Organisatieregeling gemeente Hoeksche Waard

1. De ambtelijke organisatie heeft tot doel het gemeentebestuur en zijn organen bij de uitoefening van hun taken te ondersteunen en zorg te dragen voor een adequate dienstverlening aan de inwoners van de gemeente Hoeksche Waard.

2. De ambtelijke organisatie bestaat uit:

• a.

  de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het onder hem of haar ressorterende:

  • i.

    team voor programma’s en projecten,

  • ii.

    team bestuursadvisering,

  • iii.

    team bestuurssecretariaat en kabinetszaken;

  • iv.

    team concerncontrol;

• b.

  de concerndirectie Fysiek en de daaronder ressorterende teams;

• c.

  de concerndirectie Sociaal en de daaronder ressorterende teams;

• d.

  de concerndirectie Bedrijfsvoering en de daaronder ressorterende teams.

Het organisatiemodel is opgenomen in bijlage 1.

3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd om teams samen te voegen, te splitsen of nieuwe teams samen te stellen binnen de onderdelen a tot en met d van het tweede lid.

4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd om teams toe te wijzen aan een teammanager en houdt daarbij rekening met een realistische spanwijdte;

5. Een actueel organogram wordt op de website gepubliceerd.

1. Het college draagt het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie op aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, die daarover aan het college verantwoording aflegt.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt het dagelijks beheer van een concerndirectie op aan een concerndirecteur ervan, die daarover aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoording aflegt.

3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt het dagelijks beheer van de teams voor bestuursadvisering, bestuurssecretariaat en kabinetszaken op aan de teammanagers ervan, die daarover aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoording afleggen.

4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt het dagelijks beheer van het team dat onder de concerncontroller valt op aan de concerncontroller, die daarover aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoording aflegt.

5. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan het dagelijks beheer van een team voor programma’s en projecten opdragen aan de teammanager ervan, die daarover aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoording aflegt.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is de secretaris, bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet. Dit hoofdstuk geldt mede als instructie aan de secretaris, bedoeld in artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorts de algemeen directeur en als zodanig het hoofd van de ambtelijke organisatie en eindverantwoordelijk voor het dagelijks beheer daarvan. Voor zover hetgeen in dit besluit is vastgelegd niet uitsluitend betrekking heeft op de in de Gemeentewet opgenomen taken van de gemeentesecretaris, wordt in het vervolg van dit besluit met “gemeentesecretaris” tevens “algemeen directeur” bedoeld.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt er desgevraagd aan bij of draagt er uit eigen beweging zorg voor dat het college en de burgemeester in staat zijn, ieder wat betreft de eigen verantwoordelijkheid, tot naleving van de actieve informatieplicht, bedoeld in de artikelen 169, tweede lid, en 180, tweede lid, van de Gemeentewet.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen, met inachtneming van het bepaalde bij of krachtens artikel 33 van de Gemeentewet.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan bij de gehele ambtelijke organisatie, zowel individueel als per onderdeel van de organisatie, de inlichtingen in te winnen die voor een goede invulling van diens taak nodig zijn.

2. Voor de uitvoering van diens taken kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur rechtstreeks een beroep doen op alle onderdelen en alle medewerkers van de ambtelijke organisatie.

1. Met inachtneming van de daaraan door het college gestelde kaders, draagt de gemeentesecretaris/algemeen directeur onder meer de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  de kwaliteit, onafhankelijkheid en tijdigheid van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen of leden van de bestuursorganen;

• b.

  de kwaliteit van het management en de organisatie van de ambtelijke organisatie;

• c.

  de planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

• d.

  de integrale beleidsontwikkeling, -voorbereiding, -uitvoering;

• e.

  de vormgeving en uitvoering van de planning & control-cyclus;

• f.

  het leveren van tijdige, juiste en volledige informatie over de bedrijfsvoering.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt de verantwoordelijkheid voor besluitvorming van het algemeen directieteam.

3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor het scheppen van voorwaarden waarbinnen de medezeggenschap binnen de ambtelijke organisatie goed kan functioneren.

4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bestuurder in de zin van Wet op de Ondernemingsraden voor de gehele ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris/algemeen directeur ziet erop toe dat zaken voor advies of voor instemming aan de ondernemingsraad worden voorgelegd.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt bij zijn afwezigheid vervangen door de concerndirecteuren met een vast dienstverband, op volgorde van aantal dienstjaren bij de gemeente. In geval dat niet mogelijk is, vervangt de concerncontroller de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De vervanger treedt in al diens rechten en plichten.

2. De artikelen van dit hoofdstuk zijn van overeenkomstige toepassing op degene die de gemeentesecretaris/algemeen directeur vervangt.

1. Het algemeen directieteam bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en concerndirecteuren. De concerncontroller is adviserend lid. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan anderen aanwijzen als agendalid.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur beslist over de vergaderorde en het voorzitterschap van vergaderingen van het algemeen directieteam. In vergaderingen van het algemeen directieteam beslist de gemeentesecretaris/algemeen directeur, gehoord de beraadslaging.

3. Het algemeen directieteam wordt ondersteund door de directiesecretaris. De directiesecretaris draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het algemeen directieteam, het maken van het verslag en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de leden van het algemeen directieteam. De directiesecretaris ondersteunt de gemeentesecretaris/algemeen directeur bij de collegevergaderingen.

4. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de gemeentesecretaris/algemeen directeur anderen uit om aan de vergadering deel te nemen

1. Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, heeft het algemeen directieteam tot doel het doelmatig, doeltreffend en integraal functioneren van de ambtelijke organisatie, de goede werkomgeving en prestaties met een passend kwaliteitsniveau te bevorderen.

2. In de vergadering van het algemeen directieteam worden de kaders voor de ambtelijke organisatie vastgesteld, de voorwaarden voor het functioneren ervan geschapen en de samenhang van het beleid bewaakt, onder meer door middel van:

• a.

  coördinatie van planning, prioriteitsstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, - uitvoering, en – verantwoording;

• b.

  planning en voortgangsbewaking van organisatie-, cultuur- en managementontwikkeling;

• c.

  coördinatie van processen en projecten binnen de organisatie;

• d.

  informatie-uitwisseling over zaken van gemeenschappelijk belang;

• e.

  het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen en het ter zake adviseren van de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

• f.

  informeren van de ambtelijke organisatie.

3. In de vergadering van het algemeen directieteam wordt het directiejaarplan vastgesteld en de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de concerndirecteuren met de uitvoering ervan belast.

1. Een concerndirecteur is belast met het beheer van de concerndirectie en legt daarover verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

2. Binnen de daarover door het college, de burgemeester, de gemeenteraad of de gemeentesecretaris/algemeen directeur gestelde kaders draagt een concerndirecteur:

• a.

  de zorg en verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, tijdigheid en integraliteit van bestuurlijke advisering over de portefeuilles die aan de concerndirecteur en diens concerndirectie zijn toebedeeld en de resultaten binnen die portefeuilles;

• b.

  verantwoordelijkheid voor een integrale beleidsontwikkeling en -voorbereiding en -realisatie;

• c.

  de zorg en verantwoordelijkheid voor de effectieve en efficiënte inzet en het beheer van middelen (personeel, informatie, automatisering en financiën) binnen de gestelde kaders en budgetten;

• d.

  de zorg voor de budgetbewaking van het toegewezen budget;

• e.

  verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke, functionele en hiërarchische aansturing van de teammanagers binnen de portefeuille;

• f.

  verantwoordelijkheid voor de tijdige en juiste informatieoverdracht naar de ambtelijke organisatie;

• g.

  verantwoordelijkheid voor het opstellen van het directiejaarplan en medeverantwoordelijkheid voor de realisatie ervan;

• h.

  verantwoordelijkheid voor de budgetbewaking van het concern en de concerndirectie;

• i.

  medeverantwoordelijkheid voor de voortgang van organisatie-, cultuur- en managementontwikkeling;

3. Een concerndirecteur:

• a.

  is adviseur van het college en de burgemeester;

• b.

  is hiërarchisch leidinggevende, voorzitter van het managementteam en stuurt managementteam van de directie en individuele teammanagers aan;

• c.

  is ambtelijk opdrachtgever van teamoverstijgende programma's/projecten binnen de portefeuille;

• d.

  stelt kaders, schept van voorwaarden en ziet toe op naleving ervan;

• e.

  stuurt op resultaat, proces, integraliteit, geld en tijd;

• f.

  bewaakt de samenhang;

• g.

  ziet toe op de naleving van wet- en regelgeving;

• h.

  is concernverantwoordelijk voor de resultaten van de ambtelijke organisatie, onverminderd de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

• i.

  draagt mede zorg voor de verbinding tussen directies;

• j.

  ziet mede toe op de organisatiebrede balans tussen capaciteit, doelen en middelen;

• k.

  adviseert over processen en vraagstukken van de gehele ambtelijke organisatie en stuurt daarop, onverminderd de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

• l.

  draagt mede zorg voor de integrale toetsing van bestuurlijke adviezen;

• m.

  vertaalt bestuurlijke kaders naar organisatorische taakstellingen, projecten en programma’s;

• n.

  stuurt en regisseert de uitvoering van besluiten en de tijdige afstemming en verbinding tussen de organisatie en college, onverminderd de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

• o.

  speelt proactief in op ontwikkelingen uit de omgeving die van invloed kunnen zijn op de organisatie;

• p.

  voert een constructieve discussie met belangenpartijen en stakeholders;

• q.

  anticipeert op wensen vanuit politiek bestuur;

• r.

  komt met initiatieven die blijk geven van inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen;

• s.

  vertaalt maatschappelijke en politiek/economische ontwikkelingen naar consequenties en realistische voorstellen voor het eigen aandachtsgebied.

4. Een concerndirecteur legt voor ieder team in diens directie de teamjaarplannen voor in het algemeen directieteam ter vaststelling ervan, en belast de teammanager met de uitvoering ervan.

5. Een concerndirecteur ziet erop toe dat de producten en diensten van de onder zijn verantwoordelijkheid vallende teams passen binnen de door de bestuursorganen vastgestelde kaders en voldoen aan alle ter zake geldende wet- en regelgeving. Dit geldt tevens voor de uitvoering van genomen besluiten.

6. Een concerndirecteur wordt bij afwezigheid vervangen door een andere concerndirecteur. Een vervanger treedt in de rechten en plichten van de vervangen concerndirecteur. De concerndirecteuren maken zelf een schema om deze vervanging te organiseren.

7. De beslissingsbevoegdheden van een concerndirecteur zijn vastgelegd in het Ondermandaatbesluit gemeente Hoeksche Waard.

1. Een teammanager is belast met de inhoudelijke, functionele en hiërarchische aansturing van een team en legt daarover verantwoording af aan de concerndirecteur.

2. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de concerndirecteur, draagt de teammanager zorg en verantwoordelijkheid voor:

• a.

  de prestaties van zijn team, inhoudelijk, kwalitatief, personeel, financieel alsook voor het proces;

• b.

  ondersteuning en advisering van de concerndirecteur en het algemeen directieteam bij het tot stand brengen en actueel houden van de (vakinhoudelijke) strategische visie en realisatie van opgaven;

• c.

  het motiveren, stimuleren en faciliteren van medewerkers zodat zij de gewenste kwaliteit en kwantiteit kunnen leveren;

• d.

  de dagelijkse kwaliteit van de uitvoering van processen;

• e.

  de effectieve en efficiënte inzet en het beheer van middelen (personeel, informatie, automatisering en financiën) binnen de gestelde kaders en budgetten;

• f.

  de budgetbewaking van de aan het team toegewezen budgetten;

• g.

  het gevraagd en ongevraagd leveren van informatie aan de concerndirecteur die nodig is om diens functie goed te kunnen uitoefenen;

• h.

  het leveren van teamspecifieke bijdragen aan documenten in de planning & control cyclus;

• i.

  het opstellen van het teamjaarplan binnen de daarvoor gestelde kaders, waaronder het directiejaarplan, en de uitvoering van het teamjaarplan nadat deze is vastgesteld.

3. Bij de uitvoering van de taken van het team, houdt de teammanager rekening met de samenhang van deze taken met de betrokken keten en het beleid van de gemeente.

4. Een teammanager richt de werkzaamheden van dat team zo in dat de voorstellen, adviezen en rapportages voldoende kwaliteit hebben. Daarbij wordt in ieder geval in acht genomen:

• a.

  de tijdigheid en juistheid ervan;

• b.

  de onafhankelijkheid ervan en de juiste verantwoordelijkheid ervoor;

• c.

  de integraliteit van het beleid dat erin is opgenomen;

• d.

  de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid ervan.

5. Een teammanager wordt bij afwezigheid vervangen door een andere teammanager van de directie, behalve ten aanzien van het uitoefenen van diens eigen bevoegdheden. In dat geval wordt de teammanager vervangen door de concerndirecteur. De teammanagers maken zelf een schema om deze onderlinge vervanging te organiseren. Een vervanger treedt in de rechten en plichten van de vervangen teammanager.

6. De beslissingsbevoegdheden van de teammanager zijn vastgelegd in het Ondermandaatbesluit gemeente Hoeksche Waard.

1. De teammanager is belast met de inhoudelijke en functionele aansturing van de teams en legt daarover verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De teammanager kan door de gemeentesecretaris/algemeen directeur belast worden met de hiërarchische aansturing van het team.

2. Binnen de daarover door het college, de burgemeester, de gemeenteraad of de gemeentesecretaris/algemeen directeur gestelde kaders draagt de teammanager:

• a.

  de zorg en verantwoordelijkheid voor de portefeuilles die aan de teammanager en diens team zijn toebedeeld.

• b.

  verantwoordelijkheid voor een integrale beleidsontwikkeling en -voorbereiding en -realisatie;

• c.

  de effectieve en efficiënte inzet en het beheer van middelen (personeel, informatie, automatisering en financiën) binnen de gestelde kaders en budgetten;

• d.

  de budgetbewaking van het toegewezen budget.

3. De teammanager draagt bij aan een integrale beleidsontwikkeling, - voorbereiding, en – realisatie binnen de door de bestuursorganen en gemeentesecretaris/algemeen directeur vastgestelde kaders.

4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur legt de teamjaarplannen voor ter vaststelling in het algemeen directieteam en belast de teammanager met de uitvoering ervan.

5. De teammanager ziet erop toe dat de producten en diensten van de onder zijn verantwoordelijkheid vallende teams passen binnen de door de bestuursorganen vastgestelde kaders en voldoen aan alle ter zake geldende wet- en regelgeving. Dit geldt tevens voor de uitvoering van genomen besluiten.

6. De teammanager wordt bij afwezigheid vervangen door de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

7. De beslissingsbevoegdheden van de teammanager zijn vastgelegd in het Ondermandaatbesluit gemeente Hoeksche Waard.

1. Een projectleider of programmamanager binnen het team voor programma’s en projecten is belast met de inhoudelijke aansturing van een project of programma en legt daarover verantwoording af aan de teammanager, of bij diens afwezigheid aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Bij het besluit dat het dat de kaders van het project of programma vaststelt kan hiervan worden afgeweken.

2. De projectleider of programmamanager draagt zorg en verantwoordelijkheid voor:

• a.

  ondersteuning en advisering van de teammanager en het algemeen directieteam bij het tot stand brengen en actueel houden van de (vakinhoudelijke) strategische visie en realisatie van opgaven;

• b.

  het motiveren, stimuleren en faciliteren van medewerkers zodat zij de gewenste kwaliteit en kwantiteit kunnen leveren, die nodig is om de dienstverlening alsmede organisatie of bestuurlijke opgaven in te kunnen vullen;

• c.

  de effectieve en efficiënte inzet en het beheer van middelen (personeel, informatie, automatisering en financiën) binnen de gestelde kaders en budgetten;

• d.

  in de gevallen waarin de projectleider of programmamanager op grond van de budgethoudersregeling is aangewezen als budgethouder, de budgetbewaking van het toegewezen budget;

• e.

  het gevraagd en ongevraagd leveren van informatie aan de teammanager of de gemeentesecretaris/algemeen directeur die nodig is om diens functie goed te kunnen uitoefenen;

• f.

  het leveren van project- of programmaspecifieke bijdragen aan documenten in de planning & control cyclus.

3. De projectleider of programmamanager draagt bij aan de totstandkoming van de integrale ontwikkeling van beleid dat samenhangt met de binnen het project of programma vallende opgaven.

4. Een projectleider of programmamanager richt de werkzaamheden van dat project of programma zo in dat de voorstellen, adviezen en rapportages voldoende kwaliteit hebben. Daarbij wordt in ieder geval in acht genomen:

• a.

  de tijdigheid en juistheid ervan;

• b.

  de onafhankelijkheid ervan en de juiste verantwoordelijkheid ervoor;

• c.

  de integraliteit van het beleid dat erin is opgenomen;

• d.

  de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid ervan.

5. Een projectleider of programmamanager wordt bij afwezigheid vervangen door een andere projectleider of programmamanager of de teammanager. Een vervanger treedt in de rechten en plichten van de vervangen persoon. De projectleiders, programmamanagers en teammanager maken zelf een schema om deze onderlinge vervanging te organiseren.

6. De beslissingsbevoegdheden van de projectleider of programmamanager zijn vastgelegd in het Mandaatbesluit gemeente Hoeksche Waard en in het besluit dat de kaders voor het project of programma vaststelt.

1. De concerncontroller is belast met de taken, bedoeld in dit artikel en artikel 16. De gemeentesecretaris/algemeen directeur verstrekt hierover geen functionele of inhoudelijke aansturing. De concerncontroller legt hierover geen functionele of inhoudelijke verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

2. De concerncontroller geeft gevraagd en ongevraagd onafhankelijk en deskundig advies aan het college, de burgemeester, de gemeentesecretaris/algemeen directeur, en door tussenkomst van de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan andere onderdelen van de ambtelijke organisatie.

3. Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur is de concerncontroller verantwoordelijk voor de inrichting en het onderhoud van een samenhangend systeem van sturing, beheersing en verantwoording dat waarborgen schept voor rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en risicomanagement.

4. Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de verantwoordelijkheden van concerndirecteuren is de concerncontroller verantwoordelijk voor onder meer:

• a.

  onafhankelijke controle door het uitvoeren van audits die niet beïnvloed worden door het (operationele) management,

• b.

  evaluatie van interne controles door het beoordelen van interne controlesystemen van de gemeente;

• c.

  gevraagde en ongevraagde rapportages en financiële adviezen aan het college, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en door tussenkomst van de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan het algemeen directieteam over verbeteringen op het gebied van governance en risicobeheer;

• d.

  de samenwerking met externe auditors en de coördinatie van die samenwerking, indien nodig.

1. De concerncontroller kan uit eigen beweging onderzoeken instellen of audits uitvoering op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en risicomanagement. Iedere medewerker verleent zo nodig medewerking aan deze onderzoeken en audits.

2. De concerncontroller kan rechtstreeks aan het college rapporteren, nadat deze aan het algemeen directieteam gerapporteerd heeft en het algemeen directieteam in de gelegenheid heeft gesteld daarover te overleggen en daarop te reageren.

3. De concerncontroller rapporteert rechtstreeks aan het college , voor zover het het functioneren van de gemeentesecretaris/algemeen directeur betreft.

4. Na de gemeentesecretaris/algemeen directeur erover te hebben geïnformeerd, kan de concerncontroller kan, zich rechtstreeks tot het college wenden, voor zover het gaat om het aangaan van risico’s of de integriteit van het bestuur of de integriteit van de organisatie.

5. Als het college de informatie of zienswijze van de concerncontroller niet of niet volledig in zijn informatie of voorstel aan de raad opneemt en de concerncontroller opname ervan noodzakelijk acht, draagt deze er zorg voor dat de ontbrekende informatie of zienswijze afzonderlijk aan de raad wordt verstrekt.

6. De concerncontroller wordt bij afwezigheid vervangen door een controller. De controller treedt in de rechten en plichten van concerncontroller die deze vervangt.

1. Deze regeling wordt aangehaald als ‘organisatieregeling gemeente Hoeksche Waard’.

2. Deze regeling treedt in werking op 1 februari 2025 en werkt terug tot 1 januari 2025.

3. De organisatieregeling gemeente Hoeksche Waard van 13 september 2019, gepubliceerd op 5 november 2019, wordt op 1 februari 2025 ingetrokken.