Nadere regels budgetbeheer

1. Het dagelijks bestuur geeft opdracht aan de secretaris-directeur van het Waterschap Limburg om de producten en investeringsprojecten uit de programmabegroting te realiseren. Een en ander gebeurt met het vrijgeven van de exploitatie- en investeringsbudgetten.

2. De secretaris-directeur legt over alle relevante aspecten van deze regeling verantwoording af in het kader van planning & control cyclus.

1. Een budgethouder handelt op grond van bestuurlijke besluitvorming. De budgethouder neemt de verdeling van bevoegdheden in acht zoals die is vastgelegd in wet- en regelgeving en in de besluiten van het Waterschap Limburg. Een budgethouder is de secretaris-directeur, de directeur, een programmamanager, een afdelingsmanager, een teammanager of een projectleider.

2. Een budgethouder is de verantwoordelijke voor de aan deze toegekende budgetten en legt aan de direct leidinggevende verantwoording af.

3. Aan de hand van de organisatie- en processtructuur en het takenpakket van de eenheden vindt een verdeling plaats van de budgetten naar de budgethouders. Dit wordt vastgelegd in het register exploitatiebudgetten, het register investeringsbudgetten en het register reserves en voorzieningen. Deze registers zijn leidend voor de verdere toepassing in de organisatie, zoals de inrichting van het financieel systeem.

4. De secretaris-directeur kan de verdeling van de budgetten naar budgethouders wijzigen en intrekken. Van een dergelijke wijziging worden de betreffende budgethouders schriftelijk in kennis gesteld, alsmede de afdeling Interne Dienstverlening/het team Financiën voor verwerking in het register exploitatiebudgetten, het register investeringsbudgetten en het register reserves en voorzieningen. De budgethouder kan bij afwezigheid vervanging regelen, waarbij de mogelijkheid tot horizontale vervanging (in beginsel) leidend is.

5. Een budgethouder kan één of meerdere budgetbeheerders aanwijzen, die namens de budgethouder zorgdragen voor de feitelijke besteding en ontvangst van de financiële middelen. Indien geen budgetbeheerder is aangewezen, is de budgethouder ook budgetbeheerder.

1. De budgethouder draagt, binnen de grenzen van het budget, zorg voor een rechtmatige en doelmatige besteding en ontvangst van de financiële middelen. Een budget mag uitsluitend worden ingezet voor het doel of de activiteit waarvoor het is verleend.

2. De budgethouder houdt zich aan de procedures en instructies met betrekking tot het beheer.

3. De budgethouder is integraal verantwoordelijk voor de bewaking van de benutting van de toegekende budgetten, alsmede het tijdig en volledig heffen van inkomsten en de realisatie van de daaraan gekoppelde (deel-) prestaties.

4. De budgethouder is verantwoordelijk voor de optimale inzet van middelen ten behoeve van de realisatie van de programmadoelen en prestaties, het opstellen van budgetprognoses, tussentijdse informatievoorziening en het afleggen van verantwoording.

1. Bij onvoorziene uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de begroting niet kon worden gepland (onvoorzienbaar) en op korte termijn moet worden uitgevoerd (onuitstelbaar), kan de secretaris-directeur verzocht worden om aanvullend budget beschikbaar te stellen vanuit de post onvoorzien.

2. Voorstellen tot aanwending van de begrotingspost onvoorziene uitgaven tijdens een begrotingsjaar worden ter goedkeuring voorgelegd aan secretaris-directeur en voor zover het saldo van deze post dit toelaat.

1. Het algemeen bestuur autoriseert de investeringsbudgetten conform de procedure zoals opgenomen in artikel 6 van de Financiële verordening WL 2025.

2. Het vrijgeven van besteding van de geautoriseerde investeringsbudgetten is voor bestuurlijk relevante projecten voorbehouden aan het dagelijks bestuur en voor de overige projecten aan de directie.

3. Het dagelijks bestuur wordt periodiek geïnformeerd over de vrijgave van investeringsbudgetten door de directie.

4. Een project is in ieder geval bestuurlijk relevant wanneer sprake is van:

• a.

  Een DB besluit dat verband houdt met een wettelijke verplichting (o.a. Omgevingswet) of;

• b.

  Bestuurlijk relevante impact op de omgeving of;

• c.

  Bestuurlijke keuzes of dilemma’s of;

• d.

  Omvangrijke risico’s of;

• e.

  Projecten met bruto investeringsuitgaven ≥ € 5 miljoen.

1. Opdrachtverstrekking loopt hoofdzakelijk via opdrachtbrieven, met uitzondering van de werkorders in het inkoop- en contractmanagementsysteem.

2. Financiële verplichtingen van opdrachtverstrekkingen dienen schriftelijk te worden gedocumenteerd met opdrachtbrieven en worden vastgelegd in de financiële administratie.

3. Het in lid 1 opgenomen vereiste wordt door de secretaris-directeur in de uitvoeringsregels budgetbeheer uitgewerkt.

1. Bij de afhandeling van facturen wordt het vier-ogen-principe toegepast.

2. In de ‘uitvoeringsregels budgetbeheer’ geeft de secretaris-directeur invulling aan het inrichten van het vier-ogen-principe zoals bedoeld in lid 1.

1. In de door de secretaris-directeur op te stellen uitvoeringsregels worden, aanvullend op het gestelde in artikel 7 (opdrachtvorm) en artikel 8 (factuurafhandeling), tenminste de volgende onderwerpen door de secretaris-directeur nader uitgewerkt:

• a.

  Uitvoeringsregels budgetbeheer; bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerders;

• b.

  Vervangingsregels; regels voor vervanging.

1. De regels voor het budgetbeheer zoals vastgesteld door het dagelijks bestuur op 23 juni 2023 worden ingetrokken per 1 januari 2025, met dien verstande dat zij van toepassing blijven op de jaarrekening, jaarverslag en bijbehorende stukken ten aanzien van de begrotingsjaren tot en met 2024.

2. Dit besluit treedt in werking per 1 januari 2025.