Budgethoudersregeling Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024

In de Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024 staat in artikel 24 dat het Dagelijks bestuur zorg draagt voor: “de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie”. Dit is nader uitgewerkt in de bevoegdhedenregeling die het Dagelijks bestuur op 19 september 2024 heeft vastgesteld. Hierin staat onder 1.2 “Aangaan van financiële verplichtingen” onder a. “Regeling budgethouderschap” dat de Algemeen directeur het mandaat heeft tot het aanwijzen van budgethouders.

Deze regeling vervangt de budgethoudersregeling uit 2018 en wordt ter vaststelling voorgelegd aan het Dagelijks bestuur.

De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het terrein van de financiën zijn verschillend voor het bestuur en ambtelijke organisatie. In deze budgetregeling worden de financiële taken en bevoegdheden voor de ambtelijke organisatie vastgelegd. Om een compleet beeld te geven worden in het kort de taken, bevoegdheden en rollen van het bestuur beschreven.

Het Algemeen Bestuur is het hoogste orgaan in de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten. Het Algemeen Bestuur stelt kaders en controleert of daadwerkelijk is uitgevoerd wat er is vastgesteld. Bij het stellen van kaders behoort ook het vaststellen van de begroting, de te bereiken doelstellingen en de wijze waarop deze doelstellingen worden gehaald. Eventuele financiële aanpassingen van de begroting moeten ook door het Algemeen Bestuur worden goedgekeurd. Dit gebeurt via een zogenaamde begrotingswijziging.

Het Dagelijks bestuur is beleidsvoorbereidend. Het Algemeen Bestuur stelt de kaders, het Dagelijks Bestuur voert vervolgens dit vastgestelde beleid uit.

Algemeen directeur

De Algemeen directeur van GR Peelgemeenten is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de ambtelijke organisatie en de uitvoering van de taken binnen de Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten. In de bevoegdhedenregeling is opgenomen dat de Algemeen Directeur gemandateerd is tot het aanwijzen van budgethouders.

Budgethouder en budgetbewaker

Elk budget in de begroting is gekoppeld aan een budgethouder en een budgetbewaker. De budgethouder keurt de financiële verplichting goed of geeft een factuur vrij voor betaling. De budgetbewaker zorgt voor de juiste verwerking in het financiële systeem en controleert of de levering of dienstverlening heeft plaatsgevonden. Voor het bewaken van het budget werken de budgethouder en de budgetbewaker dus nauw samen.

De budgethouder is de Algemeen directeur of de afdelingsmanager. De Algemeen directeur kan voor een deel van hun budget het budgethouderschap toewijzen aan medewerkers. De controller is budgethouder van niet stuurbare financiële budgetten zoals rente-inkomsten en bijdragen gemeenten.

In de bijlage staat een overzicht van de budgethouders en budgetbewakers per deelbudget.

In de managementrapportages wordt periodiek een stand van zaken opgenomen van de uitgaven in relatie tot de begrote kosten van zowel programma- als uitvoeringskosten.

De Algemeen directeur wijst een afdelingsmanager aan als vervanger. Afdelingsmanagers en concerncontroller kunnen elkaar onderling vervangen. De medewerkers van het bedrijfsbureau kunnen elkaar ook onderling vervangen als budgetbewaker.

In het financiële systeem Unit4 is het proces geborgd waarbij per deelproject vastligt wie geautoriseerd zijn als budgetbewaker en budgethouders. Ook vervanging tijdens afwezigheid is hierin vastgelegd.

In bepaalde gevallen kan bij een specifieke inkooporder of crediteur een andere medewerker worden toegewezen voor de prestatieverklaring dan standaard aan het deelproject is gekoppeld.