Inkoop- en aanbestedingsbeleid Fijnder 2025

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop binnen Fijnder plaatsvindt. Wij streven daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie hoofdstuk 2). Omdat inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, zijn wij continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De doelstellingen van Fijnder zijn hierbij leidend. Naast dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid de rechtmatigheid moet bewaken, mag ook de doelmatigheid niet uit beeld verdwijnen.

Fijnder spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van het inkoop- en aanbestedingsproces.

Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van Fijnder. Omwille van de uniformiteit is bij de totstandkoming van dit beleid zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij het modelbeleid van de VNG.

Daarnaast gaat Fijnder bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten uit van:

• •

  Juridische uitgangspunten

  Hoe gaat Fijnder om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3);

• •

  Ethische en ideële uitgangspunten

  Hoe gaat Fijnder om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4);

• •

  Economische uitgangspunten

  Hoe gaat Fijnder om met de markt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5);

• •

  Organisatorische uitgangspunten

  Hoe koopt Fijnder in? (zie verder hoofdstuk 6).

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Fijnder wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a.

  Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed

  Fijnder leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt Fijnder efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. Fijnder houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot haar opdrachten.

• b.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

  Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen Fijnder en de Contractant. Fijnder spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c.

  Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding

  Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan Fijnder ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

• d.

  Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van Fijnder

  Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van Fijnder en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de organisatie doelstellingen.

• e.

  Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van Fijnder

  Fijnder heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke - en sociale vraagstukken. Fijnder wil bij de inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

• f.

  Fijnder stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop

  Zowel Fijnder als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Fijnder verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan Fijnder hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). Fijnder maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

• g.

  Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van Fijnder

  Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gericht op het scheppen van de kaders, waarmee wordt bijgedragen aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen en het verhogen van het complete prestatieniveau van Fijnder. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit daarom aan bij andere beleidsterreinen. Kernpunten komen terug in deze beleidsnota.

Naast deze doelen heeft Fijnder oog voor de navolgende gewenste effecten:

• 1.

  Het stimuleren van de lokale c.q. / regionale economie;

• 2.

  Het bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties, zoals de gemeenten Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk;

• 3.

  Het stimuleren van deelname van inwoners aan de arbeidsmarkt c.q. arbeidsparticipatie;

• 4.

  Het stimuleren van marktwerking en het voorkomen van afhankelijkheid van Ondernemers.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. Ook waar middelen van Fijnder beschikbaar worden gesteld aan derden, beziet Fijnder per geval in hoeverre deze uitgangspunten moeten worden doorgelegd.

2.1 Hardheidsclausule

Afwijkingen van deze doelstellingen zijn slechts mogelijk na toestemming van het bevoegde bestuursorgaan en voor zover een en ander op basis van geldende wet- en regelgeving mogelijk is.  

3.1 Algemeen juridisch kader

Fijnder leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door Fijnder restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.

De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  Aanbestedingswet 2012: deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en - beperkt - onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen;

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijn’ vormt momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijn kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie;

• •

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten;

• •

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten;

• •

  Wet gemeenschappelijke regelingen: het wettelijke kader voor gemeenschappelijke regelingen;

• •

  Financiële verordening Fijnder: de geldende Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) zoals openbaar gepubliceerd op Blad gemeenschappelijke regeling;

• •

  Mandaatbesluit Fijnder; het geldende Mandaatbesluit zoals openbaar gepubliceerd op Blad gemeenschappelijke regeling;

• •

  Treasurystatuut Fijnder; het geldende Treasurystatuut zoals openbaar gepubliceerd op Blad gemeenschappelijke regeling.

3.2 Uniforme documenten

Fijnder streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregels worden geconfronteerd. Fijnder past waar toepasselijk bij de betreffende Inkoop, in ieder geval toe:

• •

  Aanbestedingsreglement werken (ARW 2016), zowel onder als boven de Europese drempel;

• •

  Klachtenregeling Aanbestedingen Achterhoekse- en Liemerse Gemeenten 2017;

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten (AIAG2017);

• •

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsformulier (UEA);

• •

  UAV2012 en UAV-GC2005;

• •

  RAW - en STABU besteksystematiek;

• •

  Bouwblokken SROI Oost-Nederland3 ;

• •

  Gids Proportionaliteit (3e herziening, 1 januari 2022).

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht:

  De aanbestedingsregels vinden hun grondslag in het ‘Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie’ (VWEU), dat directe werking kent. In al haar handelen dient de overheid de bepalingen van het VWEU-Verdrag na te leven. Dit ongeacht de uitwerking van dit verdrag in Europese richtlijnen en nationale wetgeving.

  De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht vinden hun grondslag in het VWEU-Verdrag. Fijnder neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• •

  Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is.

• •

  Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• •

  Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• •

  Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Fijnder past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• •

  Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van Fijnder.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  Fijnder neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel/

3.4 Aanbestedingswet 2012

Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Deze wet implementeert de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG. Begin 2014 zijn er drie nieuwe Europese richtlijnen vastgesteld: de Concessierichtlijn (2014/23/EU), de aanbestedingsrichtlijn voor klassieke sectoren (2014/24/EU) en de aanbestedingsrichtlijn voor speciale sectoren (2014/25/EU)4 . Deze zijn op 1 juli 2016 via een wijziging van de Aanbestedingswet 2012 geïmplementeerd. Tegelijkertijd met de Aanbestedingswet 2012 is ook het Aanbestedingsbesluit (als algemene maatregel van bestuur) in werking getreden. In het Aanbestedingsbesluit wordt een aantal zaken uit de Aanbestedingswet nader geregeld:

• •

  Verplicht gebruik Gids Proportionaliteit;

• •

  Verplicht gebruik ARW 2016 onder de Europese drempel;

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument;

• •

  Gedragsverklaring Aanbesteden;

• •

  Gebruik van elektronische communicatiemiddelen.

3.5 Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Afhankelijk van aard en omvang van de opdracht, maar in ieder geval bij openbare aanbestedingen, draagt Fijnder zorg voor voldoende waarborgen omtrent de inschrijving. Zij hanteert daarvoor de verplichte uitsluitingsgronden van artikel 2.86 Aw2012 en indien toepasselijk de facultatieve uitsluitingsgronden van artikel 2.87 Aw2012. Om te bevestigen dat de inschrijver niet aan één of meerdere uitsluitingsgronden voldoet kan deze volstaan met een eigen verklaring ter zake, die bij gunning zal worden geverifieerd.

Het gebruik van het UEA, als format voor de eigen verklaring, is zowel boven als onder de Europese drempelwaarden verplicht. In het UEA geeft de inschrijver aan dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn, dat hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen, de technische specificaties en de uitvoeringsvoorwaarden.

3.6 Gedragsverklaring Aanbesteden

Fijnder kan van de inschrijver op een overheidsopdracht verlangen dat deze een gedragsverklaring aanbesteden (GVA) overlegt. Het Ministerie van Veiligheid en Justitie verstrekt deze verklaring. Een ondernemer kan hiermee aantonen dat de door Fijnder gestelde uitsluitingsgronden die betrekking hebben op onherroepelijke veroordelingen of beschikkingen wegens overtreding van de mededingingsregels op hem niet van toepassing zijn. Fijnder is niet verplicht in alle gevallen een GVA op te vragen, maar maakt in die gevallen waarin het GVA wél wordt opgevraagd gebruik van het vastgestelde model.

De gewijzigde Aanbestedingswet kent een aantal nieuwe uitsluitingsgronden. Het UEA en de GVA zijn daarop aangepast. Zo kan een inschrijver worden uitgesloten als hij blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbestedende dienst of een concessieovereenkomst, indien dit heeft geleid tot een vroegtijdige beëindiging van die eerdere opdracht, een schadevergoeding of vergelijkbare sancties. Nieuw is ook dat naast onderzoek naar justitiële antecedenten van bestuurders, vennoten, maten of beheerders van een rechtspersoon en van voormalige bestuurders in het jaar voorafgaand aan de aanvraag, ook onherroepelijke veroordelingen van leden van een toezichthoudend orgaan bij de aanvraag en beoordeling van een GVA betrokken moeten worden.

3.7 Elektronisch aanbesteden

Elektronisch aanbesteden houdt in dat alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen Fijnder en Ondernemers elektronisch plaatsvindt. TenderNed is een volledig elektronisch aanbestedingssysteem dat door het Ministerie van Economische Zaken is ontwikkeld. Fijnder moet op grond van de Aanbestedingswet 2012 haar aankondigingen op TenderNed publiceren. Dit zijn (voor)aankondigingen, mededeling van de gunningsbeslissingen, rectificaties en de mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure. De verplichting geldt alleen voor opdrachten boven de Europese drempels.

Sinds 1 juli 2017 moeten de Gemeenten en Gemeenschappelijke regelingen conform de Aanbestedingswet 2012 volledig elektronisch aanbesteden. Dat betekent het langs elektronische weg overbrengen en uitwisselen van informatie in alle fasen van de Europese procedure, incl. het versturen van verzoeken tot deelname en de verzending van inschrijvingen. Fijnder gebruikt daarvoor een aanbestedingsplatform.

3.8 Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV 2012 en UAV-GC 2005)

In de grond-, weg- en waterbouwsector (GWW) hebben opdrachtgevers en opdrachtnemers gezamenlijk algemene voorwaarden opgesteld: de Uniforme administratieve voorwaarden (UAV 2012) en de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC 2005).

Deze algemene voorwaarden zijn niet automatisch van toepassing in een aanbesteding maar moeten expliciet van toepassing worden verklaard. Ook kunnen voor een aanbesteding – indien relevant – onderdelen van deze algemene voorwaarden in overleg met de opdrachtnemer gewijzigd worden. Bij traditionele bouworganisatievormen in de GWW worden vrijwel altijd de UAV 2012 toegepast. Het gaat hierbij om aanbestedingen waarbij alleen de uitvoering van het werk wordt uitbesteed en de andere taken door de eigen organisatie worden gedaan, of waarbij de directievoering in opdracht door een derde partij wordt gedaan.

Bij een geïntegreerde bouworganisatievorm, zoals Design, Build, Finance & Maintain, wordt meestal de UAV-GC 2005 toegepast. Bij deze bouworganisatievorm krijgt de opdrachtnemer meer taken en meer verantwoordelijkheden. De opdrachtnemer is bij deze aanbestedingen zowel verantwoordelijk voor het ontwerp en de bouw van het werk, maar ook voor de financiering en onderhoud ervan. De aanbesteder besteedt de totstandkoming dus volledig uit en voert slechts regie ‘op afstand’. Fijnder past de UAV 2012 en/ of de UAV-GC 2005 waar mogelijk toe.

3.9 Algemene Inkoopvoorwaarden (AIAG2017 en GIBIT)

Voor de inkoop van Leveringen en Diensten hebben de Achterhoekse gemeenten algemene inkoopvoorwaarden opgesteld: de Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten (AIAG2017). Fijnder hanteert deze inkoopvoorwaarden. De AIAG2017 zijn gebaseerd op de model algemene inkoopvoorwaarden van de VNG. In het model is rekening gehouden met de belangen van gemeenten en van Ondernemers. Door deze uniforme inkoopvoorwaarden te gebruiken wordt de samenwerking tussen gemeenten bevorderd en wordt het inschrijven voor Ondernemers vergemakkelijkt. De AIAG 2017 voldoen aan de regels van de Aanbestedingswet 2012 en aan de Gids Proportionaliteit. Tenzij er dwingende redenen zijn om hiervan af te zien, maakt Fijnder daarom voor de inkoop van Leveringen en Diensten gebruik van de AIAG2017.

Om de IT-inkoopvoorwaarden te uniformeren en te professionaliseren, heeft VNG/ KING in 2015 onder gemeenten een verkenning uitgevoerd naar de gebruikte voorwaarden en de behoeften voor de toekomst. In overleg met gemeenten en aanbieders zijn de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) tot stand gekomen, die in 2016 zijn vastgesteld door de VNG. In de GIBIT zijn de belangen van gemeenten beter geborgd en wordt voorzien aan de behoeften die er zijn ten aanzien van inkoop van IT. Tenzij er dwingende redenen zijn om hiervan af te zien, maakt Fijnder daarom voor de inkoop van Leveringen en Diensten op het gebied van IT gebruik van de GIBIT.

3.10 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past Fijnder de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit hangt af van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Onderdrempelige opdrachten, maar ook sociale- en andere specifieke diensten vanwege hun maatschappelijke context, zullen niet snel aan bovenstaande uitgangspunten voldoen. Slechts opdrachten van Fijnder (of soortgelijke opdrachten van naburige gemeenten) waarvoor in de afgelopen vijf jaar daadwerkelijk buitenlandse interesse is getoond, worden geacht een duidelijk grensoverschrijdend belang te hebben.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, neemt Fijnder een passende mate van openbaarheid in acht. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Afhankelijk van het soort opdracht plaatst Fijnder een aankondiging op haar website of op andere gebruikelijke platforms.

3.11 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van Fijnder. Fijnder wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. Het geldende mandaatbesluit van Fijnder is in te zien op de website www.overheid.nl.

3.12 Wet Bibob

De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob) is een middel om de integriteit van de overheid te beschermen. Op grond van de Wet Bibob kan Fijnder een diepgaand onderzoek doen naar de achtergrond van een persoon of marktpartij indien het vermoeden bestaat dat de overheidsopdracht misbruikt wordt om ‘criminele’ activiteiten te faciliteren. Dit is vergaand instrument, waarbij Fijnder ook de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals proportionaliteit en rechtmatigheid in acht moeten nemen en waarbij de Gemeente eerst andere, minder vergaande instrumenten, moet inzetten. Voor overheidsopdrachten kan de Wet Bibob alleen gebruikt worden in de branches ICT, bouw en milieu.

De Aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid voor minder vergaande instrumenten in de vorm van, het gebruik van het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument, de Gedragsverklaring Aanbesteden en het vragen van diverse bewijsmiddelen. In uitzonderingsgevallen kan met behulp van het Bibobinstrumentarium nadere invulling worden gegeven aan de in de Aanbestedingswet 2012 vermelde uitsluitingsgronden.

3.13 Wet open overheid en Aanbestedingswet 2012

De Aanbestedingswet 2012 kent een openbaarheidsregeling die boven de algemene openbaarheidsregeling uit de Wet open overheid (Woo) gaat. Slechts in enkele gevallen, waarin stukken of gegevens openbaar zouden zijn op grond van de Aanbestedingswet 2012, kan openbaarmaking worden getoetst aan de regeling in de Woo. In de praktijk zal dit niet vaak voorkomen. De Aanbestedingswet 2012 kent twee artikelen over openbaarheid: artikel 2.57 en 2.138. In artikel 2.57 wordt bepaald dat informatie die door de ondernemer als vertrouwelijk is verstrekt niet openbaar gemaakt wordt door de aanbestedende dienst. Daarnaast mag de aanbestedende dienst geen informatie uit aanbestedingsstukken openbaar maken die in het kader van de aanbestedingsprocedure zijn opgesteld en die gebruikt kunnen worden om de mededinging te vervalsen. In artikel 2.138 is opgenomen welke gegevens niet openbaar worden gemaakt in het kader van de gunning. Fijnder geeft in beginsel geen informatie vrij waardoor gerechtvaardigde commerciële belangen van Ondernemers in het geding komen.

3.14 Klachtenregeling

De Aanbestedingswet 2012 kent – als flankerend beleid – het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’.

Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen.

Daarnaast geeft het een kader voor de werkwijze van de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. Gestimuleerd wordt dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. De Commissie van Aanbestedingsexperts neemt geen klachten in behandeling die niet eerst zijn ingediend bij de aanbestedende diensten.

Ondernemers die van mening zijn dat het handelen of nalaten van Fijnder in een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden, kunnen terecht bij het klachtenmeldpunt van Fijnder5 . Het meldpunt werkt met de klachtenregeling van de gezamenlijke Achterhoekse gemeenten, met als doel om te bevorderen dat klachten snel en laagdrempelig worden afgehandeld6 . Klachten moeten concrete aanbestedingen betreffen. Ook kan geklaagd worden over optreden van Fijnder dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit. Om een objectieve beoordeling mogelijk te maken wordt een klacht, nadat deze door Fijnder is ontvangen, doorgeleid naar de inkoopcoördinatoren van twee van de Achterhoekse gemeenten. Deze inkoopcoördinatoren geven een niet-bindend advies aan Fijnder. Dit advies wordt eveneens aan de Ondernemer toegezonden.

Ondernemers die anoniem een klacht willen indienen over de aanbesteding van een werk, kunnen zich wenden tot het Meldpunt Aanbestedingen Achterhoek Liemers7 . Het Meldpunt is een initiatief van Bouwend Nederland en de Gemeenten in de Achterhoek en de Liemers.

3.15 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit dat is geaccordeerd door de directeur van Fijnder en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

4.1 Integriteit

• a.

  Fijnder stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

  Fijnder heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscode8. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Derden die tijdelijk en onder aansturing van Fijnder personeel taken voor Fijnder vervullen houden zich aan de vastgestelde gedragscodes.

• b.

  Fijnder contracteert enkel met integere Ondernemers

  Fijnder wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ (zie paragraaf 5.6).

  De aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid minder vergaande instrumenten in de vorm van, het gebruik van het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument, de Gedragsverklaring Aanbesteden en het vragen van diverse bewijsmiddelen. In uitzonderingsgevallen kan met behulp van het Bibob instrumentarium nadere invulling worden gegeven aan de in de Aanbestedingswet genoemde uitsluitingsgronden.

  Indien het UEA (zie paragraaf 5.5) onvoldoende zekerheid of reden tot twijfel geeft, vraagt Fijnder advies op bij het landelijk bureau BIBOB.

4.2 Privacy

Fijnder verwerkt persoonsgegevens van burgers in tal van haar bedrijfsprocessen. Dat gebeurt zowel binnen het sociaal domein als op het gebied van opsporing van fraude. Voor de verwerking van die persoonsgegevens geldt sinds 25 mei 2018 in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zo mogen er niet meer gegevens gedeeld worden dan strikt noodzakelijk, mogen de gegevens niet gebruikt worden voor een doel dat niet verenigbaar is met het oorspronkelijke doel waarvoor zij zijn verzameld en moeten ze adequaat worden beveiligd. Fijnder verwacht daarom van leveranciers dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van Fijnder strikt aan deze eisen houden en dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van Fijnder houden aan de bepalingen zoals deze in de Baseline Informatiebeveiliging voor Nederlandse Gemeenten zijn vastgelegd en persoonsgegevens worden niet eerder aan een leverancier beschikbaar gesteld dan nadat deze een verwerkersovereenkomst met Fijnder heeft afgesloten.

4.3 Brede welvaart, thema(‘s) in te zetten bij kansrijke inkopen

Fijnder vindt het belangrijk dat er sprake is van brede welvaart en sluit, vanuit de ambitie om met gemeenten, bedrijfsleven en maatschappelijk middenveld in regionaal verband maatschappelijke effecten te bereiken, aan bij de doelen van het manifest MVOI9 :

• •

  Milieu en Biodiversiteit: Het tegengaan van milieuverontreiniging, zoals stikstofuitstoot, luchtverontreiniging en gebruik van schadelijke stoffen, mede ter bescherming van biodiversiteit. Zie paragraaf 6.3.1.

• •

  Klimaat: Het tegengaan van klimaatverandering, met name door reductie van CO2-uitstoot. Zie paragraaf 6.3.2.

• •

  Circulair: Het helpen opbouwen van een circulaire economie, inclusief het gebruik van biobased grondstoffen. Zie paragraaf 6.3.3.

• •

  Ketenverantwoordelijkheid: Het tegengaan van misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en milieu binnen internationale waardeketens (Internationale Sociale Voorwaarden ISV). Zie paragraaf 6.3.4.

• •

  Diversiteit en inclusie: Het stimuleren van een diverse en inclusieve samenleving en bedrijfsleven waarin iedereen wordt behandeld en beoordeeld op wat ze kunnen en niet op wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of wat ze geloven. Zie paragraaf 6.3.5.

• •

  Social Return: Het bieden van eerlijke kansen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in lijn met het streven naar een diverse en inclusieve samenleving. Zie paragraaf 6.3.6.

Om daarbij met alle betrokken partijen dezelfde taal te kunnen spreken sluit Fijnder aan bij de duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG’s) van de Verenigde Naties. De SDG’s zijn het leidende mondiale kader voor duurzame ontwikkeling tot 2030. De SDG’s betreffen zeventien doelen die uiteen lopen van armoedebestrijding tot duurzame ontwikkeling en internationale handel. Waar mogelijk en zinvol neemt Fijnder de SDG’s10 mee in haar aanbestedingen. Hieronder voor de volledigheid alle SDG’s, ondanks dat niet alle SDG’s gekoppeld zijn aan inkoopdoelstellingen.

Innovatiegericht Inkopen

Oplossingen bedenk je vaak samen met de markt. Je doet een beroep op de creativiteit en benut de kennis van de markt optimaal. We gaan ernaar toe dat we maatschappelijke vraagstukken op de markt zetten en niet de oplossing. Innovatiegericht - of innovatief aanbesteden staat voor een aanbestedingsproces waarbij gebruik wordt gemaakt van de kennis en innovatiekracht.

In plaats van alles tot in detail voor te schrijven (het ‘traditionele’ aanbesteden), wordt aan marktpartijen de ruimte geboden om met eigen oplossingen te komen. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat Fijnder ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing (fundamentele innovatie), maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’ (incrementele innovatie). De Ondernemer is daarbij verantwoordelijk voor zijn eigen technische oplossingen en kan deze verantwoordelijkheid niet verleggen naar Fijnder. Innovatief aanbesteden kan bij alle fasen van een aanbestedingsprocedure worden toegepast, maar zal zich doorgaans beperken tot incrementele innovatie. Om ook ruimte te bieden voor fundamentele innovatie stimuleert Fijnder het indienen van ‘unsollicited proposals’15.

4.5 Make or buy decision

Een belangrijk aspect van het inkoopbeleid is de overweging of Fijnder een product zelf maakt, c.q. dienst zelf uitvoert, dan wel dit in te kopen of uit te besteden. Hierbij wordt per product onderscheid gemaakt naar de regierol, de expertiserol en de uitvoeringsrol. Fijnder zal er altijd naar streven de regierol zelf te behouden. Voor de expertise- en uitvoeringsrol verkent Fijnder in eerste instantie de mogelijkheden van de markt, bijvoorbeeld door het organiseren van marktconsultaties. Daar Fijnder zich zoveel mogelijk wil beperken tot kerntaken, ligt de voorkeur daarbij op uitbesteding. We zouden daarom beter van een ‘buy or make decision’ kunnen spreken.

Het inkoopproces omvat meer dan alleen het aanbesteden van een Werk, Levering of Dienst. Een inkoopproces begint met het in kaart brengen van behoeften en doelen. Op basis van de geschatte waarde van de opdracht en het inkooprisico (is er slechts één of een zeer beperkt aantal aanbieders), wordt de inkoopstrategie bepaalt. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan het inbestedingsvraagstuk. Elk inkoopproces is uniek en vraagt om het maken van zorgvuldige afwegingen gericht op de specifieke situatie. In de paragrafen hieronder wordt hier nader op in gegaan.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet gerechtvaardigd is.

Fijnder acht het van belang om de markt te kennen door - indien mogelijk - een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Deze wordt in dat geval voorafgaand aan de start van een aanbestedingsprocedure georganiseerd.

5.2 Beste prijskwaliteitverhouding als norm

Fijnder gunt overheidsopdrachten aan de economisch meest voordelige inschrijver. De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt door Fijnder vastgesteld op basis van de

• a.

  Beste prijskwaliteitverhouding (BPKV);

• b.

  Laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit (Laagste KBK), zoals de levenscycluskosten (§ 6.3), of

• c.

  Laagste prijs (LP).

Als er onvoldoende onderscheidende criteria zijn, waarop inschrijvers toegevoegde waarde kunnen leveren, dan kiest Fijnder voor LP of Laagste KBK. Indien mogelijk en van toepassing wordt dit al in de aanbestedingsstukken gemotiveerd.

Omwille van de objectiviteit wordt de kwaliteitsbeoordeling zoveel mogelijk losgekoppeld van de prijsbeoordeling: het zogeheten twee-enveloppensysteem. Alleen als het technische voorstel (eerste envelop) voldoet aan de criteria gaat de tweede envelop open: het financiële voorstel. Omwille van de transparantie kunnen inschrijvers waar mogelijk en zinvol aanwezig zijn bij het ‘openen van de tweede envelop’.

5.3 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  Fijnder acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk

  Fijnder streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Fijnder is in beginsel vrij in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  Fijnder kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van Fijnder door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Fijnder kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.4 Lokale economie en MKB

• a.

  Fijnder heeft oog voor de lokale economie

• In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Voor Fijnder is dit van belang. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop. Fijnder zorgt daarbij echter wel voor adequate mededinging.

• b.

  Fijnder heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB)

• Uitgangspunt is dat gelijke Ondernemers gelijke kansen krijgen. Fijnder houdt bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf (waaronder ook ZZP-ers) in het oog. Dit kan Fijnder doen door:

• •

  Opdrachten niet te groot te maken;

• •

  Gebruik te maken van percelen in de aanbestedingen;

• •

  Het toestaan van combinaties en onderaanneming;

• •

  Het verminderen van lasten;

• •

  Niet onnodig zware selectie- en gunningscriteria te gebruiken;

• •

  Meervoudig onderhands aanbesteden bij hogere bedragen, conform wet- en regelgeving.

In beginsel past Fijnder bij de aanbesteding van Werken het Referentiekader Aanbestedingen van Werken Achterhoek-Liemers16 toe, dat is opgesteld door de afdelingen Achterhoek en Liemers van Bouwend Nederland17 in samenwerking met de Achterhoekse gemeenten en bestuurlijk wordt gedragen door de colleges van B&W van de Achterhoekse gemeenten.

5.5 Clusteren en percelen

Fijnder werkt zoveel mogelijk samen op het gebied van inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met gemeenten of aanbestedende diensten. Enerzijds door het uitwisselen van kennis en kunde, anderzijds door gezamenlijk in te kopen. Gezamenlijk inkopen is in veel gevallen efficiënter en goedkoper, maar soms ook gecompliceerder. Per opdracht wordt daarom bekeken of het doelmatig is om samen in te kopen en wordt, overeenkomstig artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012, gekeken naar:

• •

  De samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het Midden- en kleinbedrijf;

• •

  De organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst en de ondernemer;

• •

  De mate van samenhang van de opdrachten.

Indien nodig, om het MKB voldoende mee te kunnen laten dingen naar een opdracht, worden geclusterde opdrachten in percelen verdeeld.

5.6 Samenwerkingsverbanden

In het kader van de artikelgroepstrategie18 wordt bij de inkoop van sommige artikelgroepen structureel samengewerkt met de gemeenten in de Achterhoek19. De regie over het gehele inkoopproces van een bepaalde artikelgroep is dan belegd bij één gemeente, de zgn. ‘leadbuyer gemeente’. Die gemeente wordt daarbij door een tweede gemeente ondersteunt, de zgn. ‘buddy gemeente’.

5.7 Bepalen van de inkoopprocedure

Aanbestedende diensten moeten een bewuste keuze maken over de wijze waarop zij een opdracht in de markt willen zetten. Bij een aanbesteding boven de Europese drempelwaarden is de keuze beperkt tot in de wet toegestane procedures, maar binnen de gegeven mogelijkheden dient wel een bewuste keuze gemaakt te worden.

Objectieve gronden voor keuze procedure

In de Gids Proportionaliteit is ten aanzien van de keuze voor de procedure voorschrift 3.4A opgenomen, waarin wordt aangegeven dat de aanbestedende dienst bij de keuze van de procedure in ieder geval de volgende aspecten moet betrekken:

• •

  Omvang van de opdracht (duur in samenhang met financiële aspecten);

• •

  Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• •

  Aantal potentiële inschrijvers;

• •

  Gewenst eindresultaat;

• •

  Complexiteit van de opdracht;

• •

  Type van de opdracht en het karakter van de markt.

Ten slotte kunnen ook de volgende aspecten nog een rol spelen:

• •

  Baten en lasten van een bepaalde procedure;

• •

  Kenmerken van de sector (bv. omvang en structuur van de markt, handelspraktijken, enz.);

• •

  Geografische ligging van de plaats van de uitvoering.

Met inachtneming van bovengenoemde aspecten hanteert Fijnder bij de onderstaande bedragen (exclusief BTW) - in beginsel - de volgende procedures:

Leveringen/diensten Decentrale overheid:

• a.

  van € 0 tot € 2.500: 1 op 1 offerte vooraf wenselijk;

• b.

  van € 2.500 tot € 50.000: 1 op 1 offerte vooraf verplicht;

• c.

  van € 50.000 tot € 120.000: Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag;

• d.

  van € 120.000 tot Europees drempelbedrag20 : Nationaal openbaar aanbesteden;

• e.

  vanaf Europees drempelbedrag: Europees aanbesteden.

Werken:

• a.

  van € 0 tot € 2.500: 1 op 1 offerte vooraf wenselijk;

• b.

  van € 2.500 tot € 50.000: 1 op 1 offerte vooraf verplicht;

• c.

  van € 50.000 tot € 120.000: Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag;

• d.

  van € 120.000 tot Europees drempelbedrag : Nationaal openbaar aanbesteden;

• e.

  vanaf Europees drempelbedrag: Europees aanbesteden.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag (1 op 1)

Fijnder vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

Fijnder vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.

Nationaal Openbaar aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal Fijnder nationaal aanbesteden. Fijnder zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de Europese drempelbedragen besteedt Fijnder Europees aan, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

De genoemde bedragen zijn echter Richtbedragen21, waarvan conform definitie kan worden afgeweken. Naarmate er meer van de Richtbedragen wordt afgeweken, dienen zwaarder wegende argumenten te worden gegeven.

5.8 Sociale- en andere specifieke diensten

Onder de oude Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG bestond een onderscheid tussen IIA- en IIBdiensten22. Op IIA-diensten was het gehele aanbestedingsregime van toepassing, op IIB-diensten was een verlicht regime van toepassing. Dit onderscheid is in de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU komen te vervallen. Er is een nieuwe categorie diensten gecreëerd: sociale en andere specifieke diensten. Deze diensten hebben vanwege hun aard een beperkte grensoverschrijdende werking. De sociale en andere specifieke diensten zijn te vinden op bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU.

Voor de nieuwe categorie sociale en andere specifieke diensten is in de Europese richtlijn 2014/24/EU en in de Aanbestedingswet 2012 een nieuw verlicht aanbestedingsregime opgenomen. Er zijn twee belangrijke verschillen tussen het voormalige verlicht regime dat hoorde bij de IIB-diensten en het nieuwe verlicht regime:

• •

  Niet alle IIB-diensten vallen onder sociale en andere specifieke diensten. Voor een deel van de voormalige IIB-diensten geldt het gehele aanbestedingsregime23.

• •

  Het nieuwe regime verplicht aanbestedende diensten om opdrachten vooraf aan te kondigen.

Drempelwaarde

Het verlicht regime in de Aanbestedingswet 2012 is van toepassing op sociale en andere specifieke diensten boven de € 750.000. Er wordt vanuit gegaan dat, behoudens uitzonderingen, er over het algemeen weinig tot geen belangstelling van dienstverleners uit andere lidstaten zal zijn voor deze categorie diensten onder de drempel van € 750.00024.

Procedure boven de drempel

De procedure voor sociale en andere specifieke diensten is gebaseerd op het oude IIB-regime, maar er zijn twee belangrijke nieuwe elementen bijgekomen:

• 1.

  De opdracht moet vooraf bekend worden gemaakt. Dit kan via een vooraankondiging of een aankondiging van de opdracht.

• 2.

  De aankondiging van de gunning wordt bekend gemaakt.

De procedure voor sociale en andere specifieke diensten is, op de hierboven genoemde verplichtingen, vormvrij. Er moet wel rekening gehouden worden met het transparantiebeginsel. De voorwaarden waarop de aanbestedende dienst partijen uiteindelijk selecteert en de daaropvolgende procedure moeten transparant zijn. Het volgen van een meervoudig onderhandse procedure is niet uitgesloten, maar de opdracht moet wel vooraf worden aangekondigd. De aanbestedende dienst moet goed kunnen motiveren waarom zij bepaalde ondernemers wel uitnodigt om een inschrijving te doen en andere niet.

Procedure onder de drempel

Op sociale en andere specifieke diensten onder de € 750.000 is deel 2 van de Aanbestedingswet 2012 (inzake Europese aanbesteding) niet van toepassing. Deze diensten kunnen via een enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding worden gegund. Wel zijn de algemene beginselen uit deel 1 van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit van toepassing.

5.9 Raming en financieel budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve, voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Fijnder wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.10 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Fijnder bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief en transparant te handelen, bevordert Fijnder een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Fijnder wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. Van ieder vermoeden van samenspanning maakt Fijnder melding bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM). Vermoedens van ondermijnende activiteiten worden onverwijld gemeld bij het RIEC Oost Nederland25.

5.11 Wijzigingen overheidsopdracht tijdens de looptijd onder de drempel

Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft zich in meerdere arresten uitgelaten over de toelaatbaarheid van wijziging van een overheidsopdracht gedurende de looptijd zonder het volgen van een nieuwe aanbestedingsprocedure. Deze jurisprudentie is in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 geïmplementeerd en aangevuld. Door de verwevenheid met de aanbestedingsbeginselen (transparantie, gelijke behandeling) geldt het uitgangspunt dat wezenlijke wijzigingen leiden tot een nieuwe aanbestedingsprocedure, ook voor aanbestedingen onder de Europese drempel.

Een wijziging is alleen toegestaan in de volgende gevallen en onder de in het desbetreffende artikel genoemde voorwaarden:

• 1.

  Wijziging onder een 10 - 15%-drempel (art. 2.163b)

• 2.

  Herzieningsclausule (opgenomen in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken) (art. 2.163c)

• 3.

  Aanvullende werken, leveringen en diensten (art. 2.163d)

• 4.

  Onvoorziene omstandigheden (art. 2.163e)

• 5.

  Vervanging van de Contractant (art. 2.163f)

• 6.

  Niet-wezenlijke wijzigingen (art. 2.163g)

Volgens de wet moet de wijziging echter wel worden gepubliceerd op TenderNed. Behoudens deze verplichting past Fijnder de toegestane wijzigingen ook toe op aanbestedingen onder de Europese drempel.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject:

Inkoopfunctie

6.2 Inkoop in de organisatie

De inkoopfunctie bij Fijnder is georganiseerd via een decentraal inkoopmodel. Dat betekent dat ieder team zelf verantwoordelijk is voor haar inkopen. De Inkoop van producten en diensten die voor meer dan één team nodig zijn (de team overschrijdende inkopen), wordt gecoördineerd. Aan de ene kant worden behoeften binnen de organisatie gebundeld en worden aanwezig kennis en ervaring optimaal benut door de mobilisatie van de juiste medewerkers binnen een inkoopteam. Aan de andere kant bestaat het inkoopteam uit medewerkers van alle betrokken diensten, waardoor draagvlak voor - en acceptie van de contracten wordt verkregen.

De inkoopadviseur ondersteunt de teams hierbij en zorgt voor de actuele kaders waarbinnen het inkoop- en aanbestedingsproces moet worden uitgevoerd. De inkoopadviseur is het centrale aanspreekpunt en kenniscentrum op inkoop- en aanbestedingsbeleid voor heel Fijnder, heeft een signalerende rol en voorziet de budgethouders, managementteam en het Dagelijks Bestuur van advies.

Fijnder sluit voor herhalings- en routinematige inkopen (raam)overeenkomsten af met geschikte Ondernemers. Per inkooppakket wordt zoveel mogelijk gestreefd naar één enkele Ondernemer. Gelijksoortige inkoopbehoeften binnen de teams, maar ook team overschrijdende, homogene inkopen worden gebundeld met als doel schaalvoordeel te behalen. In het kader van bundeling zoekt Fijnder actief naar mogelijkheden tot samenwerking met andere partijen. De inkoopadviseur heeft hierin een adviserende en initiërende rol.

Verantwoordelijkheden

• a.

  Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat

  De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de vaststelling en de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Binnen het management zijn de directeur en de managers, afhankelijk van hun taakgebied, verantwoordelijk voor de inkoop van verschillende typen leveringen, diensten en werken.

  De Concern Controller is verantwoordelijk voor het opstellen en actualiseren van het inkoopbeleid.

• b.

  Rol van de inkopende budgethouders

  De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkopende budgethouder zijn als volgt te omschrijven:

  • •

    Verantwoordelijk voor de naleving van het inkoopbeleid en daarmee het volgen van de voorgeschreven procedures;

  • •

    Verantwoordelijk voor het volledige aanbestedingsproces;

  • •

    Inkoopbehoeften bundelen, waarbij wordt gezocht naar inkoopsamenwerking en waar mogelijk schaalvoordelen;

  • •

    Het aanleggen, bijhouden en archiveren van alle belangrijke documenten in een aanbestedingsdossier;

  • •

    Het handhaven van gemaakte afspraken in het contract;

  • •

    Bij inkopen boven de € 15.000 moet verplicht vooraf contact worden opgenomen met het team control.

• c.

  Rol van de inkoopadviseur

• De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkoopadviseur zijn als volgt te omschrijven:

• •

  Het adviseren van budgethouders, management en bestuur over inkopen en aanbesteden;

• •

  Het adviseren bij het opstellen en actualiseren van het inkoopbeleid;

• •

  Eerste aanspreekpunt op het gebied van inkopen en (Europees) aanbesteden;

• •

  Signaleren van relevante ontwikkelingen in de markt, regelgeving en jurisprudentie;

• •

  Faciliteren van de organisatie met relevante informatie op het gebied van inkoop en aanbesteden;

• •

  Het begeleiden en/of verzorgen van de procesmatige activiteiten bij aanbestedingstrajecten;

• •

  Het verbeteren en professionaliseren van de inkoopfunctie en

• •

  Contactpersoon voor de Opdrachtnemers bij aanbestedingen.

• d.

  Rol van de administratieve ondersteuner

  De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkoopadviseur zijn als volgt te omschrijven:

  • •

    De registratie van de overeenkomsten in het contractenregister;

  • •

    Ondersteuning bij de periodieke signaleringen vanuit het contractenregister.

6.4 Arbo- en veiligheidsvoorschriften

Fijnder heeft de veiligheid van haar medewerkers en cliënten hoog in het vaandel staan. De inkopen van producten, machines, persoonlijke beschermingsmiddelen en (hand)gereedschappen dienen dan ook minimaal te voldoen aan de geldende Arbo- en veiligheidsvoorschriften en te beschikken over de noodzakelijke certificeringen.

Voorafgaand aan inkopen van een dergelijk middel wordt de preventiemedewerker ter advisering ingeschakeld. Indien veiligheidsrisico’s aanwezig zijn die niet beheersbaar geborgd kunnen worden, wordt niet tot inkoop overgegaan.