Verordening op de raadscommissies gemeente Venlo 2025

Artikel 7. Oproep, agenda en mondelinge vragen

• 1.

  De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

• 2.

  In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

• 3.

  Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing.

• 4.

  De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

• 5.

  Commissieleden kunnen tot uiterlijk 34 uur voor aanvang van de vergadering mondelinge vragen als bedoeld in artikel 36 Reglement van orde aanleveren bij de griffie.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep op het raadsinformatiesysteem beschikbaar gesteld. Als na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2.

  Alle openbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3.

  Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waar omtrent op grond van hoofdstuk van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de gemeentelijke website.

Artikel 10. Presentielijst

• 1.

  De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2.

  Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

• 1.

  Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties tenminste een woordvoerder aanwezig is.

• 2.

  Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3.

  Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 12. Advies; geen stemmingen

• 1.

  Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies:

  • a.

    het voorstel is rijp voor behandeling in de raadsvergadering als hamerstuk of bespreekstuk;

  • b.

    het voorstel is niet rijp voor behandeling in de raadsvergadering en wordt teruggestuurd naar het college.

• 2.

  In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties.

• 3.

  In een vergadering worden geen beslissingen gemaakt, met uitzondering over de agenda, voorstellen van orde, geheimhouding en afspraken over het vervolg.

• 4.

  Beslissingen worden genomen bij meerderheid van stemmen van de aanwezige commissieleden.

Artikel 13. Aantal spreektermijnen

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2.

  Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3.

  Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4.

  Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 14. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 15. Spreekrecht burgers

• 1.

  Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd en niet-geagendeerd zijn.

• 2.

  Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 34 uur voor aanvang van de commissievergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn of haar naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover degene het woord wenst te voeren.

• 3.

  De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4.

  De inspreker voert het woord nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er is ruimte voor een dialoog.

• 5.

  De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.

Artikel 16. Handhaving orde en schorsing

• 1.

  De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2.

  De commissievoorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 3.

  Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten

• 4.

  Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 17. Voorstellen van orde en agendering van onderwerpen

• 1.

  Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de bijeenkomst of vergadering betreffen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

• 2.

  Een commissielid kan bij de agendacommissie een gemotiveerd verzoek indienen om onderwerpen te agenderen voor een commissievergadering. Het commissielid geeft daarbij gemotiveerd aan met welk doel hij dit onderwerp met de commissie wil bespreken. Om een onderwerp op de agenda te krijgen moet het commissielid de steun krijgen van minimaal 30% van de aanwezige commissieleden. De indiener bereidt, met hulp van de commissiegriffier, de agendering voor en de agendacommissie plant het in.

Artikel 18. Audioverslag en verslag van bevindingen

• 1.

  Een commissiegriffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

• 2.

  Van een commissievergadering wordt een audioverslag of een audiovisueelverslag gemaakt en een verslag van bevindingen.

• 3.

  Uit een verslag van bevindingen blijkt in ieder geval:

  • a.

    de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

  • c.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d.

    een samenvatting van het advies aan de raad.

• 4.

  Een conceptverslag wordt in de eerstvolgende vergadering – al dan niet gewijzigd – vastgesteld.

• 5.

  Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

• 6.

  Elektronisch beschikbare verslagen worden op het raadsinformatiesysteem geplaatst.

Artikel 19. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 20. Verslag besloten vergadering

• 1.

  Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2.

  Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.

• 3.

  De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 21. Opheffing geheimhouding

Als de raad volgens artikel 89, vierde lid, van de wet de geheimhouding van informatie wil opheffen, moet er, als de commissie daarom vraagt, in een besloten vergadering met de commissie overlegd worden.

Artikel 22. Toehoorders en pers

• 1.

  Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2.

  Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3.

  De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4.

  Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.