Financiële uitvoeringsregels provincie Overijssel 2024

Ondertekening

Toelichting Financiële uitvoeringsregels Provincie Overijssel 2024

De financiële uitvoeringsregels Provincie Overijssel 2024 (Financiële uitvoeringsregels) vormen het sluitstuk van de Financiële Verordening Provincie Overijssel. Het is daarmee een onderdeel van de van de basisstructuur van de provinciale organisatie.

De plaats van de Financiële uitvoeringsregels binnen de organisatie

De basisstructuur van de provinciale organisatie is voor te stellen als een driehoek:

De top van de driehoek bestaat uit de door GS vastgestelde Organisatieregeling Provincie Overijssel. Deze vindt zijn basis in het Besturings- en Management Concept (BMC) en de Overijsselse standaard (OVS). In de organisatieregeling worden de indeling, organisatiestructuur en verantwoordelijkheden binnen de ambtelijke organisatie uitgewerkt.

De top van de driehoek geeft antwoord op de vraag: hoe is de ambtelijke organisatie van de provincie ingericht?

Linksonder steunt de driehoek op de bevoegdhedenbesluiten. Dat zijn de Mandaatbesluiten van GS en CdK en de ondermandaatbesluiten van directie en HE’s en de daarbij behorende bevoegdhedenlijsten Algemeen en van de eenheden. Deze hoek geeft antwoord op de vraag: wie is bevoegd om bestuursrechtelijke besluiten te nemen namens GS en wie is bevoegd de provincie privaatrechtelijk te binden? De bevoegdhedenbesluiten hebben primair een externe werking.

Rechtsonder steunt de driehoek op de door PS vastgestelde Financiële verordening en de bijbehorende door GS vastgestelde financiële uitvoeringsregels. De verordening geeft aan hoe PS gebruikmaakt van haar budgetrecht. Het betreft een uitwerking van haar rolverdeling ten opzichte van GS. In de Financiële verordening is bepaald dat GS nadere uitvoeringsregels vaststellen met betrekking tot de financiële organisatie. Deze financiële uitvoeringsregels vinden hun grondslag daarin. Onder de financiële uitvoeringsregels bevinden zich de budgetbeheerdersregelingen per eenheid, project of programma. Deze hoek geeft onder meer antwoord op de vraag: wie mag een betaling ten laste van een specifiek budget brengen?

Artikel 3 tm 6: Budgethouderschap, budgetbeheer en bevoegdheden

Om het onderscheid tussen bevoegdheden en budgethouderschap dan wel budgetbeheerderschap te verduidelijken volgt een korte beschrijving vanuit het perspectief van de budgetbeheerder.

Er is onderscheid tussen de beslissing tot het aangaan van een opdracht (privaatrechtelijke handeling, geregeld in bevoegdhedenregister) en de bevoegdheid om kosten ten laste van een budget te brengen.

Aan de te maken kosten liggen opdrachten, overeenkomsten, subsidiebeschikkingen, etc. ten grondslag. In de bevoegdhedenlijsten is opgenomen welke functionarissen -op grond van aan hun verleend mandaat- bevoegdheid hebben om te beslissen tot het aangaan van deze opdrachten, overeenkomsten en beschikkingen. Door deze opdrachten, overeenkomsten en beschikkingen binden zij de provincie aan de daaruit voortvloeiende verplichtingen.

Er zijn twee relevante situaties denkbaar:

• a.

  Het kan zo zijn dat de budgetbeheerder ook het mandaat heeft om te beslissen tot het aangaan van de overeenkomst, opdracht of beschikking. Dan kan hij dus zowel de verplichting aangaan namens de provincie als de kosten daarvan ten laste van het budget brengen. Zowel het mandaat tot het aangaan van de verplichting als de financieel/budgettaire afwikkeling zijn dan in handen van één persoon.

• b.

  Het is mogelijk dat een budgetbeheerder slechts door tussenkomst van een daartoe gemandateerd, bevoegd persoon kan bewerkstelligen dat de provincie bepaalde verplichtingen aangaat. De budgetbeheerder is daarentegen wel altijd bevoegd zelfstandig de aangegane verplichtingen ten laste van het betreffende budget vast te leggen in de financiële administratie. Uiteraard met inachtneming van de spelregels die zijn opgenomen in de Financiële verordening en de Financiële uitvoeringsregels.

In artikel 5 lid 1 van de uitvoeringsregels is bepaald dat de daartoe gemandateerde zorg draagt voor een recht- en doelmatige besteding van en ontvangst van de financiële middelen. In de situatie beschreven onder a) is de budgetbeheerder ook de gemandateerde. In de situatie onder b) is de gemandateerde iemand anders dan de budgetbeheerder. Degene die de bevoegdheid heeft om de verplichting aan te gaan, draagt de verantwoordelijkheid voor de recht- en doelmatigheid.

In deze uitvoeringsregels is de lijn van de PAV-er opgenomen (artikel 6). Zonder deze lijn is het mogelijk dat zowel het aangaan van de verplichting als de afhandeling van de factuur en prestatieakkoordverklaring bij een opdrachtverstrekking in één hand is neergelegd. Dit betekent een hoge adminstratieve last voor de budgetbeheerder, vaak langere doorlooptijden bij de verwerking van de facturen en vanuit het perspectief van de interne controle het ontbreken van een vier ogen toets. Daar waar het mandaat voor het aangaan van een verplichting en het budgetbeheer in één persoon is verenigd, kan de PAV-functie niet door de budgetbeheerder worden ingevuld. Per opdracht kan een pav-er worden aangewezen.

Subidies kennen een eigen proces waarin de interne controle op een andere wijze is geborgd. Het inzetten van een PAV-er voegt in dit proces geen waarde toe.

Voor de aansluiting bij de praktijk en het actueel houden van bovengenoemde documenten is het essentieel dat de budgethouder en de controller de geëigende momenten in de planning & controlcyclus benutten om met verbetervoorstellen te komen voor gesignaleerde tekortkomingen en met aanpassingsvoorstellen voor gewenste wijzigingen.

Naast inzicht in de beoogde samenhang tussen prestatie en budget, is ook inzicht in de werking en consequenties van een budget van belang. Wil een budget functioneel zijn, dan moeten de (deel)prestaties vastgelegd zijn in de werkplannen en ook tijdens het lopende jaar worden bewaakt. Op het moment dat de budgetten niet worden uitgeput of wanneer er overschrijdingen van het budget zijn, moet dit gesignaleerd en verklaard worden en zullen maatregelen getroffen moeten worden.

De bevoegdhedenlijsten zijn te raadplegen via:

Bevoegdhedenbesluit Provincie Overijssel | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl)

Tenslotte wordt in Artikel 8 van deze Financiele uitvoeringsregels geregeld hoe het huis van de control binnen onze provincie is opgebouwd. De budgethouder is integraal verantwoordelijk voor het budgetverloop en een doelmatige en doeltreffende realisatie van de prestaties. De budgethouder treft daarmee vanuit de eerstelijns control maatregelen zodat hij adequaat kan toezien op het budgetverloop en de realisatie van de (deel)prestaties en de effecten daarvan. De controller houdt op basis van het risicoprofiel van de (deel)prestatie daarnaast toezicht op het budgetverloop en de manier waarop prestaties worden gerealiseerd. Hij controleert en adviseert gevraagd en ongevraagd de budgethouder en budgetbeheerder. Dit vormt de tweedelijns control. Conform artikel 12 uit de Organisatieregeling 2018houdt de concerncontroller toezicht op het functioneren van de eerste en tweede lijnscontrol. Hij houdt op concernniveau, maar ook op individueel procesniveau, systematisch toezicht op een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende conversie van middelen naar prestaties en effecten. De concerncontroller ontleent zijn verantwoordelijkheid aan die van de directie. Hij kent een onafhankelijke rapportagefunctie richting de directie. De concerncontroller kan adviseren aan Gedeputeerde Staten indien hetgeen gesignaleerd bij de directie naar het oordeel van de concerncontroller niet leidt tot adequate opvolging.