Evenementenbeleid Halderberge

In de gemeente Halderberge vinden jaarlijks vele evenementen plaats. In het belang van de openbare orde en veiligheid en de leefbaarheid is het gewenst om voorschriften en regels te stellen aan het plaatsvinden van al deze evenementen. De regels rondom evenementen zijn vastgelegd in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV), in het bijzonder de bepalingen van ‘afdeling 3 evenementen’.

Deze regels vormen samen met dit beleidsdocument de basis voor de evenementen in onze gemeente.

Op 1 januari 2024 is de Omgevingswet in werking getreden. De Omgevingswet bepaalt dat dat gemeenten een omgevingsplan moeten vaststellen voor het gehele grondgebied van de gemeente. Het omgevingsplan kan van invloed zijn voor evenementen, aangezien daar afspraken in worden gemaakt over het gebruik van de openbare ruimte. Gemeenten hebben tot 1 januari 2032 de tijd om het omgevingsplan op te stellen.

Ten tijde van het herzien van dit evenementenbeleid is aan de nieuwe omgevingsplan nog geen invulling gegeven.

1.1. Waarom een evenementenbeleid?

Wat betekenen evenementen voor Halderberge?

De gemeente Halderberge kenmerkt zich als een groene toeristische gemeente, waarbij een hoeveelheid en diversiteit van aantrekkelijke evenementen nog meer bezoekers trekken. Evenementen zijn vanuit economisch- en maatschappelijk oogpunt belangrijk voor de gemeente Halderberge en voor haar inwoners. Dit uit zich vervolgens in:

• Economische betekenis: stadspromotie (evenementen dragen bij aan het imago en de bekendheid van de gemeente), voorwaardenscheppend voor toeristisch-recreatieve ontwikkeling en bron van directe en indirecte inkomsten (organisatie, horeca, detailhandel etc.);

• Recreatieve betekenis: sport, ontspanning en vermaak;

• Sociale cohesie: evenementen dragen bij aan de leefbaarheid van de kernen;

• Bijdrage aan de beleving van een gemeenschap en het versterken van een positief imago van de gemeente als woon- en leef gemeente.

Definitie evenement en vergunningsplicht

In artikel 2:24 van de APV staat de begripsbepaling voor een evenement opgenomen. Volgens dit artikel wordt er onder een evenement verstaan: elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Hierbij wordt een aantal activiteiten uitgezonderd, zoals bioscoopvoorstellingen en warenmarkten. Daarnaast wordt er een aantal specifieke activiteiten toegevoegd zoals braderieën, snuffelmarkten, wegwedstrijden en optochten. Artikel 2:25 stelt dat het verboden is om zonder of in afwijking van een vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren en regelt de procedure hieromtrent.

Bevoegdheid vaststellen evenementenbeleid

De burgemeester is op grond van artikel 174 Gemeentewet en artikel 2:25 APV verantwoordelijk voor evenementen. Op grond van artikel 4:81 eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht is de burgemeester bevoegd om voor evenementen beleidsregels vast te stellen. Voor sommige bijkomende meldingen/ontheffingen/vergunningen (bijvoorbeeld geluidsontheffing) is het college van burgemeester en wethouders bevoegd. Echter vanwege de gevoeligheid van het onderwerp en de belangen van alle betrokkenen is er besloten dat de gemeenteraad het evenementenbeleid vaststelt.

Dit evenementenbeleid vervangt het eerder door de raad vastgestelde evenementenbeleid van 12 november 2020.

Meldingsplichtige evenementen

Artikel 2:25 APV geeft ook aan in welke gevallen een vergunning nodig is en in welke gevallen er kan worden volstaan met een melding. De belangrijkste voorwaarden daarvoor zijn dat het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 250 personen, dat het evenement plaatsvindt tussen 9:00 en 23:00 uur, dat het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) en 85 dB(C) op de gevels van omringende woningen niet wordt overschreden en dat het evenement geen belemmering vormt voor het verkeer en hulpdiensten.

In het geval dat aan deze voorwaarden wordt voldaan kan worden volstaan met een melding. Het meldsysteem werkt naar tevredenheid. Veel evenementen die in de gemeente worden georganiseerd vallen onder de meldingsplichtige evenementen. Deze zogeheten ‘kleine evenementen’ vormen nauwelijks een risico en kunnen volstaan met een melding.

Dit zorgt er voor dat er meer ruimte en tijd ontstaat voor de coördinatie bij de risicovollere evenementen, waardoor we de organisatoren beter kunnen sturen en zo gezamenlijk kunnen zorgen voor een ‘veilig’ evenement met oog voor de risico’s en preventie hiervan.

Vergunningsplichtige evenementen

In alle gevallen waar er niet kan worden volstaan met een melding van een evenement, is een vergunning noodzakelijk. Bij vergunningsplichtige evenementen wordt er gewerkt met een risico-classificatie. Dit wordt beoordeeld door het invullen van een risicoscan, ontwikkelt door de Veiligheidsregio Midden en West-Brabant.

De volgende classificaties voor evenementen zijn van toepassing bij een vergunning:

• A-Classificatie (Evenement, waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. Mochten er toch risico’s aanwezig zijn die niet gereduceerd kunnen worden middels standaard-voorwaarden, dan kan door de (hulp)diensten monodisciplinair geadviseerd worden. Dit houdt in dat ze enkel vanuit hun eigen discipline adviseren)

• B-Classificatie (Evenement, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. De risico’s zijn van dergelijke aard dat er aanvullend op de standaard-voorwaarden door de gemeente om monodisciplinair advies wordt gevraagd bij de (hulp)diensten, om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.)

• C-Classificatie (Evenement, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. De risico’s zijn van dergelijke aard dat een multidisciplinaire voorbereiding en uitvoering van het evenement vereist is.)

Aan de hand van de classificatie van een evenement wordt er een behandelaanpak voorgesteld. Daarbij wordt ook vermeld welke documenten er minimaal moeten worden toegevoegd bij de aanvraag en wat het indieningstermijn is.

Buiten de risicoscan om wordt door de gemeente alle evenementen die meer dan 750 bezoekers op het piekmoment ontvangen als groot gezien en krijgen daarmee de classificatie B of C. Deze B of C vergunning wordt ondertekend door de burgemeester.

Voor meer informatie wordt hier verwezen naar paragraaf 3.2.

Wat wil de gemeente Halderberge?

De gemeente Halderberge wil zich profileren als een groene toeristische gemeente waar het goed vertoeven is. Hierbij spelen evenementen een belangrijke rol. De gemeente Halderberge staat positief tegenover de diverse soorten evenementen, waarbij er echter wel een goede balans is tussen de positieve effecten van de evenementen en de woon- en leefomgeving. Ook moet er een goede balans zijn tussen belangen van direct betrokkenen en de organisatie. Er wordt gestreefd naar het borgen en beperken van risico’s voor de openbare orde en veiligheid, zedelijkheid, volksgezondheid en het milieu.

Wat biedt het evenementenbeleid?

Met het evenementenbeleid ‘Evenementen in Halderberge’ bepaalt het college de spelregels omtrent evenementen. Deze beleidsregels gelden voor alle evenementen die in onze gemeente plaatsvinden. Daar waar locatie gebonden specifieke spelregels gelden zal dat in dit beleidsstuk worden aangegeven.

1.2. Gevolgde procedure

Via een digipanel is de inbreng gevraagd van de inwoners en ondernemers van de gemeente Halderberge en organisatoren van de evenementen. Deze inbreng is betrokken bij de herijking van dit beleid.

1.3. Leeswijzer

In de hoofdstukken wordt het beleid nader onderbouwd. De lezer die ook kennis wil nemen van de nadere onderbouwing van de beleidskeuzes, wordt geadviseerd ook de bijlage door te nemen. In hoofdstuk 4 wordt naar de desbetreffende bijlage verwezen.

Voorkomende afkortingen zijn:

• AmvB: Algemene maatregel van Bestuur;

• APV: Algemene Plaatselijke Verordening;

• GHOR: Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio;

• OMWB: Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant.

2.1 Evenementenloket aanspreekpunt voor evenementenvergunning

Aanvraag evenementenvergunning

Aanvragen voor een evenementenvergunning komen via de website www.halderberge.nl van de gemeente binnen. De gemeente is bereikbaar via het algemene telefoonnummer 0165 390500. Bij het behandelen van de aanvragen voor een evenement wordt er een beroep gedaan op de diverse interne teams en externe partners. Bij de externe partners kan er gedacht worden aan de politie, brandweer, GHOR en de OMWB.

De evenementencoördinator heeft contact met organisatoren en bewaakt het verloop van de processen. Indien adviserende teams of diensten aanvullende informatie nodig hebben van de organisatie, zal dit ook via de evenementencoördinator lopen.

Eenduidige informatie

Het evenementenloket draagt zorg voor eenduidigheid in voorlichting, registratie en afhandeling van alle aanvragen om een evenementenvergunning of een melding. Dit wordt niet alleen bereikt door de invoering het evenementenloket, maar ook door een heldere uitleg op onze andere kanalen, zoals de website en aan de telefoon. Op deze wijze is er een optimale dienstverlening voor de aanvrager.

Digitaal aanvragen

Het melden van een evenement of het aanvragen van een vergunning voor een evenement kan bij de gemeente Halderberge digitaal. Via www.halderberge.nl kan de organisator met DigiD of E-herkenning (2+ abonnement) inloggen. Men doorloopt dan een digitaal vragenformulier waarbij er ook de mogelijkheid is om documenten te uploaden (denk hierbij aan draaiboek, plattegrond etc). Er zal vanuit de gemeente ook digitaal gecommuniceerd worden. Zo zal er digitaal gevraagd kunnen worden om aanvullende documenten en zal het besluit digitaal gepubliceerd worden op de persoonlijke pagina van de aanvrager. Ook de voortgang van de aanvraag is terug te vinden op de persoonlijke pagina. Deze pagina is via https://www.halderberge.nl/inloggen-mijn-halderberge te benaderen.

Organisatoren die niet in de gelegenheid zijn om digitaal een aanvraag in te dienen kunnen een afspraak maken bij het evenementenloket. Zij zullen dan samen met de organisator het digitale formulier doorlopen. Men wordt in dit geval wel per brief geïnformeerd.

Beslistermijn

Voor het behandelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning zijn beslistermijnen vastgesteld.

Op een aanvraag van een evenement met weinig tot geen risico (A- evenement) wordt binnen 8 weken een beslissing genomen.

Op een aanvraag van een evenement met risico's ( B of C-evenement) wordt binnen 14 weken een beslissing genomen.

Aandacht evenementen (B-evenementen) en risicovolle evenementen (C-evenementen) hebben over het algemeen een langere tijd nodig qua afhandeling, aangezien daar meer documenten moeten worden beoordeeld (bijvoorbeeld veiligheidsplan, verkeersplan etc.) Daarnaast hebben deze evenementen ook een grotere impact op de omgeving.

Om ook belanghebbenden de gelegenheid te geven om een zienswijze danwel een bezwaar in te kunnen dienen, is de termijn van beslissen voor de B-C evenementen langer dan een A evenement.

Dit betekent in de praktijk het volgende:

• A-evenementen  minimaal 8 weken behandeltermijn;

• B-evenementen  minimaal 14 weken behandeltermijn.

• C-evenementen  maatwerk, maar minimaal 14 weken behandeltermijn.

Als aanvragen te laat worden ingediend kan er besloten worden om de aanvraag te weigeren.

Andere wet- en regelgeving

De organisator is primair verantwoordelijk voor het op de juiste wijze en bij de juiste instantie indienen van aanvragen en verkrijgen van benodigde ontheffingen of vergunningen.

Omdat voor organisatoren niet altijd even duidelijk is welke wetten en regels van toepassing zijn op het evenement faciliteert het evenementenloket zoveel mogelijk in informatie over andere wetten en regels. Te denken valt aan onder andere ontheffingen ten aanzien van Natura2000 gebieden of grondwaterwingebied-ontheffingen. Aan deze informatieverstrekking kunnen geen rechten en/of plichten aan ontleent worden.

2.2. Evenementenoverleg

Afhankelijk van de risico’s van een evenement en de complexiteit van de aanvraag, zullen zowel de interne- als de externe adviseurs bij elkaar komen om samen met de medewerker van het evenementenloket de aanvraag te bespreken. Het kan zijn dat hierbij tevens de organisator wordt uitgenodigd voor een toelichting van het evenement. Deze voorbespreking kan ook op verzoek van de organisatie worden ingepland.

Na afloop van een evenement kan er, zowel op verzoek van de organisator als op verzoek van de adviseurs, een evaluatie worden ingepland waarbij de medewerker van het evenementenloket met de interne- en externe adviseurs aansluiten met de organisatie.

Bij de evaluatie wordt er gekeken naar het proces van de vergunningverlening, de aanloop naar en het verloop van het evenement, toezicht en handhaving van het evenement, veiligheid bij en rondom het evenement en overige zaken die ter tafel komen. Indien nodig wordt er besproken welke maatregelen er voor een volgende editie genomen zouden moeten worden. De verbeterpunten worden tevens gebruikt bij andere evenementen en indien nodig toegepast ter verbetering van het eigen beleid en de werkprocessen.

Vanuit de raad is het verzoek gekomen om in het evenementenbeleid bewoners te betrekken bij de evaluaties van evenementen.

Voor organisatoren van B en C evenementen wordt daarom opgenomen dat zij na afloop van het evenement een evaluatie dienen te houden met de direct omwonenden en bedrijven welke wonen of gevestigd zijn in de (zij)straten direct grenzend aan het evenemententerrein. Dat kan zijn in de vorm van een bewonersavond. Ofwel het digitaal ophalen van informatie. Deze informatie dient de organisatie te delen met de medewerker van het evenementenloket.

Als vuistregel wordt aangehouden dat evenementen met een bezoekersaantal van 750 of meer op de piekmomenten in aanmerking komen voor een vooroverleg en evaluatie.

Dit zal te allen tijde maatwerk blijven.

2.3 Evenementenoverzicht

Samenstelling evenementenoverzicht

Om een goed beeld te krijgen van de hoeveelheid, de aard en de spreiding in tijd en locatie van evenementen biedt het evenementenoverzicht uitkomst.

In de maanden september/oktober en november worden de organisatoren die in het jaar voorafgaand aan het nieuwe jaar een evenement organiseerden gevraagd hun evenement voor het aankomende kalenderjaar digitaal aan te melden voor het evenementenoverzicht.

Vóór 1 december dienen de evenementen voor het aankomende kalenderjaar digitaal doorgegeven te worden bij het evenementenloket. In december wordt dit overzicht vastgesteld. Mochten er hierna nog evenementen bijkomen, dan zal er gekeken worden of dit past binnen het overzicht dat is vastgesteld. Het overzicht is te raadplegen op de website van de gemeente Halderberge en is dynamisch. Nieuwe aanvragen worden toegevoegd om het overzicht zo compleet mogelijk te krijgen.

Sturen van het aanbod

Het evenementenoverzicht biedt de mogelijkheid om evenementen te sturen en een balans te vinden in de belasting van de omgeving. Aan het evenementenoverzicht kunnen geen rechten worden ontleend, aangezien er zowel evenementen op komen te staan waarvoor al een vergunning is verleend, als evenementen waarvoor dat nog niet het geval is.

Het evenementenoverzicht wordt door diverse partijen gebruikt als instrument voor de planning, coördinatie en afstemming. Het evenementenoverzicht wordt daarnaast gedeeld met de interne en externe adviseurs van de gemeente.

2.4 Meldingen/klachten bewoners

De bewoners van de gemeente Halderberge kunnen een vraag, melding of klacht met betrekking tot evenementen indienen via de website, www.gemeentehalderberge.nl, onder het kopje ‘meteen melden’.

In artikel 2:24 van de APV is een definitie opgenomen van een evenement. Het betreffende artikel is verwerkt in bijlage 1. Op grond van artikel 2:25 van de APV geldt een melding- of vergunningsplicht voor evenementen.

3.1 Melding

Bij meldingsplichtige evenementen gaat het om kleinschalige evenementen, die nagenoeg geen belasting vormen voor de woon- en leefomgeving en beperkt van omvang zijn met beperkte geluidsproductie. Het is om deze reden enkel toegestaan om achtergrondmuziek ten gehore te brengen. In de APV is aangegeven aan welke criteria moet worden voldaan om te kunnen volstaan met een melding. Daarnaast zijn deze criteria meegenomen in het digitale aanvraagformulier, waarbij direct de juiste aanvraag of melding kan worden ingediend. Wordt er niet voldaan aan de criteria van de melding, dan is een vergunning vereist voor het houden van het evenement, dit gebeurt automatisch. In de criteria voor de melding wordt er gesproken over niet meer dan 250 personen aanwezig tijdens het evenement (dit is inclusief organisatie en eventueel deelnemers). Hiermee wordt bedoeld niet meer dan 250 personen gelijktijdig aanwezig.

3.2 Vergunning

Toetsing aan weigeringsgronden en belangenafweging

De APV heeft weigeringsgronden voor een vergunning opgenomen. Iedere aanvraag voor een evenementenvergunning wordt getoetst aan de APV, het evenementenbeleid en eventuele overige wet- en regelgeving die van toepassing is. Bij de vraag of een evenement vergund kan worden zal een gedegen afweging plaatsvinden tussen enerzijds de belangen van de openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en het milieu en anderzijds het belang van het evenement. Voor deze belangenafweging wordt er advies gevraagd bij de interne- en externe adviseurs (o.a. de politie, brandweer, GHOR en OMWB) en eventueel besproken in de multidisciplinaire overleggen. Aan de hand van een risicoscan (zie handboek) worden de risico’s van een evenement geïnventariseerd, geanalyseerd en wordt er een behandelaanpak vastgesteld. Samen met de interne- en externe partners en de evenementenorganisator zal bekeken worden hoe de risico’s beperkt kunnen worden. Deze handelwijze geeft de nodige informatie om een aanvraag goed te behandelen, een afweging te kunnen maken aan de hand van de weigeringsgronden en nadere voorschriften te kunnen stellen in de vergunning. In het handdoek is de procedure voor de melding uitgewerkt.

Risicoscan en aanvullende documenten

Aan de hand van de risicoscan van de veiligheidsregio wordt er vastgesteld welke classificatie er aan het evenement gehangen wordt. Afhankelijk van welke classificatie het evenement krijgt, dienen er bepaalde documenten bij de aanvraag te worden ingeleverd.

De volgende classificaties voor evenementen zijn van toepassing bij een vergunning:

• A-Classificatie (Evenement, waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. Mochten er toch risico’s aanwezig zijn die niet gereduceerd kunnen worden middels standaard-voorwaarden, dan kan door de (hulp)diensten monodisciplinair geadviseerd worden. Dit houdt in dat ze enkel vanuit hun eigen discipline adviseren)

• B-Classificatie (Evenement, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. De risico’s zijn van dergelijke aard dat er aanvullend op de standaard-voorwaarden door de gemeente om monodisciplinair advies wordt gevraagd bij de (hulp)diensten, om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.)

• C-Classificatie (Evenement, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. De risico’s zijn van dergelijke aard dat een multidisciplinaire voorbereiding en uitvoering van het evenement vereist is.)

Een classificatie kan overigens gaandeweg de procedure wijzigen aan de hand van de verkregen informatie. Voor de classificatie dienen de volgende documenten ingediend te worden:

A-evenementen:

• Aanvraagformulier evenementenvergunning (digitaal);

• Situatietekening van het evenemententerrein;

• De eventueel te nemen tijdelijke verkeersmaatregelen t.b.v. het evenement (inclusief calamiteitenroute);

• Bij inzet van beveiligers: een beveiligingsplan;

• Indien nodig evenement-specifieke aanvullingen (denk hierbij aan ontruimingsplan etc);

B en C-evenementen;

• Aanvraagformulier evenementenvergunning (digitaal)

• Situatietekening van het evenemententerrein;

• Calamiteitenplan;

• Mobiliteitsplan (inclusief calamiteitenroute);

• Bij inzet van beveiligers: een beveiligingsplan;

• Bij medische inzet: medisch plan

Constructieve veiligheid

De organisatie dient aannemelijk te maken dat de constructieve veiligheid van de op te richten of te plaatsen bouwsels (tenten, podia, tribunes, decors etc.) gewaarborgd is. Voor de beoordeling van de constructieve veiligheid wordt aan de nu van toepassing zijnde richtlijn getoetst: de ‘Richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria bij een aanvraag voor een Evenementenvergunning’. Deze landelijke richtlijn is opgesteld door constructeurs uit diverse gemeenten in Nederland. Hierbij zijn ook diverse vertegenwoordigers uit de evenementenbranche betrokken geweest. In de richtlijn is opgenomen welke gegevens moeten worden ingediend door de organisatie om de constructie van de bouwsels te kunnen beoordelen.

In de richtlijn is aangegeven bij welke bouwsels de constructieve veiligheid niet relevant is en waarbij geen risico’s op letsel bij falen te verwachten is. Voor deze bouwsels is geen constructieve verantwoording geëist. In afwijking van de richtlijn worden tenten met een vloeroppervlakte kleiner dan 100m2 en podia tot 100m2 en niet hoger dan 1m in principe niet als constructief relevant beschouwd (in plaats van tenten met een vloeroppervlakte kleiner van 25 m2). Afhankelijk van de locatie en/of het gebruik van tenten kan hiervan worden afgeweken. Voor meer informatie zie https://www.vereniging-bwt.nl/centraal-overleg-bouwconstructies/documenten/2018/11/cobc-richtlijn-evenentenvergunning-11-2018

Brandveilig gebruik evenemententerrein en bouwsels.

Ten aanzien van de brandveiligheid van het evenemententerrein en/of bouwsels is de nu geldende wet- en regelgeving van toepassing, genaamd de AmvB Brandveilig Gebruik Basishulpverlening Overige Plaatsen (verder BGBOP) van toepassing. De AmvB is te raadplegen op www.overheid.nl.

Toelichting documenten in handboek

In het Evenementenhandboek zijn de verschillende documenten/eisen nader toegelicht.

3.3 Meerjarenvergunning

Veel evenementen vinden in hoofdlijnen jaarlijks in dezelfde vorm plaats. In het kader van de lastenverlichting en deregulering kunnen organisaties de keuze maken om een meerjarenvergunning of een vergunning per editie aan te vragen.

Criteria voor een meerjarenvergunning

De criteria om voor een meerjarenvergunning in aanmerking te komen, zijn:

• Het evenement is als A-evenement gekwalificeerd door de gemeente aan de hand van de gehanteerde risicoscan van de veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Dit houdt in dat het evenement, gezien wordt als een evenement waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu;

• Er zijn in de drie voorafgaande jaren geen bezwaren tegen de vergunning voor het evenement gegrond verklaard;

• Het evenement heeft tenminste drie achtereenvolgende jaren in dezelfde vorm (qua opzet, aard/karakter, duur, omvang, locatie, aantal bezoekers, doelgroep, muzieksoort) plaatsgevonden in Halderberge, georganiseerd door dezelfde organisatie en waarbij;

• De gestelde voorschriften zijn nageleefd en uit de evaluatie met de toezichthouders en adviseurs is gebleken dat het evenement in zijn geheel goed en positief is verlopen.

• De eventuele ontheffing voor het verstrekken van zwak-alcoholische drank valt onder leiding van dezelfde leidinggevende. (artikel 35 lid 5 alcoholwet)

Of er uiteindelijk een meerjarenvergunning wordt afgegeven is ter beoordeling van de burgemeester, die hierin wordt geadviseerd door de interne en externe adviseurs. Het proces voor het aanvragen van een meerjarenvergunning, zal nog nader vormgegeven moeten worden.

Het meerjarenprincipe kan, indien de wet- en regelgeving dit toelaat, eveneens toegepast worden op bijbehorende vergunningen en ontheffingen (bijvoorbeeld de geluidontheffing en de ontheffing op grond van de Alcoholwet).

Duur en procedure meerjarenvergunning

De meerjarentoestemmingen worden voor maximaal drie jaar verleend. De evenementen waarvoor een meerjarenvergunning is verleend, moeten jaarlijks vóór 1 december bij het evenementenloket de datum doorgeven waarop het evenement gaat plaatsvinden in het volgende kalenderjaar.

De organisatie van het evenement moet daarnaast voor elke editie kritisch kijken naar de meerjarentoestemmingen en er zorg voor dragen dat aan de gestelde voorschriften wordt voldaan. Wijzigingen op de meerjarentoestemmingen dienen uiterlijk 12 weken van tevoren gemeld te worden. Aan de hand van de nieuwe gegevens zal moeten worden gekeken of een gewijzigde vergunning moet worden verleend of dat de huidige vergunning voldoet. Indien de wijzigingen dermate groot zijn, kan besloten worden om een vergunning voor bepaalde tijd te verlenen. Na dit jaar vindt er een evaluatie plaats. Na deze evaluatie kan worden besloten de vergunning voor drie jaar te verlenen.

Zijn er geen wijzigingen, dan kan worden volstaan met een verklaring dat er zich geen wijzigingen voordoen en de bevestiging dat ze wederom gebruik zullen maken van deze meerjarenvergunning. Deze verklaring moet eveneens uiterlijk 8 weken van tevoren ingediend worden.

Wanneer wordt de meerjarenvergunning/ontheffing ingetrokken/gewijzigd?

Er kunnen zich situaties voordoen, waardoor het noodzakelijk is de meerjarenvergunning en/of -ontheffing in te trekken of te wijzigen. Hiervoor zijn de criteria in de APV opgenomen.

Voorbeelden van een noodzakelijke intrekking of wijziging zijn:

• Significante wijzigingen in de opzet, aard/karakter, periode, duur, omvang, locatie, aantal bezoekers, doelgroep, muzieksoort en/of de te plaatsen objecten.

• Bij (bouw)projecten en (weg)werkzaamheden. Op moment van vergunningverlening bestaat er vaak nog geen inzicht in de planning van werkzaamheden. Als werkzaamheden staan of worden gepland tijdens een evenement, wordt dit in een zo vroeg mogelijk stadium bekendgemaakt aan de organisator en wordt bekeken of beide activiteiten op elkaar afgestemd kunnen worden.

• Bij dreiging voor de openbare orde en veiligheid, de zedelijkheid en volksgezondheid en/of de bescherming van het milieu.

• Gewijzigde wet- en regelgeving.

Een organisatie heeft geen recht op compensatie of een schadevergoeding voor gemaakte kosten wanneer een vergunning en/of ontheffing wordt ingetrokken of gewijzigd. De gemeente maakt zo spoedig mogelijk aan de organisator bekend wanneer er belemmeringen zijn voor het evenement. Daarnaast is het aan de organisatie om zo vroeg mogelijk, doch uiterlijk 8 weken van tevoren, te informeren of er belemmeringen zijn voor het evenement.

Balans tussen evenementen en de omgeving

Gelet op de wens om een ‘toeristische’ gemeente te zijn, is en blijft het uitgangspunt om een positieve grondhouding in te nemen voor evenementen die een positieve bijdrage leveren voor de gemeente Halderberge. Ook de leefbaarheid in de kernen is een belangrijk punt om evenementen in de dorpskernen te stimuleren. De binding van evenementen met de diverse ondernemers en verenigingen wordt als een grote meerwaarde gezien. Veel evenementen vinden plaats in het centrum van de diverse kernen en worden georganiseerd door de plaatselijke verenigingen. Om de gemeente Halderberge daarnaast weg te zetten als een toeristische trekpleister is een diversiteit aan evenementen van belang.

De meeste locaties waar evenementen plaatsvinden zijn in een woon- en leefomgeving gelegen. Het onbeperkt toestaan van evenementen kan tot (onevenredige) overlast leiden voor de woon- en leefomgeving. Een balans tussen de evenementen en de woon- en leefomgeving is van belang. Hiervoor zijn in dit hoofdstuk de instrumenten uitgewerkt.

4.1 Locatiebeleid

Maximum aantal evenementen per locatie

Het locatiebeleid is mede bedoeld om een balans te hebben tussen het aantal evenementen (op de evenemententerreinen) en de woon- en leefomgeving, zonder de mogelijkheden voor evenementen zwaar in te perken en met een behoud van een diversiteit aan evenementen. Door het stellen van een maximum aantal evenementen voor een bepaalde locatie per jaar, wordt de overlast beperkt en kan de openbare orde en veiligheid gehandhaafd blijven, doordat, met de beschikbare capaciteit, de gemeentelijke toezichthouders en de hulpverleningsdiensten hun werkzaamheden uit kunnen voeren. Om te komen tot een evenwichtige verhouding tussen locatie en het maximum aantal te houden evenementen, is onder andere gekeken naar de evenementen die in het verleden op de desbetreffende locaties zijn georganiseerd, de evaluaties van deze evenementen en de klachten uit de omgeving.

4.1.1 Categorieën evenementen

Voor het locatiebeleid worden de evenementen in categorieën ingedeeld. Tot welke categorie een evenement behoort, is ter beoordeling van de burgemeester die hierin geadviseerd wordt door de medewerkers APV/Bijzondere Wetten en medewerkers Openbare Orde en Veiligheid van Team Regie en Verbinding. Dit wordt daarnaast beoordeeld door het invullen van een risicoscan, ontwikkelt door de Veiligheidsregio Midden en West-Brabant. Bij de indeling van een evenement in een bepaalde categorie wordt gekeken naar de omvang, de effecten voor de omgeving en de risico's die het evenement met zich mee kan brengen. Per locatie is aangegeven welke categorie evenementen er mogelijk zijn en in welke aantallen. In de bijlage is toegelicht waarom de locaties zijn opgenomen in het evenementenbeleid.

Meldingsplichtige evenementen

Het betreft hier meldingsplichtige evenementen (zie 3.1). Hierbij gaat het om kleinschalige evenementen, die nagenoeg geen belasting vormen voor de leefomgeving, beperkt van omvang zijn en met beperkte geluidproductie. Er mag geen sprake zijn van overmatige geluidhinder door het gebruik van versterkte (live) muziek. Om deze reden is het voor meldingsplichtige evenementen uitsluitend toegestaan om achtergrondmuziek ten gehore te brengen. Een dergelijk evenement richt zich doorgaans op een bepaalde omgeving (wijk) en/of een specifieke doelgroep. Bijvoorbeeld straatbarbecues en buitenspeeldagen.

Vergunningsplichtige evenementen

A-evenementen: Evenementen met beperkte neveneffecten

Het betreft hier vergunningsplichtige evenementen. Deze evenementen zijn redelijk beperkt van omvang en vormen een geringe belasting voor de omgeving. Er is weliswaar sprake van enige vorm van geluidproductie en versterkte muziek, maar dit is niet de hoofdzaak. Muziek/geluid is van ondergeschikt belang. Deze categorie evenementen kenmerkt zich bijvoorbeeld door:

• geen of beperkte live-optredens van artiesten;

• beperkt versterkt(e) muziek/geluid;

• geen of beperkte regionale aantrekkingskracht;

• beperkte tijdelijke verkeersmaatregelen en/of

• beperkte verkeersbewegingen.

Voorbeelden hiervan zijn de kermissen, Havenfeesten in Oudenbosch, de Vlietloop in Oud Gastel, Fietsvierdaagse in Hoeven

B+C-evenementen: Evenementen met omvangrijke neveneffecten

Het betreft hier vergunningsplichtige evenementen. Deze evenementen zijn groot van omvang en vormen een grotere belasting voor de omgeving. Deze categorie evenementen kenmerkt zich bijvoorbeeld door:

• een grote geluidbelasting door versterkte (live) muziek;

• de muziek/het geluid is (een wezenlijk onderdeel van) de entertainment (het evenement is gericht op de muziek);

• een bovenlokaal bereik;

• veel tijdelijke verkeersmaatregelen en/of

• veel verkeersbewegingen met mogelijk een grotere parkeerdruk in de omgeving tot gevolg.

Voorbeelden hiervan zijn: Schuurfeesten, Tractorpulling, Triathlon, Midzomerfeesten (B) en het Free Your Mind festival (C).

Circussen

In Halderberge geldt voor circussen een maximum aantal van twee circussen per kalenderjaar. Een groot circus kan plaatsvinden op het grasveld nabij de Beukenlaan in Oudenbosch (de Brink), een klein circus kan worden gehouden op het grasveld nabij de Akkerlingen in Hoeven. Daarnaast vindt op Bosbad Hoeven in het hoogseizoen ook jaarlijks nog een klein circus plaats. Deze is voornamelijk gericht op de gasten van Bosbad Hoeven zelf.

Kermissen

Naast de jaarlijkse kermissen in enkele kernen, waarvoor de verpachting van gemeentewege plaatsvindt, worden er ook in enkele kernen kleinschalige kermissen georganiseerd door plaatselijke verenigingen (voorjaarskermis, vlaamse kermis etc.). Het gaat in dit verband met name om deze kleinschalige kermissen die vaak gekoppeld zijn aan de organisatie van een evenement. De vergunning zal enkel worden verleend aan gevestigde lokale verenigingen, niet aan kermisexploitanten. De jaarlijkse kermissen in de diverse kernen die van gemeentewege worden georganiseerd zijn aan te merken als een zelfstandig evenement.

Een vergunning zal niet worden verleend in de periode van een maand voor tot een maand na een jaarlijkse, door de gemeente te verpachten kermis in dezelfde kern.

Per kern zal maximaal éénmaal per jaar vergunning worden afgegeven voor een dergelijke kermis.

Vergunningen voor kermissen zullen in principe alleen worden afgegeven voor de navolgende locaties:

• Oudenbosch: Prof. Mulderslaan

• Stampersgat: J.F. Vlekkeplein /Brugstraat

• Hoeven: St. Janstraat

• Bosschenhoofd: Midzomerplein i.c.m. Pastoor van Breugelstraat

• Oud Gastel: Markt

De verpachte kermissen vinden plaats op:

• Oudenbosch: Kade

• Oud Gastel: Markt

• Hoeven: St. Janstraat

Markten

Met de term ‘markten’ wordt in dit beleid bedoeld: rommelmarkten, vlooienmarkten, snuffelmarkten, Luikse markten, jaarmarkten, braderieën, themamarkten, vrijmarkten, markten als onderdeel van een evenement, wintermarkten en alle overige markten die onder deze noemer kunnen vallen die in de open lucht plaatsvinden en waarbij producten en/of diensten worden aangeboden.

Markten kunnen zowel klein als groot in omvang zijn. De braderieën hebben veelal een regionale aantrekkingskracht. Markten met een grotere aantrekkingskracht zorgen over het algemeen voor een grotere druk op het openbaar gebied en de woon- en leefomgeving (parkeeroverlast, overlast komende en gaande bezoekers, tijdelijke verkeersmaatregelen). Voor het locatiebeleid kennen we de volgende soorten markten.

1. (Rommel)markten/braderieën

• Markten met uitsluitend tweedehands goederen.

• Braderieën of (jaar)markten met handel en al dan niet in combinatie met entertainment.

2.Themamarkten

Hieronder vallen de markten die een bepaald thema uitdragen, waarbij de hoofdzaak ligt bij een bepaalde doelgroep of een bepaalde branchegroep. Ten minste 90% van de aan het thema gerelateerde producten dan wel diensten dient te worden aangeboden. Hierbij valt te denken aan een boekenmarkt, brocantemarkt en een bloemenmarkt. Van elk soort themamarkt mag er jaarlijks één plaatsvinden per kern.

3.Wintermarkten

Wintermarkten zijn dezelfde markten als bedoeld wordt met (rommel)markten/braderieën, maar dan georganiseerd in de maanden november en/of december en waarbij sprake is van een kerst- of winterthema.

4.1.2. Invulling locaties

4.2. Soorten evenementen die niet/beperkt zijn toegestaan

4.2.1. Stuntshow

In Halderberge wordt er al jaren terughoudend omgegaan met het toestaan van stuntshows. De afgelopen jaren is er enkel gevraagd of we een terrein beschikbaar willen stellen om een soortgelijk evenement te laten plaatsvinden. Hierop is altijd gereageerd dat de gemeente geen locatie beschikbaar heeft om een dergelijk evenement op te organiseren. Indien de organisatie zelf met een locatie komt, zal er gekeken worden in hoeverre die locatie geschikt is voor zo’n evenement. Tot op heden zijn er nooit concrete aanvragen binnen gekomen.

4.2.2.Dance-evenementen

Dance-evenementen zijn feesten waar hoofdzakelijk dancemuziek ten gehore wordt gebracht. In de gemeente kennen we het evenement Free Your Mind dat gezien kan worden als een dance-evenement. Gelet op het hogere hinderniveau wat dat soort evenementen met zich mee kan brengen, wordt er altijd advies gevraagd bij de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant. Daarnaast geldt, in afwijking van 4.3, een eindtijd van maximaal 23.00 uur, ongeacht de dag. Een toelichting hierop is opgenomen in de bijlage.

4.2.3.Schuurfeesten

Als schuurfeesten kunnen in dit verband worden aangemerkt feesten georganiseerd door KPJ-afdelingen, met name gericht op leden van KPJ-afdelingen binnen de regio, die plaatsvinden in het buitengebied hetzij (deels) in schuren hetzij deels in tenten.

Schuurfeesten worden in Halderberge georganiseerd door de KPJ-Oud Gastel en de KPJ-Oudenbosch. Per KPJ-afdeling word er één maal vergunning verleend ten behoeve van de organisatie van een schuurfeest. Schuurfeesten worden enkel één maal per jaar toegestaan aan elke afzonderlijke KPJ-afdelingen van Halderberge.

4.2.4. Trekkertrek- en trekkerbehendigheid

Deze evenementen worden op verschillende locaties in de gemeente georganiseerd. Als beleid wordt gehanteerd dat er jaarlijks maximaal 3 trekkertrek- en 3 trekkerbehendigheidswedstrijden worden toegestaan, gespreid over de kernen. Bij aanvragen van meerdere organisaties zal een rouleringssysteem worden gehanteerd, waarbij jaarlijks aan een andere organisator vergunning zal worden verleend. Als uitgangspunt voor trekkertrek- en trekkerbehendigheidswedstrijden geldt dat deze niet plaats mogen vinden binnen het grondwaterbeschermingsgebied. Dit gelet op de aard van de activiteit enerzijds en vanwege de verkeers-aantrekkende werking van het parkeren door bezoekers in het gebied anderzijds.

4.2.5. Autorally

Er is een terughoudend beleid binnen de gemeente Halderberge m.b.t. de autorally’s. Uitgangspunt is dat uit het oogpunt van het garanderen van de verkeersveiligheid en de veiligheid van de toeschouwers, de bescherming van het natuurschoon en milieu- en de beperking van de overlast in principe geen medewerking zal worden verleend. Slechts indien door de organisator vooraf aannemelijk wordt gemaakt dat aan de te stellen voorschriften kan worden voldaan, zal vergunning verleend kunnen worden. Uitgangspunt hierbij is dat vergunningverlening beperkt dient te blijven tot het huidige aantal, maximaal

1 per jaar.

4.2.6. Evenementen in strijd met de menselijke waardigheid

Vechtevenementen

Op grond van het zedelijkheidsaspect worden er geen evenementenvergunningen verleend voor vechtevenementen met een gewelddadig karakter en waarbij het sportieve aspect niet of nauwelijks een rol speelt (zoals kooigevechten en andere soortgelijke vechtevenementen). Vechtsporten die ouder auspiciën van sportorganisaties staan die zijn aangesloten bij NOC*NSF vallen hier niet onder. Een toelichting hierop is opgenomen in de bijlage.

Evenementen met erotische, seksistische en/of racistische aspecten en andere evenementen in strijd met de menselijke waardigheid.

Vergunningen voor erotische vertoningen/feesten waarbij seksuele handelingen worden verricht en evenementen met seksistische en/of racistische aspecten worden in het belang van de zedelijkheid geweigerd. Evenementen met een racistisch(e) en/of seksistisch(e) karakter, uitstraling of ondertoon worden, mede gelet op de Grondwet, eveneens beschouwd als evenementen die in strijd zijn met de menselijke waardigheid en niet algemeen aanvaardbaar worden beschouwd. Voor dergelijke evenementen worden eveneens geen vergunningen verleend. Een toelichting hierop is opgenomen in de bijlage.

4.2.7.Evenementen met dieren

De Gezondheids- en Welzijnswet voor dieren geeft de regels voor onder meer het gebruik van dieren bij evenementen. Vanaf 15 september 2015 is het in Nederland niet meer toegestaan om op te treden of rond te reizen met wilde circusdieren.

4.3 Eindtijden

De eindtijd is het tijdstip waarop, de activiteiten in de openlucht en in niet permanente bebouwing, het ten gehore brengen van muziek en de verstrekking van drink- en eetwaren moet zijn beëindigd. Voor de nachten van vrijdag op zaterdag en van zaterdag op zondag en voor dagen voorafgaand aan een erkende feestdag geldt een eindtijdstip van 01:00 uur. Voor de overige dagen geldt een eindtijdstip van 23:00 uur. Er is daarnaast nog een uitloop qua drankverstrekking van 30 minuten na afloop van het evenement. Er kunnen, gemotiveerd, andere tijden (zowel een verruiming als een beperking) worden opgenomen. Een verruiming of een beperking is afhankelijk van de aard van het evenement, de locatie, de geluidsbelasting, de eventuele maatschappelijke acceptatie van het evenement en ervaringen met het evenement/de organisatie uit het verleden.

4.4 Geluid

Veel evenementen gaan gepaard met muziek. Geluid kan objectief worden gemeten in decibels. Geluidhinder laat zich echter moeilijk meten. De mate waarin geluid als hinderlijk wordt ervaren blijft een subjectief gegeven. Door het opnemen van voorschriften, waaronder een eindtijd en (eventueel) maximaal toegestane geluidsnormen, wordt geluidhinder voor de omgeving zoveel mogelijk voorkomen dan wel beperkt. Tevens wordt als voorschrift in de geluidsontheffing gesteld dat de organisatie tijdig van tevoren de omgeving moet informeren over het evenement en de consequenties die daaraan verbonden kunnen zijn. Dit omvat ook de geluidsaspecten van een evenement.

4.4.1. Tijden geluid

In verband met de Zondagswet mag op zondag tot 13:00 uur het geluid/de muziek dat bij een evenement wordt geproduceerd op een afstand van meer dan 200 meter van de plaats van het evenement niet meer hoorbaar zijn. Voor de eindtijden voor het ten gehore brengen van geluid/muziek gelden de eindtijden van het evenement (zie 4.3).

4.4.2. Geluidnormen

In beginsel wordt er een geluidsbelasting vanaf 70 dB(A) en 85 dB(C) op de gevel van de dichtstbijzijnde gelegen woning en andere gevoelige gebouwen gehanteerd voor alle evenementen.

Toch blijft voor elk evenement maatwerk vereist. In bepaalde situaties kan gemotiveerd van de geluidsnormen worden afgeweken. Dit is afhankelijk van wat realistische geluidnormen zijn voor het evenement, de locatie, de duur, de tijdsperiode, de aard van het evenement, de maatschappelijke acceptatie van het evenement en ervaringen met het evenement/de organisatie uit het verleden.

Bij meldingsplichtige evenementen wordt er geacht dat er geen belasting is voor de omgeving. Hierbij hoort dat er slecht een beperkte geluidsproductie toegestaan is door middel van achtergrondmuziek. Voor vergunningsplichtige evenementen kan het college gemotiveerd afwijken van de geldende geluidsnorm.

4.4.3.(Geluid)activiteiten van de omgeving tijdens evenementen

Bij een aantal evenementen liggen de (terrassen van de) horecagelegenheden aan het evenemententerrein. In verband met het evenement komt het voor dat er bij deze horecagelegenheden activiteiten plaatsvinden in de vorm van het ten gehore brengen van muziek in de openlucht, het plaatsen van een tent/overkapping, het uitbreiden of verplaatsen van het terras en/of het plaatsen van een tappunt. Ook andere bedrijven en inwoners kunnen dergelijke initiatieven nemen. Het evenemententerrein is omkaderd en valt binnen de verantwoordelijkheid van de organisatie. Om onduidelijk situaties, overlast voor de omgeving en/of botsingen tussen alle activiteiten te voorkomen, geldt hiervoor het onderstaande.

Objecten op evenemententerrein

Voor objecten die op een terras worden geplaatst (behorende bij een horeca-exploitatievergunning / alcoholvergunning), moet er apart een vergunning worden aangevraagd door de exploitant, mits het niet is meegenomen in de evenementenvergunning van de organisatie. Er kan namelijk gekozen worden om terrassen van horeca te betrekken bij het evenemententerrein. Evenementen dienen zoveel mogelijk rekening te houden met de bestaande terrassen van de horeca. Het kan zijn dat uiteindelijk voor een goede bereikbaarheid van het evenement, het terras verplaatst moet worden dan wel verwijderd. De organisatie van het evenement dient zorg te dragen dat ze hierover goede afspraken maken met de horeca-ondernemer. Komen ze er gezamenlijk niet uit, dan zal de gemeente een afweging moeten maken. Dit kan resulteren in het weigeren van een evenementenvergunning danwel het verwijderen/verplaatsen van het terras.

Ontheffing Alcoholwet

Voor het tegen betaling verstrekken van zwakalcoholhoudende dranken tijdens een evenement vanuit een tappunt dat is geplaatst op het evenemententerrein of op een terras, is een ontheffing op grond van de Alcoholwet vereist. Sterk alcoholhoudende drank is buiten een horecazaak met een geldende alcoholvergunning niet toegestaan.

Geluid/muziek

Zelfstandige muziekactiviteiten door (horeca)bedrijven of inwoners in de open lucht zijn niet toegestaan. Voor diegenen die direct grenzen aan een evenemententerrein kan een uitzondering gelden. Een (horeca)bedrijf of een inwoner die gevestigd is, of woont aan, een evenemententerrein, kan in overleg met de organisatie van het evenement muziekactiviteiten organiseren op hun terrein, perceel, terras of evenemententerrein. Deze activiteiten moeten opgenomen worden door de organisatie in de aanvraag voor de evenementenvergunning. Een toelichting hierop is opgenomen in de bijlage.

4.5 Concurrerende aanvragen

Het kan voorkomen dat er meerdere aanvragen om een evenementenvergunning worden ingediend voor (dezelfde soort evenementen op/in) dezelfde locatie en/of periode en/of wanneer het maximum aantal toegestane evenementen op een bepaalde locatie is bereikt. In veel gevallen zal dit het toeristische karakter van Halderberge alleen maar versterken. Het biedt bezoekers namelijk keuze in onze gemeente. Het is echter niet altijd wenselijk en mogelijk om meerdere evenementenvergunningen te verlenen voor dezelfde locatie en periode, mede met het oog op de openbare orde en veiligheid (dit in verband met mogelijk verschillende bezoekersstromen), ter bescherming van het milieu (het voorkomen van overlast voor de omgeving), of omdat het praktisch niet haalbaar is. Om hier een goede afweging te maken en tot een redelijk besluit te komen, is een afwegingskader opgesteld, waarbij achtereenvolgens de volgende stappen worden doorlopen.

1. Samenwerken of verschuiven

De organisatoren die concurrerende aanvragen om een evenementenvergunning hebben ingediend, worden met elkaar in contact gebracht om te bekijken of een oplossing gevonden kan worden in de vorm van samenwerking, verschuiving van locatie en/of periode of anderszins.

Door middel van een bestuurlijk overleg met de burgemeester en de concurrerende organisatoren kan de gemeente hier een bemiddelende rol spelen.

Indien blijkt dat verschuiving of samenwerking niet mogelijk is of een andere oplossing uitblijft, wordt de procedure vervolgd met stap 2. Het is hierbij irrelevant waardoor een samenwerking niet tot stand is gekomen.

2. Vergunning

Evenementen waarvoor al een vergunning is verleend, gaan voor op evenementen waar nog geen vergunning is verleend.

3. Aanvulling vragen

Aanvragen die volledig zijn ingediend, gaan voor op aanvragen die niet volledig zijn ingediend. Indien de concurrerende aanvragen beiden niet volledig zijn, worden de desbetreffende organisaties in de gelegenheid gesteld de aanvraag aan te vullen en volledig te maken. Hieraan zal een termijn gesteld worden. Pas als de aanvraag volledig ontvangen is, wordt dit aangemerkt als datum van het indienen van de (volledige) aanvraag. Aanvragen die niet binnen de gestelde termijn volledig zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen. Dit is in de lijn met alle aanvragen en geldt dus niet enkel voor aanvragen die samenvallen.

4. Screening aan de hand van terugkerende thema’s

Er zijn periodes of dagen die jaarlijkse terugkerende thema’s bevatten. Voorbeelden hiervan zijn carnaval, Koningsdag, Dodenherdenking, Bevrijdingsdag, Kermis, Sinterklaas en Kerst. Als er concurrerende aanvragen zijn, dan krijgt een evenement passend in een jaarlijks terugkerend thema voorrang boven andere aanvragen voor evenementen die niet binnen een jaarlijks terugkerend thema passen.

5. Afweging

Indien na het doorlopen van voorafgaande stappen er nog steeds concurrerende aanvragen liggen, dient er een afweging gemaakt te worden ten aanzien van de volgende aspecten:

Toetsing weigeringsgronden

De evenementenaanvragen worden getoetst aan de weigeringsgronden van de Algemene plaatselijke verordening.

Ervaringen uit het verleden

Er wordt bekeken wat de ervaringen zijn met de organisatie en het evenement in het verleden. Hierbij wordt er gekeken naar het traject omtrent de vergunningverlening, de evaluatie en eventuele overtredingen van de voorgaande edities.

Historie

Indien een evenement de traditie heeft om in een bepaalde periode en/of op een bepaalde locatie met succes werd georganiseerd, dan dient dit te worden meegewogen. Een periode van drie jaar wordt als uitgangspunt gehanteerd.

Toegevoegde waarde van het evenement

Er zal gekeken worden naar het totaalprogramma van het voorgenomen evenement en de eventuele muzieksoort. Met deze informatie worden de aanvragen op inhoud tegen elkaar afgewogen. Evenementen die een (bijzondere) toegevoegde waarde hebben voor Halderberge en daarmee het ‘toeristische karakter’ van Halderberge versterken, spelen een rol in de afweging. Hierbij kan gedacht worden aan evenementen waarvan er in de gemeente Halderberge nog geen is, of die gericht is op een doelgroep waarvoor nog geen of beperkt evenementen aanwezig zijn.

Loting

Indien na bovengenoemde overwegingen geen keuze gemaakt kan worden en er dus nog concurrerende aanvragen overblijven, dan wordt er via loting een keuze gemaakt tussen de overgebleven aanvragen. Deze aanvraag wordt dan verder in behandeling genomen en de andere wordt afgewezen.

4.6. Communicatie met de omgeving

Voor ieder evenement is een goede en duidelijke communicatie over het evenement belangrijk. Het is aan de organisatie van het evenement om de inwoners en bedrijven, welke wonen of gevestigd zijn in de (zij)straten direct grenzend aan het evenemententerrein, minimaal 1 week van te voren middels een brief te informeren over eventuele consequenties en mogelijke hinder die zij kunnen ondervinden door het evenement. In deze brief wordt in ieder geval kenbaar gemaakt waar men terecht kan met klachten en vragen tijdens de op- en afbouw van het evenement en gedurende het evenement. Van de organisatie wordt verwacht dat er adequaat wordt omgegaan met klachten en vragen. Tevens verwachten we van de organisatie dat ze alles doen wat redelijkerwijs in hun macht ligt om de klachten op te lossen. Na afloop van het evenement is het van belang om klachten en opmerkingen met elkaar te delen en te bespreken en gezamenlijk te zoeken naar oplossingen voor de toekomst. Daarom wordt van organisatoren van B en C evenementen verwacht dat zij na afloop van het evenement een evaluatie houden met de directe omwonenden en bedrijven, welke wonen of gevestigd zijn in de (zij)straten direct grenzend aan het evenemententerrein.

Dat kan zijn in de vorm van een bewonersavond. Ofwel het digitaal ophalen van informatie. Deze informatie dient de organisatie te delen met de medewerker van het evenementenloket en wordt als onderbouwing meegenomen als hetzelfde evenement nogmaals wordt aangevraagd door dezelfde organisator.

Organisatie evenementen is verantwoordelijk

De organisatie van het evenement is primair verantwoordelijk voor wat plaatsvindt op het evenemententerrein en voor de naleving van de evenementenvergunning en daaraan verbonden voorschriften. Dit geldt ook voor eventuele schade en achtergebleven afval naast of op het evenemententerrein. Hiervoor dient de organisatie, daar waar noodzakelijk, gekwalificeerd personeel en/of gecertificeerde beveiligingsmedewerkers in te zetten. De inzet en het aantal gecertificeerde beveiligingsmedewerkers wordt als voorwaarde opgenomen in de vergunning. Toezicht en controle op evenementen, alsmede de naleving van de voorschriften, wordt steekproefsgewijs uitgevoerd door toezichthouders. Voor specialistische zaken (bijvoorbeeld geluid) wordt hiervoor gebruik gemaakt van externe deskundige bedrijven.

Apart beleid voor handhaving

Met betrekking tot handhaving wordt het vastgestelde handhavingsbeleid gevolgd.

6.1 Hardheidsclausule

In die gevallen waarin het evenementenbeleid niet voorziet, beslist het bevoegde bestuursorgaan. Het bevoegde bestuursorgaan kan één of meer beleidsregels buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing daarvan in een individueel geval leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

6.2. Onvoorziene omstandigheden

Er kunnen zich altijd omstandigheden voor doen die niet te voorzien waren. Dit kan betekenen dat een proces rondom een evenement net iets anders loopt dan gebruikelijk is. Indien dit het geval is, zal dit verder worden omschreven in het ‘Handboek evenementen’.

6.3 Inwerkingtreding

Het evenementenbeleid treedt in werking op 1 januari 2025 en vervangt vanaf dit moment het evenementenbeleid 2020.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 12 december 2024.