Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD 2025

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de informatieobjecten van de werkmaatschappij 8KTD alsmede de gemeenschappelijke regelingen waaraan de werkmaatschappij 8KTD deelneemt zonder openbaar lichaam en/of die taken in mandaat uitvoeren, bij het Bestuur, zie artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet in samenhang met artikel 1, onderdeel b. Artikel 30 van de Archiefwet bevat bovendien de opdracht voor het Bestuur om een verordening vast te stellen overeenkomstig waarvan het Bestuur deze zorgplicht moeten uitvoeren. Uiteraard tevens met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet.

Aspecten die al in deze hogere regelgeving zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet herhaald in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het Bestuur zijn belegd. Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een bewaarplaats aan te wijzen (volgt al uit artikel 31 van de Archiefwet) en de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de informatieobjecten voldoet aan toetsbare eisen van een door het Bestuur toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling).

Definities

Deze verordening bevat geen definities, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die termen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals informatieobjecten (archiefbescheiden). Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) definities geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden (zoals ‘gemeentearchivaris’), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de voorkeur heeft (zoals ‘wet’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde verordening (zoals ‘beheerder’).

Voor de goede orde, het begrip ‘informatieobjecten’ wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet verstaan:

• 1°.

  bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

• 2°.

  bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

• 3°.

  bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

• 4°.

  reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd.

Het gaat dus om alle verschijningsvormen van informatie waaronder databases, websites, agenda’s, (chat- en/of tekst-) berichten of andere communicatievormen via sociale media.

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het – en in artikel 1 – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de informatieobjecten (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.

Door de informatiehuishouding op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de bedrijfsvoering organisatie haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.

De informatieobjecten die in een bewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die informatieobjecten kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven die hiervoor in rekening worden gebracht zijn opgenomen in de Legesverordening.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

Artikel 1. Zorgplicht Bestuur

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van het Bestuur. Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van informatieobjecten. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het Bestuur om ervoor zorg te dragen dat het beheer van informatieobjecten voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Eerste lid

Dit onderdeel verplicht het Bestuur ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van informatieobjecten van de werkmaatschappij 8KTD.

Tweede lid

De zorg voor informatieobjecten staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het informatie-, archiefbeleid in den brede. Het Bestuur dienen de zorg voor informatieobjecten dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en (persoons-) gegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.

Artikel 2. Taken gemeentearchivaris

Uit de Archiefwet volgt dat als er een gemeentearchivaris is aangewezen, deze de gemeentelijke bewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de informatieobjecten van de overheidsorganen die niet zijn overgebracht naar de bewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid, van de Archiefwet). Als er geen gemeentearchivaris is aangewezen, dan volgt uit de Archiefwet dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het beheer van de bewaarplaats (zie artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet).

Het tweede lid regelt de verplichting voor de gemeentearchivaris om periodiek verslag uit te brengen aan het Bestuur over enerzijds het beheer van de informatieobjecten van de werkmaatschappij 8KTD die zijn overgebracht naar de bewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de informatieobjecten van de werkmaatschappij 8KTD die niet zijn overgebracht naar de bewaarplaats. Zo nodig kan het Bestuur (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.

Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht op de zorg over en het beheer van informatieobjecten conform de Archiefwet. Het verslag wordt overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan het Bestuur.

Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte informatieobjecten vraagt om een samenspel tussen de gemeentearchivaris en de feitelijk beheerders van de niet-overgebrachte informatieobjecten. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.

Op grond van het derde lid kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan het Bestuur over het beheer van de bewaarplaats (en de daarheen overgebrachte informatieobjecten en het beheer van de informatieobjecten van de Bedrijfsvoering Organisatie die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 3. Verantwoording door Tytsjerksteradiel

De beheerder informeert het Bestuur van de werkmaatschappij 8KTD jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de informatieobjecten van de werkmaatschappij 8KTD. Zij voegen daarbij in ieder geval:

• a.

  het verslag van de gemeentearchivaris (of de verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in meerdere, afzonderlijke verslagen),

• b.

  de op verzoek of eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft),

• c.

  en een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de informatieobjecten te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

De informatie kan tevens gebruikt worden in het kader van interbestuurlijk toezicht. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124h – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat het overheidsorgaan niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die de beheerder in het kader van hun horizontale verantwoording aan het Bestuur aanbieden.

Artikel 4.

De gemeente Tytsjerksteradiel heeft het beheer over alle informatieobjecten van de werkmaatschappij 8KTD. Het Bestuur accepteert de door de gemeente Tytsjerksteradiel; opgestelde ‘Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Tytsjerksteradiel 2018’ voor de informatie-, archiefbeheertaken.

Artikel 5.

Behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 6.

Behoeft geen verdere toelichting.