Verordening financieel beleid, beheer en organisatie van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) Artikel 212 Gemeentewet

Besluit van het Algemeen Bestuur (AB) van de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) tot vaststelling van de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie van de gemeenschappelijke regeling BsGW(artikel 212 Gemeentewet)

Het Algemeen Bestuur van BsGW;

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van BsGW d.d. 14 november 2024;

gelet op artikel 68, lid 7 van de Wet gemeenschappelijke regelingen jo. artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) van de gemeenschappelijke regeling BsGW

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  administratie:

• het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• •

  rechtmatigheidsverantwoording:

• de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Paragraaf 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt bij het vaststellen van de begroting een programma-indeling vast.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur per programma vast:

a. de taakvelden, en

b. minimaal de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur stelt vast over welke onderwerpen hij eventueel in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

• a.

  van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

• b.

  in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 2.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 3.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden in elk geval posten vanaf € 100.000,- afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur biedt uiterlijk in de maand november (t-2) aan het Algemeen Bestuur een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar (t) en de meerjarenraming. Het Algemeen Bestuur stelt deze nota in de maand december (t-2) vast.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van 1,4% van de totale bruto lasten opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur als zij verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden.

• 4.

  Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het Algemeen Bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet het Dagelijks Bestuur bij structurele en onontkoombare afwijkingen groter of gelijk aan 3% van het begrotingstotaal in het eerste of tweede kwartaal van het kalenderjaar voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het Dagelijks Bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten .

• 5.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur 4x per jaar door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling.

• 2.

  De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van de baten en de lasten per programma en het resultaat.

• 3.

  In de tussentijdse rapportages worden in ieder geval afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 100.000 toegelicht.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur kan het Algemeen Bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

Artikel 8. Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen

Dit artikel is niet van toepassing voor BsGW.

Artikel 9. EMU-saldo

Als het Rijk de gemeenschappelijke regeling BsGW bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het Dagelijks Bestuur een aanpassing nodig acht, doet het Dagelijks Bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen boven de vastgestelde rapporteringstolerantie in het controleprotocol nader toegelicht. Daarnaast geeft het Dagelijks Bestuur in de paragraaf bedrijfsvoering informatie over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten.

Artikel 11. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk in de maand december (t-1) ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving in het jaar twaaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c.

  De overschrijding of onderschrijding van baten of lasten is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en

• oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling.

Paragraaf 4. Financieel beleid

Artikel 14.Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur biedt, voor zover van toepassing, het Algemeen Bestuur jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als bijlage bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

Artikel 15. Voorziening voor oninbare vorderingen

Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur bij de aanbieding van de jaarstukken over de oninbare vordering.

Artikel 16. Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken geeft het Dagelijks Bestuur inzicht in de stand en het verloop van de reserves en voorzieningen.

• 3.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt in ieder geval aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve;

• b.

  het bestedingsplan van de reserve

• c.

  de voeding van de reserve;

• d.

  de maximale hoogte van de reserve, en

• e.

  de maximale looptijd.

• 4.

  Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 17.Kostenverdeelmethode

De gemeenschappelijke regeling rekent de kosten aan de deelnemers door via de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kostenverdeelmethode.

Artikel 18. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2.

  Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het Dagelijks Bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van het Algemeen Bestuur, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

• 3.

  Besluiten van het Algemeen Bestuur met de motivering van het publiek belang zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

Artikel 19. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Dit artikel is niet van toepassing op BsGW.

Artikel 20. Financieringsfunctie

Het Dagelijks Bestuur neemt bij het aangaan van leningen het volgende in acht:

• 1.

  Het is niet toegestaan leningen uit te geven.

• 2.

  Voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar moet het Algemeen Bestuur toestemming geven en worden ten minste drie prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; toetsing geschiedt met behulp van het vier-ogen principe; en

• 3.

  Er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, lid c, van de Wet financiering decentrale overheden.

Paragraaf 5. Paragrafen bij de begroting en jaarstukken

Artikel 21. Lokale heffingen

Dit artikel is niet van toepassing op BsGW.

Artikel 22. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 23. Onderhoud kapitaalgoederen

Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 24. Financiering

Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf financiering van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 25. Bedrijfsvoering

Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 26. Verbonden partijen

Dit artikel is niet van toepassing op BsGW.

Artikel 27. Grondbeleid

Dit artikel is niet van toepassing voor BsGW.

Paragraaf 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 28. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van de gemeenschappelijke regeling van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de gemeenschappelijke regeling;

• e.

  het afleggen van verantwoording door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 29. Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van organisatie van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidig toewijzing van de taken van de gemeenschappelijke regeling aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en

• h.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van de regelingen van de gemeenschappelijke regeling en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• i.

  het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 30. Interne controle

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Paragraaf 7. Slotbepalingen

Artikel 31.Intrekking oude regeling

De verordening financieel beleid, beheer en organisatie BsGW (vastgesteld in het Algemeen Bestuur van 23 maart 2023) wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 32.Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 16-12-2024.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) van de gemeenschappelijke regeling BsGW.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 12-12-2024.

De voorzitter,

De directeur,

Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 14

Alleen activa met een verkrijgingsprijs van € 20.000,- of meer worden geactiveerd.

Activa worden lineair afgeschreven, waarbij onderstaande afschrijvingstermijnen van toepassing zijn:

Het Dagelijks Bestuur kan besluiten om voor individuele activa een andere afschrijvingstermijn te hanteren dan de hierboven beschreven afschrijvingstermijnen wanneer dit voor het betreffende actief een beter beeld geeft van de feitelijke economische levensduur.

Voor activa die gedurende het jaar in gebruik worden genomen, start de afschrijvingsperiode per 1 januari van het eerstvolgende jaar.

• •

  Bijvoorbeeld: aanschaf van inventaris á € 25.000,- in november 2024. Dan afschrijven per 1 januari 2025 en activeren op de balans in november 2024.