Nota Investeren, Activeren, Waarderen en Afschrijven 2024

1.1 Algemeen

De kaders van deze nota zijn de Provinciewet, Besluit Begroting Verantwoording Gemeenten en Provincies (BBV) en de Notitie Materiele Vaste Activa (NVMA) januari 2020 van de Commissie BBV. In een aantal gevallen geeft deze wetgeving ruimte voor eigen invulling.

De provincie handelt naar het BBV, dat onder meer financiële spelregels voorschrijft ten aanzien van het activabeleid. In de uitwerking van deze regels heeft de provincie op onderdelen beleidsvrijheid bijvoorbeeld het bepalen van de levensduur van de investeringen.

De Notitie materiele vaste activa (NMVA) van de Commissie BBV verstaat onder investeringen het vastleggen van vermogen in objecten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Volgens de NMVA is bij een bestaand actief sprake van een investering indien de uitgaven:

• •

  leiden tot een significante kwaliteitsverbetering; en/of

• •

  leiden tot een levensduurverlenging; en/of

• •

  aanpassingen betreffen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijvoorbeeld investeringen in een gebouw om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften).

1.2 Investeringskosten

In artikel 59 BBV is opgenomen dat alle investeringen worden geactiveerd. Uit het oogpunt van het in de hand houden van administratieve lasten adviseert de BBV een ondergrens te hanteren. Investeringen met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs vanaf € 50.000, -- worden geactiveerd.

Artikel 63 van het BBV stelt dat activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of vervaardigingskosten. De verkrijgingsprijs of vervaardigingskosten worden bruto geactiveerd (totale kosten) minus eventuele bijdragen van derden. Dit kunnen ontvangen spuk’s of subsidies zijn en andere bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief. In de toelichting op het wijzigingsbesluit BBV van 5 maart 2016 is bepaald dat kosten van overhead op een indirecte wijze wel kunnen en mogen worden toegerekend aan grondexploitaties en investeringen. Dit sluit aan op de “kan” bepaling van artikel 63, lid 3 waarin is bepaald dat een redelijk deel van de indirecte kosten kunnen worden opgenomen in de vervaardigingsprijs van activa.

Investeringskosten bestaan uit ofwel de verkrijgingsprijs of de vervaardigingskosten. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingskosten omvat de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.

De provincie Drenthe stelt dat middelen die worden ingezet om een investering te realiseren worden vastgelegd in kredieten. Een krediet is niet-jaar gebonden en na voltooiing van de investering zijn ze in de post kapitaallasten (rente en afschrijving) terug te vinden in de exploitatie. Provinciale Staten kunnen besluiten om een bestemmingsreserves voor de gehele of gedeeltelijke dekking van kapitaallasten in te stellen. Bijdragen aan of onttrekkingen uit reserves worden niet in mindering gebracht op het investeringsbedrag maar worden in een separate reserve gestort en gebruikt ter dekking van kapitaallasten. De reserve valt in een aantal jaren vrij, gelijk aan de afschrijvingstermijn van de investering.

1.3 Inhoud Kredietvoorstel

De Provinciale Staten stellen jaarlijks in november de begroting voor het volgend jaar vast. Daarbij stellen Provinciale Staten de daarin opgenomen investeringen ook vast. Het BBV of de NMVA geeft voor een kredietvoorstel geen inhoudelijke richtlijnen.

De provincie Drenthe heeft bepaald dat het kredietvoorstel minimaal onderstaande onderwerpen dient te bevatten:

• a.

  inhoudelijke beschrijving van de investering

• b.

  verwachte start- en einddatum van het project

• c.

  specificatie van Investeringskosten. Indien mogelijk naar onderstaande categorieën:

  • –

    grondverwerving

  • –

    voorbereidingskosten /voorbereidingskrediet

  • –

    aanneemsom

  • –

    personeelskosten intern

  • –

    personeelskosten extern

• d.

  bijdragen van derden

• e.

  restwaarde

• f.

  kapitaallasten en de dekking ervan

• g.

  toekomstige beheer en onderhoudslasten (instandhoudingskosten)

• h.

  eigendom toekomstig actief

• i.

  wijze waarop het project bijdraagt aan het resultaat (bijv. veiligheid/bereikbaarheid, economische ontwikkelingen, verduurzaming)

• j.

  liquiditeitsbegroting van de investering

• k.

  risico’s en beheersmaatregelen

• l.

  fiscale aspecten

• m.

  overhead bij grondexploitaties en investeringen

Het toerekenen van overhead is niet verplicht. In de toelichting van het wijzigingsbesluit BBV van 5 maart 2016 is bepaald dat de kosten van overhead op een indirecte wijze wel kunnen worden toegerekend aan investeringen. De commissie BBV adviseert een nota voor het toerekenen van overhead voor te leggen aan Provinciale Staten. In de nieuwe Nota kostprijsberekening en rentetoerekening wordt daarop ingegaan.

1.4 Autorisatie

In de NMVA wordt gesteld dat Provinciale Staten niet alleen de baten en lasten van de begroting vaststellen maar ook de investeringsbudgetten. In de NMVA wordt vervolgens aangegeven dat:

• a.

  investeringsvoorstellen voorgelegd kunnen worden aan de Provinciale Staten bij de begrotingsbehandeling waarna vervolgens Provinciale Staten kunnen aangeven van welke investering(en) zij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringsbudget willen ontvangen

• b.

  Provinciale Staten algemene regels kunnen vaststellen over (omvangrijke) investeringen die afzonderlijk moeten worden voorgelegd. Provinciale Staten beschikken sinds 2015 over de regeling grote projecten, waarmee de Staten de mogelijkheid hebben intensiever sturing toe te passen op grote provinciale projecten.

De provincie Drenthe maakt onderscheid in het autoriseren van kredietruimte en de autorisatie van het beschikbaar stellen van het krediet.

Bij een investering dienen Provinciale Staten eerst in te stemmen met de dekking van toekomstige investeringsprogramma;

• •

  verzoek middelen voor een investering beschikbaar te stellen en het ramen van de dekking op te nemen in de begroting (autoriseren kredietruimte).

Nadat de Provinciale Staten kredietruimte beschikbaar hebben gesteld kan een investeringsvoorstel worden gedaan;

• •

  er kan een investeringsvoorstel (autorisatie krediet) worden vastgesteld als onderdeel van de begrotingsbehandeling (afzonderlijk zichtbaar door beslispunt voor Provinciale Staten) of het investeringsvoorstel via een afzonderlijk voorstel voorleggen aan de Provinciale Staten.

De NMVA stelt dat investeringsbudgetten die onvoorzien, onontkoombaar en niet uit te stellen zijn maar niet bij de begroting waren voorzien ter besluitvorming aan Provinciale Staten moeten worden voorgelegd.

1.5 Investeringsprogramma’s

De provincie Drenthe kan in gevallen van investeringen die een duidelijke samenhang kennen voor een investeringsprogramma kiezen. Een investeringsprogramma betreft een aantal projecten (investeringen) die een zodanige samenhang (bijvoorbeeld geografisch, gelijksoortig of financiële door dekking uit externe/rijksmiddelen) hebben dat deze in één voorstel aan Provinciale Staten worden voorgelegd.

Het is mogelijk dat binnen een investeringsprogramma Provinciale Staten aan Gedeputeerde Staten mandaat verlenen voor de toekenning van afzonderlijke projectkredieten. De mandatering moet dan expliciet als beslispunt in het programmavoorstel worden opgenomen.

Na het beschikbaar stellen van krediet leggen GS via de reguliere producten van de planning-en-control cyclus verantwoording af aan PS.

1.6 Kosten van onderzoek en ontwikkeling in de Initiatief fase

In de organisatie kan er behoefte zijn om Provinciale Staten te peilen over specifieke toekomstige niet omlijnde investeringen. Het project bevindt zich dan in de initiatief fase. In deze fase wordt de ambitie tot een ontwikkeling (haalbaarheidsonderzoek) voorgelegd aan Provinciale Staten met eventuele financiële contouren.

Het BBV stelt voorwaarden aan het activeren van deze kosten, zoals onder andere dat het voornemen bestaat om het actief te gebruiken, de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat, en de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Gemaakte kosten worden rechtstreeks ten laste gebracht van de exploitatie en worden niet geactiveerd.

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor het realiseren van een bepaald actief moeten niet verward worden met voorbereidingskosten; deze kosten behoren tot de vervaardigingskosten van het actief en worden daarom meegenomen in de investering en volgen daarmee de afschrijvingstermijn van de betreffende investering.

1.7 Rapportage aan Provinciale Staten over het krediet

Het BBV of de NMVA geeft geen nadere regels omtrent de (tussentijdse) rapportage van investeringen.

Een door Provinciale Staten verleend krediet is taakstellend op:

• •

  het totaal van de geraamde uitgaven

• •

  het totaal van de geraamde inkomsten

• •

  de doelrealisatie (kwalitatief en kwantitatief)

• •

  De periode van realisatie en het moment van oplevering

Indien de verwachting is dat één van deze taakstellingen niet wordt gerealiseerd, worden Provinciale Staten hierover via de reguliere P&C-cyclus (tenzij anders is afgesproken met PS) op de hoogte gesteld en wordt aan Provinciale Staten een voorstel voor bijstellen van de uitgangspunten ter besluitvorming voorgelegd.

Aandachtspunten bij het informeren en verantwoorden over krediet-afwijkingen:

• •

  een gedeeltelijk niet gebruikt krediet valt bij het afsluiten van het krediet (oplevering investeringsproject) vrij in de algemene middelen, tenzij anders is besloten in het programmavoorstel;

• •

  in het door Provinciale Staten vastgestelde investeringsvoorstel wordt de periode genoemd waarin het krediet beschikbaar moet zijn. Als de werkzaamheden met bijbehorende uitgaven niet zijn gestart binnen deze periode vervalt het krediet. Over de oorzaken daarvan wordt Provinciale Staten door Gedeputeerde Staten geïnformeerd via de reguliere producten in de planning en control cyclus.

2.1 Algemeen

De provincie Drenthe definieert activeren als:

het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd. Als deze voor eigen gebruik zijn worden ze gezien als langlopende bezittingen ofwel vaste materiële activa op de balans.

2.2 Criteria voor activeren van materiele activa

Artikel 63 van het BBV stelt dat activa wordt gewaardeerd op basis van de verkrijgingsprijs (inkoopprijs en de bijkomende kosten) of de vervaardigingsprijs.

De provincie Drenthe stelt de investeringen vanaf € 50.000, -- worden geactiveerd. Ook wordt een investering in gelijksoortige goederen met een totale kostprijs boven de € 50.000, -- geactiveerd.

Het BBV stelt dat bijdragen uit bestemmingsreserves niet in mindering mogen worden gebracht op de investeringskosten. Daarnaast stelt het BBV dat bijdragen van derden, die in directe relatie staan met het actief in mindering moeten worden gebracht op het geactiveerde bedrag (mogen niet salderen).

2.3 Activeren van Immateriële vaste activa

Immateriële vaste activa zijn in tegenstelling tot materiele vaste activa niet stoffelijk (niet tastbaar). Het BBV staat activering van immaterieel activa toe maar het is niet verplicht.

Immateriële vaste activa bestaan uit:

• –

  kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio

• –

  kosten van onderzoek en ontwikkeling voor het realiseren van een bepaald actief

• –

  bijdragen aan activa in eigendom van derden

3.1 Algemeen

Bij het waarderen gaat het om de waardebepaling van de waarde van activa en de regels die daarvoor gelden. Het gaat hierbij om de waardering van balansposten, teneinde een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de provincie Drenthe.

Het BBV stelt het volgende over waarderen; Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs of vervaardigingskosten, de vervaardigingskosten betreft alle kosten die gerelateerd zijn aan de investering, de vervaardigingskosten bestaan uit de aanschafkosten van de gebruikte grond en hulpstoffen welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.

Aan investeringsbudgetten wordt (nog) geen rente toegerekend omdat het uitgangspunt is dat financiering binnen de provincie Drenthe vooralsnog plaatsvindt met eigen vermogen. Wanneer de provincie Drenthe externe (project)financiering aantrekt voor de financiering van investeringen dan worden de rentelasten conform BBV-regels toegerekend aan de investeringen en verwerkt in de begroting en jaarstukken.

Directe en indirecte kosten

Het BBV schrijft voor dat alle directe kosten in relatie tot de ontwikkeling van een investering dienen te worden toegerekend. Het gaat hier om de kosten van voorbereiding, administratie en toezicht (VAT-kosten). Daarnaast biedt het BBV de mogelijkheid om de indirecte kosten (overwegend overhead) toe te rekenen aan investeringen (zie paragraaf 1.3).

3.2 Materiële vaste activa

Materiële vaste activa zijn materiële bezittingen van de provincie die zij langdurig gebruikt voor haar beleidsrealisatie en bedrijfsvoering. De provincie heeft het juridisch en economisch eigendom. De NMVA stelt dat activa wordt gewaardeerd op basis van de verkrijgingsprijs (inkoopprijs en de bijkomende kosten) of de vervaardigingsprijs.

3.3 Waardering grond

De commissie BBV heeft een specifieke notitie “Grondbeleid in begroting en jaarstukken (2019)” uitgebracht. De provincie Drenthe heeft haar beleid uitgewerkt in de nota “Grond in transitie”, (2024). Ook is er een verplichte paragraaf grondbeleid in begroting en jaarstukken.

3.4 Financiële vaste activa

Financiële vaste activa kennen volgens het BBV (artikel 36) de volgende hoofdindeling:

• •

  kapitaalverstrekkingen

• •

  langlopende leningen

• •

  overige langlopende leningen

• •

  uitzetting in Rijksschatkist

• •

  uitzettingen in de vorm van Nederlandse schuldpapier

• •

  overige uitzettingen met een looptijd van een jaar of langer

Wij waarderen aandelen (onderdeel van kapitaalverstrekkingen) conform artikel 63, lid 1 van het BBV tegen verkrijgingsprijs. Verstrekte leningen en vorderingen waarderen we tegen nominale waarde. Dit betekent dat we het totaalbedrag van een verstrekte lening opnemen zonder bijkomende kosten. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid verrekenen we met de boekwaarde van leningen vorderingen (artikel 63, lid 3).

4.1 Algemeen

Investeringen verliezen naar mate de tijd verstrijkt hun waarde. Deze waardevermindering noemen we ‘afschrijven’. Afschrijven is het op een methodische wijze boekhoudkundig verwerken van de waardevermindering van kapitaalgoederen. De NMVA geeft aan dat de provincie vrij is in het vaststellen van het afschrijvingsbeleid. Dat betekent dat zij zelf regels kan formuleren over afschrijvingsmethodiek, afschrijvingstermijn, start moment van afschrijving, toepassing van componenten methode.

Wel wordt in de NMVA voorgeschreven dat afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Op grond van de stelselmatigheidsvereiste voor de financiële verslaglegging dienen eenmaal afgesproken afschrijvingsmethodieken consistent te worden toegepast.

4.2 Lineaire Afschrijvingsmethodiek

De provincie Drenthe past de lineaire afschrijvingsmethodiek toe. Dat betekent dat ieder jaar hetzelfde bedrag (of percentage van de aanschafwaarde) wordt afgeschreven. De vermindering van de boekwaarde is daarmee boekhoudkundig ieder jaar gelijk. Er staan nog enkele oude investeringen op de balans die destijds nog annuïtair mochten worden afgeschreven.

4.3 Start moment van afschrijven

De NMVA stelt dat het gekozen moment van afschrijven moet worden toegepast op alle kapitaalgoederen die gereedkomen/verworven worden.

De provincie Drenthe heeft gekozen om te starten met afschrijven vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereedkomt.

4.4 De componentenmethode

De componentenmethode houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief, die afzonderlijk vervangen kunnen worden, afzonderlijk worden afgeschreven op basis van de individuele waardevermindering van die delen. De provincie Drenthe past de componentenmethode toe. Dit betekent dat bij een nieuwe investering deze moet worden onderverdeeld naar de onderliggende componenten, zoals opgenomen in de afschrijvingstabel.

4.5 Stelselwijziging en schattingswijzigingen

Het BBV onderscheidt twee soorten wijzigingen:

• a.

  een stelselwijziging: dit betreft een wijziging van de vrij te kiezen waarderings- of activeringsgrondslag

• b.

  een schattingswijziging: dit betreft een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur

De financiële gevolgen van een stelsel- of schattingswijziging dienen tezamen met de vaststelling van de gewijzigde financiële verordening in de begroting verwerkt te worden. Omdat onze Financiële verordening een kapstokverordening is en de afschrijvingstermijnen in deze nota worden opgenomen, zal een bij een stelsel- of schattingswijziging deze nota opnieuw moeten worden vastgesteld.

Besluiten tot een stelsel- of schattingswijziging kunnen daarom tot uiterlijk het einde (31 december) van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen door Provinciale Staten.

4.6 Afschrijvingstermijnen

Op grond van artikel 64, lid 3 BBV dient op vaste activa met een beperkte gebruiksduur jaarlijks afgeschreven te worden volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van een actief. Het BBV schrijft geen afschrijvingstermijnen voor omdat de gebruiksduur afhankelijk kan zijn van de lokale omstandigheden. De jaarlijkse afschrijvingen zijn gebaseerd op de verwachte gebruiksduur van een actief. Onderstaande afschrijvingstermijnen worden door de provincie Drenthe gehanteerd:

*Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven omdat deze als waardevast worden beschouwd. Voorstellen voor uitzonderingen op de bovenstaande afschrijvingstermijnen worden aan de Provinciale Staten voorgelegd.

Slot

Er kunnen zich omstandigheden (wijziging wet- en regelgeving) voordoen om af te wijken van de Nota investeren, activeren, waarderen en afschrijven provincie Drenthe. Als het voornemen bestaat om af te wijken van de in deze nota vermelde richtlijnen wordt dit in een Statenvoorstel gemotiveerd toegelicht.

Vastgoed met een maatschappelijke functie:

vastgoed dat betrekking heeft op een provinciehuis of op gebouwen en terreinen met een functie op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, welzijn of maatschappelijke opvang en/of

Vastgoed met een bedrijfseconomische functie:

vastgoed met de bestuurlijke intentie om bewust winst en/of waardestijgingen te realiseren. In deze situatie worden panden aangehouden en verhuurd en/of staan in de verkoop

Bijlage: Verwerken van software en kosten

Het verantwoorden van software en kosten kan zowel betrekking hebben op activeren als op exploitatielasten. Hierna wordt eerst ingegaan op zaken die geactiveerd moeten worden binnen de regels van de financiële verordening en vervolgens op zaken die behoren tot de exploitatielasten.

Activeren

• –

  Besturingssoftware is een component van het actief (automatiseringssysteem). Dit betekent activeren.

• –

  Implementatiekosten van nieuwe hard- en/of software worden geactiveerd, omdat deze vallen onder de bijkomende kosten die op grond van artikel 63, lid 2 BBV als onderdeel van de verkrijgingsprijs worden gezien. De implementatie is noodzakelijk om het actief in gebruik te kunnen nemen. Implementatiekosten kunnen zowel de kosten van externen als de kosten van eigen medewerkers betreffen.

• –

  Het activeren en afschrijven geldt ook voor een gemeente die in regionaal verband met andere gemeenten voor ICT-oplossingen gaat samenwerken. Elke gemeente moet zijn deel van de ICT-investering dan activeren en afschrijven, als deze boven de activeringsgrens ligt.

• –

  Het is niet toegestaan om kosten van licenties voor meerdere jaren in één keer ten laste van een reserve te brengen. Deze kosten moeten worden geactiveerd en worden afgeschreven over de geldigheidsduur. Mocht er een bestemmingsreserve gevormd zijn voor deze investering, dan kan deze gebruikt worden voor de dekking van de jaarlijkse kapitaallasten. De kosten van aangeschafte licenties kunnen alleen als exploitatielasten worden verantwoord indien dit niet in strijd is met het activeringsbeleid van de gemeenten op basis van de activeringsgrens, zoals deze is opgenomen in de financiële verordening op grond van artikel 212 Gemeentewet.

• –

  Als de gemeente de software niet zelf ontvangt, maar wel de licenties en deze rechten voor een aantal jaren in één keer in rekening krijgt gebracht, dan moet het hiermee gemoeide bedrag in principe worden geactiveerd. Hierbij moet wel onderscheid worden gemaakt tussen licenties voor onbepaalde duur en licenties voor bepaalde duur.

• –

  Voor onbepaalde duur: verantwoorden onder materiële vaste activa.

• –

  Voor bepaalde duur: verantwoorden onder vooruitbetaalde kosten.

• –

  Implementatiekosten van software kunnen alleen worden geactiveerd wanneer het een eigen actief betreft of indien er sprake is van licenties voor onbepaalde duur. In andere gevallen worden implementatiekosten jaarlijks in de exploitatie begroot en verantwoord.

• –

  Als wordt besloten tot het vormen van een gemeenschappelijke regeling en de ICT over gaat naar de gemeenschappelijke regeling, worden de investeringen die nog plaatsvinden vóórdat de gemeenschappelijke regeling in werking treedt, geactiveerd door de verschillende gemeenten en wordt het actief na de inwerkingtreding van de GR overgedragen.

Lasten

• –

  De kosten van (leverancierssupport)ondersteuning worden als exploitatielast verwerkt. Het gaat dan bijvoorbeeld om de kosten van helpdesksupport, consultancy-uren, nieuwe releases en dergelijke. Als (een deel van) deze kosten tegen een vast bedrag voor een aantal jaren vooraf in rekening worden gebracht, worden deze kosten als transitorische post “vooruitbetaalde kosten” verantwoord.

• –

  Met betrekking tot de opleidingskosten die de gemeente maakt om eigen medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe software geldt dat deze, net als andere opleidingskosten als exploitatielast worden verwerkt en niet geactiveerd mogen worden.

Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal Blad en werkt terug tot 18 december 2024.