeringsagenda beschikbare middelen conform artikel 2:1, tweede lid onder a, waaronder begrepen de wijze van berekening van de bijdrage, de maximaal te verstrekken bijdrage, de bevoorschotting, uitbetaling, verrekening en aan de verstrekking van financiële bijdragen voor de medeoverheid verbonden verantwoordingsverplichtingen.

3. De projectovereenkomst legt de medeoverheid de verplichting op tot uitvoering van het regionaal project en beschrijft zo nauwkeurig mogelijk de activiteiten die in dat verband moeten worden uitgevoerd door de medeoverheid, de termijnen waarbinnen de activiteiten moeten zijn verricht en de gevolgen van overschrijding van die termijnen te allen tijde voor rekening van de betrokken medeoverheid blijven en nader te bepalen uitvoerende partijen.

4. De projectovereenkomst bevat een bepaling over restitutie van de financiële bijdrage uit het fonds in het geval het regionaal project, ondanks de in het derde lid opgenomen verplichting, niet binnen de afgesproken termijn gerealiseerd wordt.

5. De projectovereenkomst regelt de voorwaarden voor en de wijze van wijziging van de financiële bijdrage in verband met indexering van te maken kosten conform de bij het plan van aanpak opgestelde projectbegroting.

6. De projectovereenkomst bevat bij ontwikkelingsprojecten de voorwaarde dat colleges van de betrokken gemeenten, alsmede de besturen van de medeoverheden, de intentie hebben uitgesproken het project ook daadwerkelijk tot uitvoering te brengen indien het naar een investeringsproject overgaat.