Financiële verordening Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

1. Het algemeen bestuur stelt vóór 1 januari van het begrotingsjaar de nota met begrotingsrichtlijnen vast, waarin de kaders voor het begrotingsjaar erop zijn opgenomen.

1. Het algemeen bestuur stelt de begroting vóór 1 juli vast in het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft.

2. Het algemeen bestuur kan gedurende het begrotingsjaar begrotingswijzigingen vaststellen.

3. Het algemeen bestuur stelt van de begroting, als bedoeld in het eerste lid, in ieder geval het volgende vast:

• a)

  De doelstellingen van de gemeenschappelijke regeling;

• b)

  De totale baten en de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling;

• c)

  De kredieten van de gemeenschappelijke regeling.

4. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de prestaties, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid, kunnen worden getoetst.

1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de baten en lasten en kredieten passen binnen de geautoriseerde kaders zoals genoemd in Artikel 3 lid 3b en lid 3c.

2. Voor de volgende afwijkingen op de geautoriseerde kredieten is het dagelijks bestuur bevoegd vooraf te beslissen en autoriseert het algemeen bestuur achteraf middels de bestuursrapportages cq jaarstukken:

• a.

  Voor kredietoverschrijdingen binnen het bestaand beleid, doch niet groter dan 10% van het betreffende geautoriseerde krediet en met een maximum van € 50.000 per kredietoverschrijding.

• b.

  Voor nieuw af te sluiten kredieten binnen het bestaand beleid, doch niet groter dan 5% van het totale geautoriseerde kredietvolume met een maximum van € 250.000.

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages:

• a.

  De eerste bestuursrapportage dient ter bijstelling op de vastgestelde begroting en presenteert de op dat moment bekende afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting. Deze bestuursrapportage presenteert geen voortgang van de beleidsrealisaties.

• b.

  De tweede bestuursrapportage presenteert de voortgang van de beleidsrealisaties van de begroting van de veiligheidsregio over minimaal de eerste zes maanden van het lopende boekjaar. Daarnaast bevat de tweede bestuursrapportage een prognose van het beleidsmatige en financiële jaarresultaat.

2. Voor de opleverdata van de tussentijdse rapportages aan het algemeen bestuur geldt het volgende:

• a.

  De eerste bestuursrapportage wordt vóór 31 juli van het lopende begrotingsjaar aangeboden;

• b.

  De tweede bestuursrapportage wordt vóór 30 november van het lopende begrotingsjaar aangeboden.

3. Het dagelijks bestuur informeert in ieder geval het algemeen bestuur en neemt pas een besluit, nadat het algemeen bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen voor zover het betreft:

• a.

  Niet begrote (meerjarige) verplichtingen waarvan de jaarlijkse exploitatielast niet binnen de begroting gedekt kan worden.

• b.

  Het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan €100.000,--.

1. Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting.

2. Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening, vast in het begrotingsjaar volgend op het begrotingsjaar waarop de jaarstukken betrekking hebben doch uiterlijk vóór 1 juli van dat jaar.

3. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de organisatie, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves nader toegelicht.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 3.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

• c.

  De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• c.

  Onderschrijdingen van baten en/of overschrijdingen van lasten en investeringsbudgetten zijn acceptabel als die tijdig aan het bestuur zijn gemeld en door het bestuur zijn vastgesteld. Deze afwijkingen van de begroting zijn tijdig gemeld en vastgesteld als deze zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage of begrotingswijziging gedurende het boekjaar;

• d.

  Wanneer de overschrijding minder bedraagt dan €50.000.

• e.

  Bij investeringsprojecten is een overschrijding acceptabel wanneer deze minder dan €5.000 van het gevoteerde kredietbedrag bedraagt.

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de Veiligheidsregio bij financiële beheershandelingen.

2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de Veiligheidsregio.

1. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

2. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting, waarin de financiële positie is verwerkt, tevens de investeringskredieten van dat betreffende begrotingsjaar.

1. Het algemeen bestuur stelt ten aanzien van het financieel beleid de kaderdocumenten vast voor:

• a)

  De reserves en voorzieningen in de nota “Reserves en voorzieningen”

• b)

  De investeringen, waardering en afschrijving in de nota “Waarderings- en afschrijvingsbeleid”.

• c)

  De financieringsfunctie in het “treasurystatuut”.

• d)

  Het weerstandsvermogen en risicomanagement in de nota "Weerstandsvermogen en risicomanagement".

2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

• a)

  Een nota met regels voor de toerekening van de overheadkosten.

• b)

  Een nota met regels voor de rente aan de kostprijzen van goederen, werken en diensten.

3. Deze kaderdocumenten worden tenminste éénmaal per vier jaar geëvalueerd en indien nodig geactualiseerd en vastgesteld.

1. Voor het bepalen van de gemeentelijke bijdrage wordt een kostenverdeelmodel gehanteerd welke door het algemeen bestuur wordt vastgesteld.

2. Voor de kostentoerekening aan producten die worden gedekt door middel van een tarief aan derden wordt gebruik gemaakt van het systeem van kostentoerekening met als uitgangspunt integrale toerekening van kosten.

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de veiligheidsregio jaarlijks wordt gecontroleerd.

3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

1. Het dagelijks bestuur zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

2. Het dagelijks bestuur stelt hiertoe elk kalenderjaar een intern controleplan vast. Het interne controleplan wordt vóór 1 april van het controlejaar vastgesteld.

3. Het dagelijks bestuur zorgt op basis van de resultaten van de toets, bedoeld in het eerste lid, indien nodig, voor een plan van verbetering. Het dagelijks bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

1. De werkingsduur van deze verordening is voor onbepaalde tijd.

2. Ten minste eenmaal in de vier jaar wordt deze verordening geëvalueerd.