Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften Ede

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaarschriften. Het contact met burger staat hierbij centraal. De verordening bevat bepalingen over de informele aanpak en het horen door een commissie. Het uitgangspunt is formele behandeling van bezwaren waar het moet en informele behandeling waar het kan.

Formele behandeling van bezwaarschriften vindt plaats door de commissie voor de bezwaarschriften of door ambtenaren (ambtelijk horen). In een instellingsbesluit commissie voor de bezwaarschriften hebben burgemeester en wethouders, de burgemeester en de gemeenteraad geregeld welke procedure geldt. Ook hebben zij in deze besluiten beschreven wanneer de hoorzitting over een bezwaarschrift in het openbaar plaatsvindt.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 1. Definities

Bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Onder bestuursorgaan wordt hier verstaan een orgaan van de gemeente dat een besluit heeft genomen waartegen bezwaar wordt gemaakt. De raad, burgemeester en wethouders, de burgemeester en de leerplichtambtenaar zijn gemeentelijke bestuursorganen die besluiten kunnen nemen waartegen bezwaar kan worden ingediend (zie artikel 7:1 in samenhang met artikel 8:1 van de Awb). Deze verordening geldt dus voor al deze gemeentelijke bestuursorganen.

Artikel 2. Ingediend bezwaarschrift

De registratie van het bezwaarschrift met datum van ontvangst is van belang. Artikel 6:14 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk dient te worden bevestigd. De Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar- of beroepschrift zes weken bedraagt. Deze termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het (bestreden) besluit op voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie de artikelen 6.7 en 6.8, eerste lid, van de Awb).

Artikel 3. Vooronderzoek en informele behandeling

Eerste en tweede lid

Na het eerste contact met de bezwaarmaker (zie artikel 2), zal vaak nadere informatie moeten worden ingewonnen over de achtergronden van het besluit en de reden waarom bezwaar is gemaakt. Hierbij wordt met zowel de bezwaarmaker als de voorbereider van het bestreden besluit contact opgenomen en wordt de mogelijkheid van een minnelijke oplossing van het bezwaar (verder) verkend. Het is van belang dat dit contact kort na binnenkomst van het bezwaarschrift wordt gelegd. Als al bij het eerste contact (zie artikel 2) een oplossing op het bezwaarschrift is gevonden dan hoeft (uiteraard) niet nog een keer contact te worden gezocht met de bezwaarmaker. Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaarschrift dan hoeft het bezwaarschrift niet verder in behandeling te worden genomen en kan het informeel worden afgedaan. Indien er eventuele andere belanghebbenden zijn, dan wordt ook met hen in contact getreden als dit gewenst is voor de informele afhandeling Omdat de heroverweging van het bestreden besluit in bezwaar onbevooroordeeld moet gebeuren, is het wenselijk dat dit (ambtelijke) contact niet wordt gelegd door iemand die direct bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest.

Derde lid

Als tijdens het informele contact blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen.

Beslistermijnen

Het bestuursorgaan moet op het bezwaarschrift beslissen binnen zes weken na het einde van de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift (artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Als een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, is de beslistermijn twaalf weken. De beslistermijn kan worden verdaagd (=uitgesteld) als de termijn voor de behandeling van het bezwaar niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar kan de beslistermijn worden verdaagd. De beslistermijn kan maximaal zes weken worden verdaagd, maar verdere verdaging van de beslistermijn is mogelijk als alle belanghebbenden daarmee hebben ingestemd of als (enkel) de bezwaarmaker hiermee heeft ingestemd en de belangen van (overige) belanghebbenden niet worden geschaad. De beslistermijn kan ook worden verdaagd als de naleving van een wettelijk procedurevoorschrift dit vergt (artikel 7:10, derde en vierde lid, van de Awb).

Het verdagingsbesluit moet aan de belanghebbenden worden bekendgemaakt, maar het is niet mogelijk om hiertegen een bezwaar- of beroepschrift in te dienen. Zie ook de artikelen 3:40 en 6:3 van de Awb.

Artikel 4. Horen en adviseren door de commissie

Belanghebbenden (de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden) moeten worden gehoord voordat op het bezwaar wordt beslist (artikel 7:2, eerste lid, van de Awb). Slechts in een beperkt aantal gevallen kan van het horen worden afgezien. Deze staan in artikel 7:3 van de Awb weergegeven en zien op kennelijk niet ontvankelijkheid en kennelijk ongegrondheid, geen of kennelijk geen interesse in het horen door de belanghebbende(n). Ook als aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen zonder belangen van derden te beschadigen kan van het horen worden afgezien.

Eerste en tweede lid

Het horen en adviseren door een commissie wordt in artikel 7:13 van de Awb geregeld. De commissie moet aan bepaalde (cumulatieve) vereisten voldoen. Deze zien op de samenstelling, mededeling dat de commissie zal adviseren aan bezwaarmaker, wijze van horen, uitnodiging bestuursorgaan en uitbrengen van het advies.

Hoe het horen wordt vormgegeven is grotendeels aan degene(n) die horen zelf. Er kan voor worden gekozen om fysiek te horen, maar telefonisch of digitaal horen is ook mogelijk. Hierbij is het wel vereist dat alle betrokkenen hiermee instemmen. Als het om een openbare hoorzitting gaat, ligt telefonisch horen niet voor de hand.

Van het horen moet een verslag worden gemaakt (artikel 7:7 van de Awb). De Awb bepaalt niet hoe het verslag van het horen moet worden vormgegeven en hoe uitgebreid het moet zijn. Het verslag kan onderdeel zijn van de beslissing op het bezwaarschrift, maar vaak zal een afzonderlijk verslag worden opgemaakt.

Derde lid

De gemeente Ede heeft ervoor gekozen om bezwaarschriften af te handelen door inzet van een commissie voor de bezwaarschriften of door inzet van eigen ambtenaren (ambtelijk horen). In een apart instellingsbesluit is per categorie bezwaarschriften beschreven welke procedure geldt. Over het algemeen wordt afhandeling door eigen ambtenaren toegepast in eenvoudigere zaken. Het voordeel van ambtelijk horen is namelijk dat het een snelle een eenvoudige procedure is in vergelijking tot behandeling via de commissie voor de bezwaarschriften.

Bezwaarschriften over belastingen worden altijd afgehandeld door inzet van eigen ambtenaren. De reden daarvoor is dat het gaat om onderwerpen waarover zulke grote aantallen bezwaarschriften te verwachten zijn dat het wenselijk is daarvoor een andere methodiek van horen en adviseren te hanteren. De Algemene wet inzake rijksbelastingen en de WOZ bevatten bovendien afwijkende of aanvullende bepalingen over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding.

Vierde lid

In dit onderdeel is beschreven dat het bestuursorgaan altijd met instemming van bezwaarmaker kan besluiten dat het horen ambtelijk plaatsvindt. Zoals hiervoor beschreven is het belangrijkste voordeel van deze procedure dat het sneller kan plaatsvinden. Daarnaast heeft deze procedure een laagdrempeliger en meer informeel karakter vergeleken met een hoorzitting van de commissie voor de bezwaarschriften. Als bij een bezwaarschrift ook andere belanghebbenden zijn betrokken (niet: de bezwaarmaker) dan ligt het voor de hand dat het bestuursorgaan ook hun voorkeur ten aanzien van de wijze van behandeling meeweegt bij het nemen van een besluit.

Beslistermijnen

Zie de toelichting op artikel 3 onder ''beslistermijnen".

Artikel 5. Samenstelling van de commissie

Raadsleden en burgemeester en wethouders mogen geen lid zijn van de commissie. Zie artikel 84, tweede lid, in samenhang met artikel 83, tweede lid, van de Gemeentewet.

Eerste lid

De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb). In Ede wordt gewerkt met een commissie, verdeeld over twee Kamers (Algemeen en Sociaal). De Algemene Kamer behandelt onder andere zaken op het gebied van de fysieke leefomgeving, subsidies en de Wet open overheid. De Sociale Kamer behandelt zaken op het gebied van het sociaal domein. Dit betreft onder meer de toekenning van uitkeringen, maatschappelijke ondersteuning en voorzieningen voor jongeren.

De onderverdeling in Kamers stelt de leden en de voorzitters in staat om zichzelf meer te verdiepen in bepaalde onderwerpen. De commissie adviseert over bezwaarschriften in een wisselende samenstelling van een voorzitter en twee leden.

Tweede lid

Burgemeester en wethouders zijn bevoegd om de voorzitter, leden en plaatsvervangende leden te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Het college mag niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt.

Als een lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal moeten ondernemen, het is immers een zelfstandig bestuursorgaan. De voorzitter zal hierbij een belangrijke rol spelen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan is ontslag en/of schorsing (door burgemeester en wethouders) mogelijk. Bij de bevoegdheid van het college om een lid te schorsen kan gedacht worden aan een situatie waarbij het functioneren van een commissielid wordt onderzocht en deze, hangende het overleg hierover, wordt geschorst.

Op 22 juli 2009 heeft de Raad van State uitspraak gedaan inzake het ontslag door het college van leden van een bezwaarschriftencommissie, aanleiding was een vertrouwensbreuk (gepubliceerd in JB 2009, 216). Met name in de uitspraak van de Rechtbank, minder in die van de Afdeling, wordt ingegaan op de bevoegdheid van het college om leden van de bezwaarschriftencommissie te ontslaan wegens een vertrouwensbreuk. De commissie heeft als adviseur in zekere mate een onafhankelijke rol ten opzichte van het college en daarom dient aan de commissie ruimte te worden gelaten om op verantwoorde wijze invulling aan haar onderzoeksbevoegdheden te geven. Het college mag daarom niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuurorgaan onwelgevallig standpunt. Tegelijkertijd is de commissie een adviserend orgaan en ligt de eindverantwoordelijkheid voor de beslissing op het bezwaar bij het bestuursorgaan. In verband hiermee achtte de Rechtbank en ook de Afdeling het ontoelaatbaar dat de commissie het initiatief nam tot een bemiddelingspoging door een derde, terwijl verweerder al had laten blijken niets te voelen voor een dergelijke oplossing. Het feit dat de commissieleden voor een periode van vier jaar worden benoemd doet niet ter zake; indien sprake is van een vertrouwensbreuk is ontslag mogelijk.

Artikel 6. Benoeming en ontslag voorzitters en leden

Voor de voorzitters en de leden geldt een zittingsduur van vier jaar. Hierbij is er een mogelijkheid om personen één keer opnieuw te benoemen. Voor deze termijnen is gekozen om een goede combinatie te krijgen van ervaring en vernieuwing binnen de commissie.

Derde lid

Het kan voor de continuïteit gewenst zijn dat voorzitters of leden hun functie blijven vervullen totdat in de opvolging is voorzien. Burgemeester en wethouders kunnen hier per geval een afweging over maken (maatwerk). Zo zullen er soms voldoende andere voorzitters en leden overblijven, waardoor het niet nodig is dat de vertrekkende voorzitter of het vertrekkende lid langer aanblijft. Ook om andere redenen kan het niet wenselijk zijn dat een voorzitter of lid nog enige tijd aanblijft. Bijvoorbeeld wanneer een voorzitter of lid tussentijds ontslag neemt wegens persoonlijke redenen. Uiteraard kan niemand een voorzitter of lid dwingen om feitelijk de functie te blijven vervullen.

Artikel 7. Secretaris

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris (en plaatsvervangers) ter ondersteuning van de werkzaamheden. Er kan uiteraard ook voor worden gekozen om meerdere secretarissen aan te wijzen. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn als de commissie uit meerdere kamers bestaat. De secretaris bereidt zaken voor en neemt deel aan de beraadslaging van de commissie. Hij heeft daarin een raadgevende stem. Het verslag van de hoorzitting en het advies van de commissie worden opgesteld door de secretaris.

Artikel 9. Onpartijdigheid leden

Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de commissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren.

Artikel 10. Aantal commissieleden bij hoorzitting

De gebruikelijke werkwijze is dat bij een hoorzitting steeds een voorzitter en twee leden aanwezig zijn. Het kan echter voorkomen dat één vande leden onverwacht is verhinderd, bijvoorbeeld vanwege ziekte. Het is wenselijk dat in dat geval de hoorzitting wel kan doorgaan. Partijen zullen zich hier doorgaans op hebben voorbereid. Daarnaast is het belangrijk voor het tijdig afhandelen van bezwaarschriften dat geplande hoorzittingen zoveel mogelijk kunnen doorgaan.

Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie heeft plaatsgevonden (ABRS 2 maart 2000, GS 2000/ 7119, 5). In de Gemeentestem 2008, nr. 101 is een artikel verschenen van mr. H. Piefers : “Horen en adviseren door een onvolledige bezwaarschriftencommissie”.

Tweede lid

De commissie krijgt in het tweede lid de mogelijkheid om het horen in relatief eenvoudige zaken die worden behandeld door de Algemene Kamer op te dragen aan de voorzitter. De commissie heeft beoordelingsruimte bij het bepalen of er sprake is van een ‘relatief eenvoudige zaak’.

Derde lid

Het kan voorkomen dat in zaken op het gebied van de Jeugdwet het noodzakelijk is om jongeren van onder de 18 jaar te horen. Dit horen moet plaatsvinden op een wijze die past bij de leeftijd en ontwikkeling van de betreffende jongere. Dit is van belang om te voldoen aan de eisen die voortkomen uit het Internationaal Verdrag voor de Rechten van het Kind. Tegen deze achtergrond is in het derde lid de mogelijkheid opgenomen om het horen van een jongere te laten plaatsvinden door een voorzitter of lid van de commissie.

Artikel 13. Verslaglegging

Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen.

Het bepaalde in het eerste lid strekt niet zo ver dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Dit is ook niet wenselijk gelet op de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming. Enkel de noodzakelijk persoonsgegevens mogen in het verslag worden opgenomen. Noodzakelijk is in ieder geval dat uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.

Artikel 7:13, zesde lid, van de Awb bepaalt dat het schriftelijke advies van de commissie het verslag van het horen bevat. Hieruit volgt dat het verslag uiterlijk bij het uitbrengen van het advies moet zijn opgesteld. Niet is vereist dat het verslag schriftelijk is opgesteld. De Awb bepaalt ook niet dat het verslag aan de betrokkenen moet worden toegezonden. Dit is echter wel wenselijk.

Artikel 15. Nader onderzoek

Eerste lid

Na de hoorzitting kan de commissie constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan commissie zelf hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen.

De meest voorkomende situatie is dat tijdens de hoorzitting de afspraak wordt gemaakt dat een partij nog aanvullende stukken mag indienen. Hierop kunnen de andere partijen dan schriftelijk reageren. Het is aan de commissie om hier met partijen afspraken over te maken.

Derde lid Deze bepaling voorziet naast de mogelijkheid om binnen nader te stellen termijn een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 van de Awb is bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor). De voorzitter van de commissie beslist op een verzoek om een nieuwe hoorzitting.

Artikel 16. Raadkamer en advies

Omdat het van belang is dat de commissie in alle vrijheid kan beraadslagen en beslissen, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden. De advisering (en vaak logischerwijs ook de beraadslaging) moet plaatsvinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb. Zie hieromtrent ook nader de toelichting bij artikel 5.

Voor de advisering hanteert de Awb striktere voorwaarden dan bij het horen, waarbij het is niet vereist dat de gehele commissie hoort. Zie ook de toelichting bij artikel 10.

Hoe het advies tot stand komt, wordt verder niet in de Awb voorgeschreven. In de verordening is omwille van zorgvuldigheid bepaald dat het advies is gemotiveerd en een voorstel voor de te nemen beslissing bevat.

Artikel 17. Uitbrengen advies en verdaging

In de bezwaarschriftprocedure maakt het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie (artikel 7:13, zesde lid, van de Awb). De termijn waarop op het bezwaarschrift moet zijn beslist, bedraagt twaalf weken gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken (artikel 7:10 van de Awb).

Artikel 18. Jaarverslag

De commissie dient jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden aan burgemeester en wethouders. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven hoeveel bezwaren zijn ingediend, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond, enz.) en of het bestuursorgaan al dan niet overeenkomstig het advies heeft besloten. Daarnaast kan worden opgenomen in welke gevallen beroep is ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is.

Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.

Burgemeester en wethouders kunnen een reactie geven op het jaarverslag. Of hiervoor reden is, zal met name afhangen van de aanbevelingen die de commissie doet. Burgemeester en wethouders sturen het jaarverslag samen met hun eventuele reactie jaarlijks door naar de gemeenteraad.