Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Hollandse Delta 2025

1. Het college van dijkgraaf en heemraden legt na afloop van ieder begrotingsjaar verantwoording af aan de Verenigde Vergadering over de geconstateerde rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de jaarstukken door middel van een rechtmatigheidsverantwoording met een toelichting daarop in de paragraaf bedrijfsvoering.

2. Voor zover het totaalbedrag aan rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid hoger is dan de verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van het waterschap exclusief toevoegingen aan reserves, neemt het college van dijkgraaf en heemraden deze op in de rechtmatigheidsverantwoording.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag worden de geconstateerde rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden groter dan € 500.000 nader toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het college van dijkgraaf en heemraden biedt de Verenigde Vergadering jaarlijks uiterlijk op 31 december van het betreffende jaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de Verenigde Vergadering geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de Verenigde Vergadering is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 7.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal beschikbaar gestelde investeringskrediet. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal beschikbaar gestelde investeringskrediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

• b.

  de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of een apart door de Verenigde Vergadering vastgestelde begrotingswijziging.

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de Verenigde Vergadering en niet eerder gemeld hadden kunnen worden, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

6. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringskredieten en baten zijn onrechtmatig als deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de Verenigde Vergadering zijn gemeld. Deze zijn tijdig gemeld als deze zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage of begrotingswijziging gedurende het begrotingsjaar dan wel toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening over het betreffende begrotingsjaar.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van het waterschap bij financiële beheershandelingen.

2. Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het waterschap.

1. Het college van dijkgraaf en heemraden doet voorstellen aan de Verenigde Vergadering die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het waterschap ten aanzien van de volgende onderwerpen:

• a.

  Activering, waardering en afschrijving van activa;

• b.

  Weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen;

• c.

  Kostentoerekening en onderbouwing tarieven en prijzen (onderdeel van de programmabegroting);

• d.

  Financieringsfunctie.

2. Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt ervoor dat de in het eerste lid bedoelde voorstellen in overeenstemming zijn met de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, met andere regelgeving die van toepassing is en met de in deze verordening opgenomen aanvullende eisen.

3. Indien tijdens de realisatie is afgeweken van de kaders die zijn vastgelegd in het desbetreffende onderdeel van het in het eerste lid bedoelde beleid, wordt daarop specifiek ingegaan, waarbij de reden van afwijking wordt vermeld.

1. Het beleid ten aanzien van activering, waardering en afschrijving van activa is vastgelegd in beleidsnota Activeren, Waarderen en Afschrijven (AWA);

2. Het beleid ten aanzien van activering, waardering en afschrijving van activa omvat in ieder geval:

• a.

  het grensbedrag van de verkrijgings-of vervaardigingsprijs van investeringen waaronder investeringen niet geactiveerd worden. Investeringen in grond en financiële vaste activa worden, ongeacht de hoogte van de verkrijgingsprijs, altijd geactiveerd;

• b.

  de wijze waarop het waterschap omgaat met de verplichtingen uit het Waterschapsbesluit dat de bijdragen van eigen personeel, de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend en de mogelijkheid dat een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap in de vervaardigingsprijs van vaste activa worden opgenomen;

• c.

  de afbakening tussen investering en onderhoud;

• d.

  de componentenbenadering;

• e.

  de afschrijvingsmethode;

• f.

  het moment van starten met afschrijven;

• g.

  de restwaarde.

1. Het beleid omtrent het weerstandsvermogen en risicomanagement is vastgelegd in beleidsnota Risicomanagement en Weerstandsvermogen;

2. Het beleid omtrent reserves en voorzieningen is vastgelegd in beleidsnota Reserves en Voorzieningen;

3. Het beleid omtrent het weerstandsvermogen en risicomanagement omvat in ieder geval:

• a.

  een inventarisatie van de risico’s die het waterschap loopt;

• b.

  een inventarisatie van de weerstandscapaciteit van het waterschap, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het waterschap beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken;

• c.

  het opvangen van risico's door verzekeringen, voorzieningen, reserves, de weerstandscapaciteit of anderszins.

4. Het beleid omtrent reserves en voorzieningen omvat in ieder geval:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen;

• c.

  de berekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

5. Bij een voorstel voor de instelling van een reserve die onderdeel uitmaakt van de algemene reserves of de bestemmingsreserves die niet zijn bedoeld voor tariefegalisatie wordt in ieder geval aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve;

• b.

  het bestedingsplan van de reserve;

• c.

  de voeding van de reserve;

• d.

  de maximale hoogte van de reserve;

• e.

  de maximale looptijd van de reserve.

6. Bij een voorstel voor de instelling van een voorziening wordt in ieder geval aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de voorziening;

• b.

  het bestedingsplan van de voorziening;

• c.

  de voeding van de voorziening;

• d.

  de maximale hoogte van de voorziening;

• e.

  de maximale looptijd van de voorziening.

7. De reserves en voorzieningen worden jaarlijks bij zowel de begroting als de jaarrekening getoetst en de onderliggende bestedingsplannen worden hierbij geactualiseerd.

1. Het beleid omtrent kostentoerekening en onderbouwing van tarieven en prijzen wordt opgenomen in de Programmabegroting en omvat in ieder geval:

• a.

  een beschrijving van het kostentoerekeningssysteem;

• b.

  de wijze waarop de kostentoerekening plaatsvindt op basis van objectieve, bedrijfseconomische criteria;

• c.

  de kwantitatieve grondslagen die onderdeel vormen van de kostentoerekeningssystematiek;

• d.

  de methodiek voor de berekening van de rentelasten van vaste activa;

• e.

  de onderbouwing van de tarieven die gelden voor de door het waterschapsbestuur in rekening te brengen rechten als bedoeld in artikel 115 van de Waterschapswet, zijnde rechten ter zake van:

  • -

    het gebruik overeenkomstig de bestemming van voor de openbare dienst bestemde bezittingen van het waterschap of van voor de openbare dienst bestemde werken of inrichtingen die bij het waterschap in beheer of in onderhoud zijn;

  • -

    het genot van door of vanwege het bestuur van het waterschap verstrekte diensten;

  • -

    het behandelen van verzoeken tot het verlenen van vergunningen of ontheffingen;

• f.

  de onderbouwing van de prijs van producten en diensten die het waterschap aan derden kan leveren en waarmee het waterschap in concurrentie treedt met marktpartijen;

• g.

  de mate van kostendekkendheid van de onder e bedoelde tarieven.

2. Ten aanzien van artikel 19.1, onderdeel f geldt aanvullend dat:

• a.

  voor de levering van producten en diensten door het waterschap ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening wordt gebracht;

• b.

  bij het verstrekken van leningen of garanties door het waterschap ten minste de geraamde integrale kosten in rekening worden gebracht;

• c.

  bij het verstrekken van kapitaal door het waterschap ten minste uitgegaan wordt van de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

3. Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt er voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, prijzen en kosten van de in dit artikel bedoelde rechten, producten en diensten.

1. Het beleid omtrent de financieringsfunctie wordt uitgevoerd volgens de richtlijnen zoals vastgelegd in het Treasurystatuut.

2. Het Treasurystatuut omvat in ieder geval de rol van het college van dijkgraaf en heemraden bij de uitoefening van de financieringsfunctie;

3. Het Treasurystatuut omvat in ieder geval de uitgangspunten van het risicobeheer van de financieringsfunctie.

1. Het college van dijkgraaf en heemraden geeft in de paragraaf uiteenzetting van de financiële positie van de beleidsbegroting en van het jaarverslag de risico’s van materieel belang weer. Het college van dijkgraaf en heemraden brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s die worden genoemd in het beleid bedoeld in artikel 18.

2. Het college van dijkgraaf en heemraden geeft in de paragraaf uiteenzetting van de financiële positie van de beleidsbegroting en van het jaarverslag aan wat de weerstandscapaciteit is en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

3. In de beleidsbegroting en het jaarverslag neemt het college van dijkgraaf en heemraden in de paragraaf uiteenzetting van de financiële positie naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 4.14 van het Waterschapsbesluit in ieder geval op:

• a.

  algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de financieringsfunctie;

• b.

  de relatie met de meerjarenraming;

• c.

  de ontwikkeling van de rente (rentevisie);

• d.

  de liquiditeitsprognose en de financieringsbehoefte;

• e.

  de kasgeldlimiet;

• f.

  de renterisiconorm;

• g.

  de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie;

• h.

  de plannen inzake het risicobeheer, inclusief de eventuele inzet van derivaten.

1. In de paragraaf bedrijfsvoering in de beleidsbegroting en het jaarverslag gaat het college van dijkgraaf en heemraden in op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven.

2. In de beleidsbegroting en het jaarverslag besteedt het college van dijkgraaf en heemraden in de paragraaf bedrijfsvoering naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 4.16, onderdelen a en b van het Waterschapsbesluit in ieder geval aandacht aan:

• a.

  Ontwikkelingen binnen de organisatie;

• b.

  Sociale paragraaf;

• c.

  Overige belangrijke ontwikkelingen.

3. In de beleidsbegroting en het jaarverslag besteed het college van dijkgraaf en heemraden in de paragraaf bedrijfsvoering gelet op artikel 4.16, onderdelen c en d van het Waterschapsbesluit aandacht aan:

• a.

  alle rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 12, tweede lid overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• b.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• c.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• d.

  geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

4. Het college van dijkgraaf en heemraden rapporteert in de paragraaf bedrijfsvoering van de beleidsbegroting en het jaarverslag over de plannen en voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 109a van de Waterschapswet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

1. Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt er voor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het waterschap als geheel en in zijn organisatieonderdelen;

• b.

  het geven van een actueel en volledig inzicht in de bezittingen van het waterschap, waaronder ook worden begrepen de niet-geactiveerde objecten met cultuurhistorische waarde (waaronder panden, bedrijfsgebouwen, bedrijfsmiddelen en kunstvoorwerpen) alsmede overige investeringen die niet zijn geactiveerd;

• c.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de activa, voorraden, vorderingen, schulden, rechten, verplichtingen, ontvangsten, betalingen, kosten en opbrengsten en contracten;

• d.

  het verstrekken van informatie over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten van het beleid;

• e.

  het verschaffen van informatie over baten, lasten, prestaties, maatregelen en effecten aan budgethouders voor zowel de planning, de uitvoering als de verantwoording van de realisatie;

• f.

  een doelmatig beheer van geldstromen en financiële posities;

• g.

  een goede interne en externe informatievoorziening over de uitvoering van de financieringsfunctie;

• h.

  het inzicht krijgen in en bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• i.

  het afleggen van verantwoording door het college van dijkgraaf en heemraden aan de Verenigde Vergadering over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• j.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

2. Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt er voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoen aan het Waterschapsbesluit en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de financiële administratie tijdig alle door de Verenigde Vergadering en het college van dijkgraaf en heemraden genomen besluiten waaraan financiële gevolgen verbonden zijn alsmede alle overige gegevens en stukken verstrekt krijgt die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de verslaggeving en het beheer van de vermogenswaarden nodig is;

• c.

  de vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het Rijk, de provincie(s), de Europese Unie en het Centraal Bureau voor de Statistiek, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het waterschap.

1. Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie van het waterschap en een eenduidige toewijzing van de taken van het waterschap aan organisatorische eenheden;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt;

• d.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• e.

  de te maken afspraken met de verantwoordelijken voor de organisatorische eenheden van het waterschap over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen;

• g.

  regels die aangeven welke elementen in ieder geval moeten worden opgenomen in voorstellen voor investeringsbesluiten die aan de Verenigde Vergadering of college van dijkgraaf en heemraden worden voorgelegd;

• h.

  regels ter uitvoering van het gestelde in artikel 20, die samen met regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening in een financieringsstatuut worden opgenomen;

• i.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen van het waterschap, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;

• j.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

2. Het college van dijkgraaf en heemraden actualiseert de in het eerste lid bedoelde organisatie en regelingen zodra hiertoe aanleiding is.

1. Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

2. Rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden neemt het college van dijkgraaf en heemraden op in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 23, derde lid, onderdeel a. Daarnaast informeert het college van dijkgraaf en heemraden de Verenigde Vergadering via de paragraaf bedrijfsvoering over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

1. De verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Hollandse Delta 2014, vastgesteld bij besluit van 26 september 2013, wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2025 met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2024.

2. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2025.

3. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Hollandse Delta 2025’.