Evenementenbeleid gemeente Ameland

Ondertekening

Bijlage 1: Toelichting op de beleidsregels

Bestaande evenementen

De toetsing van de bestaande evenementen is minder stringent dan die van nieuwe evenementen. Voor de bestaande evenementen heeft de toetsing in voorgaande jaren al plaatsgevonden. De ervaringen uit de voorgaande jaren worden meegenomen bij de beoordeling van een bestaand evenement.

Nieuwe evenementen

Een deel van de beleidsregels is overgenomen uit het al bestaande evenementenbeleid. Natuuraspecten, druktebeleving en afstemming met bestaande evenementen zijn nieuwe elementen in dit beleid.

Naast deze beleidsregels dient elke aanvraag voor een evenement op zijn eigen merites te worden beoordeeld.

Circus

Voor het organiseren van een circus geldt specifiek beleid. Een circus is een reizend gezelschap dat optreedt in een grote tent en bestaat uit bijvoorbeeld optredens van acrobaten; jongleurs; clowns; dierentemmers en goochelaars. In het laatste decennium van de 20ste eeuw zijn door een aantal circussen doorontwikkelingen gemaakt naar circustheater. Deze circusgroepen combineren circus met muziek; zang; dans en comedy. Sinds september 2015 is het wettelijk verboden om wilde dieren te gebruiken in circussen.

Om een wildgroei aan circusvoorstellingen te voorkomen mag er maximaal één circus per kalenderjaar op Ameland plaatsvinden. Circussen moeten zich voor 1 september voorafgaande aan het kalenderjaar melden. Hierdoor kan een goede afweging worden gemaakt over de locatie en de impact op de omgeving.

Geluid

Voorheen golden voor evenementen maar beperkt geluidnormen. Deze werden opgenomen in een ontheffing geluidsnormen. In deze ontheffing werden instructies gegeven om de overlast te beperken. Het is voor zowel de organisatoren als de bezoekers van het evenement en omwonenden duidelijker om geluidsnormen op te nemen in de evenementenvergunning. Met deze normen willen we zowel de bezoekers van het evenement beschermen tegen gehoorschade als de overlast voor de omwonenden beperken.

Het geluid bij evenementen brengt een bepaalde mate van overlast met zich mee. Om deze overlast te beperken stellen we normen aan de hoeveelheid te produceren geluid.

• •

  Er is onderscheid tussen de evenementen. De vier dorpsfeesten (kermis) van de vier dorpen worden gehouden in of nabij de dorpskom, zijn over het algemeen geaccepteerd onder de bevolking en hebben geen winstbejag. Voor de dorpsfeesten is een geluidsniveau onder de norm van 75 dB(A) en 90 dB(C), door de ligging van geluidgevoelige gebouwen dicht bij de podia, vaak onvoldoende om het evenement doorgang te laten vinden. Daarom geldt voor de dorpsfeesten een extra ruimte van maximaal 10 dB(A), zijnde 85 dB(A) en 100 dB(C). Deze verruiming vinden wij toelaatbaar omdat het ‘slechts’ om een éénmalige activiteit per jaar gaat en deze dorpsfeesten een belangrijke maatschappelijke functie hebben voor de dorpen. Wel geldt een norm van 100 dB(A) front of house (dansvloer).

Met de geluidnormering worden niet alleen omwonenden beschermd, maar ook de mensen op het evenemententerrein. We gaan hierbij uit van het advies van de gezondheidsraad (2022/30), zij adviseren een geluidnorm van maximaal 100 dB(A) front of house (dansvloer tussen 20 en 25 meter vanaf de geluidsbron), om gehoorbeschadiging te voorkomen.

Ook vinden we het van belang dat de productie van geluid is gebonden aan eindtijden.

Planologie

Als een evenement een significante invloed op de fysieke leefomgeving heeft, zal het ruimtelijk moeten worden beoordeeld en geborgd. Bestaande evenementen kunnen in het omgevingsplan geregeld worden. Een nieuw evenement met invloed op de fysieke leefomgeving zal een omgevingsvergunning moet hebben om het te laten doorgaan. Kortdurende en incidentele evenementen hoeven geen omgevingsvergunning.

Voor de noodzakelijke beoordeling is, afhankelijk van de specifieke situatie, onder meer van belang het toegestane aantal evenementen per jaar, de aard en omvang van de voorziene evenementen, de maximale bezoekersaantallen, de begin- en eindtijden, de te verwachten geluidbelasting, de te verwachten parkeer- en verkeersdruk, en de mogelijkheden tot opbouw en afbreken bij het evenement, gelet op de daarmee verband houdende geluiden. Afgewogen dient te worden of deze belangen kunnen leiden tot een onaanvaardbare aantasting van het woon- en leefklimaat, en voor zover noodzakelijk voorschriften of regels te verbinden aan de toegekende bestemming.

Het evenementenbeleid kan ondersteunend zijn voor de regeling en motivatie in het omgevingsplan. In dit evenementenbeleid wordt de afweging (met motivatie op ruimtelijke aspecten) toegevoegd. Dit is de basis de evenementenregeling in het omgevingsplan

Voor de bestaande evenementen die opgenomen zijn in de evenementenkalender is de planologische afweging al gemaakt. Deze wordt in het omgevingsplan vastgelegd.

Natuur

Bij buitenevenementen kunnen natuuraspecten een rol spelen. De Omgevingswet voor het onderdeel natuur (voorheen de Wet natuurbescherming) kan aan de orde zijn. Het kan zijn dat een Omgevingsvergunning nodig is voor een evenement voor het aspect natuur. Soms moeten preventieve maatregelen worden genomen om schade aan flora of fauna te voorkomen. Om te bepalen of een evenement schadelijke effecten heeft is een soms ecologisch onderzoek nodig. Bij bestaande evenementen kan het zijn dat geen vergunning nodig is, omdat het al is getoetst bij het beheerplan van het desbetreffende natura 2000 gebied. Het is dan als bestaand gebruik gekwalificeerd. Ook bij bestaande evenementen is het van belang te weten wat de impact is op de natuur om eventuele preventieve maatregelen te nemen.

De provincie Fryslân is het bevoegde gezag als het gaat om de beoordeling en de toelaatbaarheid van evenementen ten aanzien van het aspect natuur. De provincie toetst hierbij aan de natuurbeschermingsregels uit de Omgevingswet, de Omgevingsverordening Fryslân 2022 en de Beleidsregel natuur Fryslân 2024. Voor informatie over evenementen met natuur kunt u de brochure “Evenementen en natuurbescherming” van de provincie Fryslân inzien. https://cuatro.sim-cdn.nl/fryslan/uploads/brochure_beschermen_van_natuur_bij_evenementen_ogranisatie.pdf?cb=1AR3jHYn

Bij aanvragen voor evenementen waarbij natuuraspecten spelen vindt afstemming plaats tussen de gemeente en de provincie. Ook is het mogelijk dat de gemeente de organisator doorverwijst naar het evenementenspreekuur van de provincie.

Voor activiteiten waarbij mogelijk natuurwaarden in het geding zijn worden, geldt dat een vergunning nodig is op grond van de Natura 2000-activiteit uit de Omgevingswet. Uw evenement kan zorgen voor stikstofuitstoot (en daarmee dus stikstofneerslag) door bijvoorbeeld de verkeersbewegingen van de bezoekers, de uitstoot van stroomvoorzieningen (zoals een dieselaggregaat) en de aan- en afvoer van materialen. Mogelijk moet een AERIUS-berekening worden gedaan. Door een QuickScan uit te laten voeren kunt u nagaan of er natuurwaarden in het geding zijn.

Het broedseizoen is van belang voor de bescherming van vogels. Het broedseizoen is echter geen vastgelegde periode; het verschilt per vogelsoort en verstoring tijdens het broeden is dan ook het hele jaar illegaal. Ter preventie van verstoring tijdens het broeden worden natuurgebieden waarin veel beschermde inheemse vogels leven tijdens het broedseizoen vaak afgesloten voor wandelaars.

Er zijn wel vuistregels die de gemeente mee neemt in de beoordeling. Traditioneel wordt de maand mei als de broedmaand gezien; in de praktijk verschilt de broedperiode per soort vogel tussen half maart en half augustus.

De meeste vogels op Ameland broeden tussen 15 maart en 15 juli. Als er sprake is van activiteiten op basis van een evenement in een Natura 2000 gebied in deze periode zal een terughoudend beleid worden gevoerd. Hierbij worden de gebieden rondom de hoofdstrandopgangen (300m oost en 300 m west) en de havens buiten beschouwing gelaten. De hoofdstrandopgangen zijn: bij Kolonieweg Hollum, bij Oranjeweg Hollum, bij Westerpad Nes, Bij Strandweg Ballum, bij Strandweg Nes, bij Strandweg Buren en bij Jan Sietjespâd Buren.

Er zijn evenementen waarbij gebruik wordt gemaakt van wegen en paden in de natuurgebieden. Hierbij wordt het voorschrift opgenomen om alleen gebruik te maken van bestaande wegen en paden. Het is niet altijd duidelijk is wat hieronder moet worden verstaan, omdat er geen definitie en geografie is vastgelegd. Met de desbetreffende terreinbeheerder moet afstemming worden bereikt over het gebruik van wegen, paden en natuurgebieden over de te volgen route.

Druktebeleving

In ons toerisme beleid (april 2023) is druktebeleving beschreven in relatie tot de draagkracht van het toeristisch ecosysteem. Draagkracht en draagvlak staan beiden onder druk. De draagkracht van Ameland wordt in pieken overschreden. Daarbij speelt het toegenomen aantal auto’s en druk op de natuur een bovenmatige rol. Het draagvlak voor toerisme staat eveneens onder druk, al verschilt dit van persoon tot persoon. Wat voor de één drukte is, is voor de ander ‘gezelligheid’ en drukte is sterk plaats- en tijdgebonden. Evident is dat de druktebeleving is gestegen door intensiever gebruik van het eiland.

Om sturend te kunnen optreden is voor een evenement een score opgesteld. Deze score geeft de druktebeleving weer. Bij een hogere score is er sprake van een grotere druktebeleving. Bij de scores is rekening gehouden met de factoren die de drukte beleving kunnen beïnvloeden. Bij een hogere score kunnen mitigerende maatregelen worden voorgeschreven in de vergunning (zie bijlage 5).

Bijlage 2: Toetsingskader van de vergunningaanvragen

Bij de toetsing van een aanvraag voor een evenementenvergunning spelen diverse thema’s een rol. Deze worden onderstaand behandeld.

Festiviteiten

Naast evenementen is er een festiviteitenregeling. Een ‘festiviteit’ is een feest op het terrein van een bedrijf of vereniging waarbij meer geluid wordt gemaakt dan op normale dagen. Voor zo’n feest krijgt het bedrijf tijdelijk ruimere geluidnormen dan de normen die gelden op gewone dagen. Twaalf keer per jaar mag een bedrijf gebruik maken van deze regeling. In de Beleidsregel Incidentele Festiviteiten (www.ameland.nl) is geregeld hoe met festiviteiten wordt omgegaan. In dit beleidsstuk wordt niet verder op de festiviteiten ingegaan.

Openbare orde en veiligheid

De APV vormt het afwegingskader voor de openbare orde. Openbare orde in de enge zin is niet meer en niet minder dan het bewaren van de rust op straat. In een bredere zin is het te beschrijven als het bewaren:

• -

  van de openbare rust: de afwezigheid van wanordelijkheden en onrusten in openbare plaatsen.

• -

  van de openbare veiligheid; de afwezigheid van gevaarlijke toestanden voor personen en goederen waaronder onder meer de voorkoming van criminaliteit en de bijstand aan personen in gevaar.

• -

  van de openbare gezondheid; de afwezigheid van ziekten door de handhaving van hygiëne en door het vrijwaren van een kwalitatief leefmilieu.

Evenementen leggen beslag op de openbare ruimte en verstoren daarmee per definitie de openbare rust. Tegelijkertijd bieden evenementen vertier aan veel mensen en bieden ze gezelligheid. Over het algemeen is er sprake van verstoring wanneer omwoners het geluid als overlast ervaren. De afweging dient te zijn hoeveel verstoring laten wij toe? Het gaat te ver om voor alle gevallen dit te benoemen, een aantal richtlijnen is wel mogelijk.

Bij veiligheid dient het bevoegd gezag te letten op zowel de veiligheid van de deelnemers als op de veiligheid van het publiek. De centrale vraag is: wat is iemands eigen verantwoordelijkheid en wanneer moet de gemeente ingrijpen? De veiligheid bij evenementen is in eerste plaats de verantwoordelijkheid van de organisatoren, deze dienen in de aanvraag aan te geven hoe de veiligheid gewaarborgd wordt.

De burgemeester kan de voorwaarden van de evenementenvergunning uitsluitend toespitsen op de veiligheid van goederen en personen. Per geval moet worden beoordeeld in hoeverre aanvullende voorschriften moeten worden opgelegd.

Een belangrijk aspect van veiligheid is de brandveiligheid. Om de brandveiligheid op evenemententerreinen te bevorderen gelden sinds 1 januari 2018 de landelijke regels uit het Besluit brandveilig gebruik, basishulpverlening en basishulpverlening overige plaatsen (Bbgbop) (wetten.overheid.nl/BWBR0040068/2018-08-01). De aanvraag voor de evenementenvergunning wordt getoetst aan de regels uit het Bbgbop.

Wanneer een evenement in een gebouw plaatsvindt, moet voldaan worden aan brandveiligheidsvoorschriften die gelden voor dat gebouw op grond van het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl). Als het gebruik van het gebouw door het evenement afwijkt van het normale gebruik moet, specifiek voor het evenement, een aparte melding brandveilig gebruik (gebruiksmelding) gedaan worden.

Het aspect openbare orde en veiligheid wordt over het algemeen geregeld in de evenementenvergunning. Bij het verlenen van de evenementenvergunning vindt de beoordeling van de activiteit plaats waarbij voorschriften worden opgelegd om de openbare orde en veiligheid te reguleren. Het kan ook tot een weigering leiden als de openbare orde en veiligheid in het geding is.

Bij de beoordeling van de B- en C- evenementen worden de politie, Veiligheidsregio Fryslân en de GHOR betrokken en geven zij advies. Hierbij wordt een categorie-indeling gebruikt.

Evenementen worden in drie categorieën ingedeeld.

• •

  A-evenement: regulier evenement, waarbij de aanwezigheid van risico’s (zeer) onwaarschijnlijk is;

• •

  B-evenement: aandachts-evenement, waarbij de aanwezigheid van risico’s aannemelijk is;

• •

  C-evenement: risicovol evenement, waarbij de aanwezigheid van risico’s zeer waarschijnlijk is.

Voor het bepalen van de indeling van een evenement wordt een risicoscan gebuikt. Dit is een rekentool waarbij de risico’s worden geobjectiveerd. In de risicoscan wordt gekeken naar het soort evenement, de samenstelling van het publiek en de plaats en tijdstip van het evenement. Op organisatoren van evenementen met een zwaarder risicoprofiel, rust een zwaardere plicht om waarborgen te bieden voor een goed verloop van het evenement.

Evenementenkalender

Voor de afstemming van de evenementen onderling wordt jaarlijks de evenementenkalender voor Ameland gemaakt. Organisaties moeten hun evenementen voor 1 september voorafgaand aan het jaar waar het evenement plaatsvindt aanmelden voor de kalender. In het najaar worden de organisaties van de bestaande evenementen bericht over de datums van de evenementen voor het volgende jaar. De kalender wordt op de website bekend gemaakt.

De kalender voor 2024 treft u aan in bijlage 5.

Milieu

Evenementen hebben vaak een bepaalde mate van invloed op de omgeving. Het kan gaan over geluid door versterkte muziek, een omroepinstallatie of een generator. Er kan afval vrijkomen bij een evenement of op een andere manier invloed hebben op de omgeving. Het is van belang dat de organisatie hiervoor aandacht heeft.

Geluid is een belangrijk aspect bij evenementen. Veel evenementen in onze gemeente gaan gepaard met een bepaalde mate van geluidsoverlast. Vaak gaat het om versterkte muziek, maar het kan ook andere oorzaken hebben.

Duurzaamheid

Bij de gemeente is er aandacht voor duurzaamheid bij evenementen. Gestreefd wordt om bij evenementen op een positieve wijze te stimuleren om duurzaamheidsaspecten mee te nemen.

Daarbij zijn twee belangrijke aandachtspunten. Dat zijn het gebruik van een dieselgenerator en het vrij komen van afval bij het evenement.

Dieselgenerator

Bij evenementen die veel stroom verbruiken is de aanwezigheid van een dieselgenerator nodig. Deze kan bij de gemeente worden gehuurd. De generator verbruikt fossiele brandstof en veroorzaakt geluidsoverlast. Dit is minder gewenst.

Een meer duurzame oplossing zou een mobiel accupakket zijn. Onderzoek wijst uit dat een dergelijk pakket vaak nog niet kan voorzien in de behoefte van het evenement en dat de aanschaf van een dergelijk pakket nog onrendabel is. Een bijkomend aandachtspunt is dat een accupakket een extra brandrisico oplevert.

De accupakketten zijn de laatste jaren vol in ontwikkeling. Wij volgen deze ontwikkelingen mede in relatie tot het gebruik voor andere duurzaamheidsdoelstellingen. Als dit tot een positief standpunt leidt kan tot aanschaf worden overgaan en kan dit voor evenementen worden verhuurd.

Afval

Bij evenementen kan er afval ontstaan. Afval moet zorgvuldig worden opgeslagen om het aantrekken van knaagdieren, het verspreiden van ziektekiemen en milieuverontreiniging te voorkomen. Goede afspraken met onze inzameldienst zijn van belang.

Bij evenementen worden vaak drinkbekers gebruikt. Per 1 januari 2024 geldt hiervoor nieuwe regelgeving. Er geldt een verbod op wegwerpbekers en hergebruik wordt de norm. Afhankelijk van het type evenement (een open of een gesloten evenement) gelden andere regels. Vanuit de rijksoverheid wil men hiermee het eenmalig gebruik terugdringen en hergebruik de norm laten worden. Bezoekers moeten gebruik kunnen maken van een herbruikbaar alternatief met een retoursysteem, of van een zelf meegebrachte beker of verpakking (bring your own). Voor een gesloten evenement is het gebruik van plastic wegwerpbekers en -bakjes niet meer toegestaan. Een circulair systeem, waarbij bekers en verpakkingen retour komen voor hergebruik óf voor hoogwaardige recycling is verplicht.

Voor goede verwerking van het afval kunnen bij de gemeente containers worden gehuurd.

Evenementen produceren doorgaans afvalwater, bijvoorbeeld door toiletten of door horeca. Er mag geen afvalwater worden geloosd op het oppervlaktewater of in de grond.

Verkeer

Aandacht voor verkeer bij evenementen is van groot belang. Denk hierbij aan parkeren bij het evenement, wegafsluitingen, inzet van verkeersregelaars, calamiteitenroutes en bereikbaarheid voor hulpdiensten. Het goed regelen van het personenvervoer zal het autogebruik van- en op het eiland verminderen. In het kader van de druktebeleving kunnen aanvullende voorschriften worden gesteld.

Indien voor een evenement een weg tijdelijk moet worden afgesloten dient dit bij de aanvraag van de evenementenvergunning te worden aangeven.

Tijdens het evenement moeten bestemmingen bereikbaar blijven en het evenemententerrein zelf moet goed bereikbaar zijn voor hulpverleningsdiensten.

Per evenement moet bekeken worden in hoeverre door parkeeroverlast een verkeersonveilige of hinderlijke situatie zou kunnen ontstaan. De organisator van een evenement kan dan worden verplicht om voor parkeergelegenheid te zorgen. Zo nodig kunnen bussen worden ingezet.

Soms is het nodig om bij evenementen verkeersregelaars in te zetten. De organisatie moet er voor zorgen dat de verkeersregelaars online de instructiecursus volgen via e-learning (www.verkeersregelaarsexamen.nl).

Bij evenementen vindt de plaatsing van de borden vaak plaats op basis van afspraken tussen de organisatie, de gemeente en de politie. Wanneer de organisatie denkt dranghekken nodig te hebben kunnen zij die bij de gemeente huren.

Evenementen organisatoren worden gestimuleerd om deelnemers zoveel mogelijk zonder auto naar het eiland te laten komen.

Alcoholwet

In de Alcoholwet worden regels gegeven voor het uitbaten van een horecagelegenheid en het verstrekken van alcoholische dranken. Het verstrekken van alcoholische dranken buiten een horecagelegenheid is in beginsel niet toegestaan. Artikel 35 van de Alcoholwet biedt de mogelijkheid om, onder bepaalde voorwaarden, ontheffing van dit verbod te verlenen. Deze ontheffing geldt alleen voor de verstrekking van zwak-alcoholhoudende drank.

Op grond van de Alcoholwet moet de drankverstrekker de leeftijdsgrens voor de verkoop van alcohol in acht nemen en moet hij erop toezien dat de alcohol niet wordt door verstrekt aan minderjarigen. Met ingang van 1 juli 2021 is niet alleen de minderjarige die alcohol nuttigt strafbaar, maar ook degene die de alcohol doorgeeft.

De organisator van een evenement dient er voor zorg te dragen dat de Alcoholwet wordt gevolgd.

Gezondheid

Aan elk evenement zitten risico’s op het gebied van gezondheid. De organisator is verantwoordelijk voor een gezond en veilig verloop van een evenement. De burgemeester is eindverantwoordelijk voor openbare orde, veiligheid en gezondheid. Het is dus van belang de gezondheidsaspecten goed mee te wegen bij evenementen. De Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR), onderdeel van de Veiligheidsregio Fryslân, adviseert bij evenementen. Zie ook: “Het Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid” (www.evenementenhandboek.nl).

Voor een goede vergunningverlening moeten de risico’s goed worden afgewogen. Er is dan ook een goede afstemming nodig tussen de organisatie van het evenement, de gemeente en de hulpverleningsdiensten. Deze afstemming moet leiden tot een acceptabel veiligheidsplan voor het evenement. Bij de grotere evenementen resulteert dat vaak in een vooroverleg.

Er worden bij elk evenement verschillende voorzieningen gerealiseerd voor bezoekers en/of deelnemers die invloed kunnen hebben op de gezondheid als er niet op de juiste wijze mee wordt omgegaan. Denk daarbij aan afvalverwerking en sanitaire voorzieningen. Zo moeten er voldoende (tijdelijke) toiletvoorzieningen zijn met voldoende handenwasgelegenheden (stromend water, vloeibare handzeep, papieren handdoeken en afvalbakken) die regelmatig worden schoongemaakt

Als er door (commerciële partijen) voedsel bereid en verkocht wordt, is de organisator vanuit het Warenwetbesluit wettelijk verplicht maatregelen te nemen die de kans verkleinen dat medewerkers en bezoekers ziek worden van besmet of bedorven eten en drinken.

Bij grote evenementen is de aanwezigheid van hulpverlening (EHBO-post) verplicht.

De handreiking voor Publieke Gezondheid en Veiligheid bij evenementen (GGD/GHOR Nederland; www.ggdghor.nl/onderwerp/ghor/evenementenveiligheid) geeft inzicht in de regelingen en voorschriften voor de gezondheid bij evenementen.

Toegankelijkheid van het evenement voor minder validen.

Elk evenement moet zoveel als mogelijk toegankelijk zijn voor mensen met beperkingen. Bijvoorbeeld voor ouderen of mensen met een lichamelijke of verstandelijke beperking. Vervoer naar- en bereikbaarheid van het evenemententerrein zijn van belang. Het evenemententerrein dient adequaat te zijn ingericht. Houd rekening met bezoekers in een rolstoel; gebruik duidelijke borden; maak uitgifte punten niet te hoog en zorg voor een aangepast toilet in de buurt.

Bijlage 3: Uitvoeringsaspecten

Dienstverlenende gemeente

Proces van afhandeling

Het proces van het aanvragen en verlenen van een evenementenvergunning kent vele gradaties. Kleine evenementen kunnen vaak snel worden afgedaan, terwijl grote evenementen zorgvuldigheid nodig hebben en frequent (voor)overleg en evaluatie gewenst is. We willen aanvragen klantgericht en zorgvuldig afhandelen.

Aanmelding evenementenkalender

In het jaar voorafgaand aan het evenement moet de organisator van het evenement zich voor 1 september aanmelden voor de evenementenkalender van Ameland. Hierbij wordt globaal beschreven wat het evenement inhoudt; wat de bezoekersaantallen zijn en wanneer en waar het evenement wordt gehouden. De evenementenkalender geeft de mogelijkheid tot de nodige afstemming tussen de evenementen. Eventuele samenloop kan hiermee worden voorkomen. De evenementenkalender biedt sturing en transparantie. Zo kan voorkomen worden dat evenementen elkaar in de weg zitten; locaties overbelast raken; bereikbaarheid beperkt wordt; etc. Andersom kunnen evenementen ook aan elkaar verbonden worden vanuit synergie- en samenwerkingskansen.

Na raadpleging van de hulpdiensten stelt de burgemeester de evenementenkalender vast.

Vooroverleg

Voor de grotere evenementen wordt in het eerste kwartaal een vooroverleg georganiseerd waarbij vooruitgekeken wordt naar het evenement, de veranderingen in de organisatie en regelgeving en de veranderingen volgend op de evaluatie.

Aanvraag evenementenvergunning of melding

Bij het organiseren van een evenement is een evenementenvergunning noodzakelijk. Voor een klein evenement is een melding voldoende. De organisator geeft bij de aanvraag van de vergunning onder andere inzicht in de verwachte risico’s van het evenement en de maatregelen die hiervoor worden getroffen. Wij toetsen de aanvraag voor de vergunning samen met externe adviseurs zoals de brandweer, de veiligheidsregio en de politie. Om deze risico’s goed in kaart te brengen en te adviseren over de veiligheidsmaatregelen, is het van cruciaal belang dat de aanvragen op tijd worden ingediend. Zo is er voldoende tijd om de aanvragen goed te kunnen beoordelen en een goed onderbouwd besluit te nemen. Daar waar nodig adviseert de gemeente de organisatie in het proces van vergunningverlening.

Er is een termijn van acht weken om de evenementenvergunning af te handelen. Uiterlijk acht weken voor de aanvang van het evenement moet de aanvraag zijn ingediend. Aanvragen die later zijn ingediend lopen de kans dat deze niet tijdig worden afgehandeld en daarmee kan het evenement niet doorgaan.

Bij nieuwe evenementen dient eerst met de gemeente overleg plaats te vinden om te kijken of het evenement nog kan worden toegevoegd aan de evenementenkalender. Met name de extra inzet van politie kan een probleem zijn.

Kleinschalige evenementen zijn evenementen met een klein of zelfs te verwaarlozen risico voor de openbare orde en veiligheid. Om die reden volstaat een melding en hoeft er geen vergunning te worden aangevraagd. Een klein evenement is een evenement waar niet meer dan 100 personen aanwezig zijn, de activiteiten plaatsvinden tussen 07.00 uur en 23.00 uur, de activiteiten niet plaatsvinden op de openbare weg en er een geluidsniveau wordt geproduceerd waar niet meer dan 85 dB(A) geluid op de gevels van omringende woningen terecht komt.

Een klein evenement dient ten minste 30 werkdagen voorafgaand aan het evenement te worden gemeld.

Voor de toegankelijkheid van evenementen voor minder validen ondersteunt de gemeente de organisatie van een evenement over het toepassen van de juiste maatregelen.

Tijdens het evenement

De organisator van het evenement zorgt voor een goede gang van zaken tijdens het evenement. De organisator dient er zorg voor te dragen dat tijdens het evenement aan de voorwaarden van de evenementenvergunning en de van toepassing zijn regels wordt voldaan. Toezichthouders en politie kunnen controleren of aan de vergunningsvoorwaarden wordt voldaan. Instructies van hen moeten terstond worden opgevolgd.

Evenementen op zon- en feestdagen

Als een evenement op zon- of feestdagen begint voor 13:00 uur, niet speciaal voor godsdienst of levensovertuiging is en daarbij geluid wordt gemaakt (200 meter verderop hoorbaar), is er een ontheffing van de Zondagswet nodig. De organisator dient deze aan te vragen.

Evaluatie van het evenement

Na afloop van evenement kan evaluatie plaatsvinden, al dan niet met de organisatie en externe partijen. Doel van deze evaluatie is om na te gaan of verbeteringen kunnen worden doorgevoerd bij een herhaling van het evenement of bij andere evenementen.

Faciliterende gemeente

Naast de toetsende rol faciliteert de gemeente verschillende onderdelen van de evenementen. Bij de gemeente kan tegen betaling evenementenmateriaal worden gehuurd. De materialen worden tegen minimaal de kostprijs aangeboden. Het is praktisch en het scheelt overbodig transport. Ook kunnen gemeentelijke gebouwen, tegen een vergoeding, ter beschikking worden gesteld. Kosten voor schoonmaak worden in rekening gebracht.

Subsidie

Voor het organiseren van een sportief of cultureel evenement kan subsidie worden aangevraagd. De subsidie is een waardering voor het organiseren en uitvoeren van culturele of sportieve evenementen die gericht zijn op de inwoners en bezoekers van Ameland. Dit is geregeld in de Algemene subsidieverordening gemeente Ameland en de uitvoeringregeling subsidie Sport- en culturele evenementen 2019.

Leges

Voor het afhandelen van vergunningen worden leges in rekening gebracht. De leges horen in verhouding te staan met de werkzaamheden die door de gemeente worden verricht. De zogenaamde kostendekkendheid. De huidige leges voor evenementen zijn laag en niet kostendekkend.

In 2024 worden deze leges opnieuw beoordeeld. De leges kunnen ieder jaar worden aangepast.

De leges voor een evenementenvergunning zijn gedifferentieerd naar grootte en herhaling van het evenement. Deze leges staan in de legesverordening gemeente Ameland (www.officielebekendmakingen.nl).

Toezicht en handhaving

Het proces om te komen tot een veilig evenement eindigt niet met het verlenen van de vergunning. Het houden van toezicht en eventuele handhaving tijdens het evenement is belangrijk. Een organisator moet zorgen voor het naleven van de vergunningsvoorschriften. De burgemeester is als bevoegd gezag belast met het toezicht en de handhaving.

Of handhaving noodzakelijk is, is afhankelijk van diverse factoren, zoals de risico’s van het evenement, ervaringen met de organisator en de resultaten van eerdere controles. De prioriteit bij evenementen ligt bij veiligheid en gezondheid.

Toezicht en handhaving wordt uitgevoerd in samenwerking met de gemeentelijke toezichthouders en BOA’s; organisaties zoals de politie; de omgevingsdienst (FUMO) en de veiligheidsregio en de organisatie van het evenement. Soms moet door de organisatie van het evenement externe beveiliging worden ingehuurd om toezicht te houden op de openbare orde en veiligheid.

Het toezicht en handhaving kan op verschillende manieren worden uitgevoerd. Onderstaand worden verschillende instrumenten beschreven.

Schouw van het evenement vooraf

Vooral bij grotere evenementen vindt er ambtelijk een schouw plaats voorafgaand aan het evenement. Eventuele onjuistheden kunnen op deze wijze nog voor de start van het evenement worden aangepast.

Overtreding tijdens een evenement

Bestuursrechtelijke handhaving

Als de situatie het toelaat, wordt een organisator van een evenement mondeling gewaarschuwd door de toezichthoudende instantie (dat kan bijvoorbeeld de toezichthouder van de gemeente, de politie, de boa of een medewerker van de Omgevingsdienst zijn). Vaak kunnen kleine overtredingen dan direct worden verholpen, bijvoorbeeld door de verkeerssituatie iets te wijzigen of door het volume van de geluidsinstallatie lager te zetten. Als zo spoedig mogelijk gehoor wordt gegeven aan de waarschuwing en de overtreding klein is, is verder handhavend optreden niet nodig. Afhankelijk van de overtreding kan er wel worden besloten de waarschuwing achteraf nog per brief te bevestigen, met als doel herhaling van de overtreding te voorkomen.

In de situatie dat er direct gevaar voor de veiligheid van personen is en de overtreding niet binnen zeer korte termijn kan worden beëindigd, zal niet eerst een waarschuwing worden gegeven. Er wordt dan gekeken welke maatregel nodig is, waarbij ook het per direct beëindigen van het evenement door middel van spoedeisende bestuursdwang een optie is.

Ook als de overtreding niet op korte termijn kan worden opgelost of wanneer de gegeven waarschuwing wordt genegeerd, zal moeten worden beoordeeld welke handhavingsmaatregel benodigd en proportioneel is. Er wordt altijd een proces-verbaal opgemaakt waarin de geconstateerde overtreding wordt beschreven en welke stappen zijn genomen om tot beëindiging van de overtreding te komen.

Ook kan in deze situatie het tijdelijk stilleggen of het per direct beëindigen van het evenement door middel van spoedeisende bestuursdwang een optie zijn. Dit zijn ingrijpende handhavingsinstrumenten die alleen worden ingezet als dat noodzakelijk wordt geacht.

Dreiging evenement zonder benodigde vergunning

Als geconstateerd wordt dat een evenement wordt aangekondigd (bijvoorbeeld online of op posters) zonder dat daarvoor een benodigde vergunning is verleend, zal ook handhavend worden opgetreden. In dat geval kan met een preventieve last onder dwangsom worden opgetreden. Als de organisatoren het evenement dan toch laten doorgaan, moeten zij de bijbehorende dwangsom aan de gemeente betalen. Ook kan in dat geval het evenement alsnog per direct worden beëindigd met spoedeisende bestuursdwang. Er kan immers niet vooraf worden beoordeeld of aan de (veiligheids)eisen wordt voldaan.

Gevolgen voor komende vergunningaanvragen

Een geconstateerde overtreding kan gevolgen hebben voor komende vergunningaanvragen voor hetzelfde evenement of van dezelfde organisator. Als blijkt dat een organisator zich niet aan voorschriften houdt, kan dit uiteindelijk reden zijn om een aanvraag te weigeren.

Geluidscontroles

Het toezicht op de geluidsnormen is een specialistische taak. Voor een adequate geluidsmeting is een geaccrediteerde geluidsmeter nodig, deze moet regelmatig worden gekalibreerd. Het huidige beleid is om in afspraak met de Friese uitvoeringsdienst (FUMO) geluidsmetingen in te plannen. Nieuw is dat door de gemeente indicatief metingen worden gedaan. Evenementen kunnen daar in worden meegenomen. Mocht sprake zijn van verwachte geluidshinder kan hierop worden ingespeeld.

Preventie en handhavingsplan Alcohol

Op basis van de Alcoholwet is door de gemeente een preventie en handhavingsplan Alcohol op gesteld. Het doel van de Alcoholwet is om gezondheidsschade bij jongeren als gevolg van alcoholgebruik te voorkomen en om de verstoring van de openbare orde door alcoholmisbruik te minimaliseren. Het preventie- en handhavingsplan bevat hoofdzaken van het beleid met betrekking tot de preventie van alcoholgebruik door jongeren en de handhaving van de wet.

Het preventie- en handhavingsplan is van toepassing op alle alcoholverstrekpunten in de gemeenten waaronder evenementen. Voor de uitvoering van de toezicht- en handhavingstaak werkt de gemeente samen met een extern bureau.

Bijlage 4: Druktebeleving

Druktebeleving bij evenementen

In ons toerisme beleid (april 2023) is druktebeleving beschreven in relatie tot de draagkracht van het toeristisch ecosysteem. Draagkracht en draagvlak staan beiden onder druk. De draagkracht van Ameland wordt in pieken overschreden. Daarbij speelt het toegenomen aantal auto’s en druk op de natuur een bovenmatige rol. Het draagvlak voor toerisme staat eveneens onder druk, al verschilt dit van persoon tot persoon. Wat voor de één drukte is, is voor de ander ‘gezelligheid’ en drukte is sterk plaats- en tijdgebonden. Evident is dat de druktebeleving is gestegen door intensiever gebruik van het eiland.

Door Alterra is in 2012 de druktebeleving in groengebieden onderzocht Alterra-rapport 2312 ISSN 1566-7197. Dit rapport beschrijft factoren die de druktebeleving beïnvloeden en geeft mitigerende maatregelen om drukte beleving tegen te gaan.

In het rapport wordt aangegeven dat er duidelijke individuele verschillen zijn als het gaat om de factoren die druktebeleving beïnvloeden. Wel is duidelijk dat het gaat om de merkbare zicht- en hoorbaarheid van andere mensen. Als mitigerende maatregelen worden drie maatregelen voorgesteld:

• -

  Verminderen aantal aanwezige anderen;

• -

  Verminderen zichtbaarheid/hoorbaarheid van (of voor) de aanwezige anderen;

• -

  Verminderen van storendheid van merkbare aanwezigheid van anderen.

Om sturend te kunnen optreden bij evenementen voor de druktebeleving is voor een evenement een score opgesteld. Deze score geeft de druktebeleving weer. Bij een hogere score is er sprake van een grotere druktebeleving. Bij de scores is rekening gehouden met de factoren die de druktebeleving kunnen beïnvloeden.

Bij een score vanaf categorie 3 kunnen mitigerende maatregelen worden voorgeschreven in de vergunning. Denk hierbij aan een maximaal toe te laten aantal deelnemers aan het evenement; maatregelen om parkeeroverlast tegen te gaan; verkeersregulatie; aanpassing van het tijdstip op de dag en mogelijke andere maatregelen.

Scores

Bijlage 5

Evenementenkalender 2024

Gemeente Ameland

Versie: 26 september 2023 (definitief)