Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van gemeente Uitgeest 2025

1. Het college regelt de verdeling van zijn portefeuilles en werkzaamheden.

2. Bij veranderde omstandigheden kan de verdeling van de portefeuille en werkzaamheden worden gewijzigd.

3. In afwijking van de verdeling uit lid 1 van dit artikel kan het college de voorbereiding van bepaalde zaken of de bestuurlijke begeleiding van projecten aan één of meer door hem aan te wijzen leden opdragen.

4. Het college regelt de onderling vervanging in geval van verhindering van één van de wethouders of de burgemeester.

5. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de (loco) secretaris.

1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag vanaf 10:00 uur en daarnaast zo vaak als de voorzitter het nodig acht.

2. Het college kan in bijzondere gevallen besluiten dat een vergadering niet, of op een andere dag of ander uur wordt gehouden. De (loco) secretaris geeft hiervan kennis aan de leden die niet bij het besluit aanwezig waren.

3. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De (loco) secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering. Hierbij vermeldt de (loco) secretaris de onderwerpen die worden besproken.

4. De oproep voor de vergadering zoals omschreven in lid 3 van dit artikel wordt zo mogelijk uiterlijk 24 uur van te voren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college toegezonden.

5. De vergaderingen worden in principe in het gemeentehuis gehouden.

1. Een lid dat verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft daarvan kennis aan de (loco) secretaris.

2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en aan de locosecretaris.

1. Voor elke vergadering worden, onder verantwoordelijkheid van de (loco) secretaris, uiterlijk op vrijdagmiddag 17:00 uur de definitieve agenda en bijbehorende stukken in de vergaderapp van het college geplaatst.

2. De agenda voor elke vergadering wordt tijdens het agendaoverleg op maandagochtend voorbesproken waaraan de voorzitter, de secretaris en de bestuursadviseur deelnemen.

3. Alle collegeadviezen worden in de regel op de bespreekstukkenlijst behorende bij de agenda opgenomen.

4. De collegeadviezen en overige stukken worden op de agenda van de desbetreffende vergadering geplaatst.

5. Onderwerpen waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar die in verband met het spoedeisende karakter behandeld moeten worden, worden onder opgave van reden(en) van urgentie gemeld aan de (loco) secretaris. Deze onderwerpen worden betrokken bij het agendaoverleg zoals genoemd in het tweede lid.

1. Naast de collegeleden en de secretaris is de bestuursadviseur aanwezig als adviseur bij de collegevergaderingen.

2. Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen om een (nadere) toelichting te geven op een agendapunt.

1. In de vergadering van het college kan, conform artikel 56 van de Gemeentewet, slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is belegt de burgemeester, krachtens- en onder verwijzing naar artikel 56 van de Gemeentewet, opnieuw een vergadering.

2. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

3. Indien bij een (zwaarwichtig) besluit één of meer leden van het college niet instemmen met het besluit, kan op de besluitenlijst worden aangetekend dat de betreffende collegeleden een minderheidsstandpunt innemen.

4. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 5 t/m 7 van dit artikel wordt toegepast.

5. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

6. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot. Dit overeenkomstig artikel 31 van de Gemeentewet.

7. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee persoenen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot. Dit overeenkomstig artikel 31 van de Gemeentewet.

8. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken wordt, krachtens artikel 59 van de Gemeentewet, opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist, krachtens artikel 59 van de Gemeentewet, de stem van de voorzitter.

1. De (loco) secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst van de vergadering.

2. De besluitenlijst bevat ten minste:

• a.

  de namen van de aan- en afwezige leden.

• b.

  de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging.

• c.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest.

• d.

  een formulering van de door het college genomen besluiten.

3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt conform artikel 7 lid 2.

4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

5. De openbare besluiten op de besluitenlijst worden na vaststelling van de besluitenlijst gepubliceerd op de gemeentelijke website en geborgd in het gemeentelijk archief.

1. De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden, tenzij het college vooraf anders beslist.

2. Indien het college heeft besloten tot het houden van een openbare vergadering, wordt daaraan openbare bekendheid gegeven op een wijze die past bij het doel van de openbare vergadering.

3. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

1. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking. Op dat moment vervalt het op 20 december 1994 vastgestelde reglement.

2. Dit reglement wordt aangehaald als het ‘Reglement van orde van het college’.