Inkoop- en aanbestedingsbeleid VRZHZ (inclusief Spinel Veiligheidscentrum) 2024

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

De VRZHZ wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

3.1 Algemeen juridisch kader

• a.

  De VRZHZ leeft de relevante wet- en regelgeving na

  Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de VRZHZ restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

  Aanbestedingswet	De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
  Europese wet- en regelgeving	Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie.De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc.van de Europese Commissie.
  Burgerlijk Wetboek	Het wettelijke kadervoor overeenkomsten.
  Wet gemeenschappelijke regelingen	Het wettelijke kadervoor veiligheidsregio’s.
  Wet veiligheidsregio’s	De Wet veiligheidsregio’s bepaaltde taken vanhet bestuur van een veiligheidsregio en stelt een aantal basiseisen aan de organisatie van de hulpdiensten en de kwaliteit van het personeel en het materieel.
  Gids Proportionaliteit	De (herziene) Gids Proportionaliteit (3e herziening, 1 januari 2022) is in zijn geheel het richtsnoer datis aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.
  Aanbestedingsreglement Werken	In het ARW 2016zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.
  Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten VRZHZ	In de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten VRZHZ zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor leveringen en diensten moeten verlopen.
  De Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)	De Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) zijnin 2020 opgesteld door een werkgroep onder auspiciën van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) in samenspraak met diverse marktpartijen en betrokkenen vanuit het bedrijfsleven en Gemeenten. Dit als onderdeel van het programma Digitale Agenda 2020. Gemeenten hadden behoefte aan specifiek op het inkopen van ICT middelen en diensten gerichte inkoopvoorwaarden, waar de algemene inkoopvoorwaarden niet in voorzagen.
  Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)	De VRZHZ zal rondom haar inkopen geen privacygevoelige informatie beschikbaar stellen, tenzij dit voor de uitvoering van de opdracht of een rechtmatig verloop van de procedure noodzakelijk is, bijvoorbeeld om een ongeoorloofde kennisvoorsprong van de huidige leverancier ten opzichte van andere ondernemers te voorkomen. Als aan personen gerelateerde gegevens wordenverstrekt gebeurt dit alleen voorzover dit strikt noodzakelijk is en zo geanonimiseerd mogelijk. Als het verstrekken van privacygevoelige informatie toch noodzakelijk is, dan worden de volgende maatregelen genomen: 1. Privacygevoelige informatie wordt niet online beschikbaar gesteld, en 2. Ondernemers dienen de door de VRZHZ gehanteerde verwerkersovereenkomst te ondertekenen voordat zij de beschikking over de informatie krijgen.
  Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO)	De VRZHZ voldoet aan het tactisch normenkader van de ‘Baseline Informatiebeveiliging Overheden’. De BIO is een voor (semi-) overheden opgestelde norm gebaseerd op de "Code voor informatiebeveiliging". In hoofdlijnen komt het er op neer dat voorafgaand aan inschakeling van externe partijen, risico-gebaseerd, afgewogen wordt welke toegang externe partijen mogen hebben, hoe de toegang tot netwerk of gegevens geregeld wordt, of aanvullende beveiligingsmaatregelen nodig zijn en of externe partijen ook aanvullende informatieveiligheidsmaatregelen moeten nemen.
  Klachtenreglement EU aanbestedingen Veiligheidsregio's	Het externe klachtenreglement van het Nederlands Instituut Publieke Veiligheid, waarin is vastgelegd de organisatie van de klachtenbehandeling door en voor de Deelnemers, de procedure afspraken met betrekking tot ontvangst, behandeling en besluitvorming omtrent ontvangen klachten, alsook de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de te onderscheiden functies binnen het klachtenproces. Dit reglement is van toepassing op alle door de Deelnemers (waaronder de VRZHZ) afzonderlijk of gezamenlijk te voeren aanbestedingsprocedures.

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

  De VRZHZ neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  Gelijke behandeling	Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
  Non-discriminatie	Discriminatie op grond vannationaliteit mag niet.
  Transparantie	De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaalzorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waarze aan toe zijn.
  Proportionaliteit (evenredigheid)	De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijnin verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De VRZHZ past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
  Wederzijdse erkenning	Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de VRZHZ.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  De VRZHZ neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

De VRZHZ streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De VRZHZ past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten VRZHZ of de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT).

3.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de VRZHZ. De VRZHZ wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de algemeen directeur van de VRZHZ en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

3.6 Klachtenreglement

Gestimuleerd wordt dat de VRZHZ en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan de VRZHZ opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de VRZHZ de klacht vervolgens zal behandelen.

4.1 Integriteit

• a.

  De VRZHZ stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

  De VRZHZ heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De VRZHZ contracteert enkel met integere Ondernemers

  De VRZHZ wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden (artikel 1.20 Aanbestedingswet) en/of het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), zoals bedoeld in artikel 2.84 Aw.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

• a.

  Bij Inkopen neemt de VRZHZ sociale, ecologische en economische aspecten in acht

  Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de VRZHZ de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De VRZHZ stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

  De VRZHZ heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de VRZHZ als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De VRZHZ vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

  De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en indien nodig door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

  • •

    De VRZHZ analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

  • •

    Bij de product- en marktanalyse kan de VRZHZ inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

  • •

    De VRZHZ promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.

  • •

    In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.

  • •

    De VRZHZ stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.

  • •

    De VRZHZ kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.).

  • •

    De VRZHZ monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI- afspraken worden nagekomen.

  • •

    De VRZHZ deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVI- Zelfevaluatietool.

• b.

  De VRZHZ wil dat Inkopen ook een social return opleveren

  Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de VRZHZ, op maatschappelijk of sociaal vlak. De VRZHZ wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

  Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De VRZHZ kan social return inzetten voor:

  • •

    Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

  • •

    Het stimuleren van sociaal ondernemen.

  • •

    Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

5.1 Product- en marktanalyse

• a.

  Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd

  De VRZHZ acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopers-markt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De VRZHZ acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk

  De VRZHZ streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De VRZHZ moet vrij kunnen zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De VRZHZ kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

  Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de VRZHZ door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De VRZHZ kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten en de mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad).

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

• a.

  De VRZHZ heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt

  In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers.

  Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de VRZHZ moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

• b.

  De VRZHZ heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP)

  Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De VRZHZ houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de VRZHZ doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. De uiteindelijke keuze is afhankelijk van de inkoopstrategie.

• c.

  De VRZHZ heeft oog voor sociale ondernemingen

  Bij Inkopen kan de VRZHZ opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Innovatie

De VRZHZ moedigt (daar waar mogelijk) innovatiegericht Inkopen aan.

Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de VRZHZ ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

5.5 Samenwerkingsverbanden

De VRZHZ hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere veiligheidsregio’s of aanbestedende diensten.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

De VRZHZ heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Indien de VRZHZ kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

Uitgangspunt: aan de hand van de waarde van de opdracht

De VRZHZ zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de VRZHZ gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan bij uitzondering wenst af te wijken.

(Bedragen zijn exclusief BTW)

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De VRZHZ vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De VRZHZ vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen heeft de VRZHZ de mogelijkheid om nationaal aan te besteden. De VRZHZ zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging op TenderNed plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de VRZHZ in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Zie ook bijlage 1: Inkoop stroomschema.

5.7 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De VRZHZ wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

De waardebepaling is de opdrachtsom (plus de som van eventuele soortgelijke opdrachten) exclusief btw. Het moment van het aankondigen van de opdracht of (als er geen aankondiging plaatsvindt) de uitvraag van de offerte is daarbij bepalend. Er dient bij het berekenen van de waarde rekening te worden

gehouden met eenzijdige verlengingsopties en voorzien meerwerk. Het voortzetten van een opdracht die conform de overeenkomst van rechtswege is geëindigd, is een nieuwe opdracht, die bij overschrijding van de Europese aanbestedingsdrempel opnieuw moet worden aanbesteed. Als tijdens de uitvoering van een opdracht onvoorzien de drempel wordt overschreden, dan moet aangetoond kunnen worden dat de waarde van de opdracht voorafgaand aan de aanbesteding desondanks zorgvuldig is geraamd. In het aanbestedingsdossier moet worden vastgelegd hoe de waardebepaling heeft plaatsgevonden.

In dit hoofdstuk wordt uitgewerkt wat al het voorgaande betekent voor de organisatie van de VRZHZ op inkoopgebied.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

6.2 Inkopen in de organisatie

Inkopen is in de VRZHZ als volgt georganiseerd:

De inkooporganisatie van de VRZHZ is gebaseerd op een gecoördineerd model, met een meldingsplicht voor alle Inkopen vanaf € 10.000,- conform raming zoals genoemd in hoofdstuk 5.7. Deze meldingsplicht houdt in dat een inkoopbehoefte kenbaar wordt gemaakt bij team Inkoop waarbij een adviseur inkoop adviseert hoe het inkoopproces wordt uitgevoerd.

De inkoopcoördinatie is belegd bij de afdeling Bedrijfsvoering.

Inkoopprocessen worden met multidisciplinaire inkoopteams uitgevoerd, waarin de materiedeskundigen uit de organisatie-eenheden van de VRZHZ betrokken zijn.

6.3 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat van de VRZHZ, wat valt onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Bestuurlijk is Inkoop ondergebracht bij de portefeuillehouder middelen. Het Algemeen Bestuur van de VRZHZ is verantwoordelijk voor de naleving en uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Het team Inkoop van de VRZHZ heeft een adviserende taak (gevraagd en ongevraagd). De budgethouder is conform mandaatregeling en budgethoudersregeling verantwoordelijk voor het inkoopproces. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het team Inkoop worden in nadere regelingen en procesbeschrijvingen uitgewerkt.