Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten

1. De begroting bestaat uit jaarprogramma’s en een financiële begroting. Bij de begroting wordt een overzicht opgenomen met ramingen ingedeeld naar taakvelden.

2. Onderdeel van de begroting vormt het investeringsplan voor het onderhavige begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.

3. In de begroting worden de bijdragen per gemeente geraamd en gesplitst in incidenteel en structureel.

4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

5. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

6. De jaarstukken bestaan uit een jaarverslag en een jaarrekening. Bij de jaarrekening wordt inzicht gegeven in de realisatie ingedeeld naar programma’s.

1. Het algemeen bestuur stelt voor 31 januari een kadernota op met het beleid en de financiële kaders voor de begroting die ingaat in het volgende jaar.

2. Het meerjarenbeleidsplan bevat de beleidsvoornemens voor vier jaar.

3. In de begroting wordt geen post onvoorzien opgenomen. Onvoorziene kosten worden toegelicht als resultaat in de jaarrekening.

1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten op het totaalniveau van de GRSK.

2. De nieuwe investeringen worden bij het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

3. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

4. Om de continuïteit in de bedrijfsvoering te waarborgen, wordt de directeur van de GRSK gemachtigd om activa aan te schaffen die niet zijn opgenomen in het meerjareninvesteringsprogramma. Deze machtiging is beperkt tot € 50.000 per jaar, en uitsluitend van toepassing voor aanschaf of vervangingen van activa, ingeval een onverwachte c.q. niet begrootte investering noodzakelijk is. De directie meldt achteraf aan het DB als van deze machtiging gebruik is gemaakt.

1. Het Dagelijks Bestuur informeert minimaal éénmaal per jaar het Algemeen Bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de Samenwerking Kempengemeenten.

2. De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering van:

• a.

  de baten en lasten per afdeling;

• b.

  Het totale saldo van baten en lasten;

• c.

  het resultaat voor bestemming;

• d.

  de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;

• e.

  het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen b en c.

3. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten toegelicht op afdelingsniveau, ingeval deze afwijkingen groter zijn dan € 20.000. Afwijkingen bij investeringskredieten die groter zijn dan € 50.000 dan begroot worden toegelicht.

1. Het Dagelijks Bestuur biedt de jaarstukken aan bij het Algemeen Bestuur. Gelijktijdig wordt er een voorstel over het de bestemming van het jaarresultaat toegevoegd.

2. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het Dagelijks Bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. Het Dagelijks Bestuur biedt dit voorstel uiterlijk in februari van het begrotingsjaar volgend op het betreffende verslagjaar aan het Algemeen Bestuur.

3. Voorstellen voor budgetoverheveling worden getoetst aan de volgende criteria:

• a.

  Beleidsinhoudelijke noodzaak dient op het betreffende beschikbaar gestelde budget in het begrotingsjaar nog aanwezig te zijn;

• b.

  Inbedding in de werkplanning/jaarplan van het nieuwe jaar;

• c.

  De overheveling heeft betrekking op incidentele budgetten;

• d.

  Het minimumbedrag voor de overheveling bedraagt € 10.000,- per post.

4. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten toegelicht op afdelingsniveau, ingeval deze afwijkingen groter zijn dan € 20.000. Afwijkingen bij investeringskredieten die groter zijn dan € 50.000 dan begroot worden toegelicht.

4. In de jaarrekening worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten toegelicht op afdelingsniveau, ingeval deze afwijkingen groter zijn dan € 20.000. Afwijkingen bij investeringskredieten die groter zijn dan € 50.000 dan begroot worden toegelicht.

1. Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de GRSK, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 (en bedragen kleiner dan € 50.000,- gebundeld) nader toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk op ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheer handelingen kunnen voortvloeien. ten behoeve van de interne beheersing.]

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het totaalniveau GRSK waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd.

3. Bij investeringskredieten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van lasten en/of investeringen als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Het algemeen bestuur is wel geïnformeerd maar er heeft geen begrotingswijziging plaatsgevonden.

• b.

  De overschrijding past wel binnen het door het Algemeen Bestuur geaccordeerde beleid.

• c.

  Er is sprake van compensatie via direct te relateren baten;

• d.

  In het geval dat bepaalde extra kosten niet tijdig zijn gesignaleerd, beschouwt het Algemeen Bestuur deze als acceptabel, als er sprake is van:

  • -

    noodzakelijke investering, kosten, afwaarderingen als gevolg van marktomstandigheden;

  • -

    uitvoeren van het vastgestelde bestaand beleid;

  • -

    noodzakelijke kosten om de dienstverlening door te kunnen laten gaan;

• e.

  Extra kosten, achteraf onrechtmatig

  • -

    Wanneer achteraf uit onderzoek (van bijvoorbeeld de belastingdienst of een subsidieverstrekker) blijkt dat uitgaven niet betrokken hadden mogen worden in de verantwoording, worden deze in beginsel beschouwd als een acceptabele overschrijding. Het gaat hier bijvoorbeeld om interpretatieverschillen van wet- en regelgeving.

  • -

    Uitsluitend in het geval dat er sprake is van bewust foutief handelen, wordt de overschrijding niet als acceptabel beschouwd.

• f.

  Afwijkingen op kosten, maar te hoge of te lage passende activiteiten

  Indien de verhouding tussen de kosten en activiteiten niet in belangrijke mate is verstoord wordt dit als acceptabel beschouwd.

• g.

  Verplichtingen die worden opgelegd door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en als gevolg daarvan leiden tot overschrijdingen;

• h.

  Overschrijdingen gemaakt door ziektevervanging en verlof;

• i.

  Overschrijdingen door inhuur op openstaande vacatureruimte worden als acceptabel gezien indien de kosten noodzakelijk zijn om de dienstverlening door te kunnen laten gaan.

• j.

  Overschrijdingen op investeringskredieten zijn acceptabel indien afwijkingen te wijten zijn aan niet voorziene omstandigheden, zoals veranderingen op de automatiseringsgebied.

5. Voor afwijkingen van de begroting als gevolg van overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringen en baten die ontstaan na de laatste tussenrapportage en 31 december wordt het melden en het verantwoorden in de jaarrekening als tijdig geduid en daarmee rechtmatig.

6. Begrotingsonrechtmatigheden als gevolg van overschrijdingen van lasten en/of investeringen die acceptabel zijn worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, maar worden niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.

1. Materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening. Bijdragen van derden worden in mindering gebracht op desinvestering.

2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

3. Immateriële vaste activa worden alleen geactiveerd als het algemeen bestuur hiertoe besluit.

4. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

5. Materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 20.000,- worden niet geactiveerd.

6. Activa worden lineair afgeschreven vanaf het jaar volgend op het jaar van investeren.

1. GRSK houdt geen algemene reserve aan.

Risico’s komen voor rekening van deelnemende gemeenten.

2. GRSK kan bestemmingsreserves aanhouden.

Bij de instelling van een bestemmingsreserve voor een investerings voornemen wordt minimaal aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve;

• b.

  de voeding van de reserve;

• c.

  de maximale hoogte van de reserve; en

• d.

  de maximale looptijd.

3. De GRSK kan voorzieningen aanhouden. Er vindt geen toerekening van rente aan over voorzieningen plaats.

Voorzieningen worden bij het opstellen van de jaarstukken beoordeeld op toereikendheid, nut en noodzaak. Als een voorziening niet toereikend is, zal een aanvullende dotatie ten laste van het resultaat moeten plaatsvinden.

1. Het Dagelijks bestuur moet goedkeuring geven bij het uitzetten en het aantrekken van middelen met een looptijd langer dan één jaar.

2. Overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd intact is;

3. Overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in Euro's.

4. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden. Het dagelijks bestuur motiveert in zijn besluit het openbaar belang van verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

1. GRSK beheert de bankrekening waarmee programmakosten namens gemeenten worden betaald. Deze bankrekening behoort tot het vermogen van GRSK maar is het gezamenlijke eigendom van de deelnemende en klantgemeenten.

2. De programmakosten van de deelnemende gemeenten en klantgemeenten zijn niet in de jaarrekening van GRSK opgenomen.

3. De GRSK en stemmen de uitvoering van hun taken met betrekking tot de programmakosten af. Voor de praktische uitvoering maken beide partijen werkafspraken.

4. Bij de programmakosten worden baten en lasten in een afzonderlijke administratie verantwoord.

5. Het algemeen bestuur van GRSK dient vóór 25 mei van elk jaar een financiële verantwoording in bij de deelnemende en klantgemeenten van de programmakosten in het voorgaande jaar.

6. Deelnemende gemeenten die facturen ontvangen, die door GRSK administratief en financieel worden afgewikkeld, zijn verantwoordelijk voor de volledigheid van doorzending van facturen aan GRSK.

1. De informatievoorziening ten behoeve van de gemeentelijke jaarrekeningen wordt door de deelnemende gemeenten en GRSK in onderling overleg bepaald;

2. De informatie zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt ook aan de klantgemeenten ter beschikking gesteld.

1. Binnen het verband van Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten wordt geen Algemene Reserve aangehouden. Dit heeft als gevolg dat GRSK niet kan beschikken over eigen weerstandscapaciteit ingeval onvoorziene omstandigheden zich voordoen. In dat geval kan enkel worden teruggevallen op de deelnemende gemeenten, conform de overeengekomen Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten.

2. Bij het ontstaan van risico’s van materieel belang worden de deelnemende gemeenten direct geïnformeerd.

3. Bij de opstelling van Begroting en Jaarrekening wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen een actuele stand van zaken vermeld van ontwikkeling in risico’s.

4. Indien onvoorziene omstandigheden voor de GRSK aanleiding zijn om een beroep te doen op de samenwerkende gemeenten wordt eerst vastgesteld vanuit welke afdeling dit beroep is ontstaan.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteren het Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 25 onder f. Daarnaast informeren Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van GRSK. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening GRSK 2024 ev.