Inkoopbeleid Veiligheidsregio Brabant Noord

Het inkoopbeleid vormt de leidraad voor alle inkoopactiviteiten van Veiligheidsregio Brabant Noord (VRBN). VRBN wenst rechtmatig en doelmatig om te gaan met haar middelen en volgt daarmee onvoorwaardelijk de wettelijke kaders die door de EU-Richtlijnen en Aanbestedingswet worden gesteld. Dit beleid beschrijft hoe VRBN omgaat met deze kaders en welke thema’s van invloed zijn op de inkoopactiviteiten.

Veiligheidsregio Brabant-Noord heeft conform artikel 3.4 van onze Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Brabant-Noord voor de taken brandweerzorg een Brandweer Brabant-Noord (BBN). Waar in dit inkoopbeleid Veiligheidsregio staat mag u ook Brandweer lezen.

Onder inkoop worden alle activiteiten van VRBN verstaan waar een factuur tegenover staat.

1.1. Organisatiebeschrijving VRBN

Nederland is opgedeeld in 25 veiligheidsregio’s. Een veiligheidsregio is een gebied waarin wordt samengewerkt door verschillende besturen en diensten ten aanzien van taken op het terrein van brandweerzorg, geneeskundige hulpverlening, rampenbestrijding, crisisbeheersing en bevolkingszorg.

Een veiligheidsregio is een vorm van verlengd lokaal bestuur en heeft een gemeenschappelijke regeling als juridische grondslag. Via deze gemeenschappelijke regeling is elke gemeente van de regio deelnemer en daardoor medeverantwoordelijk voor de bestuurlijke en organisatorische aansturing van de veiligheidsregio.

Op de algemene website van VRBN (www.vrbn.nl) is de organisatie nader beschreven en zijn de taken en het doel van VRBN toegelicht.

1.2. Inkoopdoelen

Met het inkoopbeleid worden de volgende doelen nagestreefd:

• •

  Rechtmatigheid: bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving;

• •

  Risicobeheersing: verminderen van juridische-, financiële- en informatieveiligheidsrisico’s;

• •

  Doelmatigheid: inkopen tegen de juiste prijs/kwaliteit verhouding;

• •

  Doelgerichtheid: invulling geven aan de doelstellingen van de Veiligheidsregio (bedrijfsdoelstellingen) met behulp van inkoop;

• •

  Uniformiteit: creëren van een organisatie brede, uniforme werkwijze;

• •

  Integriteit: bevorderen van integriteit;

• •

  Duurzaamheid: realiseren van duurzaam inkopen binnen de gehele Veiligheidsregio;

• •

  Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO): BIO is het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen.

2. Wettelijke uitgangspunten

VRBN is gebonden aan de aanbestedingsregelgeving. In dit hoofdstuk staat hoe VRBN om gaat met deze wet- en regelgeving.

2.1. Wettelijk kader

De kaders van de aanbestedingsregelgeving worden in beginsel gevormd door de Europese Richtlijnen 2014/23/EU en 2014/24/EG die in 2014 in werking zijn getreden. De nationale Aanbestedingswet uit 2012 en de verplichte richtsnoeren Gids Proportionaliteit (Gids P.) en het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) die nadere uitleg geven over hoe de wet in de praktijk moet worden toegepast zijn hierop aangepast en in werking getreden.

Centraal in alle regelgeving staat dat de veiligheidsregio transparant, objectief, niet-discriminerend handelt en daarbij proportionele eisen stelt.

2.2. Aanbestedingsprocedure

Om de twee jaar stelt de Europese Commissie de zogenaamde Europese drempelbedragen vast. Boven deze bedragen zijn aanbestedende diensten ondubbelzinnig gehouden de Europese Richtlijnen te volgen. Het staat de lidstaten vrij om deze wetgeving in nationale wetgeving aan te scherpen en ook beneden de EU-drempelbedragen nog drempels te definiëren voor aanbestedingsprocedures. In Nederland is dat verwerkt in de Gids Proportionaliteit. Als verlengstuk hiervan heeft VRBN de te hanteren aanbestedingsprocedures en bevoegdheden beschreven in bijlage 1: Voorgeschreven aanbestedingsprocedure.

2.3. Inkoopstartformulier

Op grond van artikel 1.4 uit deze Aanbestedingswet dient de veiligheidsregio de keuze voor de gehanteerde procedure te kunnen motiveren. Dit gebeurt in het inkoopstartformulier dat de start vormt voor een aanbesteding.

2.4. Sociale en andere specifieke diensten

In de Europese Richtlijnen van 2014 wordt onderscheid gemaakt tussen reguliere diensten en zogenaamde sociale en andere specifieke diensten (SAS). Voor die laatsten gelden afwijkende vereenvoudigde aanbestedingsprocedures en zijn EU-Richtlijnen en Aanbestedingswet slechts beperkt van toepassing. De verlichte en deels vormvrije aanbestedingsprocedures voor SAS-diensten worden gehanteerd, indien van toepassing.

2.5. Klachten over aanbestedingsprocedure

VRBN neemt bij de aanbestedingsprocedures de uiterste zorgvuldigheid in acht om fouten en onregelmatigheden te voorkomen. Daartoe bestaat in eerste instantie bij alle aanbestedingsprocedures de mogelijkheid om vragen te stellen en daarbij een bepaald handelen van de veiligheidsregio of het nalaten ervan aan de orde te stellen, wanneer dit in strijd is met wettelijke bepalingen of andere voorschriften die voor de aanbesteding gelden. De veiligheidsregio is als aanbestedende dienst verplicht om deze vragen op een deugdelijke en afdoende wijze te beantwoorden, dan wel de gevolgde procedure in heroverweging te nemen. Indien dit naar mening van enige belanghebbende partij niet of onvoldoende gebeurt, kan deze partij een klacht indienen.

De klacht wordt in behandeling genomen door een deskundige van VRBN of externe deskundige die niet rechtstreeks bij de aanbestedingsprocedure betrokken is. Het indienen van een klacht zet de aanbestedingsprocedure niet stil, tenzij de veiligheidsregio anders beslist.

2.6. Inkoopvoorwaarden

Bij inkopen boven een bedrag van € 25.000 exclusief BTW worden inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard en voorwaarden van opdrachtnemers nadrukkelijk van de hand gewezen.

VRBN hanteert verschillende inkoopvoorwaarden afhankelijk van het type opdracht (dienst, levering, werk, ICT) en kiest per procedure de best passende. Voorbeelden van mogelijke toe te passen voorwaarden zijn: GIBIT, ARIV, ARVODI en Algemene inkoopvoorwaarden VRBN.

VRBN wenst haar inkopen zo doelmatig mogelijk te doen. In dit hoofdstuk staat beschreven hoe VRBN hier invulling aan geeft.

3.1. Publieke middelen

VRBN besteedt publieke middelen voor het uitvoeren van haar taken. Het is van evident belang dat met deze middelen op efficiënte en effectieve wijze wordt omgegaan. Dit betekent efficiënt inkopen zowel op het gebied van de verhouding tussen prijs en kwaliteit, maar ook dat de wijze waarop ingekocht wordt, efficiënt en effectief is.

3.2. Inkoopsamenwerking en bundeling

Vanuit inkoopdoelmatigheid en inkoopprofessionalisering is samenwerking soms wenselijk. VRBN zoekt waar wenselijk de samenwerking op met andere veiligheidsregio’s en/of andere aanbestedende diensten (zoals omliggende gemeenten, NIPV, VNG). Deelname aan gezamenlijke aanbestedingen of aanbestedingen van inkoopplatformen (zoals INOB Inkoopplatform Noordoost Brabant) behoort tot de mogelijkheden.

3.3. Lastenverlichting

VRBN streeft bij het inkopen naar zo min mogelijke lasten. Aanbesteden brengt administratieve lasten met zich mee voor zowel deelnemers aan aanbestedingen als VRBN zelf. Door gebruikmaking van digitale platforms wordt deelnemen aan aanbestedingen eenvoudiger en transparanter gemaakt. Daarnaast wordt bij aanbestedingen om enkele om noodzakelijke documenten gevraagd en staan selectie- en gunningscriteria in verhouding tot de complexiteit en omvang van de opdracht.

3.4. Regionale economie en MKB

VRBN heeft aandacht voor lokale dan wel regionale MKB-ondernemingen. Daartoe zullen bij aanbestedingen, waar zinvol, kansen worden gecreëerd voor het MKB. Dit gebeurt door:

• •

  Opdrachten niet onnodig te bundelen om ze zo qua omvang buiten bereik van het MKB te houden;

• •

  Bij onderhandse procedures zoveel mogelijk lokale/regionale MKB-ondernemingen uit te nodigen;

• •

  Bij Europese en openbare aanbestedingen geen onnodig zware eisen te stellen en administratieve lasten tot een minimum te beperken.

3.5. Geen aanbestedingsvergoeding

In beginsel worden geen aanbestedingsvergoedingen aan inschrijvers betaald. Mochten er in uitzonderlijke gevallen wel vergoedingen worden betaald, bijvoorbeeld omdat de aard van de inspanningen van de inschrijvers dit rechtvaardigt met het oog op het proportionaliteitsbeginsel, dan moet daartoe vooraf, expliciet en gemotiveerd door de opdrachtgever toe worden besloten.

VRBN wenst haar inkopen zo doelgericht en efficiënt mogelijk te doen. In dit hoofdstuk staat beschreven hoe VRBN hier invulling aan geeft.

4.1. Beleid VRBN

Inkopen van VRBN zijn gericht om invulling te geven aan diens beleidsdoelen. Een wijziging in organisatiekoers of doelen kan leiden tot andere inkoopbehoeften.

4.2. Spendanalyse

Jaarlijks wordt een spendanalyse (scan) uitgevoerd om de uitgaven van VRBN te analyseren. Naast dat deze analyse wordt gebruikt als verantwoordinginstrument voor de jaarlijkse accountantscontrole, geeft deze analyse inzicht in alle inkoopactiviteiten van VRBN. Hierdoor kan ook worden gestuurd op een verbetering en professionalisering van inkoop binnen VRBN.

4.3. Meerjaren Aanbestedingskalender

VRBN werkt met een dynamische aanbestedingskalender (DAK) die landelijk ook door andere veiligheidsregio’s wordt gebruikt. Informatie- en kennisuitwisseling vindt zodoende gemakkelijker plaats en kansen op inkoopsamenwerkingen worden hiermee vergroot.

4.4. Aanbesteden

Bij aanvang van een inkooptraject is het inkoopstartformulier een startpunt (zie ook paragraaf 2.3). In bijlage 1: ‘Voorgeschreven aanbestedingsprocedure’ is de aanbestedingswijze nader beschreven.

4.5. Contractmanagement

Goed contractmanagement resulteert in het verkleinen van de contractuele risico’s, het verhogen van de kwaliteit van leveringen/diensten en verbeteren van de doelmatigheid. Voor goed contractmanagement is adequaat contractbeheer een basisvoorwaarde. Inrichting van goed contractmanagement is voor VRBN dan ook essentieel.

4.6. Aanbestedingsdossier

Aanbestedingsdossiers worden opgeslagen in het archiefsysteem van VRBN.

VRBN wenst haar inkopen te doen met oog voor ethische en ideële waarden. In dit hoofdstuk staat beschreven hoe VRBN hier invulling aan geeft.

5.1. Integriteit

VRBN doet alleen zaken met integere opdrachtnemers. Dat betekent dat partners zich houden aan wet- en regelgeving. Bij Europese aanbesteding (en desgewenst bij onderhandse aanbestedingen) wordt dit getoetst door middel van:

• •

  het toetsen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument van inschrijvers;

• •

  de Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA); Justis verstrekt de GVA namens de minister van Justitie en Veiligheid;

• •

  Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen;

• •

  het waar nodig laten ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring.

Ook kan het Landelijk Bureau BIBOB (LBB) advies worden gevraagd over de achtergrond van bedrijven en personen, overeenkomstig de Beleidsregel Toepassing Wet BIBOB Noord-Brabant. BIBOB staat voor bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur.

5.2. Duurzaamheid

VRBN werkt met onderstaande vijf duurzaamheidsambities toe naar een duurzame toekomst in 2040. Deze ambities of een vertaling/uitwerking hiervan worden meegenomen in aanbestedingen en de markt wordt uitgedaagd invulling te geven aan die ambities.

• 1.

  Samen voor de toekomst

Samen zorgen wij voor vandaag én voor de wereld van morgen. We zorgen net zo goed voor onszelf als voor de veiligheid binnen onze regio. Dat kan alleen door samen mentaal en fysiek fit te zijn. Wij bieden gelijke kansen aan iedereen en stimuleren de diversiteit onder onze collega’s.

• 2.

  Fossielvrij en schoon

Al onze energie is 100% schoon en komt van natuurlijke bronnen. Onze gebouwen wekken voldoende energie op voor al ons eigen gebruik.

• 3.

  Schoon en slim

We kiezen de manier van samenwerken die het beste past; fysiek of digitaal. Als we ons verplaatsen doen we dat 100% schoon. Ook ons materieel is 100% schoon. Onze leveranciers zijn aantoonbaar duurzaam en we zoeken ze waar mogelijk dicht bij huis.

• 4.

  Gezond en circulair

We verspillen niets en hergebruiken zoveel mogelijk. Wanneer we nieuwe producten aanschaffen kiezen we voor materialen die niet schadelijk zijn voor mens en natuur. Wij kijken daarbij naar de gehele (productie)keten.

• 5.

  Groen en in balans

Onze gebouwen en terreinen zijn groen. Het zijn ontmoetingsplekken waar we prettig werken, bewegen en oefenen. Buiten geven we ruimte aan de natuur. Onze daken zijn groen en regenwater wordt opgevangen voor de tuinen en bluswater.

5.3. Social Return On Investment (SROI)

VRBN vindt het belangrijk dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt weer in het werkproces worden gebracht. Daarom streeft VRBN ernaar om SROI als minimumeis mee te nemen bij alle opdrachten met een opdrachtwaarde boven de Europese drempelbedragen, indien dit proportioneel is. Bij arbeidsintensieve opdrachten wordt gevraagd minimaal 5% van de opdrachtwaarde aan SROI in te vullen. Bij arbeidsextensieve opdrachten ligt dit op 2% van de opdrachtwaarde.

5.4. Opdracht voorbehouden aan Sociale Werkvoorzieningen (SW)

Conform aanbestedingswetgeving heeft VRBN de mogelijkheid om bepaalde opdrachten voor te behouden aan sociale werkvoorzieningen of bedrijven die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben. VRBN zal per opdracht analyseren of het gebruik wil maken van deze mogelijkheid.