Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. GR Peelgemeenten: de in de verordening gehanteerde benaming voor het openbaar lichaam als bedoeld in de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024;

• b. Algemeen bestuur: het Algemeen bestuur van GR Peelgemeenten;

• c. Dagelijks bestuur: het Dagelijks bestuur van GR Peelgemeenten;

• d. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van (onderdelen van) de organisatie van GR Peelgemeenten en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• e. Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Vaststelling indeling van de begroting en paragrafen

• 1. Het Algemeen bestuur stelt de indeling van de begroting vast.

• 2. Het Algemeen bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks bestuur de beleidsindicatoren vast.

• 3. Het Algemeen bestuur geeft aan over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting en de jaarstukken wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van het structurele meerjarige saldo en de algemene reserve als gevolg van de begroting en de meerjarenraming.

• 2. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 50.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1. Het Dagelijks bestuur biedt het Algemeen bestuur een kadernota aan met daarin de algemene en financiële beleidsmatige kaders. Het Dagelijks bestuur zendt deze, samen met de voorlopige jaarrekening, uiterlijk eind april van het jaar voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar naar de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

• 2. Het Dagelijks bestuur stuurt vóór eind april voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar de ontwerpbegroting en meerjarenraming toe aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten die zienswijzen kunnen inbrengen.

• 3. Het Algemeen bestuur stelt de definitieve begroting en meerjarenraming uiterlijk eind augustus voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar vast.

• 4. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringen

• 1. Op advies van het Dagelijks bestuur autoriseert het Algemeen bestuur de baten en lasten van de primitieve begroting en daaropvolgende begrotingswijzingen op het niveau van:

• a. Totaal directe lasten

• b. Overhead

• c. Kosten onvoorzien

• d. Projectkosten

• e. Bijdragen deelnemende gemeenten

• f. Bijdragen projecten

• g. Overige bijdragen

• h. Mutaties reserves

• 2. Voor begrotingswijzigingen die leiden tot een wijziging in de bijdragen van deelnemende gemeenten (art. 5, eerste lid, onder e), wordt vóór vaststelling ervan de zienswijzeprocedure gevolgd uit de Wet gemeenschappelijke regelingen art. 35, 3e en 4e lid.

• 3. Indien het Dagelijks bestuur voorziet dat het geautoriseerde budget van een in lid 1 genoemd begrotingsonderdeel dreigt te worden overschreden, wordt dit door het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur gemeld. Het Dagelijks bestuur doet hierbij een voorstel aan het Algemeen bestuur voor wijziging van de begroting of doet een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4. Het Dagelijks bestuur is geautoriseerd voor het doen van investeringen die in de loop van het begrotingsjaar moeten worden gedaan, voor zover de lasten van rente en afschrijving passen binnen het begrotingskader.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1. Het Dagelijks bestuur informeert het Algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van GR Peelgemeenten over de eerste zes maanden en de eerste tien maanden van het lopende boekjaar.

• 2. De tussentijdse rapportage over de eerste zes maanden wordt als halfjaarrapportage door het Dagelijks bestuur vastgesteld en bij de verzending aan het Algemeen bestuur ook aan de Colleges van de deelnemende gemeenten verzonden.

• 3. De tussentijdse rapportage over de eerste tien maanden is een intern document op grond waarvan het Dagelijks bestuur het Algemeen bestuur kan adviseren tot het wijzigingen van de begroting van de in artikel 5 eerste lid genoemde begrotingsonderdelen of tot het doen van een overhevelingsvoorstel zoals bedoeld in artikel 7 derde lid.

• 4. De halfjaarrapportage bevat in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid.

• 5. Beide tussentijdse rapportages bevatten een overzicht met de bijgestelde raming op het niveau van de in artikel 5 eerste lid genoemde begrotingsonderdelen.

• 6. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting groter dan € 50.000 toegelicht.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Het Dagelijks bestuur biedt vóór 30 april volgend op het uitvoeringsjaar de jaarstukken ter vaststelling aan het Algemeen bestuur en ter informatie aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten zodat deze tijdig in de jaarstukken van de betreffende gemeenten kunnen worden verwerkt.

• 2. Het Algemeen bestuur stelt de jaarrekening en het jaarverslag betrekking hebbende op de uitvoeringskosten vast vóór 1 juli van het jaar dat volgt op het verslagjaar.

• 3. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het Algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. Indien de onrechtmatigheden de verantwoordingsgrens van 3% te boven gaan, wordt in de rechtmatigheidsverklaring een specificatie gegeven van de saldi per verschillende vorm van onrechtmatigheid zoals benoemd in artikel 11 4e tot en met 7e lid, en criteria waaronder deze vallen (voorwaardencriterium, begrotingscriterium, M&O criterium).

• 4. In de paragraaf bedrijfsvoering worden geconstateerde onrechtmatige afwijkingen, zoals bedoeld in artikel 11, vierde lid, hoger dan € 50.000 nader toegelicht, tenzij er sprake is van acceptabele begrotingsonrechtmatigheden zoals omschreven in artikel 11 vijfde en zevende lid.

Artikel 10. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het Dagelijks bestuur biedt het Algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 11. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen bestuur geautoriseerde begroting van baten, lasten en investeringen, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5 eerste lid.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal geautoriseerde investeringsbedrag. Bij een investering die gedaan wordt gedurende meer dan één verslagjaar, wordt een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal geautoriseerde investeringsbedrag, als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begrotingsposten, zoals is opgenomen in artikel 5 eerste lid, als onrechtmatig wordt beschouwd, tenzij deze valt onder het zesde lid.

• 5. Overschrijdingen van lasten zijn onrechtmatig maar worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties waarbij sprake is van:

• a. autorisatie van de overschrijding door vaststelling van een tussentijdse rapportage;

• b. direct aan de kosten gerelateerde inkomsten die de overschrijding compenseren;

• c. een overschrijding als gevolg van een open-einde regeling.

• 6. De volgende afwijkingen zijn niet onrechtmatig, mits tijdig gemeld aan het Algemeen bestuur, waarbij het melden bij de jaarrekening tijdig is, die betrekking hebben op:

• a. lagere lasten dan begroot;

• b. hogere of lagere baten dan begroot;

• c. hogere lasten die direct het gevolg zijn van voorgaande jaren en niet beïnvloedbaar in het betreffende rekeningjaar.

• 7. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen bestuur worden als acceptabele onrechtmatigheden beschouwd en worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het Dagelijks bestuur zorgt voor het opstellen en vastleggen van regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van bestuurlijke regelingen en eigendommen.

Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, maar eenmalig ten laste van de exploitatie gebracht.

• 2. De materiële vaste activa zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten worden lineair afgeschreven waarbij de navolgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd:

• a. Bedrijfsgebouwen;

• • Gebouwen 40 jaar

• • Installaties 15 jaar

• • Verbouwingen/renovaties 20 jaar, tot een maximum van het restant van de levensduur

• b. Vervoermiddelen;

• • Voertuigen 10 jaar

• c. Machines, apparaten en installaties;

• • Hardware, software en randapparatuur 3 jaar

• • Overig 5 jaar

• d. Overige materiële vaste activa;

• • Inventarissen in gebouwen 15 jaar

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

• 1. Het Dagelijks bestuur geeft jaarlijks bij de begroting en jaarrekening inzicht in (het verloop van) de reserves en voorzieningen.

• 2. Reserves en voorzieningen worden ingesteld, gewijzigd of opgeheven via een besluit van het Algemeen bestuur.

Artikel 15. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden de directe kosten en de indirecte kosten betrokken.

• 2. Voor de kostprijsberekening worden de indirecte kosten, inclusief de kosten voor innovatie en ontwikkeling, als overhead met een vast opslagpercentage berekend over de directe kosten.

• 3. Dit opslagpercentage is voor basis- en plustaken 29% van de directe kosten.

• 4. Voor de levering van facilitaire diensten door GR Peelgemeenten aan derden, waarbij de GR Peelgemeenten in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste een integrale kostprijs in rekening gebracht. Daarbij kunnen de grondslagen afwijken van de integrale kostprijsberekening van basis- en plustaken.

Artikel 16. Financieringsfunctie

• Het Dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

• b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• 1. Het Dagelijks bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval een actuele risico-inventarisatie op.

• 2. Het totale financiële risico wordt getoetst aan het beschikbare weerstandsvermogen.

• 3. Ieder risico wordt omschreven en vervolgens gespecificeerd naar:

• a. Risicoklasse (variëren van 4 tot 1, waarbij 4 de hoogste score geeft met een grote kans dat het zich voordoet en een groot financieel risico met zich meebrengt)

• b. Financieel gevolg.

• c. Beheersmaatregelen

• 4. Het Dagelijks bestuur neemt de verplichte financiële kengetallen op, voor zover deze van toepassing zijn op GR Peelgemeenten. Dit bevat de volgende kengetallen:

• a. Netto schuldquote (inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de totale baten)

• b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen

• c. Solvabiliteitsratio (de verhouding tussen het eigen vermogen (reserves) en het totale vermogen (= eigen vermogen + vreemd vermogen)

• d. Structurele exploitatieruimte (het verschil tussen de structurele baten en lasten, gecorrigeerd voor de structurele mutaties reserves, ten opzichte van de structurele baten)

Artikel 19. Bedrijfsvoering

Het Dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a. inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering;

• b. een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportage-grens, zoals bedoeld in artikel 9, derde en vierde lid, overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• c. een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• d. rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• e. geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel 20. Verbonden partijen

Het Dagelijks bestuur neemt in de paragraaf verbonden partijen van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a. Bestaande samenwerkingsovereenkomsten en dienstverleningsovereenkomsten met andere overheidspartijen, niet zijnde basistaken, plustaken of faciliterende taken aan deelnemende gemeenten.

Artikel 21. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en beheersen van activiteiten en processen in GR Peelgemeenten als geheel en in de afdelingen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringen;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten;

• e. het afleggen van verantwoording door het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid in relatie tot de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 22. Financiële organisatie

Het Dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van taken aan afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringen;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten;

• g. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en

• h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 23. Interne controle

• 1. Het Dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 19 onder b. Daarnaast informeert het Dagelijks bestuur het Algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2. Het Dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van GR Peelgemeenten met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het Dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 27. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking in het publicatieblad van GR Peelgemeenten en werkt terug tot 1 januari 2024.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: “Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten 2024”.