Budgethoudersregeling gemeente Hoeksche Waard 2025

1. Deze regeling is van toepassing op de hele organisatie van de gemeente Hoeksche Waard, als bedoeld in de Organisatieregeling.

2. De regeling heeft tot doel dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

3. Deze regeling bevat voorschriften met het oog op:

• a.

  het toedelen van verantwoordelijkheden aan budgethouders en budgetbeheerders in lijn met de Organisatieregeling;

• b.

  de wijze waarop financiële verplichtingen kunnen worden aangegaan en vastgelegd;

• c.

  de handelswijze bij (dreigende) overschrijding van een budget;

• d.

  de samenhang van de uitvoering van de begroting met de planning- en control-cyclus.

1. Deze regeling kent geen bevoegdheden toe die werking hebben buiten de gemeentelijke organisatie.

2. Bij de uitvoering van deze regeling dragen de budgethouders er zorg voor dat het college het Besluit begroten en verantwoorden Gemeenten en Provincies, de Financiële verordening, en de daaruit voortvloeiende nota’s in acht kan nemen.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is algemeen hoofdbudgethouder. De voorschriften uit deze regeling die van toepassing zijn op hoofdbudgethouders, zijn ook op hem van toepassing.

2. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur zijn als hoofdbudgethouder aangewezen:

• a.

  de griffier van de gemeenteraad die door de gemeenteraad is aangewezen als budgethouder voor de budgetten van de griffie;

• b.

  de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor de budgetten van:

  • i.

    team voor programma’s en projecten,

  • ii.

    team bestuursadvisering,

  • iii.

    team bestuurssecretariaat en kabinetszaken;

  • iv.

    team concerncontrol;

• c.

  de concerndirecteuren voor de budgetten van concerndirecties en de teams in die concerndirecties.

1. De gemeentesecretaris kan bij besluit aanvullend hoofdbudgethouders aanwijzen voor het beheer van budgetten waar dat voor een efficiënte uitvoering van deze regeling wenselijk is. Bij de aanwijzing neemt de gemeentesecretaris/algemeen directeur het Algemeen mandaatbesluit en het Ondermandaatbesluit in acht.

2. In het besluit, bedoeld in het eerste lid, worden de volgende gegevens opgenomen:

• a.

  de functie;

• b.

  het specifieke budget waar het hoofdbudgethouderschap voor wordt verleend;

• c.

  voor welk maximaal transactiebedrag de desbetreffende medewerker mandaat heeft gekregen, en

• d.

  bij welke organisatie eenheid de administratie van de budgetten zal worden uitgevoerd.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan aanvullend budgethouders aanwijzen als een hoofdbudgethouder daarom verzoekt. Bij de aanwijzing neemt de gemeentesecretaris/algemeen directeur het Algemeen mandaatbesluit en het ondermandaatbesluit in acht.

2. In het besluit, bedoeld in het eerste lid, worden de volgende gegevens opgenomen:

• a.

  de functie;

• b.

  het specifieke budget waar het budgethouderschap voor wordt verleend;

• c.

  voor welk maximaal transactiebedrag de desbetreffende medewerker mandaat heeft gekregen, en

• d.

  bij welke organisatie-eenheid de administratie van de budgetten zal worden uitgevoerd.

1. De hoofdbudgethouder van een organisatie eenheid is verantwoordelijk voor het beheer van alle aan de organisatie eenheid toegekende budgetten.

2. De budgethouder van een organisatie eenheid is onder de eindverantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder verantwoordelijk is voor een deel van de aan de organisatie eenheid toegekende budgetten.

3. Iedere hoofdbudgethouder en budgethouder is verantwoordelijk voor:

• a.

  het realiseren van prestaties en resultaten die behoren bij de toegekende budgetten;

• b.

  de beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze budgetten (budgetbeheer);

• c.

  de rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding van het budget;

• d.

  Het realiseren van geraamde inkomsten;

• e.

  het tijdig signaleren van mogelijke overschrijdingen van het budget of niet realiseren van geraamde inkomsten en het terstond informeren van zijn direct leidinggevenden daarover;

• f.

  het afleggen van verantwoording aan diens leidinggevenden en door tussenkomst van de leidingevenden aan het college over het beheer van de hem toegewezen budgetten, zowel tussentijds als na afloop van het begrotingsjaar.

4. Op de beheersing van de begrotingsuitvoering genoemd in het derde lid onder b is de bijlage van toepassing.

5. De budgethouder neemt de in artikel 3 genoemde regels in acht, alsmede de voorschriften en beperkingen van de in het Algemeen mandaatbesluit of anderszins aan hem toegekende bevoegdheden.

1. Hoofdbudgethouders kunnen budgetbeheerders aanwijzen die hoofdbudgethouders en budgethouders ondersteunen bij de uitvoering van hun verantwoordelijkheden. Deze budgetbeheerders dragen bij aan het monitoren van de financiële administratie en operationele uitvoering binnen de gestelde kaders van het deelplan.

2. Aangewezen budgetbeheerders regelen, onder verantwoordelijkheid van de budgethouder en met inachtneming van vereiste functiescheidingen:

• a.

  de controle van de geleverde prestatie op overeenstemming met de aan de prestatie ten grondslag liggende financiële verplichting en met de voorwaarden in de overeenkomst, in het bijzonder op kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid;

• b.

  het afgeven van een prestatieverklaring waaruit de overeenstemming, bedoeld in onderdeel a, blijkt.

3. Budgetbeheerders ondersteunen de budgethouders bij het realiseren van specifieke prestaties zoals opgenomen in de deelplannen, die een afgeleide zijn van de programmabegroting. De budgetbeheerders signaleren aan de budgethouder afwijkingen ten opzichte van de doelstellingen en budgetten van het deelplan.

1. Budgethouders ontvangen budgetten die zij beheren in overeenstemming met de vastgestelde programmabegroting en deelplannen en de jaarplannen die op grond van de Organisatieregeling zijn vastgesteld.

2. Als een financiële verplichting is of zal worden aangegaan, zonder een daarvoor toereikende bevoegdheid, wordt dit terstond bij de direct leidinggevende in de hiërarchische lijn omhoog gemeld, in ieder geval tot degene die wel een toereikende bevoegdheid heeft daarover is geïnformeerd.

1. Budgethouders leggen verantwoording af over hun budgetbeheer en de realisatie van hun deelplannen, in lijn met de doelstellingen uit de programmabegroting. Dit omvat zowel de financiële uitputting van de budgetten als de voortgang van de beoogde beleidsresultaten.

2. De verantwoording door budgethouders vindt plaats volgens de Planning & Control (P&C) cyclus.

3. De hoofdbudgethouders leggen verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het college over de voortgang van hun budgetten en prestaties volgens de volgende momenten:

• °

  Kadernota jaar T+1: In het voorjaar (na de eerste vier maanden van jaar T) wordt de kadernota opgesteld, waarin het financiële kader voor het komende jaar wordt vastgesteld, mede op basis van de realisatie in de eerste vier maanden van het lopende jaar.

• °

  Voorjaarsrapportage jaar T: In het voorjaar (na de eerste vier maanden van jaar T) wordt de voorjaarsrapportage opgesteld waarin de uitvoering van de budgetten en prestaties in de eerste vier maanden van het lopende jaar wordt beschreven. Indien nodig wordt in deze fase een eerste begrotingswijziging voor het lopende jaar voorgesteld.

• °

  Najaarsrapportage jaar T: In het najaar (na acht maanden) wordt de najaarsrapportage opgesteld waarin de uitvoering van de budgetten en prestaties in de eerste acht maanden van het lopende jaar wordt beschreven. Hierbij kan ook een tweede begrotingswijziging worden voorgesteld.

• °

  Jaarstukken, als bedoeld in artikel 24 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, en eindrapportage jaar T-1: In het begin van jaar T wordt een jaarverslag, jaarrekening en een eindrapportage opgesteld 1 waarin de uitvoering van hun budgetten en prestaties over het hele jaar T-1 wordt beschreven. Deze rapportage vormt de basis voor het jaarverslag en de jaarrekening die aan de Raad wordt gezonden.

5. Als tijdens de maandelijkse of kwartaalrapportages blijkt dat er sprake is van significante afwijkingen in budgetten of prestaties, meldt de budgethouder dit aan de hoofdbudgethouder. Die meldt dit op zijn beurt aan de Algemeen hoofdbudgethouder. De melding gaat vergezeld van voorstellen voor correctieve maatregelen om verdere budgettaire of operationele afwijkingen te voorkomen.

6. Budgethouders leggen voorts verantwoording af over de behaalde beleidsdoelstellingen zoals opgenomen in de programmabegroting en de afgeleide deelplannen. Deze rapportages geven inzicht in de voortgang van beleidsresultaten en de middelen die hiervoor zijn ingezet.

1. Voor teams waar inkopen plaatsvindt door middel van het ‘inkoop-tot-betalen-proces’ geldt dat bij het afgeven van prestatieverklaringen de budgetbeheerder de controle verricht van de ontvangst van de levering, de geleverde dienst of de uitvoering van het werk volgens de daartoe aangegane overeenkomst;

2. Het derde tot en met vijfde lid is van toepassing op teams waar inkopen niet plaatsvindt door middel van het ‘inkoop-tot-betalen-proces’.

3. Een budgetbeheerder en budgethouder kan het aan de budgethouder verleende mandaat niet overschrijden bij akkoordverklaring op de levering.

4. Bij het afgeven van prestatieverklaringen en betaalbaarstellen van facturen na levering verrichten budgethouders en budgetbeheerders de volgende controle:

• a.

  controle van de ontvangst van de levering, de geleverde dienst of de uitvoering van het werk volgens de daartoe aangegane overeenkomst;

• b.

  de controle van de juistheid van het factuurbedrag conform de overeenkomst;

• c.

  controle van de factuur op de juiste grootboekrekening, economische categorie.

5. Bij facturen boven € 750,- wordt de betaalbaarstelling ten laste van het budget waarvoor de budgethouder verantwoordelijk is, in het financiële systeem geaccordeerd door de budgethouder en een budgetbeheerder of andere budgethouder.

1. Voorafgaand aan het aangaan van een privaatrechtelijke rechtshandeling informeert de budgethouder, die daartoe bevoegd is, of namens hem de budgetbeheerder het team belast met inkoop als het gaat om inkoop van een dienst, levering of werk;

2. Een medewerker van het team belast met inkoop legt de financiële verplichting vast als een inkooporder in het Financieel Systeem waarbij deze achtereenvolgens:

• a.

  controleert of er voldoende budget beschikbaar is binnen het toegewezen deelplan of programma voordat een verplichting wordt aangegaan;

• b.

  een inkooporder opstelt met alle relevante details, zoals de te leveren goederen of diensten, de prijs, leverdatum en contractvoorwaarden;

• c.

  de inkooporder controleert op onder meer de coderingen voor kostensoorten, kostenplaatsen en projectcodes en goedkeurt, met inachtneming van de functiescheiding;

• d.

  de inkooporder vastlegt in het financiële systeem als een officiële financiële verplichting, inclusief alle contractdetails.

3. Budgethouders van teams belast met subsidieverstrekking of vorderingen van anderen op de gemeente verstrekken een afschrift van de rechtshandeling waardoor de financiële verplichting aan wordt gegaan aan het team financiële administratie.

4. Transactiebedragen worden berekend exclusief BTW.

1. Het voorstel voor het aangaan van een financiële verplichting van meer van € 500.000,- gaat vergezeld van een risicoanalyse die in ieder geval ingaat op:

• a.

  de kans en impact van scenario’s die de doelstelling in gevaar kunnen brengen

• b.

  de maatregelen die genomen zijn om die risico’s te beheersen, welke risico’s overgedragen worden en welke geaccepteerd worden.

2. Als een budgethouder een financiële verplichting wenst aan te gaan, maar daartoe krachtens het Algemeen mandaatbesluit niet bevoegd is, kan deze een ander die daartoe wel bevoegd is verzoeken de financiële verplichting en de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst te ondertekenen. Dit laat de verantwoordelijkheden van de budgethouder onverlet.

3. Een transactie mag niet worden verdeeld in meerdere gelijksoortige transacties met als doel het ontwijken van de maximaal toegestane transactiebedragen of de toereikendheid van de toegekende bevoegdheden.

4. Het maximum transactiebedrag dat op grond van het Algemeen mandaatbesluit is toegekend is bepalend voor de bevoegdheid die in het financieel systeem voor het goedkeuren van inkooporders wordt vastgelegd.

1. De interne controle- en auditmechanismen die toezien op de naleving van de budgethoudersregeling zijn vastgelegd in de Financiële Verordening van de gemeente Hoeksche Waard en de Controleverordening gemeente Hoeksche Waard 2023 of de verordeningen die deze vervangen. Budgethouders nemen deze verordening in acht, waarbij rechtmatigheid, doelmatigheid en controleerbaarheid van het financieel beheer centraal staan.

2. Het team concerncontrol is verantwoordelijk voor het uitvoeren van zowel geplande jaarlijkse audits als ad-hoc controles op de naleving van de budgethoudersregeling. Budgethouders verlenen hun medewerking aan deze controles en audits, en verstrekken onverwijld de benodigde informatie.

3. Bevindingen van interne audits worden gerapporteerd aan de hoofdbudgethouder, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en, als daartoe aanleiding is, ook aan het college en, als dat op grond van de Financiële verordening aangewezen is, aan de gemeenteraad. De hoofdbudgethouder en gemeentesecretaris/algemeen directeur beslissen welke corrigerende maatregelen die voortvloeien uit de auditbevindingen worden getroffen. Budgethouders zijn verantwoordelijk voor het implementeren van deze corrigerende maatregelen en leggen deze maatregelen vast in hun maandelijkse en kwartaalrapportages.

1. Dit artikel laat bepalingen inzake de vervanging van het Mandaatbesluit gemeente Hoeksche Waard en de Organisatieregeling onverlet en bevat een aanvullende regeling.

2. Bij het toepassen van een plaatsvervangingsregeling voor budgethouders dient uitgegaan te worden van de volgende voorkeursvolgorde:

• a.

  Horizontale vervanging binnen het niveau van gelijkwaardige budgethouders binnen de eigen directie als eerste keus;

• b.

  Verticale vervanging naar een hoger hiërarchisch niveau boven de te vervangen budgethouder als tweede keus.

3. Een plaatsvervangend budgethouder mag niet budgetbeheerder zijn voor dezelfde budgethouder.

4. Alle bepalingen ten aanzien van het budgethouderschap in deze regeling gelden in gelijke mate voor een plaatsvervangend budgethouder.

1. Deze regeling wordt voor 1 januari 2028 en daarna uiterlijk iedere vier jaar geëvalueerd op doeltreffendheid en effecten ervan in de praktijk. Bij de evaluatie worden de actuele behoeften en omstandigheden van de gemeente en de naleving van deze regeling betrokken.

2. De evaluatie wordt uitgevoerd door de het team Financieel advies in samenwerking met de team concerncontrol. De resultaten van de evaluatie en eventuele aanbevelingen voor wijzigingen worden aan het algemeen directieteam en het college gezonden.