Cameraprotocol Stadshuis Gemeente Nieuwegein

Dit Cameraprotocol is opgesteld in het kader van de bescherming van de privacy van burgers en medewerkers in het stadshuis van de gemeente Nieuwegein. In dit protocol wordt informatie verstrekt over hoe de gemeente omgaat met cameratoezicht in en rondom het stadshuis. Op deze wijze laat de gemeente zien cameratoezicht verantwoord te willen inzetten en beelden op verantwoorde wijze te gebruiken. Zij denkt hiermee bij te dragen aan het voorkomen van onrechtmatige verwerkingen (waaronder misbruik van beelden en de daaruit verkregen informatie) en ervoor te zorgen dat de privacy van iedereen die in beeld komt, wordt gewaarborgd. In het stadshuis zijn verschillende voorzieningen gevestigd, waaronder de GGD Regio Utrecht, de Bibliotheek Nieuwegein en Werk-Inkomen en Lekstroom. Dit protocol en de privacyverklaring op de website zijn daarom ook van toepassing op de beelden die van de bezoekers van deze, en mogelijk van andere toekomstige voorzieningen, worden gemaakt.

Het besluit om in en rondom het pand van camera’s te voorzien, is genomen om diverse redenen, waaronder de behoefte aan verhoogde veiligheid(sgevoel) en het waarborgen van een veilige omgeving voor bezoekers en medewerkers van het stadshuis. Met de toenemende drukte, de grootte en de veelzijdige functies die het stadshuis vervult, is het belangrijk om naar orde en overzicht te streven en om ongewenste gedragingen (diefstal, vandalisme, etc.) te voorkomen. De gemeente streeft met het cameratoezicht dan ook het gemeentelijke gebouw en overige eigendommen van de gemeente te beschermen. De implementatie van cameratoezicht helpt bij het tijdig signaleren van incidenten en ondersteunt de handhavingsdiensten bij hun werk. Het cameraprotocol fungeert daarom als leidraad voor verantwoorde inzet van cameratoezicht en verantwoorde verwerking van de beelden door de gemeente Nieuwegein, waarbij de privacy van burgers en bezoekers wordt gerespecteerd en beschermd.

Het is voor de gemeente cruciaal om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen rondom privacy en gegevensbescherming bij het inzetten van cameratoezicht en het gebruiken van de beelden. Cameratoezicht is een vorm van observatie en monitoring van gedrag van mensen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist dat er een risicoanalyse ofwel een Data Protection Impact Assessment (DPIA) wordt uitgevoerd bij verwerkingen die observatie inhouden. 1Nu de gemeente het stadshuis in 2024 heeft gerenoveerd, openbare ruimtes heringericht en de oude camera’s vervangen, waren deze veranderingen aanleiding om in 2024 een DPIA uit te voeren op het vernieuwde cameratoezicht in en rondom het gemeentegebouw en om het toen bestaande cameraprotocol te herzien. Op basis van de resultaten van de door externe partij uitgevoerde DPIA heeft de gemeente maatregelen genomen om de voortgekomen risico’s te mitigeren. Dit protocol betreft een hernieuwing van het bestaande protocol waarin rekening is gehouden met de resultaten van de DPIA. Een overzicht van alle camera’s maakt ook onderdeel uit van de uitgevoerde DPIA.

Het nieuwe cameratoezicht is ingericht in overeenstemming met de AVG en beoogt duidelijkheid te verschaffen over:

• a.

  de doelstelling van het cameratoezicht;

• b.

  de grondslag en vereisten ervan;

• c.

  het beheer van de beelden;

• d.

  de toegang tot de beelden;

• e.

  de verwerking van de beelden.

Daarnaast worden in dit protocol praktische zaken weergegeven over beheer en onderhoud van dit protocol.

• 1.

  Dit Cameraprotocol bedoeld voor iedereen die in beeld komt, is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwegein.

• 2.

  De organisaties die in het gemeentepand gehuisvest zijn (op basis van een huurovereenkomst) ofwel de partners van de gemeente Nieuwegein, hebben het vastgestelde Cameraprotocol ter kennisname ontvangen.

• 3.

  Dit Cameraprotocol en het cameratoezicht(s)systeem) wordt tweejaarlijks geëvalueerd en herzien of eerder indien nodig vanwege veranderende omstandigheden of bedreigingen (wijzigingen in wetgeving, veranderingen in het gebruik en noodzaak van camera’s, effectiviteit van de huidige beveiligingsmaatregelen in het licht van technologische ontwikkelingen) interne evaluaties en periodieke penetratietests of wanneer incidenten of klachten grote aanpassingen vereisen.

• 1.

  De doelen van het cameratoezicht zijn de volgende:

  • a.

    Beschermen van de bezoekers, medewerkers en de gebouwen van de gemeente en het creëren van een verhoogd veiligheidsgevoel;

  • b.

    (Het ondersteunen van) de beveiliging van (de toegang tot) de gebouwen en terreinen van het stadshuis en het voorkomen van inbraak, diefstal en vandalisme;

  • c.

    Toezichthouden binnen de gebouwen van de gemeente; en

  • d.

    Incidentenafhandeling.

• 2.

  Vastgelegde camerabeelden en gerelateerde persoonsgegevens kan de gemeente Nieuwegein vervolgens ook gebruiken voor:

  • a.

    Het onderzoeken en afhandelen van (mogelijke) incidenten;

  • b.

    Interne controle, zoals toegangsbeheer;

  • c.

    Het afhandelen van eventuele verzoeken, klachten en geschillen;

  • d.

    Het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van de rechten van betrokkenen; en

  • e.

    Het voldoen aan wettelijke verplichtingen en beroepsregelgeving, en aan verzoeken van bevoegde overheidsinstanties.

• 3.

  Met andere woorden komen deze doeleinden neer op:

  • a.

    Reconstrueren van voorvallen die een inbreuk hebben gemaakt op grondrechten;

  • b.

    Onderzoeken van vermeende integriteitsschendingen en/of overtredingen van gedragsregels en/of wettelijke voorschriften.

• 1.

  Camera’s verwerken persoonsgegevens. Camerabeelden van personen die herkenbaar te zien zijn, betreffen verwerkte persoonlijke gegevens. Dit betekent dat de AVG van toepassing is.

• 2.

  Op grond van de AVG mogen persoonsgegevens (de camerabeelden) alleen verwerkt worden als er één van de wettelijke grondslagen uit de AVG van toepassing is.

• 3.

  De gemeente Nieuwegein beroept zich voor de toepassing van cameratoezicht op de grondslag “gerechtvaardigd belang”. Dat wil zeggen dat het cameratoezicht plaatsvindt in “eigen belang”, namelijk het beschermen van het gemeentegebouw en eigendommen, het creëren van veilige omgeving voor personeel en bezoekers en ten behoeve van informatiebeveiliging. Het cameratoezicht in en rondom het stadshuis is namelijk een privaatrechtelijke handeling die de gemeente als publiekrechtelijke persoon uitvoert. Het cameratoezicht valt daarom niet onder de publieke taakuitoefening.

• 4.

  De gemeente Nieuwegein heeft voor het vervangen van de oude camera’s en het plaatsen van nieuwe camera’s een risicoanalyse uitgevoerd (DPIA) en ook beoordeeld of de gemeente zich succesvol kan beroepen op gerechtvaardigd belang.

• 5.

  Om het cameratoezicht steeds verantwoord te laten plaatsvinden, zal de gemeente Nieuwegein bij grote wijzigingen in een nieuwe DPIA opnieuw een beoordeling moeten gaan doen en de Functionaris Gegevensbescherming op advies vragen.

• 1.

  De gemeente Nieuwegein is de enige verwerkingsverantwoordelijke voor het beheer en gebruik van cameratoezicht ongeacht wie in beeld komt; de bezoekers specifiek voor de gemeentelijke diensten of de bezoekers specifiek voor de diensten van andere organisaties die in het pand gehuisvest zijn. De gemeente Nieuwegein bepaalt zelfstandig het doel en de middelen van het cameratoezicht als beheerder van het pand. Met het betreden van het stadshuis is het verder duidelijk dat men bezoek brengt aan het stadshuis en past dit in de verwachting van de betrokkene.

• 2.

  Organisaties die gebruik maken van het gemeentepand ofwel de partners van de gemeente betreffen de gebruikers van het stadhuis van de gemeente (en huren dus het gebouw in). In de specifieke vertrekken van de partners vindt er geen cameratoezicht plaats.

• 3.

  Met het huren van het pand stemmen de partners in met het toepassen van cameratoezicht en vertrouwen de beoordeling van de rechtmatigheid ervan en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens toe aan de gemeente Nieuwegein als verhuurder van (onderdelen van) het gemeentepand als het gaat om het naleven van de vastgestelde protocollen en richtlijnen voor cameratoezicht, inclusief het correct omgaan met camerabeelden, en melden eventuele incidenten of afwijkingen aan de gemeente Nieuwegein.

• 4.

  De partners hebben dit Cameraprotocol ter kennisname ontvangen.

• 5.

  De Veiligheidscoördinator van de gemeente Nieuwegein is intern verantwoordelijk voor het cameratoezicht en handhaving van dit beleid. De gemeente heeft een goede interne rollenstructuur om cameratoezicht zo verantwoordwoord mogelijk te laten plaatsvinden.

6.2. Flexibele camera’s

Dit protocol ziet niet op de inzet van flexibele camera’s. Voorbeelden van flexibele camera’s zijn drones en Body Cams op buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s). Deze camera’s vallen buiten de scope van dit Cameraprotocol.

• 1.

  Bij verwerking van persoonsgegevens komen de betrokkenen in de zin van de AVG enkele rechten toe die als instrument kunnen worden ingezet om regie te kunnen voeren over eigen persoonsgegevens.

• 2.

  De gemeente Nieuwegein beschikt over een procedure rechten van betrokkenen. Deze procedure is van toepassing voor het indienen en in behandeling nemen van verzoeken rondom de verwerking van camerabeelden met inachtneming van hetgeen is opgenomen in Hoofdstuk 7.2 (verzoek om inzage) en in Hoofdstuk 8.

• 3.

  Betrokkenen kunnen ook verzoeken om persoonsgegevens die op hen betrekking hebben, te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift zijn verwerkt. Omdat camerabeelden opnames van feitelijke weergaven zijn, is het niet mogelijk om deze te wijzigen of aan te vullen. Verwijderen van camerabeelden is enkel mogelijk wanneer op grond van de AVG geen redenen zijn om het verzoek te weigeren. Hiervoor wordt de algemene procedure rechten van betrokkenen gevolgd die de gemeente Nieuwegein hanteert bij verzoeken van betrokkenen.

• 4.

  Voor de uitvoering en behandeling van alle overige rechten van betrokkenen wordt verwezen naar de algemene gemeentelijke procedure rechten van betrokkenen.

• 5.

  In dit Cameraprotocol (Hoofdstuk 7.2 en Hoofdstuk 8) zijn enkel de specifieke zaken ten aanzien van uitoefening van rechten van betrokkenen met betrekking tot cameratoezicht uitgewerkt die afwijken van de algemene gemeentelijke procedure rechten van betrokkenen.

• 1.

  De gemeente Nieuwegein zorgt voor gepaste technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de camerabeelden te beschermen en herziet dit Cameraprotocol periodiek overeenkomstig het bepaalde in Hoofdstuk 2.

• 2.

  De beveiligingsmaatregelen betreffen onder andere afspraken met derde partijen over de verwerking van camerabeelden, het uitdenken en implementeren van rollenstructuur met bijbehorende bevoegdheden en verantwoordingsmechanismen voor toegang tot de camerabeelden.

• 3.

  Technische maatregelen worden gebruikt om de beelden te beveiligen, om de beelden te minimaliseren tot enkel het noodzakelijke door middel van blurren en om beelden te versleutelen wanneer beelden verstrekt worden aan derde partijen zoals politie.

Bij datalekken of beveiligingsincidenten met camerabeelden wordt de interne Datalekprocedure gevolgd. Voor het melden van datalekken wordt verwezen naar de informatie op de gemeentelijke website.

• 1.

  Bij klachten omtrent cameratoezicht vanuit de betrokkene wordt de interne Klachtenprocedure in werking gesteld. Als er na onderling overleg geen oplossing wordt gevonden, kan de betrokkene besluiten om de klacht ter bemiddeling voor te leggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

• 2.

  Wanneer de klacht betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens en een impliciet verzoek omtrent uitoefening van de rechten van betrokkenen betreft, wordt de interne procedure rechten van betrokkene gevolgd met inachtneming van Hoofdstuk 7 en Hoofdstuk 8.

• 3.

  Bij klachten of suggesties omtrent dit Cameraprotocol kan via de gemeentelijke website contact worden opgenomen met de Veiligheidscoördinator. 3Wanneer men klachten heeft over het cameratoezicht en de afhandeling van verzoeken om inzage en verstrekking, dient men contact op te nemen met de klachtencoördinator van de gemeente Nieuwegein via de gemeentelijke website.4