Instructie klachtbehandeling gemeente Weert 2024

Artikel 9:1 Awb

• 1. Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan.

• 2. Een gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan.

Instructie artikel 9:1 Awb

In deze instructie wordt verstaan onder:

• a.

  klacht: een uiting van ontevredenheid over de manier van handelen of het niet handelen van (een medewerker van) een overheidsinstantie. Klachten moeten gaan over een gedraging.

• b.

  gedraging: het in een bepaalde aangelegenheid tegenover de klager handelen of niet handelen door:

  • i.

    een bestuursorgaan;

  • ii.

    een ambtenaar of een daarmee op grond van diens werkzaamheid gelijk te stellen persoon (inclusief inhuurkrachten), in de uitoefening van zijn functie, alsmede een voormalige ambtenaar;

• c.

  bestuursorgaan:

  • i.

    de gemeenteraad en de commissies, voor zover het aan hun opgedragen uitvoeringstaken betreft;

  • ii.

    (een lid van) het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester.

In een geval waarin een klacht specifiek betrekking heeft op (de persoon van) een ambtenaar is artikel 9:1 lid 2 Awb van toepassing.

Artikel 9:4 Awb

• 1. Indien een schriftelijke klacht betrekking heeft op een gedraging jegens de klager en voldoet aan de vereisten van het tweede lid, zijn de artikelen 9:5 tot en met 9:12 van toepassing.

• 2. Het klaagschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:

  • a.

    de naam en het adres van de indiener;

  • b.

    de dagtekening;

  • c.

    een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

• 3. Artikel 6:5, derde lid, is van overeenkomstige toepassing.

Instructie artikel 9:4 Awb

De klager kan gemotiveerd verzoeken om hulp bij het op schrift stellen van de klacht. De klager ondertekent het klaagschrift daarna ter bevestiging van de juiste weergave van de klacht.

Het van toepassing verklaren van artikel 6:5 Awb betekent dat indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, de klager dient te zorgen voor een vertaling.

Artikel 9:7 Awb

• 1. De behandeling van de klacht geschiedt door een persoon die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest.

• 2. Het eerste lid is niet van toepassing indien de klacht betrekking heeft op een gedraging van het bestuursorgaan zelf dan wel de voorzitter of een lid ervan.

Instructie artikel 9:7 Awb

Een klacht wordt behandeld door:

• a.

  een teamleider indien het een gedraging van een ambtenaar van zijn team betreft;

• b.

  de gemeentesecretaris indien het een gedraging van een concerndirecteur betreft;

• c.

  de gemeentesecretaris indien het een gedraging van een afdelingshoofd betreft;

• d.

  de gemeentesecretaris indien het een gedraging van een teamleider betreft;

• e.

  het college indien het een gedraging van de gemeentesecretaris betreft;

• f.

  de burgemeester indien het een gedraging van de burgemeester betreft;

• g.

  het college indien het een gedraging van het college of een lid daarvan betreft;

• h.

  het college indien het een gedraging van een directeur betreft van een openbare school, voor zover de school geen klachtenregeling heeft;

• i.

  het presidium indien het een gedraging van de raad, een raadscommissie of een lid daarvan betreft;

• j.

  de werkgeverscommissie indien het een gedraging van een medewerker van de griffie betreft.

Met inachtneming van het vorenstaande kan de afhandeling van een klacht altijd een stap hoger in de organisatie worden genomen.

Een behandelaar kan zich bij de behandeling van een klacht laten bijstaan door de klachtencoördinator van de gemeente Weert, dan wel een extern adviesbureau.

Artikel 9:8 Awb

• 1. Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:

  • a.

    waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van de artikelen 9:4 en volgende is behandeld;

  • b.

    die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

  • c.

    waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden,

  • d.

    waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kon worden ingesteld;

  • e.

    die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een bestuursrechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of,

  • f.

    zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

• 2. Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

• 3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld. Artikel 9:12, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.

Instructie artikel 9:8 Awb

Een klacht wordt niet in behandeling genomen als niet is voldaan aan de voorwaarden in artikel 9:4 lid 2 Awb. De klager krijgt twee weken om een tekortkoming te herstellen, nadat hij schriftelijk op de tekortkoming is gewezen.

Het tweede lid van artikel 9:8 Awb wordt slechts toegepast als het duidelijk is dat het belang van de klager gering is en na instemming van de gemeentesecretaris indien het een klacht over een ambtenaar betreft, dan wel de burgemeester indien het een klacht over (een lid van) een bestuursorgaan betreft.

ARTIKEL 9:10 Awb

• 1. Het bestuursorgaan stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord.

• 2. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien:

  • a.

    de klacht kennelijk ongegrond is,

  • b.

    de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of

  • c.

    de klager niet binnen een door het bestuursorgaan gestelde redelijke termijn verklaart dat hij gebruik wil maken van het recht te worden gehoord.

• 3. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Instructie artikel 9:10 Awb

Degene die in artikel 9:7 Awb is aangewezen, behandelt de klacht en stelt de klager én degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid om te worden gehoord en op elkaars standpunt te reageren.

De klager kan op het klachtenformulier aangeven of hij gehoord wil worden. Het horen kan ook schriftelijk plaatsvinden.

Als de klager (nog) niet heeft aangegeven welke keuze hij heeft gemaakt, vraagt de behandelaar hem schriftelijk een keuze te maken. Indien de klager binnen twee weken niet aangeeft dat hij een hoorzitting wil, wordt hij geacht geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord. Dit overeenkomstig lid 2 sub b.

Het verslag van de hoorzitting is een globale weergave van het besprokene. Op verzoek van één van de betrokkenen kan de hoorzitting worden opgenomen. De opname wordt uitsluitend ten behoeve van de afhandeling van de klacht gebruikt.

ARTIKEL 9:11 Awb

• 1. Het bestuursorgaan handelt de klacht af binnen zes weken of – indien afdeling 9.1.3 van toepassing is – binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift.

• 2. Het bestuursorgaan kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

• 3. Verder uitstel is mogelijk voor zover de klager daarmee schriftelijk instemt.

Instructie artikel 9:11 Awb

Afdeling 9.3 Awb handelt over de mogelijkheid om bij wettelijk voorschrift of bij besluit van het bestuursorgaan een persoon of commissie te belasten met de behandeling en de advisering over klachten. De gemeente Weert heeft (nog) niet voor deze wijze van klachtafhandeling gekozen.

De behandeltermijn van de klacht wordt opgeschort indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met het inplannen van een hoorzitting zoals bedoeld in het vorige artikel. Van de opschorting worden de klager en de beklaagde op de hoogte gesteld.

ARTIKEL 9:12 Awb

• 1. Het bestuursorgaan stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, zijn oordeel daarover alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

• 2. Bij de kennisgeving wordt vermeld bij welke ombudsman en binnen welke termijn de klager vervolgens een verzoekschrift kan indienen.

Instructie artikel 9:12 Awb

Krachtens verleend mandaat stelt de klachtbehandelaar de klager en degene tegen wie de klacht is gericht schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, de beslissing op de klacht, alsmede van de eventuele conclusies die eraan verbonden zijn.

Hij deelt hierbij schriftelijk mede dat klager, indien hij niet tevreden is over de uitkomst van de klachtbehandeling, zijn klacht kan voorleggen aan de Nationale Ombudsman. Er is geen mogelijkheid tot het indienen van bezwaar of beroep.