Inkoopbeleid gemeente Almere

Uitgangspunten en inkoopregels van de Almeerse inkooporganisatie

Het inkoopbeleid voorziet inkopers en opdrachtgevers van richtlijnen. Een inkoper (zoals bedoeld in de gehele inkoopfunctie, zie afbeelding 1) houdt zich aan deze principes en voorschriften bij het inkopen van werken, diensten en leveringen. Daarnaast biedt het beleid inzicht en informatie over de werkwijze van de Almeerse inkooporganisatie voor ondernemers. Op transparante wijze geven we optimaal invulling aan de inkoopbehoefte van Almere.

Bij inkopen wordt gemeenschapsgeld ingezet. Almere heeft de verantwoordelijkheid om dat op een doelmatige, rechtmatige en integere wijze te doen. Dit gebeurt door het volgen van de regels van de Aanbestedingswet 2012 en het Almeerse interne handboek inkoop. We creëren zo veel als mogelijk maatschappelijke meerwaarde bij inkopen en dragen hiermee tevens bij aan de realisatie van beleidsthema’s uit het coalitieakkoord.

In de volgende hoofdstukken worden de economische, juridische en organisatorische uitgangspunten beschreven.

Inkopen en aanbesteden

Aanbesteden is een vorm van inkopen. Onder aanbesteden verstaan we de uitnodiging aan ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden maakt dus onderdeel uit van het inkoopproces en heeft betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert en tot een afspraak met een partij of meerdere partijen komt.

Algemeen kader en beginselen

Juridisch kader

Almere leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De meest relevante regelgeving die van toepassing is op de Almeerse opdrachten volgt uit:

• •

  Aanbestedingswet 2012

• •

  Burgerlijk Wetboek

• •

  Gemeentewet

• •

  Gids Proportionaliteit

• •

  Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016)

Beginselen bij Inkopen

Almere neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• •

  gelijke behandeling (objectief)

• •

  non-discriminatie

• •

  transparantie

• •

  proportionaliteit (evenredigheid)

• •

  wederzijdse erkenning (het toelaten van ondernemers uit andere lidstaten)

• •

  motivering (pas toe, of leg uit)

Mandaat en volmacht

Inkopen vinden plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling met bijbehorende budgetregeling van de gemeente. De gemeente Almere wil alleen verbintenissen en verplichtingen aangaan op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Inkoopsamenwerking/ alleenrecht

Het uitgangspunt is dat Almere inkoopt voor de inwoners, organisaties, bezoekers of de eigen organisatie. Het organiseren van inkooptrajecten voor andere organisaties is geen taak van de gemeente. Maar Almere kan wel een belang hebben bij andere organisaties en meer specifiek de wijze waarop die organisatie inkoopt. Daarnaast kan het wenselijk zijn dat Almere samenwerkt met andere publieke partners, zoals andere gemeentes, provincies of bijvoorbeeld de Vervoerregio.

Het werken in een samenwerkingsverband kan betekenen dat het inkoopbeleid van de gemeente niet wordt gehanteerd. De gemeente neemt slechts deel aan samenwerkingsverbanden waarin de geldende wet- en regelgeving wordt nageleefd.

Almere heeft alleenrechten gevestigd (ook wel uitsluitend recht). Dit houdt in dat een aantal ondernemingen een uitsluitend recht hebben om voor de gemeente Almere een dienst te mogen verrichten of een activiteit mogen uitvoeren. Voorbeelden zijn onze afvalverwerker HVC en sociale werkplaats Tomingroep.

Contractuele voorwaarden

Bij het aangaan van een overeenkomst worden algemene voorwaarden van toepassing verklaard. In beginsel past Almere de volgende voorwaarden toe:

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Almere

• •

  Algemene voorwaarden voor inhuur personeel gemeente Almere

• •

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

• •

  Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV en UAV-GC).

Hierbij geldt dat de meest actuele versie wordt gehanteerd.

Bij paritair vastgestelde voorwaarden (voorwaarden die gezamenlijk tot stand zijn gekomen) worden deze voorwaarden op de opdracht van toepassing verklaard. Daarbij kan de gemeente in bepaalde gevallen gemotiveerd afwijken. Mocht dit zo zijn, dan is dat opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. Algemene voorwaarden van ondernemers worden in beginsel afgewezen.

Klachtenregeling

Naast de algemene op de website van Almere genoemde wijze om een klacht in te dienen kent Almere ook een klachtenprocedure specifiek voor aanbestedingen. In de aanbestedingsdocumenten staat duidelijk hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht zal behandelen.

Geschillen

Almere heeft gekozen eventuele geschillen rond aanbestedingen (precontractuele fase) voor te leggen aan de bevoegde rechter te Midden-Nederland. Ditzelfde geldt voor geschillen tijdens de contractuele fase.

Beperken administratieve lasten

De gemeente wil de administratieve last van inkooptrajecten zoveel mogelijk beperken. Dit doet zij door het zoveel als mogelijk uniformeren van inkoopdocumenten en contracten, maar ook door het stellen van proportionele eisen en criteria en het hanteren van een transparant inkoopproces.

Mededinging en commerciële belangen

De gemeente Almere bevordert mededinging. Geïnteresseerde ondernemers moeten een gelijke kans krijgen om een opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant, proportioneel en non-discriminerend te handelen, bevordert Almere mededinging.

Dit draagt bij aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn).

Tendervergoeding

In de inkoopprocedures waarbij sprake is van relatief veel kosten en/of inspanningen voor de inschrijvende partijen is zal de gemeente een afweging maken of er Tendervergoeding moet plaatsvinden.

Externe inzet

De centrale inhuurdesk van de gemeente draagt zorg voor de inhuur van externen conform het inhuurbeleid van de gemeente. Zzp-ers zijn verplicht te worden ingehuurd via deze Inhuurdesk. Alle tijdelijke capaciteitsvragen worden gepubliceerd op het platform van de Inhuurdesk. Detacheringsbureaus en zzp-ers kunnen zich vooraf aanmelden voor dit platform en meedingen naar een opdracht.

Uitzonderingen

De domeincontroller kan in bijzondere situaties toestemming geven om af te wijken van de voorgeschreven inkoopprocedures onder de Europese drempelbedragen, mits de noodzaak hiervoor gemotiveerd is.

Beleidsmatige uitgangspunten

De beleidsthema’s uit het actuele coalitieakkoord vormen belangrijke pijlers in de toepassing van het inkoopbeleid en nadere uitwerking. Wijzigingen van specifieke gemeentelijke beleidsmatige uitgangspunten kunnen aanleiding zijn om het inkoopbeleid te herzien.

Ethische en ideële uitgangspunten

Integer handelen

Voor een objectief en transparant verloop van het inkoop- en aanbestedingsproces is de integriteit van alle betrokkenen vereist: bestuurders, ambtenaren en ondernemers. De gemeente vindt het vanzelfsprekend dat haar bestuurders en ambtenaren integer zijn. Dat wil zeggen: onkreukbaar, onpartijdig en eerlijk. Zij laten zich niet leiden door persoonlijk voordeel maar zijn objectief en handelen transparant. Zij houden zich dan ook aan de vastgestelde gedragscodes. De gemeente verwacht hetzelfde van opdrachtnemers, namelijk dat zij ook integer handelen en zijn. De gemeente wil dan ook slechts zaken doen met ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken en van wie de inschrijvingen op eerlijke en onafhankelijke wijze tot stand komen.

Integriteit kent verschillende dimensies.

Voor inkoop is dat:

• •

  De integriteit van de gemeente als aanbestedende dienst. Deze focust zich op het belang van de Almeerse inwoner en heeft specifiek aandacht voor de belangen van zowel de opdrachtnemer als de eigen organisatie;

• •

  De integriteit van de inkoper. Deze wordt gewaarborgd door het interne integriteitsbeleid van Almere;

• •

  De beoordeling van de integriteit van een potentiële opdrachtnemer is gericht op risico gestuurd onderzoek binnen het inkoopproces.

Gedragscode integer handelen en de wet Bibob

De gedragscode integer handelen gemeente Almere biedt een algemeen kader voor de medewerkers van de gemeente Almere omtrent houding en gedrag. Ook in het bijzonder wordt er in de gedragscode stilgestaan bij integriteit in het kader van privaatrechtelijke rechtshandelingen (zoals onderhandelingen) en daarnaast ook bij het voorkomen van (de schijn van) belangenverstrengeling.

Het staat de gemeente Almere vrij om gebruik te maken van de mogelijkheden van de wet Bibob door een vorm van screening uit te voeren op een (potentiële) opdrachtnemer. Dit kan een basale toets door inkoop zijn of een dieper gaande screening.

Ultiem kan de gemeente advies vragen bij het Landelijk Bureau Bibob. De uitkomsten van de screening of het Bibob-advies kunnen ertoe leiden dat een ondernemer wordt uitgesloten op basis van de verplichte en/of facultatieve uitsluitingsgronden of dat een overeenkomst met een opdrachtnemer wordt ontbonden. Ook kunnen extra afspraken in de overeenkomst worden opgenomen.

Belangenverstrengeling voorkomen

De gemeente neemt de nodige maatregelen ter voorkoming van belangenverstrengeling, fraude, bevoordeling en corruptie. Dit doet zij door de keuzes in inkoopprocedures objectief en transparant vast te leggen en te sturen dat personen, die betrokken zijn bij de uitvoering van een inkoopprocedure of die invloed kunnen hebben op het resultaat van een inkoopprocedure, noch direct noch indirect financiële, economische of andere persoonlijke belangen hebben die hun onpartijdigheid en onafhankelijkheid in het gedrang kunnen brengen.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen

Duurzaam of Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) betekent dat in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden met de sociale, ecologische en economische dimensies van duurzaamheid. Bij inkopen wordt de toepassing van de volgende 6 MVOI thema’s vastgesteld:

• •

  Klimaat

• •

  Milieu en biodiversiteit

• •

  Circulariteit (inclusief biobased)

• •

  Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden)

• •

  Social return

• •

  Diversiteit en Inclusie

MVOI is een belangrijk instrument dat kan helpen de duurzaamheidsopgave van de gemeente te realiseren. Deze opgave heeft onder andere betrekking op het verminderen van CO² -emissies, de transitie naar een circulaire economie, het voorkomen van schendingen van mensenrechten in de (internationale) productieketen en het werken aan een inclusieve samenleving. Dit kan onder andere worden gerealiseerd via Social Return On Investment (SROI) en/of diversiteit en inclusie. De gemeente moedigt marktpartijen vanuit de inkoopvraag aan en nodigt uit tot het maken en leveren van duurzame en maatschappelijk verantwoorde keuzes, producten en -diensten.

Sociaal Inkopen

SROI is het opnemen van sociale voorwaarden bij aanbestedingen. Almere neemt structureel SROI op in haar aanbestedingen.

Kaders

Almere neemt bij haar inkopen volgende kaders in acht:

• •

  Manifest Maatschappelijk Verantwoord

• •

  Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

• •

  Duurzaamheidsagenda

Economische uitgangspunten

Raming van de opdracht

Voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. Hierbij wordt rekening gehouden met de gehele looptijd van de overeenkomst, inclusief verlengingen. En waar nodig op basis van een voorafgaande product en marktanalyse. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij de verplichtingen die zij aangaat niet kan nakomen.

Drempelbedragen

De gemeente Almere heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken. Zij maakt daarbij de keuze om taken zelf uit te voeren, met partijen samen te werken of om in te kopen. Kiest Almere voor een inkooptraject dan gelden afhankelijk van de opdrachtwaarde drempelbedragen. Voor onderstaand schema geldt dat het is toegestaan een proportionele inkoopprocedure van een hogere orde te kiezen.

Groslijsten

Groslijsten zijn lijsten per vakgebied waarop ondernemers staan, die hun kwaliteit hebben bewezen of geselecteerd zijn op basis van technische bekwaamheid en daardoor in aanmerking komen voor meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Indien een onderhandse aanbestedingsprocedure voor een opdracht binnen het bereik van een of meer groslijsten valt, wordt of worden de ondernemer(s) geselecteerd via de groslijstensystematiek. Een overzicht van de groslijsten en verdere informatie over de groslijsten is openbaar en te vinden op de website van de gemeente.

Lokale economie en MKB

Almere vindt het belangrijk dat lokale ondernemers kunnen meedoen aan aanbestedingen. Zonder het belang van de meest optimale prijs-kwaliteitsverhouding uit het oog te verliezen, bevordert Almere waar mogelijk de kansen van lokale ondernemers. Almere heeft het inkoopplein Almere ingericht waarop lokale ondernemers die in aanmerking willen komen voor gemeentelijke opdrachten zich bekend kunnen maken. Almere raadpleegt bij onderhandse aanbestedingen als eerst dit platform om geschikte lokale ondernemers te vinden.

Almere vult de beleidsvrijheid ten aanzien van lokale ondernemers op de volgende wijze in:

• •

  Bij een enkelvoudige inkoopprocedure wordt de opdracht uitgezet bij één lokale ondernemer die is aangemeld in de database lokale ondernemers, mits deze kan voldoen aan de gestelde eisen en een goede, marktconforme prijs/kwaliteit verhouding aanbiedt.

• •

  Bij een meervoudige inkoopprocedure: afhankelijk van de grootte van de opdracht, worden 3 tot 5 ondernemers uitgenodigd een offerte in te dienen. Indien er drie ondernemers worden uitgenodigd voor Inschrijving, wordt de opdracht uitgezet bij tenminste één lokale ondernemer, die is aangemeld in de database lokale ondernemers. Indien er vijf ondernemers worden uitgenodigd voor Inschrijving, wordt de opdracht uitgezet bij tenminste twee lokale ondernemers, die zijn aangemeld in de database lokale ondernemers.

Ook heeft Almere bij haar aanbestedingen oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB). Hier geeft Almere invulling aan door rekening te houden bij het opstellen van selectie- en gunningscriteria. Daarnaast wordt bij aanbestedingen gekeken naar het toepassen van percelen en daarnaast wordt het aangaan van combinaties en onderaanneming ook toegestaan.

De Almeerse inkooporganisatie

Inkoop in de organisatie

Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat middels het zogenaamde ‘gecoördineerd inkoopmodel’. Dat wil zeggen dat ‘lijnverantwoordelijken’ c.q. budgethouders van de gemeente, binnen afgesproken kaders qua budget en procedurekeuze, verantwoordelijk zijn voor de eigen inkoop en aanbesteding.

Team Inkoop is verantwoordelijk voor strategisch inkoop waaronder het inkoopbeleid, het stellen van kaders, advisering aan bestuur en (door)ontwikkeling van de inkooporganisatie. De inkoopadviseurs stellen samen met het projectteam de inkoopstrategieën op en vertalen deze in de verschillende aanbestedingsprocedures. De aanbestedingsjuristen bieden bij aanbestedingsprocedures de benodigde juridische ondersteuning aan de inkoopadviseurs.

De lead buyers dragen inkoopverantwoordelijkheid in het verlengde van hun takenpakket. Onder lead buyer wordt verstaan (de afdelingsmanager van) de afdeling dan wel de functionaris, die als zodanig door de gemeentesecretaris in het Algemeen Mandaatbesluit Almere is aangewezen als verantwoordelijk voor het zo optimaal mogelijk verwerven en managen van één of meer inkooppakketten.

Het is belangrijk dat de uitvoering van het inkoopbeleid wordt geborgd, hiervoor voert Team Inkoop de regie. De accountant toetst of de gemeentelijke inkopen en aanbestedingen in lijn zijn met de landelijke en Europese regelgeving en de door de raad vastgestelde kaders. Het College van B&W is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoopbeleid. De portefeuillehouder Financiën, Organisatie, Dienstverlening, Kunst en cultuur is verantwoordelijk voor de inkopen.

Contractbeheer en contract- en leveranciersmanagement

Almere hanteert contract- en leveranciersmanagement door getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig en actief vast te leggen, te beheren en te bewaken om de volledige benutting van contracten te faciliteren. Almere classificeert haar contracten en zal afhankelijk hiervan het contract aansturen op de daarbij passende wijze. De inzet daarbij is dat er differentiatie ontstaat in de mate van samenwerking en partnerschap. Voor het toezien op de juiste en tijdige uitvoering van ieder contract, zowel door Almere als door de opdrachtnemer, is een aangewezen contractmanager verantwoordelijk.