Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Bronckhorst 2024

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

De gemeente Bronckhorst (hierna: de gemeente) spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop bij de gemeente plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).

Aangezien inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Omwille van de uniformiteit is bij de totstandkoming van dit beleid zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij het modelbeleid van de VNG.

Daarnaast gaat de gemeente bij het Inkopen van werken, leveringen of diensten uit van de volgende uitgangspunten:

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

2.1 Uitgangspunten

De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen helpen realiseren:

Ook waar gemeentelijke middelen beschikbaar worden gesteld aan derden, beziet de gemeente per geval in hoeverre deze doelstellingen daarmee gerealiseerd kunnen worden.

2.2 Discretionaire ruimte

Rechtmatigheid, oftewel het voldoen aan wet- en regelgeving, is het prioritaire uitgangspunt voor de gemeentelijke inkoop. Maar, inkoop is geen doel op zich. De gemeente koopt in op het moment dat ze ervoor kiest de uitvoering van haar maatschappelijke taak en het behalen van haar doelstellingen buiten de eigen bedrijfsvoering te leggen. Soms strijden doelmatigheid en rechtmatigheid daarbij om voorrang.

De aanbestedingswet is voor een deel ‘’principle based’’, waardoor op onderdelen enige discretionaire ruimte gegeven is. Dit gemeentelijk inkoopbeleid erkent die ruimte en geeft de actoren binnen de inkoopfunctie (zie par. 6.3) de bevoegdheid die ruimte op te zoeken en te benutten. Het credo daarbij is: ‘’comply or explain’’. Kortom: we passen de voorschriften toe en daar waar ruimte is om af te wijken, leggen we uit waarom die afwijking nodig is om de gemeentelijke doelstellingen te behalen. Dit leggen we vast in een motivering die wordt toegevoegd aan het aanbestedingsdossier.

3.1 Algemeen juridisch kader

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.

De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

3.2 Uniforme documenten

De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregels worden geconfronteerd. De gemeente past, mits passend, bij de betreffende inkoop, in ieder geval toe:

• •

  Aanbestedingsreglement werken (ARW 2016), zowel onder als boven de Europese drempel;

• •

  Klachtenregeling Aanbestedingen Achterhoekse- en Liemerse Gemeenten 2017;

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten (AIAG);

• •

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

• •

  UAV2012 en UAV-GC2005;

• •

  RAW 2 - en STABU 3 besteksystematiek;

• •

  Bouwblokken SROI Oost-Nederland 4 en

• •

  Gids Proportionaliteit.

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht:

  De aanbestedingsregels vinden hun grondslag in het ‘Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie’ (VWEU), dat directe werking kent. In al haar handelen dient de overheid de bepalingen van het VWEU-Verdrag na te leven. Dit ongeacht de uitwerking van dit verdrag in Europese richtlijnen en nationale wetgeving. De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en consessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  Gelijke behandeling	Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is.
  Non-discriminatie	Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet 5.
  Transparantie	De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
  Proportionaliteit (evenredigheid)	De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
  Wederzijdse erkenning	Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (ABBB) in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

3.4 Aanbestedingswet 2012

Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Bij de herziening in 2016 zijn de Europese Concessierichtlijn (2014/23/EU), de aanbestedingsrichtlijn voor klassieke sectoren (2014/24/EU) en de aanbestedingsrichtlijn voor speciale sectoren (2014/25/EU) 6 geïmplementeerd. Tegelijkertijd met de Aanbestedingswet 2012 is ook het Aanbestedingsbesluit (als algemene maatregel van bestuur) in werking getreden. In het Aanbestedingsbesluit wordt een aantal zaken uit de Aanbestedingswet nader geregeld:

• •

  Verplicht gebruik Gids Proportionaliteit;

• •

  Verplicht gebruik ARW 2016 onder de Europese drempel;

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) als eigen verklaring;

• •

  Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA);

• •

  Gebruik van elektronische communicatiemiddelen.

3.5 Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Afhankelijk van aard en omvang van de opdracht, maar in ieder geval bij openbare aanbestedingen, draagt de gemeente zorg voor voldoende waarborgen omtrent de inschrijving. Zij hanteert daarvoor de verplichte uitsluitingsgronden van artikel 2.86 Aw2012 en indien toepasselijk de facultatieve uitsluitingsgronden van artikel 2.87 Aw2012. Om te bevestigen dat de inschrijver niet aan één of meerdere uitsluitingsgronden voldoet kan deze volstaan met een eigen verklaring ter zake, die bij gunning zal worden geverifieerd. Het gebruik van het UEA, als format voor de eigen verklaring, is zowel boven als onder de Europese drempelwaarden verplicht ingeval er uitsluitingsgronden worden gehanteerd. In het UEA geeft de inschrijver aan dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn, dat hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen, de technische specificaties en de uitvoeringsvoorwaarden.

3.6 Gedragsverklaring Aanbesteden

De gemeente kan van de inschrijver op een overheidsopdracht verlangen dat deze een gedragsverklaring (GVA) aanbesteden overlegt. Het Ministerie van Veiligheid en Justitie verstrekt deze verklaring. Een ondernemer kan hiermee aantonen dat de door de gemeente gestelde uitsluitingsgronden die betrekking hebben op onherroepelijke veroordelingen of beschikkingen wegens overtreding van de mededingingsregels op hem niet van toepassing zijn. De gemeente is niet verplicht in alle gevallen een GVA op te vragen, maar maakt in die gevallen waarin het GVA wél wordt opgevraagd gebruik van het vastgestelde model.

Op grond van de GVA kan een inschrijver worden uitgesloten als hij blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbestedende dienst of een concessieovereenkomst, indien dit heeft geleid tot een vroegtijdige beëindiging van die eerdere opdracht, een schadevergoeding of vergelijkbare sancties. Naast onderzoek naar justitiële antecedenten van bestuurders, vennoten, maten of beheerders van een rechtspersoon en van voormalige bestuurders in het jaar voorafgaand aan de aanvraag, moeten ook onherroepelijke veroordelingen van leden van een toezichthoudend orgaan bij de aanvraag en beoordeling van een GVA betrokken worden.

3.7 Elektronische aanbesteden

Elektronisch aanbesteden houdt in dat alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen de gemeente en ondernemers elektronisch plaatsvindt.

TenderNed is een volledig elektronisch aanbestedingssysteem dat door het Ministerie van Economische Zaken is ontwikkeld. De gemeente moet op grond van de Aanbestedingswet 2012 haar aankondigingen op TenderNed publiceren. Dit zijn (voor)aankondigingen, mededeling van de gunningsbeslissingen, rectificaties en de mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure. De verplichting geldt alleen voor opdrachten boven de Europese drempels.

Per 1 juli 2017 moet de gemeente conform de Aanbestedingswet 2012 volledig elektronisch aanbesteden. Dat betekent het langs elektronische weg overbrengen en uitwisselen van informatie in alle fasen van de Europese procedure, incl. het versturen van verzoeken tot deelname en de verzending van inschrijvingen. De gemeente gebruikt daarvoor TenderNed of Mercell Source-to-Contract.

3.8 Uniforme Administratieve Voorwaarden 7

In de grond-, weg- en waterbouwsector (GWW) hebben opdrachtgevers en opdrachtnemers gezamenlijk algemene voorwaarden opgesteld: de Uniforme administratieve voorwaarden (UAV 2012) en de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC 2005).

Deze algemene voorwaarden zijn niet automatisch van toepassing in een aanbesteding maar moeten expliciet van toepassing worden verklaard. Ook kunnen voor een aanbesteding – indien relevant – onderdelen van deze algemene voorwaarden in overleg met de opdrachtnemer gewijzigd worden.

Bij traditionele bouworganisatievormen in de GWW worden vrijwel altijd de UAV 2012 toegepast. Het gaat hierbij om aanbestedingen waarbij alleen de uitvoering van het werk wordt uitbesteed en de andere taken door de eigen organisatie worden gedaan, of waarbij de directievoering in opdracht door een derde partij wordt gedaan.

Bij een geïntegreerde bouworganisatievorm, zoals Design, Build, Finance & Maintain, wordt meestal de UAV-GC 2005 toegepast. Bij deze bouworganisatievorm krijgt de opdrachtnemer meer taken en meer verantwoordelijkheden. De opdrachtnemer is bij deze aanbestedingen zowel verantwoordelijk voor het ontwerp en de bouw van het werk, maar ook voor de financiering en onderhoud ervan. De aanbesteder besteedt de totstandkoming dus volledig uit en voert slechts regie ‘op afstand’. De gemeente past de UAV 2012 en/ of de UAV-GC 2005 waar mogelijk toe.

3.9 Algemene Inkoopvoorwaarden 8

Voor de inkoop van leveringen en diensten heeft de gemeente samen met de andere Achterhoekse gemeenten algemene inkoopvoorwaarden opgesteld (de Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten AIAG). De AIAG zijn gebaseerd op de model algemene inkoopvoorwaarden van de VNG. In het model is rekening gehouden met de belangen van gemeenten en van ondernemers. Door deze uniforme inkoopvoorwaarden te gebruiken wordt de samenwerking tussen gemeenten bevorderd en wordt het inschrijven voor ondernemers vergemakkelijkt. De AIAG voldoen aan de regels van de Aanbestedingswet 2012 en aan de Gids Proportionaliteit. Tenzij er dwingende redenen zijn om hiervan af te zien, maakt de gemeente daarom voor de inkoop van leveringen en diensten gebruik van de AIAG.

In overleg met gemeenten en aanbieders zijn de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) tot stand gekomen. Na de eerdere versies GIBIT 2016 en GIBIT 2020, is op 5 december 2023 de GIBIT 2023 vastgesteld door de VNG. In de GIBIT zijn de belangen van gemeenten beter geborgd en wordt voorzien aan de behoeften die er zijn ten aanzien van inkoop van IT. Tenzij er dwingende redenen zijn om hiervan af te zien, maakt de gemeente daarom voor de inkoop van leveringen en diensten op het gebied van IT gebruik van de meest actuele voorwaarden van de GIBIT.

3.10 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan de inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit hangt af van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Onderdrempelige opdrachten en sociale- of andere specifieke diensten zullen vanwege hun maatschappelijke context niet snel aan bovenstaande uitgangspunten voldoen. Slechts opdrachten van de gemeente (of soortgelijke opdrachten van naburige gemeenten) waarvoor in de afgelopen vijf jaar daadwerkelijk buitenlandse interesse is getoond, worden geacht een duidelijk grensoverschrijdend belang te hebben.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, neemt de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Afhankelijk van het soort opdracht plaatst de gemeente een aankondiging op haar eigen website, op TenderNed en/of op Mercell Source-to-Contract.

3.11 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. Het mandaatbesluit van de gemeente is in te zien op de website www.overheid.nl.

3.12 Wet Bibob

De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob) is een middel om de integriteit van de overheid te beschermen. Op grond van de Wet Bibob kan de gemeente een diepgaand onderzoek doen naar de achtergrond van een persoon of marktpartij, indien hier concrete aanleiding voor bestaan (signalen), of de gemeente bepaalt dat dit onderzoek standaard bij de betreffende procedure hoort. Dit is een vergaand instrument, waarbij de gemeente ook de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals proportionaliteit en rechtmatigheid in acht moeten nemen. Indien de gemeente besluit dat deze procedure wordt gevolgd kan dit mogelijk leiden tot vertraging in het inkoopproces.

3.13 Wet open overheid en Aanbestedingswet 2012

De Aanbestedingswet 2012 kent een openbaarheidsregeling die boven de algemene openbaarheidsregeling uit de Wet open overheid (Woo) gaat. Slechts in enkele gevallen, waarin stukken of gegevens openbaar zouden zijn op grond van de Aanbestedingswet 2012, kan openbaarmaking worden getoetst aan de regeling in de Woo. In de praktijk zal dit niet vaak voorkomen. De Aanbestedingswet 2012 kent twee artikelen over openbaarheid: artikel 2.57 en 2.138. In artikel 2.57 wordt bepaald dat informatie die door de ondernemer als vertrouwelijk is verstrekt niet openbaar gemaakt wordt door de aanbestedende dienst. Daarnaast mag de aanbestedende dienst geen informatie uit aanbestedingsstukken openbaar maken die in het kader van de aanbestedingsprocedure zijn opgesteld en die gebruikt kunnen worden om de mededinging te vervalsen. In artikel 2.138 is opgenomen welke gegevens niet openbaar worden gemaakt in het kader van de gunning. De gemeente geeft in beginsel geen informatie vrij waardoor gerechtvaardigde commerciële belangen van ondernemers in het geding komen.

3.14 Klachtenregeling

De Aanbestedingswet 2012 kent – als flankerend beleid – het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’. Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen. Daarnaast geeft het een kader voor de werkwijze van de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. Gestimuleerd wordt dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. De Commissie van Aanbestedingsexperts neemt geen klachten in behandeling die niet eerst zijn ingediend bij de aanbestedende diensten.

Ondernemers die van mening zijn dat het handelen of nalaten van de gemeente in een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden, kunnen terecht bij het klachtenmeldpunt van de gemeente 9. Het meldpunt werkt met de klachtenregeling van de gezamenlijke Achterhoekse gemeenten, met als doel om te bevorderen dat klachten snel en laagdrempelig worden afgehandeld 10. Klachten moeten concrete aanbestedingen betreffen. Ook kan geklaagd worden over optreden van de gemeente dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit. Om een objectieve beoordeling mogelijk te maken wordt een klacht, nadat deze door de gemeente is ontvangen, doorgeleid naar de inkoopadviseur(s) van twee van de overige Achterhoekse of Liemerse gemeenten. Deze inkoopadviseur(s) geven een niet-bindend advies aan de gemeente. Dit advies wordt eveneens aan de ondernemer toegezonden.

Ondernemers die anoniem een klacht willen indienen over de aanbesteding van een werk, kunnen zich wenden tot het Meldpunt Aanbestedingen Achterhoek Liemers 11. Het Meldpunt is een initiatief van Bouwend Nederland en de gemeenten in de Achterhoek en de Liemers.

3.15 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

4.1 Integriteit

• a.

  De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

  De gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscode 12. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Derden die tijdelijk en onder aansturing van gemeentelijk personeel taken voor de gemeente vervullen houden zich aan de vastgestelde gedragscodes.

• b.

  De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers

  De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ (zie paragraaf 3.6).

De Aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid minder vergaande instrumenten in de vorm van, het gebruik van het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument, de Gedragsverklaring Aanbesteden en het vragen van diverse bewijsmiddelen. In uitzonderingsgevallen kan met behulp van het Bibob-instrumentarium nadere invulling worden gegeven aan de in de Aanbestedingswet 2012 vermelde uitsluitingsgronden.

Indien het UEA (zie paragraaf 3.5) onvoldoende zekerheid of reden tot twijfel geeft, vraagt de gemeente advies op bij het landelijk bureau BIBOB (zie par. 3.12). Ingeval van een (semi) open house-constructie of een andere financieringsrelatie -niet zijnde een overheidsopdracht- kan de gemeente in overleg met het RIEC Oost Nederland 13 onderzoeken of er andere mogelijkheden zijn om de integriteit van ondernemers, zoals zorgaanbieders, aan de voorkant te toetsen en in te grijpen wanneer deze tijdens het uitvoeren van het contract niet meer integer zijn.

Minimaal één keer per drie jaar worden de UEA-formulieren van bestaande leveranciers geactualiseerd en geverifieerd. Indien er bij gecontracteerde leveranciers reden is te twijfelen aan een eerdere screening, zal onmiddellijk tot (her)verificatie worden overgegaan.

4.2 Privacy

De gemeente verwerkt persoonsgegevens van burgers in tal van haar bedrijfsprocessen. Dat gebeurt onder andere binnen het sociaal domein en op het gebied van openbare orde en veiligheid en opsporing van fraude en illegale activiteiten. Voor de verwerking van die persoonsgegevens geldt sinds 25 mei 2018 in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zo mogen er niet meer gegevens verwerkt worden dan strikt noodzakelijk, mogen de gegevens niet gebruikt worden voor een doel dat niet verenigbaar is met het oorspronkelijke doel waarvoor zij zijn verzameld en moeten ze adequaat worden beveiligd.

De gemeente vereist daarom van leveranciers dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van de gemeente strikt aan deze eisen houden. Bij hun werkzaamheden ten behoeve van de gemeente houden leveranciers zich aan de bepalingen zoals deze in de privacyregelgeving en waar nodig de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zijn vastgelegd. Persoonsgegevens worden niet eerder aan een leverancier beschikbaar gesteld dan nadat deze een verwerkers- of gegevensuitwisselingsovereenkomst met de gemeente heeft afgesloten. Ook moet het mogelijk zijn te controleren of en hoe leveranciers aan de vereisten voldoen.

4.3 Brede welvaart

De gemeente vindt het belangrijk dat er sprake is van brede welvaart en sluit, vanuit de ambitie om met gemeenten, bedrijfsleven en maatschappelijk middenveld in regionaal verband maatschappelijke effecten te bereiken, aan bij de doelen van het manifest MVOI 14:

Om daarbij met alle betrokken partijen dezelfde taal te kunnen spreken sluit de gemeente aan bij de duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG’s) van de Verenigde Naties. De SDG’s zijn het leidende mondiale kader voor duurzame ontwikkeling tot 2030. De SDG’s betreffen zeventien doelen die uiteen lopen van armoedebestrijding tot duurzame ontwikkeling en internationale handel. Waar mogelijk en zinvol neemt de gemeente de SDG’s van bijlage 1 mee in haar aanbestedingen 15 :

4.3.1 Milieu en Biodiversiteit

Milieubewust inkopen omvat het tegengaan van milieuverontreiniging (stikstofuitstoot), luchtverontreiniging en gebruik van schadelijke stoffen en pesticiden. Dit mede ter bescherming van de biodiversiteit. Maar ook het tegengaan van voedselverspilling en het verminderen van watergebruik en energiegebruik vallen hieronder.

Ook in leverings- en dienstenopdrachten is in toenemende mate aandacht voor milieu en biodiversiteit en wordt aan de hand van de toepasselijke SDG’s om meerwaarde gevraagd. Denk aan opdrachten voor bermbeheer en groenvoorziening.

4.3.2 Klimaat

Naast de in de voorgaande paragraaf genoemde aandachtspunten maakt het terugdringen van de uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen een belangrijk onderdeel uit van de beoogde duurzame ontwikkeling. Inzicht in de emissies vormt de basis om deze vervolgens te kunnen reduceren. Daarom heeft de gemeente in relatie tot aan te besteden opdrachten aandacht voor de CO2 footprint van organisaties, want een CO2 footprint geeft inzicht in het energieverbruik en de CO2-uitstoot van organisaties. De gemeente kan daarvoor gebruik maken van de CO2-prestatieladder. Organisaties die inschrijven op een aanbesteding waarin het BPKV-criterium CO2-prestatieladder is opgenomen kunnen op twee verschillende manieren voldoen aan dit criterium. In beide gevallen moet de organisatie binnen een jaar na gunning en vervolgens jaarlijks, gedurende de looptijd van het project, aantonen dat het voldoet aan het BPKV-criterium.

• •

  De eerste mogelijkheid is dat de organisatie beschikt over een CO2-bewust certificaat en dat overlegt. Het CO2-bewust certificaat is een bewijs van certificering op basis van het Handboek CO2-Prestatieladder. Hiermee toont de organisatie aan dat de gehele organisatie CO2-bewust handelt, ook in de projecten die het uitvoert, waarbij de niveaus van het certificaat en van het BPKV-criterium vergelijkbaar zijn.

• •

  De tweede mogelijkheid is dat de organisatie specifiek op projectniveau aantoont dat het (voor het project in kwestie) voldoet aan het ambitieniveau (en onderliggende niveaus) waarmee het heeft ingeschreven. Bij aanbesteding met het BPKV-criterium CO2-Prestatieladder is het hebben of behalen van een CO2-bewust certificaat dus geen vereiste, maar een manier om aan het BPKV-criterium te voldoen.

4.3.3 Circulair en Bio-based

Circulair inkopen is een verbijzondering van het begrip duurzaam inkopen. In de circulaire economie bestaat afval niet. Verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en tevens waarde vernietiging te minimaliseren. Dit is anders dan in het huidige lineaire systeem waarin grondstoffen worden omgezet in producten die aan het einde van hun levensduur veelal worden vernietigd. Circulair inkopen kan een hefboom zijn om de markt aan te sporen tot circulariteit van producten en materialen. Door in de inkoop bijzondere uitvoeringsvoorwaarden op te nemen met betrekking tot circulariteit, worden bedrijven aangemoedigd hun producten en diensten daarop af te stemmen. Hiermee wordt de patstelling doorbroken dat er voor meer circulair ontworpen producten geen afzetmarkt is en dat ‘business as usual’ prioriteit krijgt. In verschillende pilotprojecten wordt reeds ervaring opgedaan met het in de praktijk brengen van circulair inkopen. Maatwerk en nauwe samenwerking met de markt zijn daarbij steeds belangrijke uitgangspunten.

Circulair inkopen is een relatief nieuw onderwerp waarin Nederland internationaal geldt als een van de koplopers. Bij het toepassen van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden op het gebied van circulair inkopen zal daarom worden aangesloten op diverse lopende initiatieven zoals: GDCI (Green Deal Circulair Inkopen) en het programma REBus (Resource Efficient Business Models). Vanuit deze initiatieven worden hulpmiddelen en praktijkvoorbeelden voor circulair inkopen ontwikkeld. De gemeente zoekt, wanneer dit mogelijk en zinvol is, aansluiting bij deze initiatieven. De voorbeelden en hulpmiddelen die hieruit voortkomen worden toegepast bij aanbestedingen om circulair inkopen te introduceren.

4.3.4 Ketenverantwoordelijkheid

De gemeente kan van contractanten verwachten dat zij voldoen aan sociale, fiscale en milieuwetgeving. Contractanten die goede of verbeterde arbeidsomstandigheden kunnen aantonen, kunnen hiervoor in de prestatiemeting worden beloond. Ook sociale- en milieuomstandigheden die verband houden met uitbesteding, worden in de leveranciersbeoordeling betrokken. Werken, leveringen en/ of diensten die niet onder aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd. Ook discriminatie bij werving en selectie van personeel en discriminatie van klanten kan een reden zijn voor het weren van inkoop.

4.3.5 Diversiteit en inclusie

De gemeente heeft oog voor mensen met een beperking 16. Ook in haar opdrachtgeverschap handelt zij vanuit een inclusief denkkader. De vier pijlers van inclusief beleid zijn: gelijkheid, doeltreffend (maar niet onevenredig belastend), toegankelijkheid en zelfstandigheid. Meedoen is waar het om gaat.

Ook van contractanten vraagt de gemeente dat zij zich bewust zijn van hun rol in de samenleving jegens mensen die als gevolg van hun beperking in afstand kunnen staan tot de arbeidsmarkt. De gemeente stimuleert -waar mogelijk en doeltreffend- hun participatie in het arbeidsproces door hiervoor in opdrachten voor de uitvoering van werken of het verrichten van diensten voorwaarden te stellen aan contractanten. Waar mogelijk en proportioneel behoudt de gemeente opdrachten voor aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben. 17

4.3.6 Social Return

Social Return oftewel sociaal rendement staat voor maatschappelijke meerwaarde. Dat kan eigenlijk betrekking hebben op alle eerdergenoemde duurzame ontwikkelingsdoelen, maar in het manifest MVOI en dit inkoop- en aanbestedingsbeleid staat het voor het stellen van voorwaarden in de aanbesteding, ter bevordering van de re-integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. We spreken ook wel van Social Return on Investment (SROI).

De gemeente past SROI in beginsel toe voor opdrachten voor ‘’diensten’’ vanaf de EU drempel. Maar ook bij opdrachten met een opdrachtwaarde onder de Europese drempel worden de kansen onderzocht en zo mogelijk benut. Voor opdrachten voor ‘’werken’’ geldt dat SROI ingezet kan worden vanaf € 100.000,-. Het streefpercentage is 5% inzet van SROI per aanbesteding, maar dit kan ook lager zijn bij kapitaalintensieve opdrachten of opdrachten met een lage loonsom. Het percentage moet proportioneel en flexibel worden toegepast.

Bovendien vindt de gemeente het belangrijk dat contractanten weten waar ze aan toe zijn. In 2021 heeft ze daarom, samen met de andere Achterhoekse gemeenten, het ‘’convenant uniformering SROI’’ ondertekend, waarmee ze aansluit bij de Bouwblokkenmethode SROI Oost-Nederland 18. De Bouwblokkenmethode is een waarderingssystematiek waarin aan verschillende social return-activiteiten (c.q. verplichtingen) relatieve bedragen zijn gekoppeld. Opdrachtnemers bepalen in overleg met een adviseur van het Werkgevers Servicepunt Achterhoek (WSPA) welke activiteiten van toepassing kunnen zijn op de gegeven opdracht. Het WSPA is ook verantwoordelijk voor monitoring van de resultaten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een applicatie 19 die bij alle Achterhoekse gemeenten is geïmplementeerd.

4.4 Innovatiegericht Inkopen

Innovatiegericht- of innovatief aanbesteden staat voor een aanbestedingsproces waarbij gebruik wordt gemaakt van de kennis en innovatiekracht die in de (Achterhoekse) markt aanwezig is. In plaats van alles tot in detail voor te schrijven (het ‘traditionele’ aanbesteden), wordt aan marktpartijen de ruimte geboden om met eigen oplossingen te komen. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing (fundamentele innovatie), maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’ (incrementele innovatie). De ondernemer is daarbij verantwoordelijk voor zijn eigen technische oplossingen en kan deze verantwoordelijkheid niet verleggen naar de gemeente. Innovatief aanbesteden kan bij alle fasen van een aanbestedingsprocedure worden toegepast, maar zal zich doorgaans beperken tot incrementele innovatie. Om ook ruimte te bieden voor fundamentele innovatie stimuleert de gemeente het indienen van ‘unsollicited proposals’20 . Daarnaast neemt de gemeente deel aan het programma ‘Startup in Residence’ dat samen met de 8RHK ambassadeurs als onderdeel van de regiodeal is opgesteld in het kader van de Achterhoek Visie 2030. Startup in Residence Achterhoek is het innovatieve programma dat startende ondernemingen verbindt met Achterhoekse gemeenten om samen maatschappelijke en technologische uitdagingen aan te pakken.

4.5 Make or buy decision

Een belangrijk aspect van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is de overweging of de gemeente een product zelf maakt, of inkoopt c.q. uitbesteedt. Hierbij wordt per product onderscheid gemaakt naar de regierol, de expertiserol en de uitvoeringsrol. De gemeente zal er altijd naar streven de regierol zelf te behouden. Voor de expertise- en uitvoeringsrol verkent de gemeente in eerste instantie de mogelijkheden van de markt, bijvoorbeeld door het organiseren van marktconsultaties. Waar de Gemeente zich zoveel mogelijk wil beperken tot kerntaken, ligt de voorkeur daarbij op uitbesteding. We zouden daarom beter van een ‘buy or make decision’ kunnen spreken. Naast bedrijfseconomische- spelen daarbij echter ook politieke afwegingen een rol.

Het inkoopproces omvat meer dan alleen het aanbesteden van een werk, levering of dienst. Een inkoopproces begint met het in kaart brengen van behoeften en doelen. Op basis van de geschatte waarde van de opdracht en het inkooprisico (is er slechts één of een zeer beperkt aantal aanbieders), wordt de inkoopstrategie bepaalt. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan het inbestedingsvraagstuk. Elk inkoopproces is uniek en vraagt om het maken van zorgvuldige afwegingen gericht op de specifieke situatie. In de paragrafen hieronder wordt hier nader op in gegaan.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet gerechtvaardigd is

De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Deze wordt in dat geval voorafgaand aan de start van een aanbestedingsprocedure georganiseerd.

5.2 EMVI als norm

De gemeente gunt overheidsopdrachten aan de economisch meest voordelige inschrijver. De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt door de gemeente vastgesteld op basis van de:

• a.

  Beste prijskwaliteitverhouding (BPKV);

• b.

  Laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit (LKBK), zoals de levenscycluskosten, of

• c.

  Laagste prijs (LP).

In beginsel gunt de gemeente aan de inschrijver met de BPKV, maar als er onvoldoende onderscheidende criteria zijn, waarop inschrijvers toegevoegde waarde kunnen leveren, dan kiest de gemeente voor LP of LKBK. Indien mogelijk en van toepassing wordt dit al in de aanbestedingsstukken gemotiveerd. Bij inkoop van jeugdzorg en maatschappelijke ondersteuning, is gunnen enkel op laagste prijs op grond van de wet niet toegestaan .

Om beïnvloeding te voorkomen wordt de kwaliteitsbeoordeling zoveel mogelijk gescheiden van de prijsbeoordeling: het zogeheten twee-enveloppensysteem (of bij e-aanbesteden: 2 kluizensysteem). Alleen als het technische voorstel (eerste envelop/eerste kluis) voldoet en beoordeeld is aan de criteria gaat de tweede envelop/tweede kluis open: het financiële voorstel.

5.3 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk

  De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers c.q. contractanten zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente is in beginsel vrij in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

  Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.4 Lokale economie en MKB

• a.

  De gemeente heeft oog voor de lokale economie

  In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/ of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop. De gemeente zorgt daarbij echter voor adequate mededinging en moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen.

• b.

  De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB)

  Uitgangspunt is dat gelijke ondernemers gelijke kansen krijgen. De gemeente houdt bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf (waaronder ook ZZP-ers) in het oog. Dit kan de gemeente doen door:

  • •

    Opdrachten niet te groot te maken;

  • •

    Waar mogelijk gebruik te maken van percelen in de aanbestedingen;

  • •

    Het toestaan van combinaties en onderaanneming;

  • •

    Te kwalificeren op kerncompetenties;

  • •

    Het matigen van vakbekwaamheids- en referentie-eisen;

  • •

    Het verminderen van (administratieve) lasten;

  • •

    Geen onnodig zware selectie- en gunningscriteria te gebruiken;

  • •

    Gebruik te maken van groslijsten (zie par. 5.11).

De gemeente gelooft in de Achterhoekse innovatiekracht en vindt het daarom belangrijk dat ook startende (jonge) ondernemers kansen krijgen (zie ook par. 4.4).

In beginsel past de gemeente bij de aanbesteding van werken het Referentiekader Aanbestedingen van Werken Achterhoek-Liemers22 toe, dat is opgesteld door de afdelingen Achterhoek en Liemers van Bouwend Nederland23 in samenwerking met de Achterhoekse gemeenten en bestuurlijk wordt gedragen door de colleges van B&W van de Achterhoekse gemeenten.

5.5 Clusteren en percelen

De Gemeente streeft naar afstemming en samenwerking op het gebied van inkoop met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Enerzijds door het uitwisselen van kennis en kunde, anderzijds door gezamenlijk in te kopen. Gezamenlijk inkopen is in veel gevallen efficiënter en goedkoper, maar soms ook gecompliceerder.

Per opdracht wordt daarom bekeken of het doelmatig is om samen in te kopen en wordt, overeenkomstig artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012, gekeken naar:

• •

  De samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf;

• •

  De organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst en de ondernemer;

• •

  De mate van samenhang van de opdrachten.

Indien nodig, om het MKB voldoende mee te kunnen laten dingen naar een opdracht, worden geclusterde opdrachten in percelen verdeeld.

5.6 Samenwerkingsverbanden

In het kader van de artikelgroepstrategie 24 wordt bij de inkoop van sommige artikelgroepen structureel samengewerkt met de gemeenten in de Achterhoek en Liemers 25. De regie over het gehele inkoopproces van een bepaalde artikelgroep is dan belegd bij één deelnemer (meestal een gemeente), de zgn. ‘leadbuyer’. Die deelnemer wordt daarbij door een tweede deelnemer ondersteunt, de zgn. ‘buddy’.

5.7 Bepalen van de inkoopprocedure

Aanbestedende diensten moeten een bewuste keuze maken over de wijze waarop zij een opdracht in de markt willen zetten. Bij een aanbesteding boven de Europese drempelwaarden is de keuze beperkt tot in de wet toegestane procedures, maar binnen de gegeven mogelijkheden dient wel een bewuste keuze gemaakt te worden.

Objectieve gronden voor keuze procedure

In de Gids Proportionaliteit is ten aanzien van de keuze voor de procedure voorschrift 3.4A opgenomen, waarin wordt aangegeven dat de aanbestedende dienst bij de keuze van de procedure in ieder geval de volgende aspecten moet betrekken:

• •

  Omvang van de opdracht (duur in samenhang met financiële aspecten);

• •

  Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• •

  Aantal potentiële inschrijvers;

• •

  Gewenst eindresultaat;

• •

  Complexiteit van de opdracht;

• •

  Type van de opdracht en het karakter van de markt.

Ten slotte kunnen ook de volgende aspecten nog een rol spelen:

• •

  Baten en lasten van een bepaalde procedure;

• •

  Kenmerken van de sector (bv. omvang en structuur van de markt, handelspraktijken, enz.);

• •

  Geografische ligging van de plaats van de uitvoering.

Met inachtneming van bovengenoemde aspecten hanteert de gemeente bij de onderstaande bedragen -in beginsel- de volgende procedures:

(Bedragen zijn exclusief BTW)

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen kan de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente plaatst voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging op Tenderned.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen besteedt de gemeente Europees aan, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. De aankondiging wordt geplaatst in het publicatieblad van de Europese Unie via ted.europa.eu 29.

De in de tabel genoemde bedragen zijn echter richtbedragen, waarvan gemotiveerd kan worden afgeweken. Naarmate er meer van de richtbedragen 30 wordt afgeweken, dienen daarvoor zwaarwegender argumenten te worden gegeven. De inkopende budgethouder legt deze argumenten vast in een college-advies en legt dit ter besluitvorming voor aan het college.

Voor de Europese drempelbedragen geldt, anders dan voor de richtbedragen, dat hier niet van mag worden afgeweken. De kleurenbalkjes 31 van bijlage 2 geven dit grafisch weer.

5.8 Sociale- en andere specifieke diensten

In de Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU is een nieuwe categorie diensten gecreëerd: sociale en andere specifieke diensten. Deze diensten hebben vanwege hun aard een beperkte grensoverschrijdende werking. De sociale en andere specifieke diensten zijn te vinden op bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU. Voor de sociale en andere specifieke diensten (SAS-diensten) is in de genoemde Europese richtlijn en in de Aanbestedingswet 2012 een nieuw verlicht aanbestedingsregime opgenomen.

Drempelwaarde

Het verlicht regime in de Aanbestedingswet 2012 is van toepassing op sociale en andere specifieke diensten boven de Europese drempel van € 750.000. Er wordt vanuit gegaan dat, behoudens uitzonderingen, er over het algemeen weinig tot geen belangstelling van dienstverleners uit andere lidstaten zal zijn voor deze categorie diensten onder de drempel van € 750.000 32.

Procedure boven de drempel

Voor de procedure voor sociale en andere specifieke diensten geldt in het bijzonder dat:

• 1.

  De opdracht moet vooraf bekend worden gemaakt. Dit kan via een vooraankondiging of een aankondiging van de opdracht.

• 2.

  De aankondiging van de gunning wordt bekend gemaakt.

De procedure voor sociale en andere specifieke diensten is, op de hierboven genoemde verplichtingen, vormvrij. Er moet echter wel rekening gehouden worden met het transparantiebeginsel. De voorwaarden waarop de aanbestedende dienst partijen uiteindelijk selecteert en de daarop volgende procedure moeten transparant zijn. Het volgen van een meervoudig onderhandse procedure is niet uitgesloten, maar de opdracht moet wel vooraf worden aangekondigd. De aanbestedende dienst moet goed kunnen motiveren waarom zij bepaalde ondernemers wel uitnodigt om een inschrijving te doen en andere niet.

Procedure onder de drempel

Op sociale en andere specifieke diensten onder de € 750.000,- is deel 2 van de Aanbestedingswet 2012 (inzake Europese aanbesteding) niet van toepassing. Deze diensten kunnen via een enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding worden gegund. Wel zijn de algemene beginselen uit deel 1 van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit van toepassing.

5.9 Groslijstensystematiek

Op grond van artikel 1.4 van de Aanbestedingswet moet de gemeente op basis van objectieve criteria de keuze bepalen om ondernemers uit te nodigen voor de aanbestedingsprocedure. Het betreft criteria zoals kerncompetenties, technische en professionele vaardigheden of andere elementen. Ook loting is een keuzemogelijkheid, eventueel in combinatie met andere selectiecriteria.

Voor civiel- en cultuurtechnische werken met een opdrachtwaarde van minder dan € 3 miljoen en daaraan gerelateerde diensten met een waarde tot aan de Europese drempel, worden de uit te nodigen partijen bepaald aan de hand van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde groslijstensystematiek33. Enerzijds om iedere schijn van favoritisme en cliëntelisme te voorkomen, door transparant aan te tonen welke marktpartijen zijn uitgenodigd en anderzijds om kwaliteit in de uitvoering te bevorderen en te bewaken. Daar deze systematiek voorziet in een selectie op vakbekwaamheid en “past performance” vormt ze zelfstandig de motivering voor de uitnodiging van ondernemers. De procedure is te vinden op de gemeentelijke website (www.bronckhorst.nl) onder het kopje ‘Ondernemen” > “Inkoop en aanbestedingen” >’’Lokale regelgeving’’ > Procedure groslijstensystematiek Achterhoekse gemeenten (Bronckhorst).

Voor de groslijstensystematiek maakt de Gemeente gebruikt van de kwalificatiemanager in het aanbestedingsplatform Mercell Source-to-Contract. Om een objectief uitnodigingenbeleid 34 te garanderen, wordt voor het onderdeel loting gebruik gemaakt van de speciale generator in Mercell Source-to-Contract.

5.10 Raming en financieel budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve, voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. De raming is ook van belang voor de keuze van de procedure als beschreven in par. 5.7.

5.11 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief en transparant te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. Van ieder vermoeden van samenspanning maakt de gemeente melding bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM).

5.12 Wijzigingen overheidsopdracht tijdens de looptijd onder de drempel

Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft zich in meerdere arresten uitgelaten over de toelaatbaarheid van wijziging van een overheidsopdracht gedurende de looptijd zonder het volgen van een nieuwe aanbestedingsprocedure. Deze jurisprudentie is in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 geïmplementeerd en aangevuld. Door de verwevenheid met de aanbestedingsbeginselen (transparantie, gelijke behandeling) geldt het uitgangspunt dat wezenlijke wijzigingen leiden tot een nieuwe aanbestedingsprocedure, ook voor aanbestedingen onder de Europese drempel.

Een wijziging is alleen toegestaan in de volgende gevallen en onder de in het desbetreffende artikel genoemde voorwaarden:

• 1.

  Wijziging onder een 10% (diensten en leveringen) / 15% (werken)-drempel (art. 2.163b)

• 2.

  Herzieningsclausule (opgenomen in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken) (art. 2.163c)

• 3.

  Aanvullende werken, leveringen en diensten (art. 2.163d)

• 4.

  Onvoorziene omstandigheden (art. 2.163e)

• 5.

  Vervanging van de Contractant (art. 2.163f)

• 6.

  Niet-wezenlijke wijzigingen (art. 2.163g)

Volgens de wet moet de wijziging echter wel worden gepubliceerd op TenderNed. Behoudens deze verplichting past de gemeente de toegestane wijzigingen ook toe op aanbestedingen onder de Europese drempel.

6.1 Opdrachtgeverschap

Het opdrachtgeverschap van de gemeente bestaat uit verschillende fasen 35, startend vanaf de visie- en planvorming 36:

6.2 Inkoop in de organisatie

De gemeente kent een gecoördineerde inkoopfunctie met decentrale participatie. Er is sprake van integraal management, waardoor de clusters zelf verantwoordelijk zijn voor hun inkopen. De inkoop van producten en diensten die voor meer dan één cluster nodig zijn -de clusteroverschrijdende inkoop- wordt gecoördineerd. Aan de ene kant worden de behoeften binnen de organisatie gebundeld en worden de aanwezige kennis en ervaring optimaal benut door de mobilisatie van de juiste medewerkers binnen een inkoopteam. Aan de andere kant bestaat het inkoopteam uit medewerkers van alle betrokken clusters, waardoor draagvlak voor- en acceptatie van de contracten worden verkregen.

De gemeente sluit voor herhalings- en routinematige inkopen (raam)overeenkomsten af met geschikte ondernemers. Per inkooppakket wordt zoveel mogelijk gestreefd naar één enkele ondernemer. Gelijksoortige inkoopbehoeften binnen de clusters, maar ook clusteroverschrijdende, homogene inkopen worden gebundeld met als doel schaalvoordeel te behalen. In het kader van bundeling zoekt de gemeente actief naar mogelijkheden tot samenwerking met andere partijen. De inkoopadviseur heeft hierin een adviserende en initiërende rol.

Daarnaast worden alle geplande inkopen op de inkoopkalender geplaatst, zodat deze overzichtelijk en tijdig kunnen worden opgevolgd.

6.3 Verantwoordelijken

• a.

  Inkoop wordt uitgevoerd door het ambtelijk apparaat

  De portefeuillehouder inkoop is verantwoordelijk voor inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de vaststelling en de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Binnen het college zijn de burgemeester en de verschillende wethouders, afhankelijk van hun portefeuille, verantwoordelijk voor de inkoop van verschillende typen leveringen, diensten en werken.

• b.

  Rol van inkopende budgethouders

  • •

    De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van inkopende budgethouders zijn als volgt te omschrijven:

  • •

    Verantwoordelijk voor de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en daarmee het volgen van de voorgeschreven procedures;

  • •

    Verantwoordelijk voor het volledige aanbestedingsproces;

  • •

    Inkoopbehoeften bundelen, waarbij wordt gezocht naar inkoopsamenwerking en waar mogelijk schaalvoordelen;

  • •

    Het aanleggen, bijhouden en archiveren van alle belangrijke documenten in een aanbestedingsdossier;

  • •

    Het handhaven van gemaakte afspraken in het contract;

  • •

    Verantwoordelijk voor het tijdig starten van hernieuwde aanbestedingen.

• c.

  Rol van de inkoopadviseur

  • •

    De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkoopadviseur zijn als volgt te omschrijven:

  • •

    Het adviseren van budgethouders, directie en college over inkopen en aanbesteden;

  • •

    Verantwoordelijk voor het opstellen en actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

  • •

    Eerste aanspreekpunt op het gebied van inkopen en (Europees) aanbesteden;

  • •

    Signaleren van relevante ontwikkelingen in de markt, regelgeving en jurisprudentie;

  • •

    Faciliteren van de gemeentelijke organisatie met relevante informatie op het gebied van inkoop en aanbesteden;

  • •

    Het begeleiden en/of verzorgen van de procesmatige activiteiten bij aanbestedingstrajecten;

  • •

    Het verbeteren en professionaliseren van de inkoopfunctie, inclusief het uitvoeren van eerste lijnscontroles.

• d.

  Rol van de contractbeheerder

  • •

    De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de contractbeheerder zijn als volgt te omschrijven:

  • •

    Het uploaden van contracten die worden aangereikt door inkopende budgethouders;

  • •

    Het monitoren van expiratiedata en/of afronden van contracten, zodat de contracten naar het archief kunnen.