Verordening commissie Audit & Risk gemeente Laren 2023

1. De commissie bestaat uit zoveel leden als er raadsfracties zijn, één raadslid of commissielid per fractie, waarvan één lid tevens voorzitter.

2. De raad benoemt de leden van de commissie, waarbij de raad een lid tevens als voorzitter van de commissie benoemt.

3. De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid of commissielid van de raad.

4. In geval van verhindering kan een commissielid zich laten vervangen door een raadslid of commissielid van de fractie.

5. De commissie heeft vaste adviseurs: de wethouder financiën; de gemeentesecretaris; de controller dan wel afdelingshoofd financiën; de uitvoerend ambtenaar financiën.

6. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

1. De leden van de commissie Audit & Risk wijzen een lid als zijnde de voorzitter aan.

2. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over de commissieaangelegenheden.

3. De voorzitter wordt ondersteund door de secretaris van de commissie, tevens zijnde de griffier dan wel diens vervanger.

1. De griffier of diens vervanger van de raadsgriffie is de secretaris.

2. De secretaris adviseert gevraagd en ongevraagd en kan deelnemen aan de beraadslagingen.

3. De secretaris ondersteunt de voorzitter in zijn taken en draagt zorg voor het tijdig informeren van de raad over de adviezen van de commissie en de verslaglegging.

1. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten, die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid binnen het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen :

• a.

  de advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant;

• b.

  de bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad;

• c.

  de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover de raad;

• d.

  de advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventueel bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;

• e.

  het onderzoek van de documenten behorende bij de beleidscyclus(kadernota, begroting, beleidsrapportages, jaarverslag, meerjarenbegroting ) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten;

• f.

  de uitwerking en naleving door het college van de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) en de onderzoeksverordening (artikel 213a Gemeentewet).

• g.

  het toezicht op de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole, rekenkameronderzoeken en beleidsevaluaties.

• h.

  het toezien op de juiste uitvoering van de procedures van het inkoopbeleid.

3. De commissie Audit & Risk is bevoegd aan de raad over de lid 1 en 2 genoemde taken voorstellen uit te brengen, voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

1. De commissie vergadert in principe twee keer per jaar of zo vaak zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

2. Jaarlijks, in het voorjaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de speerpunten van controle over het lopende dienstjaar en over het rapport van bevindingen, behorend bij het accountantsrapport van de jaarrekening over het voorafgaande dienstjaar.

3. Jaarlijks, in het najaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de bestuursrapportage van de accountant naar aanleiding van de interim-controle.

4. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

6. Het verslag en de adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

1. De commissie informeert de raad en het college over elke vergadering door het verstrekken van het verslag met daarin opgenomen mogelijke adviezen aan de raad dan wel het college.

2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een commissie dan wel de raad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.