Controleverordening Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. GR Peelgemeenten: de in de verordening gehanteerde benaming voor het openbaar lichaam als bedoeld in de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024;

• b. Algemeen bestuur: het Algemeen bestuur van GR Peelgemeenten;

• c. Dagelijks bestuur: het Dagelijks bestuur van de GR Peelgemeenten;

• d. accountant: een door het Algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• e. accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• f. jaarrekening: jaarrekening van GR Peelgemeenten als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• g. managementletter: verslag van de accountant na de interim controle gericht aan het Managementteam met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• h. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode die wordt vastgesteld bij de aanbesteding.

• 2. Het Dagelijks bestuur bereidt in overleg met het Algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het Algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

• a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het Dagelijks bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;

• b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

• c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• e. de inrichtingseisen voor de managementletter;

• f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• g. de organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan het Algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het Algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5. Het Algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1. Het Dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld artikel 213a van de Gemeentewet voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks bestuur informeert het Algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het Dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3. Het Dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van GR Peelgemeenten is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van GR Peelgemeenten.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en de Algemeen directeur en de controller als vertegenwoordigers van GR Peelgemeenten.

Artikel 5. Informatieverstrekking door het Dagelijks bestuur

• 1. Het Dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle bij het Dagelijks bestuur bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het Dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni aan het Algemeen bestuur.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het Dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van GR Peelgemeenten en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van GR Peelgemeenten.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie van GR Peelgemeenten werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat deze personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie van GR Peelgemeenten werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks bestuur.

• In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen bestuur door de accountant aan het Dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het Algemeen bestuur het verslag van bevindingen met een voor dit doel door het Algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van het Algemeen bestuur.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking in het publicatieblad van GR Peelgemeenten en werkt terug tot en met 1 januari 2024.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: “Controleverordening Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024”.