Besluit Regeling Budgethouders 2024 Gemeente Brunssum

1. Het college wijst de gemeentesecretaris aan als hoofdbudgethouder voor de budgetten van het college en het algemene gemeentelijke financiële beheer, zoals vastgelegd in het mandaatregister. De gemeentesecretaris heeft de bevoegdheid om budgethouders en subbudgethouders aan te wijzen voor de aan hem toegewezen budgetten.

2. De raad wijst de griffier aan als hoofdbudgethouder voor de budgetten die specifiek ten behoeve van de gemeenteraad beschikbaar zijn, zoals vastgelegd in het mandaatregister. De griffier heeft de bevoegdheid om subbudgethouders aan te wijzen voor de aan hem toegewezen budgetten van de gemeenteraad.

1. Budgethouders worden automatisch aangewezen op functieniveau. Afdelingshoofden zijn standaard budgethouder voor de budgetten die aan hun afdeling zijn gekoppeld in het financiële systeem. Wijzigingen of nieuwe aanwijzingen worden verwerkt via een mutatieverzoek, ingediend bij support@brunssum.nl of intranet en verwerkt door de financieel applicatiebeheerder na beoordeling door de financieel adviseur.

2. Subbudgethouders worden aangewezen door de hoofdbudgethouder of budgethouder via een mutatieverzoek, dat wordt ingediend bij support@brunssum.nl of intranet en verwerkt door de financieel applicatiebeheerder, na beoordeling door de financieel adviseur.

3. Alle wijzigingen in budgethouderschap, inclusief de aanwijzing van (sub)budgethouders, worden vastgelegd in een autorisatiematrix en binnen 10 werkdagen verwerkt in het financiële systeem.

4. Het aanmaken van nieuwe producten in het financiële systeem gebeurt door F&C in samenwerking met applicatiebeheer op verzoek van en in samenspraak met de budgethouder.

1. Tot 1 juli 2025 kunnen budgethouders geen subbudgethouders zelfstandig aanwijzen. Hiervoor is goedkeuring van de hoofdbudgethouder vereist vanwege noodzakelijke technische aanpassingen in het financiële systeem. Subbudgethouders die tot deze datum worden aangewezen hebben dezelfde limieten als de budgethouders, tenzij anders bepaald door de hoofdbudgethouder.

2. Na 1 juli 2025 mogen budgethouders zelfstandig subbudgethouders aanwijzen, waarbij wijzigingen worden ingediend bij support@brunssum.nl of intranet.

3. Bij onvoorziene knelpunten kan de gemeentesecretaris, als hoofdbudgethouder, tijdelijk aanvullende bevoegdheden toekennen die afwijken van de standaard.

4. Op dinsdag 3 juni 2025 vindt een evaluatiemoment plaats om vast te stellen of de technische aanpassingen volledig in werking zijn en budgethouders zelfstandig subbudgethouders kunnen aanwijzen per 1 juli 2025. Indien dit niet het geval is, stelt de gemeentesecretaris een verlengingsregeling op met richtlijnen voor de overgangsperiode.

1. Budgethouders mogen uitgaven autoriseren binnen hun toegewezen budget, mits verplichtingen rechtmatig en volgens de mandaatregeling zijn aangegaan. Indien hieraan niet kan worden voldaan wordt dit gemeld aan de hoofdbudgethouder. Hiervoor wordt verwezen naar Artikel 4. van dit besluit.

2. Budgethouders zijn verantwoordelijk voor de realisatie van de in de begroting geraamde inkomsten behorende tot de budgetten waartoe hij gemachtigd is. Indien inkomsten niet direct aan een specifiek budget zijn gekoppeld, wordt de verantwoordelijkheid voor het beheer en de realisatie bepaald door het programmaonderdeel waarin deze inkomsten zijn opgenomen in de programmabegroting.

3. Subbudgethouders zijn bevoegd uitgaven goed te keuren tot hun limiet, alleen voor toegewezen producten of productgroepen:

• •

  Subbudgethouder 1: Tot maximaal €2.500.

• •

  Subbudgethouder 2: Tot maximaal €15.000.

In specifieke gevallen kan de budgethouder, met schriftelijke goedkeuring van de hoofdbudgethouder, de limieten tijdelijk verhogen. Dit wordt verwerkt middels een mutatieverzoek, dat wordt ingediend bij support@brunssum.nl of intranet en verwerkt door de financieel applicatiebeheerder, na beoordeling door de financieel adviseur.

4. Subbudgethouders zijn verantwoordelijk voor de realisatie van de in de begroting geraamde inkomsten behorende tot de budgetten waartoe hij gemachtigd is door de budgethouder.

1. Alle budgethouders zijn verplicht om bij afwezigheid vervanging aan te geven in het financiële systeem.

2. Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder wordt deze vervangen door de plaatsvervangend gemeentesecretaris.

3. Bij afwezigheid van een subbudgethouder wordt deze door het aangeven van zijn of haar afwezigheid in het financiële systeem, automatisch vervangen door een budgethouder (een niveau hoger).

1. Functiescheiding is verplicht tussen het coderen van kosten/uitgaven op budgetten en het autoriseren van uitgaven.

2. Control voert jaarlijks een monitoring uit om vast te stellen of wordt voldaan aan de bepalingen van het Besluit Regeling Budgethouders.

3. Om te waarborgen dat wijzigingen in het mandaatbesluit geen risico’s opleveren voor de rechtmatigheid en effectiviteit van het budgethouderschap, wordt jaarlijks door Control een evaluatie uitgevoerd. Eventuele wijzigingen in processen of beheersmaatregelen die hieruit voortvloeien, worden schriftelijk vastgelegd en gedeeld met hoofdbudgethouder en de budgethouders.

1. De hoofdbudgethouder en de (sub)budgethouders rapporteren in lijn met de voorschriften voor de P&C-cyclus overeenkomstig de bepalingen in artikel 15 lid 2.

2. Budgethouders rapporteren aan de hoofdbudgethouder.

3. Subbudgethouders rapporteren aan hun budgethouder.

4. De hoofdbudgethouder rapporteert conform de Planning & Control-cyclus aan het college.

1. De hoofdbudgethouder, budgethouder en subbudgethouder dragen zorg voor een zodanige organisatie van de aan het budget verbonden werkzaamheden dat wordt voldaan aan de eisen van doelmatig en doeltreffend budgetbeheer.

2. De hoofdbudgethouder, budgethouder en subbudgethouder dienen zich te houden aan het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies en alle verordeningen en procedures die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen, en alle overige interne en externe voorschriften.

1. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de hoofdbudgethouder.

2. Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2024, onder de voorwaarde dat het op correcte wijze wordt gepubliceerd in het officiële elektronische gemeenteblad via officielebekendmakingen.nl, conform artikel 14, lid 1, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

3. Dit besluit vervangt eerdere besluiten over budgethouderschap binnen de gemeente Brunssum en trekt hierbij expliciet het "Besluit Regeling Budgethouders 2007" van 06-02-2007 in.