Financiële Verordening VrAA 2024

1. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks voorafgaand aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft een ontwerpbegroting op, rekening houdend met de termijnen gesteld in de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland.

2. In de ontwerpbegroting wordt een meerjarenraming opgenomen voor minimaal drie opeenvolgende jaren, volgend op het begrotingsjaar.

3. Het algemeen bestuur stelt de begroting voor het eerstvolgend begrotingsjaar vast. De drie opeenvolgende jaren worden ter kennisname gepresenteerd.

4. Investeringen met een meerjarig karakter worden wel voor alle jaren vastgesteld.

5. De toerekening van de regionale gemeentelijke bijdrage aan de afzonderlijke gemeenten, de wijze van vaststelling van maatwerkbijdragen per gemeente en de wijze van indexatie van de gemeentelijke bijdragen wordt beschreven in een nota gemeentelijke bijdragen en indexatie.

6. Het algemeen bestuur stelt door middel van het vaststellen van de begroting een programma-indeling vast.

7. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma relevante beleidsindicatoren vast voor het meten en afleggen van verantwoording over de te leveren prestaties.

8. Het algemeen bestuur kan vaststellen over welke onderwerpen zij, in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

9. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting, de beleidsuitvoering, de baten en de lasten per programma.

2. Nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

3. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportage met (in de bijlage toegevoegd eventuele) begrotingswijzigingen doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten en/of het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

4. Overheveling van restant exploitatiebudgetten is, anders dan via een voorstel tot resultaatbestemming, niet mogelijk.

5. Investeringen worden in de begroting geautoriseerd via de volgende indeling:

• a.

  Gronden, bedrijfsgebouwen en installaties

  • i.

    Kredieten voor nieuwbouw of renovatie worden per bedrijfsgebouw geautoriseerd. Dit betreft een krediet per bedrijfsgebouw waar, indien het een meerjarige investering betreft, indicatief een verdeling van de uitgaven per jaar weergegeven wordt.

  • ii.

    Een totaalkrediet voor het begrotingsjaar voor terugkerende investeringen wordt geautoriseerd. Kredieten in opvolgende jaren zijn ter kennisname.

• b.

  Inventaris gebouwen en apparatuur. Een totaalkrediet voor het begrotingsjaar wordt geautoriseerd. Kredieten in opvolgende jaren zijn ter kennisname tenzij anders vermeld.

• c.

  Vervoer. Een totaalkrediet voor het begrotingsjaar wordt geautoriseerd. Kredieten in opvolgende jaren zijn ter kennisname tenzij anders vermeld.

• d.

  Overig. Een totaalkrediet voor het begrotingsjaar wordt geautoriseerd. Kredieten in opvolgende jaren zijn ter kennisname tenzij anders vermeld.

6. Geautoriseerde investeringskredieten die niet zijn uitgegeven kunnen tot maximaal twee jaren worden overgeheveld naar het volgende jaar of verder.

7. Voor een investering groter dan € 250.000, waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel aan het algemeen bestuur voor.

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur over de realisatie van de begroting door middel van één tussentijdse rapportage.

2. De inrichting van de rapportage sluit aan bij de indelingssystematiek van de begroting.

3. De rapportage gaat in op relevante afwijkingen in de lasten en baten en geplande prestaties. Toelichting vindt plaats bij afwijkingen > € 250.000.

1. In de jaarstukken worden ten minste afwijkingen in baten en lasten per programma groter dan € 250.000 ten opzichte van de (gewijzigde) begroting toegelicht.

2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de uitputting van het krediet weergegeven.

3. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarresultaat.

1. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de VrAA, inclusief de toevoegingen aan de reserves.

2. In de paragraaf bedrijfsvoering worden minimaal de geconstateerde afwijkingen groter dan de onder 1 genoemde verantwoordingsgrens nader toegelicht, evenals maatregelen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks tijdens de eerste vergadering van het betreffende jaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid over het betreffende boekjaar aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het programmaniveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal beschikbaar gestelde (meerjarig) kredietbedrag per investering. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het meerjarig investeringskrediet , wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Een overschrijding op de lasten van de begroting wordt in beginsel als onrechtmatig beschouwd. Overschrijdingen worden niet als onrechtmatig aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. De rechtmatigheid betreft dan zowel de inkomsten als de uitgaven.

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c.

  Er is sprake van een overschrijding die volgens de afspraken met het algemeen bestuur wordt verrekend met een (egalisatie)reserve/voorziening.

• d.

  De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage met een begrotingswijziging als bijlage.

6. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van VrAA bij financiële beheershandelingen.

2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van VrAA.

1. Het algemeen bestuur stelt de kaders waarbinnen het financieel beleid moet passen vast in beleidsnota's

2. Het algemeen bestuur stelt ten minste eenmaal in de vier jaar de volgende beleidsnota's vast:

• a.

  Waardering en afschrijving vaste activa (WAAVA)

• b.

  Reserves en voorzieningen

• c.

  Treasurystatuut

• d.

  Risicomanagement en weerstandsvermogen

1. Het investeringsplan wordt jaarlijks opgenomen in de begroting en verantwoord in de jaarrekening.

2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur eens in de 4 jaar een nota investeren, waardering en afschrijving vaste activa aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval:

• a.

  de duur van de afschrijving naar soort, die is vastgelegd in de afschrijvingstabel per onderdeel.

• b.

  de wijze van afschrijven.

• c.

  de wijze van waarderen van activa

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

2. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten (integrale toerekening van kosten)

3. Het rentepercentage dat in de begroting gehanteerd wordt voor egalisatie van kapitaallasten wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.

1. Voor de levering van goederen, diensten en werken door VrAA aan overheidsbedrijven en derden waarbij VrAA in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs (inclusief BTW) in rekening gebracht.

2. Bij afwijking van het eerste lid vanwege een publiek belang doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een bestuursbesluit, waarin het publiek belang van de activa wordt gemotiveerd.

3. Bestuursbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

1. Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken inzicht in de risico’s van materieel belang en maakt een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Hierbij wordt tevens de weerstandscapaciteit inzichtelijk gemaakt en wordt aangegeven in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang opgevangen kunnen worden.

2. De kaders voor risicomanagement zijn vastgelegd in de beleidsnota “risicomanagement en weerstandsvermogen”

1. De inrichting en de werking van de (financiële) administratie voldoet aan het BBV en andere relevante wetgeving, zodat kan worden voldaan aan het verstrekken van informatie aan het Rijk, de Provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen hebben opgelegd aan de VrAA.

2. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in VrAA als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel en verbetering van de tekortkomingen.

2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een interne toetsing van organisatie onderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen vastgelegd in interne controles

3. Voor de interne toetsing, zoals genoemd in lid 1, wordt vierjaarlijks onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller een strategisch intern controleplan opgesteld met jaarlijks daarvan afgeleid een jaarlijks uitvoeringsplan. In het controleplan is vermeld welke processen worden gecontroleerd en met welke periodiciteit, en op welke wijze wordt gerapporteerd over de bevindingen.

1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2024.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële Verordening VrAA 2024.