Financiële verordening (art. 212 GW) Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek 2024

Artikel 1. Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast bij de vaststelling van de begroting.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma de indicatoren vast. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 3.

  Het algemeen bestuur kan bij de vaststelling van de begroting vaststellen over welke onderwerpen het in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen, van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

• 4.

  In de jaarstukken wordt de programma-indeling, bedoeld in het eerste lid, gevolgd.

Artikel 3. Autorisatie begroting en investeringen

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en per taakveld, alsmede de omvang van de totale investeringen in het betreffende begrotingsjaar.

• 2.

  Indien een investeringsbudget niet wordt aangewend als gevolg van vertraging in de uitvoering van de investering, dan wordt het investeringsbudget doorgeschoven naar de begroting van het volgende jaar.

• 3.

  Als een deel van een begroting niet wordt besteed, kan het algemeen bestuur daaraan een andere bestemming toekennen.

Artikel 4. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur gedurende het boekjaar door middel van tenminste één tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van het openbaar lichaam.

• 2.

  Deze rapportage wordt uiterlijk vóór 30 september van het lopende begrotingsjaar ter informatie aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

• 3.

  In de tussentijdse rapportage(s), bedoeld in het eerste lid, worden in ieder geval de verwachte afwijkingen, ten opzichte van de begroting groter dan € 100.000, toegelicht.

Artikel 5. Begrotingsonrechtmatigheden

• 1.

  In dit artikel wordt in afwijking van de definitie op grond van de Gemeentewet onder ‘begroting’ verstaan: begroting en de vastgestelde begrotingswijzigingen.

• 2.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd indien deze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld. Onder ‘tijdig melden’ wordt verstaan bij de tussentijdse rapportage, bedoeld in artikel 4, of andere tussentijdse rapportages of bij de jaarstukken. Lasten- en kredietoverschrijdingen zijn altijd onrechtmatig. Afwijkingen worden als acceptabel of passend binnen het bestaande beleid aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Budgetoverschrijdingen van lasten die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    Er is sprake van een overschrijding van lasten welke past binnen het bestaande beleid maar wordt veroorzaakt door een feit/gebeurtenis dat zich voordoet op een moment dat er geen begrotingswijziging meer door het algemeen bestuur kan worden vastgesteld.

Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 6. Rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het dagelijks bestuur verstrekt bij de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt het totaal aan afwijkingen (fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium die boven de verantwoordingsgrens van 3% van de totale geraamde lasten van het openbaar lichaam, inclusief de toevoegingen aan de reserves) opgenomen. De definities van deze criteria zijn in de vigerende Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV opgenomen.

• 2.

  Ontbrekende afrekeningen waarvoor aannemelijk is dat het dagelijks bestuur na afronding van de jaarstukken een onderbouwing voor de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een afwijking en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

• 3.

  Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Met uitzondering van afwijkingen zoals bedoeld in artikel 5 lid 2 onder c.

• 4.

  De rapportagegrens is een optioneel instrument en wordt door het algemeen bestuur vastgesteld middels deze verordening. De rapportagegrens ten aanzien van individuele afwijkingen wordt gelijkgesteld aan de rapportagegrens die wordt gehanteerd bij de tussentijdse rapportage zoals bedoeld in artikel 4 lid 3, en bedraagt daarmee € 100.000.

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals opgenomen in door het algemeen bestuur vastgesteld beleid met betrekking tot vaste activa.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het algemeen bestuur besluit over het instellen van, de toevoegingen en de onttrekkingen aan, of de eventuele vrijval van, bestemmingsreserves.

• 2.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal het specifieke doel van de reserve aangegeven en de daaruit voortvloeiende hoogte en looptijd.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur biedt 4-jaarlijks een (bijgestelde) nota Richtlijnen Reserves en Voorzieningen ter vaststelling aan het Algemeen Bestuur aan. Deze nota behandelt tenminste:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves alsmede de minimale en/of maximale hoogte daarvan;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen.

Artikel 9. Weerstandsvermogen en risicomanagement.

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt 4-jaarlijks een (bijgestelde) nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement ter vaststelling aan het algemeen bestuur aan.

• 2.

  In deze nota worden uitgangspunten geformuleerd voor beleid met betrekking tot weerstandsvermogen en risicomanagement, inclusief de vorming en besteding van reserves alsmede de minimale en/of maximale hoogte daarvan en de vorming en besteding van voorzieningen.

Artikel 10. Berekening kostprijzen en tarieven

• 1.

  Er worden kostprijzen berekend voor:

  • a.

    de tarieven voor levering van goederen en diensten aan derden.

• 2.

  De kostprijsberekening, bedoeld in het eerste lid onder a, vindt plaats op basis van een extracomptabel stelsel van kostentoerekening. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en waar van toepassing de kapitaallasten met betrekking tot de betreffende activa betrokken.

Artikel 11. Financieringsfunctie

• 1.

  Het algemeen bestuur legt de kaders, uitgangspunten en verantwoordelijkheden voor de financieringsfunctie vast in het Treasurystatuut VRGV.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt met de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor het waarborgen van de financiële continuïteit van het openbaar lichaam, zowel op de korte als de lange termijn.

Artikel 12. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is aan:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het openbaar lichaam als geheel en in de organisatieonderdelen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten et cetera;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 13. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van taken aan de organisatieonderdelen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten, en

• f.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het openbaar lichaam;

• g.

  opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 14. Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

• 2.

  Voor de interne toetsing, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks onder verantwoordelijkheid van de directeur bedrijfsvoering een intern controleplan opgesteld en ten uitvoer gebracht.

Artikel 15. Onvoorziene omstandigheden en hardheidsclausule

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur kan afwijken van de bepalingen in deze verordening, indien toepassing daarvan leidt tot onbillijkheden van overwegende aard.

Artikel 16. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek, vastgesteld door het algemeen bestuur op 6 december 2023, wordt ingetrokken, met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 17. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2024, met inachtneming van artikel 16.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening (art. 212 GW) Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek 2024.