Huishoudelijk reglement voor de agendacommissie van Hendrik-Ido-Ambacht 2020

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  agendacommissie: de door de raad ingestelde commissie bestaande uit de voorzitter van de raad, voorzitters van de raadscommissies/poule van voorzitters en de griffier;

• b.

  voorzitter: de voorzitter van de raad;

• c.

  plaatsvervangend voorzitter: bij afwezigheid van de voorzitter neemt een van de aanwezige leden van de agendacommissie het plaats vervangend voorzitterschap op zich tijdens de betreffende vergadering.

• d.

  griffier: de griffier van de raad, tevens griffier van de agendacommissie of diens vervanger.

• e.

  Termijnkalender: de planning zoals de organisatie zaken aan de orde wil stellen in de raadsvergaderingen gedurende het jaar

Artikel 2. Doel

Het doel van de agendacommissie is besluitvormend over alle maatregelen voor het goed verlopen van de vergaderingen van de gemeenteraad, de commissievergaderingen en beeldvormende/informatieve vergaderingen zodanig dat gemeenteraad en college naar behoren kunnen functioneren. De agendacommissie draagt zorg voor de agendering van de commissie- en raadsvergaderingen. Zij heeft tot taak de behandelprocedures, tijdstippen en vergaderduur vast te stellen, met inachtneming van dit reglement van orde.

Artikel 4. Taken

De agendacommissie doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad. Daartoe behoren in ieder geval de volgende taken:

• 1.

  Het vaststellen van het vergaderschema/de vergadercyclus voor raads- en commissievergaderingen en de vergaderingen van informatieve of andere aard, zo nodig met een tijdsindeling.

• 2.

  Het vaststellen en eventueel wijzigen van data en tijdstippen van overige activiteiten voor de raad en haar leden. (bijvoorbeeld beeldvormende of informatieve avond).

• 3.

  Het voorbereiden en vaststellen van de inhoud van de voorlopige agenda's voor raads- en commissievergaderingen.

• 4.

  In aanvulling op de raadsvergaderingen als bedoeld in dit artikel, vergadert een raad voorts als zijn Voorzitter het nodig acht of als tenminste twee fracties schriftelijk, met opgaaf van redenen, daarom verzoeken.

• 5.

  Het vaststellen van vergaderingen als bedoeld in artikel 17, tweede lid, van de Gemeentewet en lid 4 van dit artikel.

• 6.

  Wanneer afwijkingen van het vastgestelde vergaderschema nodig zijn, wordt datum en aanvangsuur van de raads- of commissievergadering bepaald, hiervan wordt mededeling gedaan aan het seniorenconvent in afschrift aan de raad.

• 7.

  Planning en afstemming voor het houden van een extra raads- of commissievergadering vindt plaats, zo nodig na consultatie van het seniorenconvent.

• 8.

  Afstemming over de te volgen werkwijze en vergaderorde in raad en commissies.

• 9.

  Attenderen op kwalitatieve aspecten van praktische faciliteiten van raad en commissies (toezending stukken, werking van het Raadsinformatiesysteem (RIS), etc.).

• 10.

  Voorstellen aan de raad doet met betrekking tot de vorm van vergaderen.

• 11.

  Bewaken van termijnen zoals opgenomen in de termijnkalender en verdeling in de tijd en over de commissies van de onderwerpen zoals opgenomen in de termijnkalender.

Artikel 9. Uitleg van het Reglement

In de gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing ervan, beslist de agendacommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 10. Slotbepaling

Dit huishoudelijk reglement kan worden aangehaald als: “Reglement voor de agendacommissie van Hendrik-Ido-Ambacht 2020”.

Het reglement treedt in werking de dag na besluitvorming in de raad.