Instructie gemeentesecretaris gemeente Eersel 2024

De secretaris draagt zorgt voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

De secretaris draagt zorg voor:

• a.

  Een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

• b.

  De voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan burgemeester en wethouders;

• c.

  Een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders

• d.

  Een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

• e.

  Het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst;

Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de wethouders door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

De secretaris staat de burgemeester terzijde.

Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

Daarbij ondersteunt hij de burgemeester bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de secretaris regelmatig gezamenlijk overleg met de directie van de ambtelijke organisatie (afdelingshoofden). De secretaris is ten aanzien van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, eindverantwoordelijk voor:

• a.

  Een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  Het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  De planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen vastgestelde beleid;

• d.

  De coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

• e.

  De juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer;

• f.

  De voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid;

• g.

  De tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de directie, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

De secretaris kan in overleg met de directie procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Indien de secretaris meer dan 7 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college.

Voor een afwezigheid van langer dan 7 dagen behoeft de secretaris toestemming van burgemeester en wethouders.

Bij afwezigheid wordt de secretaris vervangen door de loco-secretaris.

In gevallen waarvan deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met burgemeester en wethouders of de burgemeester.

De instructie secretaris gemeente Eersel 2005 vervalt.

Deze instructie treedt in werking met terugwerkende kracht op 18 september 2024

Deze instructie wordt aangehaald als Instructie gemeentesecretaris gemeente Eersel 2024.