Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap Brabantse Delta

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

• a. accountant: door het algemeen bestuur benoemde accountant die voldoet aan het in artikel 109, tweede lid van de Waterschapswet opgenomen criterium en die is belast met de onder b omschreven accountantscontrole;

• b. accountantscontrole: in artikel 109 van de Waterschapswet bedoelde controle uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant;

• c. deelverantwoording: in opdracht van het algemeen bestuur opgestelde afzonderlijke verantwoording van een deel van de organisatie van het waterschap;

• d. financieel beheer: totaal van de activiteiten (financiële beheershandelingen) die er voor zorgen dat de uitvoering van het in de begroting opgenomen, vastgestelde beleid volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is;

• e. goedkeuringstolerantie: maximaal bedrag dat de accountant hanteert voor afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle tezamen voor het verstrekken van een (goedkeurende) verklaring bij de jaarrekening.

• f. rapporteringstolerantie: bedrag dat de accountant en het dagelijks bestuur hanteert ten behoeve van respectievelijk de rapportering in het verslag van bevindingen en de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken;

• g. rechtmatigheid: mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van algemeen en dagelijks bestuur, wordt gehandeld;

• h. rechtmatigheidsverantwoording: verantwoording van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordeningen.

Artikel 2 (Verbijzonderde) interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties minimaal jaarlijks een interne toetsing plaatsvindt.

• 2. De resultaten van de interne toetsing en eventuele maatregelen tot herstel zoals bedoeld in het voorgaande deel van dit artikel worden ter kennisneming aan het dagelijks bestuur aangeboden. Indien de rapporteringstolerantie wordt overschreden wordt de individuele afwijking ter kennisgeving aangeboden aan het algemeen bestuur.

• 3. Bij relevante afwijkingen die tijdens de in het eerste lid bedoelde toetsing worden gevonden, neemt het dagelijks bestuur tijdig maatregelen tot herstel.

Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole vindt plaats door een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

• 4. Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 4 Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van subsidies bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze eisen moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

Artikel 5 Protocol accountantscontrole

• 1. Voorafgaande aan de accountantscontrole van de jaarrekening legt het algemeen bestuur in het ‘controleprotocol’ in ieder geval vast wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidstraject is en wat de rol van de accountant ten aanzien van rechtmatigheid is.

• 2. In het in eerste lid bedoelde protocol wordt in ieder geval ingegaan op:

  • a.

    de rechtmatigheidscriteria die in beschouwing worden genomen;

  • b.

    de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen;

  • c.

    de regelgeving die in het kader van de begrotingsrechtmatigheid in beschouwing moet worden genomen (het normenkader);

  • d.

    de aspecten die binnen het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium in beschouwing worden genomen;

  • e.

    de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd;

  • f.

    de rapporteringstoleranties die worden gehanteerd;

  • g.

    de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma’s, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • h.

    de looptijd van het controleprotocol.

Artikel 6 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole kan indien gewenst periodiek (afstemmings)overleg plaats vinden tussen de accountant en vertegenwoordigers van het algemeen en dagelijks bestuur alsmede van de organisatie.

Artikel 7 Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen overeenkomstig het daarover bepaalde in de ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Brabantse Delta’ voor aan het algemeen bestuur.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 8 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot relevante locaties en informatiedragers van het waterschap.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle bij het waterschap werkende personen en leden van het algemeen en dagelijks bestuur mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle bij het waterschap werkende personen en leden van het algemeen bestuur zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur.

Artikel 9 Rapportage

• 1. Als de accountant bij een accountantscontrole afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, of tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is meldt hij deze terstond schriftelijk aan het dagelijks bestuur en vraagt hij het dagelijks bestuur daarop te reageren. Als de accountant na overleg met het dagelijks bestuur de mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controle verklaring, meldt hij dit aan het algemeen bestuur en vermeldt hij daarbij de reactie van het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen, brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit aan de directie over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd, waarbij het dagelijks bestuur de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant zendt zijn controleverklaring bij de jaarrekening en zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur.

• 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door het algemeen bestuur van de jaarstukken, de controleverklaring en het verslag van bevindingen met een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van het algemeen bestuur.

Artikel 10 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het dagelijks bestuur legt na afloop van ieder begrotingsjaar verantwoording af aan het algemeen bestuur over de geconstateerde rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de jaarrekening door middel van een rechtmatigheidsverantwoording met in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting daarop.

• 2. Voor zover het totaalbedrag aan rechtmatigheidsfouten of het totaalbedrag aan onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid hoger is dan de verantwoordingsgrens zoals opgenomen in het controleprotocol, neemt het dagelijks bestuur deze op in de rechtmatigheidsverantwoording.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag worden de geconstateerde afzonderlijke rechtmatigheidsfouten en/of afzonderlijke onduidelijkheden groter dan de in het controleprotocol opgenomen rapporteringstolerantie nader toegelicht.

Artikel 11 Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium als bedoeld in artikel 1 heeft betrekking op de eisen/voorwaarden die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks een normenkader rechtmatigheid aan, indien dit is gewijzigd ten opzichte van het voorgaande jaar. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit (materiële) financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12 Begrotingscriterium

• 1. De begrotingsrechtmatigheid als bedoeld in artikel 1 wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd.

• 2. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal beschikbaar gestelde investeringskrediet. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal beschikbaar gestelde investeringskrediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd.

• 4. Onderschrijdingen van de lasten of investeringsuitgaven en over- en onderschrijdingen van de baten of investeringsinkomsten worden niet als begrotingsonrechtmatigheid aangemerkt wanneer deze onder- en overschrijdingen tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld.

• 5. Onder tijdig wordt verstaan bij de momenten in de door het algemeen bestuur vastgestelde beleids- en verantwoordingscyclus als bedoeld in artikel 2 van verordening financieel beleid, beheer en organisatie Waterschap Brabantse Delta.

• 6. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden is overschreden).