Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Roerdalen 2025

Ondertekening

TOELICHTING

Algemeen

Deze verordening biedt een kader voor de behandeling van bezwaarschriften, waarbij het contact met burgers centraal staat. De verordening bevat bepalingen over de informele aanpak en het horen door een commissie. Het uitgangspunt is formele behandeling van bezwaren waar het moet en informele behandeling waar het kan.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 1. Definities

Bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Onder bestuursorgaan wordt hier verstaan een orgaan van de gemeente dat een besluit heeft genomen waartegen bezwaar wordt gemaakt. De raad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester [, bestuurscommissies EN/OF de leerplichtambtenaar] zijn gemeentelijke bestuursorganen die besluiten kunnen nemen waartegen bezwaar kan worden ingediend (zie artikel 7:1 in samenhang met artikel 8:1 van de Awb). Deze verordening is dus van toepassing op al deze gemeentelijke bestuursorganen.

Artikel 2. Ingediend bezwaarschrift

Eerste lid

De registratie van het bezwaarschrift met datum van ontvangst is van belang. Artikel 6:14 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk bevestigd moet worden. De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken en vangt aan met ingang van de dag na die waarop het (bestreden) besluit op voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie artikelen 6:7 en 6:8, eerste lid, van de Awb).

Tweede lid

Het is essentieel om snel contact op te nemen met de bezwaarmaker na de ontvangst van het bezwaarschrift. Dit biedt de kans om de vervolgprocedure uit te leggen en te onderzoeken of er een informele oplossing mogelijk is. Indien een oplossing kan worden bereikt, kan het bezwaarschrift informeel worden afgehandeld. De wijze van contact leggen is niet vastgelegd in de Awb en is aan het bestuursorgaan; deze keuze hangt af van wat in het specifieke geval het beste lijkt. Tijdens dit contact kan worden aangegeven dat een ambtelijke hoorzitting of adviescommissie zal plaatsvinden, of dat er een mogelijkheid is voor informele behandeling. Indien een informele oplossing wordt gevonden, is het van belang deze schriftelijk vast te leggen. Contact is ook cruciaal indien het bezwaar kennelijk ongegrond of niet-ontvankelijk wordt verklaard, omdat dit de helderheid over de afhandeling bevordert en begrip kan creëren voor de beslissing. Bovendien kan contact met de indiener leiden tot ambtshalve herziening van het besluit, wat ook voort kan komen uit informele afhandeling. Voor meer informatie over informele afhandeling, zie de toelichting op artikel 3.

Artikel 3. Vooronderzoek en informele behandeling

Eerste en tweede lid

Na het eerste contact met de bezwaarmaker (zie artikel 2), is vaak aanvullende informatie nodig over het besluit en de redenen van het bezwaar. Het bestuursorgaan neemt contact op met zowel de bezwaarmaker als de voorbereider van het bestreden besluit om de mogelijkheid van een gepaste oplossing te verkennen. Het is van belang dat dit contact kort na binnenkomst van het bezwaarschrift wordt gedaan. Als al bij het eerste contact (zie artikel 2) een oplossing op het bezwaarschrift is gevonden dan is verdere communicatie met de bezwaarmaker niet nodig.Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaarschrift dan hoeft het bezwaarschrift niet verder in behandeling te worden genomen en kan het informeel worden afgedaan. Indien er eventuele andere belanghebbenden zijn, dan wordt ook met hen in contact getreden als dit gewenst is voor de informele afhandeling. Om onbevoordeeldheid te waarborgen is het wenselijk dat dit (ambtelijke) contact niet wordt gelegd door iemand die direct bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest.

Derde lid

Als tijdens het informele contact blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen.

Beslistermijnen

Het bestuursorgaan moet binnen zes weken na de termijn voor het indienen van het bezwaarschriften een beslissing nemen. (artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Als een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, bedraagt de beslistermijn twaalf weken. De beslistermijn kan worden verdaagd (=uitgesteld) als de termijn voor de behandeling van het bezwaar niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar kan de beslistermijn worden verdaagd. De beslistermijn kan maximaal zes weken worden verdaagd. Verdere verdaging van de beslistermijn is mogelijk als alle belanghebbenden daarmee hebben ingestemd of als (enkel) de bezwaarmaker hiermee heeft ingestemd en de belangen van (overige) belanghebbenden niet worden geschaad. De beslistermijn kan ook worden verdaagd als de naleving van een wettelijk procedurevoorschrift dit vereist (artikel 7:10, derde en vierde lid, van de Awb). Het verdagingsbesluit moet aan de belanghebbenden worden bekendgemaakt, maar het is niet mogelijk om hiertegen een bezwaar- of beroepschrift in te dienen. Zie ook de artikelen 3:40 en 6:3 van de Awb.

Artikel 4. Horen en adviseren door de commissie

Eerste en tweede lid

Het horen en adviseren door een commissie wordt in artikel 7:13 van de Awb geregeld. Dit artikel verwijst naar de procedures die zijn vastgelegd in de Awb voor het horen en adviseren door een commissie.De commissie moet aan bepaalde vereisten voldoen. Deze zien op de samenstelling, mededeling dat de commissie zal adviseren aan bezwaarmaker, wijze van horen, uitnodiging bestuursorgaan en uitbrengen van het advies. Zie voor algemene opmerkingen over het horen de toelichting bij artikel 4.

Het is verplicht om belanghebbenden te horen (de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden) voordat er een beslissing op bezwaar wordt genomen (artikel 7:2, eerste lid, van de Awb). Slechts in een beperkt aantal gevallen kan van het horen worden afgezien. Deze staan in artikel 7:3 van de Awb weergegeven en zien op kennelijk niet ontvankelijkheid en kennelijk ongegrondheid, geen of kennelijk geen interesse in het horen door de belanghebbende(n). Ook als aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen zonder belangen van derden te beschadigen kan van het horen worden afgezien.

Derde lid

Bepaalde bezwaarschriften, zoals die op grond van wettelijke voorschriften inzake belastingen, de Wet waardering onroerende zaken en personele zaken, zijn uitgesloten van behandeling door de commissie.

Artikel 5. Samenstelling van de commissie

Dit artikel legt de samenstelling van de commissie vast. Raadsleden en de leden van het college van burgemeester en wethouders mogen geen lid zijn van de commissie, om belangenverstrengeling te voorkomen. Zie artikel 84, tweede lid, in samenhang met artikel 83, tweede lid, van de Gemeentewet.

Eerste lid

De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb). De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb). Het aantal leden dat naast de voorzitter deel uitmaakt van de commissie moet tenminste twee zijn, maar dit kunnen er ook meer zijn. De Awb laat het aan het bestuursorgaan zelf of de leden deel uitmaken van en werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan of dat een of meerdere leden uit externen bestaan.

Tweede lid

Burgemeester en wethouders zijn bevoegd om de voorzitter, leden en plaatsvervangende leden te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Het college moet zorgvuldig omgaan met de ontslagbevoegdheid, omdat anders de indruk kan ontstaan dat een commissie- of lid wordt weggestuurd vanwege een ongewenst standpunt. Als een lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal moeten ondernemen. De voorzitter zal hierbij een belangrijke rol spelen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan is ontslag en/of schorsing (door burgemeester en wethouders) mogelijk.

Derde lid

Als de voorzitter verhinderd is, dan kan de commissie zelf beslissen wie hem als voorzitter vervangt.

Artikel 6. Instelling kamers

De commissie kan worden opgesplitst in kamers wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld bij een groot aantal te behandelen bezwaarschriften of voor een wenselijke thematische splitsing.

Artikel 7. Vergoeding bijwonen vergaderingen.

Dit artikel biedt de mogelijkheid voor de raad om een hogere vergoeding te bepalen voor leden van de commissie die specifieke deskundigheid of aanzienlijke verantwoordelijkheden hebben. Dit is bedoeld om een eerlijke beloning te waarborgen voor de inzet en deskundigheid van de leden.

Artikel 8. Secretaris

Hoewel de Algemene wet bestuursrecht (Awb) geen specifieke vermelding maakt van een secretaris, is het gebruikelijk dat een commissie over een secretaris en eventuele plaatsvervangers beschikt ter ondersteuning van haar werkzaamheden. Het kan nuttig zijn om meerdere secretarissen aan te wijzen, vooral wanneer de commissie uit meerdere kamers bestaat.

Artikel 9. Zittingsduur

Dit artikel regelt de zittingsduur van de commissie voor bezwaarschriften. Het eerste lid bepaalt de termijn van vier jaar voor een zorgvuldige behandeling van bezwaren. Het tweede lid biedt flexibiliteit voor leden om ontslag te nemen. Het derde lid waarborgt de continuïteit van de werkzaamheden door ervoor te zorgen dat aftredende leden hun functie blijven vervullen totdat er opvolging is.

Artikel 10. Uitoefening bevoegdheden

Eerste lid

Dit lid regelt bevoegdheden die zelfstandig door de voorzitter kunnen worden uitgeoefend.

Tweede lid

De bevoegdheden, genoemd in het eerste lid, kan de voorzitter mandateren aan de secretaris. Mandateren houdt in dat de secretaris de bevoegdheden in naam van de voorzitter uitoefent. De voorzitter blijft verantwoordelijk voor de handelingen van de secretaris die onder het mandaat vallen en behoudt het recht om deze bevoegdheden zelf uit te oefenen.

Artikel 11. Voorbereiding hoorzitting

Dit artikel regelt de voorbereiding van de hoorzitting. Het eerste lid legt de verantwoordelijkheden van de voorzitter vast met betrekking tot het bepalen van de hoorzitting. Het tweede lid zorgt ervoor dat betrokken partijen tijdig worden geïnformeerd over de hoorzitting, terwijl het derde en vierde lid procedurele waarborgen bieden voor het wijzigen van het tijdstip van de hoorzitting. Het vijfde lid biedt de voorzitter de flexibiliteit om in bijzondere gevallen van de standaardtermijnen af te wijken. Ten slotte staat het zesde lid de voorzitter toe om deskundigen te raadplegen, wat de kwaliteit van het advies aan de commissie kan verbeteren, mits de kosten hiervoor vooraf goedgekeurd zijn.

Artikel 12. Quorum

Dit artikel regelt het quorum dat nodig is voor het houden van een zitting van de commissie. Het waarborgt dat er voldoende leden aanwezig zijn om een besluit te kunnen nemen, wat essentieel is voor een goede en democratische besluitvorming. Door te vereisen dat de voorzitter of zijn plaatsvervanger aanwezig is, wordt bovendien de continuïteit en leiding van de vergadering gegarandeerd. Dit voorkomt dat besluiten worden genomen zonder de noodzakelijke vertegenwoordiging van de commissieleden en draagt bij aan de integriteit van het besluitvormingsproces.

Artikel 13. Onpartijdigheid leden

Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen, is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat deze verplichting ook geldt voor de commissie. Dit waarborgt de objectiviteit en integriteit van de besluitvorming. Het biedt duidelijkheid in situaties waarin de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren, bijvoorbeeld vanwege persoonlijke belangen of eerdere betrokkenheid bij de zaak. Het is van cruciaal belang dat alle leden van de commissie onpartijdig zijn, zodat de bezwaarschriften eerlijk en rechtvaardig worden behandeld.

Artikel 14. Openbaarheid hoorzitting

Eerste lid

In dit artikel is vastgelegd dat het uitgangspunt is dat de hoorzitting openbaar is. Dit waarborgt de transparantie van het proces. Het is echter niet vereist dat de gehele commissie de hoorzitting leidt; de commissie kan het horen ook opdragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan, zoals geregeld in artikel 7:13, derde lid, van de Awb.

Tweede lid

De raad kan bij verordening bepaalde zaken van de openbaarheid van de hoorzitting uitzonderen. Dit kan betrekking hebben op gevoelige onderwerpen die om privacy of vertrouwelijkheid vragen.

Derde en vierde lid

Hier wordt geregeld dat, als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of als een belanghebbende daartoe een verzoek doet, de hoorzitting achter gesloten deuren kan plaatsvinden. De Awb bepaalt dat de gehele commissie over de openbaarheid van de hoorzitting beslist, evenals over de geheimhouding van stukken. Dit is in overeenstemming met de artikelen 7:13, vierde lid, in samenhang met 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb. Het is dus niet toegestaan dat deze bevoegdheid enkel door de voorzitter of een ander lid van de commissie wordt uitgeoefend, om zo de integriteit en de onafhankelijkheid van het proces te waarborgen (Kamerstukken 21 221, nr. 3, p. 155).

Artikel 15. Verslaglegging

Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden echter niet door de Awb zelf geregeld. Dit biedt de mogelijkheid om in de verordening een vaste procedure op te nemen voor verslaglegging.

Eerste lid

Het bepaalde in het eerste lid strekt niet zo ver dat van al het aanwezige publiek de naam en hoedanigheid moeten worden opgenomen. Dit is ook niet wenselijk in verband met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Enkel de noodzakelijke persoonsgegevens mogen in het verslag worden opgenomen. Het is in ieder geval essentieel dat uit het verslag blijkt wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.

Tweede lid

Artikel 7:13, zesde lid, van de Awb bepaalt dat het schriftelijke advies van de commissie het verslag van het horen bevat. Dit houdt in dat het verslag uiterlijk bij het uitbrengen van het advies moet zijn opgesteld. Hoewel het niet vereist is dat het verslag schriftelijk wordt opgesteld, is het wel wenselijk dat de betrokkenen het verslag ontvangen, aangezien dit bijdraagt aan de transparantie en duidelijkheid van de procedure.

Artikel 16. Nader onderzoek

Eerste lid

Na de hoorzitting kan de commissie constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan commissie zelf hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen.

Tweede lid

Het toezenden van de informatie aan de betrokkenen waarborgt transparantie en stelt hen in staat om adequaat te reageren.

Derde lid

Deze bepaling voorziet naast de mogelijkheid om binnen nader te stellen termijn een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 van de Awb is bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor).

Vierde lid

Deze bepaling zorgt ervoor dat de regels van de hoorzitting ook van toepassing zijn op de nieuwe zitting, wat de consistentie in de procedures waarborgt.

Artikel 17. Raadkamer en advies

Eerste lid

Omdat het van belang is dat de commissie in alle vrijheid kan beraadslagen en beslissen, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden.

Tweede lid

De advisering (en vaak logischerwijs ook de beraadslaging) moet plaatsvinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb. Zie hieromtrent ook nader de toelichting bij artikel 6.

Derde lid

In het geval van een gelijke stand van stemmen heeft de stem van de voorzitter het laatste woord. Dit voorkomt een stilstand in de besluitvorming.

Vierde lid

Indien een minderheid van de commissie een ander standpunt inneemt, kan dit vermeld worden in het advies, wat ruimte biedt voor transparantie en verschillende perspectieven.

Vijfde lid

Het advies moet gemotiveerd zijn en een voorstel voor de beslissing op het bezwaarschrift bevatten. Dit waarborgt dat de besluitvorming zorgvuldig en onderbouwd is.

Zesde lid

De ondertekening door de voorzitter en de secretaris bevestigt de authenticiteit van het advies, wat belangrijk is voor de rechtsgeldigheid ervan.

Artikel 18. Uitbrengen advies en verdaging

Eerste lid

In de bezwaarschriftprocedure maakt het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt schriftelijk uitgebracht (zie artikel 7:13, zesde lid, van de Awb). Dit waarborgt dat het bestuursorgaan alle relevante informatie heeft om een weloverwogen beslissing te nemen. Zie ook de toelichting op artikel 14.

Tweede en derde lid

De termijn waarop op het bezwaarschrift moet zijn beslist, bedraagt twaalf weken, gerekend vanaf de dag na de sluiting van de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift (zie artikel 7:10 van de Awb). Dit is essentieel voor het waarborgen van de rechtsbescherming van belanghebbenden. Als de voorzitter voorziet dat deze termijn niet gehaald kan worden, schrijft het tweede lid voor dat hij het bestuursorgaan tijdig verzoekt om de beslissing te verdagen. Mocht de commissie ondanks de verdaging door het bestuursorgaan niet tijdig een advies kunnen uitbrengen en er geen verder uitstel mogelijk zijn, dan moet het bestuursorgaan besluiten zonder het advies van de commissie en kan het alsnog zelf horen.

Het besluit tot verdaging moet aan zowel de commissie als de belanghebbenden worden bekendgemaakt. Dit waarborgt transparantie in de procedure en houdt belanghebbenden op de hoogte van de voortgang van hun bezwaar.

Artikel 19. Jaarverslag

De commissie dient jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden aan de betrokken bestuursorganen. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven hoeveel bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond, enz.), of het bestuursorgaan al dan niet overeenkomstig het advies heeft besloten, in welke gevallen beroep is ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is.

In geval een klacht is ingediend tegen de commissie wordt dit in het jaarverslag vermeld.

Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.