Handboek vervanging vergunningen

Handboek vervanging vergunningen

1. Inleiding

Op dit moment werkt de gemeente Hilvarenbeek al digitaal. Een handboek en vervangingsbesluit zijn in 2017 en 2018 vastgesteld. Dit betekent dat vergunningen vanaf dat moment enkel digitaal worden opgemaakt.

Dit Handboek heeft betrekking op het backlog (met terugwerkende kracht) scannen van vergunningen. Het digitaal beschikbaar hebben van bouwvergunningen is steeds meer noodzakelijk. Niet alleen de interne organisatie, maar ook burgers, bedrijven en ketenpartners vragen steeds meer om plaats- en tijdonafhankelijke raadpleging van deze informatie.

De gemeente is aangesloten bij het Regionaal Archief Tilburg als archiefbewaarplaats. De analoge historie van de gemeenten ligt hier opgeslagen en wordt toegankelijk gemaakt voor belangstellenden. Ook voor overbrenging van onze digitale informatievoorziening zijn we aangesloten bij het e-depot van het Regionaal Archief Tilburg.

Conform de Archiefwet moeten bouwvergunningen worden overgedragen aan onze archiefbewaarplaats, zodat ze openbaar toegankelijk worden. Dit Handboek bewerkstelligt dat vergunningen in digitale vorm worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Daarmee worden deze vergunningen een openbaar raadpleegbare bron.

2. Verantwoording

2.1. Aanleiding

De bouwvergunningen vanaf de periode 1997 zijn in 2015 gedigitaliseerd. Reden was dat het archief waterschade had door brand. De inhoud van de vergunningsdossiers moest veilig gesteld worden. De bouwdossiers zijn door een extern bedrijf gescand.

Omdat bouwvergunningen (heel) veel worden geraadpleegd door burgers, bedrijven en ketenpartners, is gekozen om de bouwdossiers digitaal over te dragen naar het E-depot. Door de bouwvergunningen digitaal beschikbaar te stellen, verbeteren we onze externe en interne dienstverlening. Ook is duurzame toegankelijkheid geborgd. Als eerste is gekozen om de bouwvergunningen van 1997 t/m 2010 (2015) over te brengen.

2.2. Wettelijk kader

De Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen1. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 19952. Deze reproducties hebben dus dezelfde rechts- en bewijskracht als de oorspronkelijke archiefbescheiden. De bewijsfunctie voor de gemeente en andere recht- en bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed blijft gewaarborgd.

Het college van B&W is belast met de zorg voor haar archiefbescheiden en daarmee bevoegd om door middel van het nemen van een Vervangingsbesluit, tot vervanging over te gaan. De gemeentearchivaris heeft, als toezichthouder op het archiefbeheer, een advies over de vervanging gegeven.

2.3. Doel Handboek Vervanging

De analoge archiefbescheiden worden door het nemen van een Vervangingsbesluit formeel vervangen door digitale reproducties. De oorspronkelijk analoge archiefbescheiden worden daarna vernietigd. Vervanging is een onomkeerbaar proces. De kwaliteit is daarom van cruciaal belang. Dit “Handboek Vervanging bouwvergunningen gemeente Hilvarenbeek” (Handboek Vervanging) maakt deel uit van het Vervangingsbesluit. Het doel van het Handboek Vervanging is “de juiste en volledige weergave van in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens”3 te waarborgen en onderbouwt het vervangingsbesluit.

De beeldkwaliteit, technische-, procesinrichting en kwaliteitsprocedures van de vervanging zijn op hoofdlijnen in het Handboek Vervanging beschreven.

2.4. Reikwijdte Vervangingsbesluit

Onder de reikwijdte van het vervangingsbesluit vallen alle nog over te dragen bouwvergunningen van de gemeente Hilvarenbeek.

2.5. Uitzonderingen op vervanging

Aangezien analoge bouw- en omgevingsdossiers van monumenten ook erfgoedwaarde hebben, worden deze uitgezonderd van vervanging. Op basis van vigerende monumentenlijsten zullen deze van vervanging uitgezonderde analoge bouwdossiers analoog worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Uit oogpunt van dienstverlening zijn de bouwvergunningen van monumentenpanden ook digitaal beschikbaar. Het digitale bestand vormt in dat geval een kopie.

3. Proces van digitalisering

De digitalisering is uitgevoerd door scanleverancier Karmac, naar aanleiding van waterschade aan het archief door brand in het gemeentehuis in 2015. Daardoor heeft er vooraf geen schoning plaatsgevonden van de fysieke dossiers, maar is deze achteraf door cluster DIV gedaan. De beschrijving van de dossiers en poststukken is intern door cluster DIV gedaan en achteraf nogmaals gecontroleerd. Voor de kwaliteitscontrole is een onafhankelijke partij gekozen, Elveo.

Het Regionaal Archief Tilburg en onze gemeentearchivaris zijn tijdens het hele proces betrokken.

3.1. Schoning van dossiers

De selectie vindt plaats op basis van te bewaren en te vernietigen documenten. De fysieke dossiers zijn opgebouwd op adres, volgens een uniforme indeling die met tabbladen is aangegeven. Het gaat om de vergunningaanvraag, tekeningen, constructieberekeningen, sondeerrapporten, te bewaren correspondentie, overige correspondentie en controles. Achteraf zijn de scans van op termijn vernietigbare stukken opgeschoond, namelijk de overige correspondentie, controles en eventueel verkeerd opgeborgen documenten.

3.2. Metadatering dossiers en documenten

Per vergunning zijn metadata vastgelegd zoals dossiercode, aanvrager, datum vergunning, locatie en onderwerp van de bouwvergunning. Deze zijn gecontroleerd en waar nodig aangevuld in Corsa. De documenten werden in Corsa aan het dossier gekoppeld.

Als bijlage zijn de uiteindelijke metadata weergegeven van document en dossier die vanuit de velden en kenmerken van Corsa gevuld zijn in kenmerken ten behoeve van vulling e-depot.

3.3. Scanproces

Met het scanproces wordt een juiste en volledige weergave van de scans geëist voor de formele vervanging van archiefbescheiden. Deze wordt gewaarborgd door het navolgende scanproces:

• •

  Voor de interpretatie van archiefbescheiden is kleur en scherpte van wezenlijk belang. Alle documenten zijn daarom in kleur en met scanresolutie van 300 dpi gescand, JPEG kleurcompressie tot 70%.

• •

  Er wordt dubbelzijdig gescand. Bij tekeningen met stempel op achterkant, wordt ook achterkant gescand.

• •

  Bij scanning vindt kwaliteitscontrole plaats.

• •

  Op gescande documenten vindt OCR (doorzoekbaar) plaats. Blanco pagina ‘s (minder dan 3 kb) worden verwijderd.

3.4. Bestandsformaat PDF/A-1

Het gebruikte bestandsformaat is van belang voor het duurzaam toegankelijk houden van de documenten. Volgens de Archiefregeling moeten digitale archiefbestanden opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard9. De gekozen PDF/A -1 voldoet aan deze eisen. De specificaties van de PDF/A-1 zijn opgenomen in NEN ISO 19005-1:2005.

3.5. Kwaliteitscontrole na oplevering

3.5.1 Kwaliteitscontrole scanleverancier

Om binnen het digitaliseringsproces de kwaliteit te waarborgen beschikt scanleverancier over scansoftware die zwarte randen en scheefstand van informatie corrigeert.

Scanleverancier geeft kwaliteitsgaranties na afronding van het scanningsproces:

• •

  Maximaal foutpercentage van 2 op de 1.000 (=0,2%) voor scanning.

• •

  Het maximale foutpercentage bij het niet (goed) herkennen van barcodes ligt onder de 1 op de 1.000 (=0,1%).

• •

  Scanleverancier garandeert een naadloze import in de raadpleegsoftware.

Het percentage is vastgesteld aan de hand van tellingen. Uitgegaan wordt van een relevante steekproef, hetgeen bij grotere aantallen inhoudt dat 5% van de geproduceerde scans visueel wordt gecontroleerd. Daar zijn tellingen van bijgehouden zodat ná de uitvoering van de controle kan worden vastgesteld welk percentage of promillage aan zware of lichte fouten is gevonden.

Na een positieve kwaliteitscontrole levert de scanleverancier de bestanden aan bij ELVEO voor een extra, onafhankelijke, kwaliteitscontrole van de eindresultaten. Ook de resultaten van de kwaliteitsborging door scanleverancier zijn aan ELVEO uitgeleverd.

3.5.2 Kwaliteitscontrole ELVEO

De kwaliteitscontrole is uitgevoerd conform de ISO 2859 methode.

Dat wil zeggen dat in eerste instantie een controle wordt uitgevoerd op 5% van alle geproduceerde images. Indien na afronding van de te controleren batch blijkt dat de aangetroffen foutmarges boven de hieronder genoemde percentages komen, dan wordt de steekproef opnieuw uitgevoerd, maar dan uitgebreid met 5% tot in totaal 10% van alle images met uitsluiting van de uit de eerste steekproef afgekeurde images.

Een foutmarge van maximaal 0,2% wordt geaccepteerd voor de categorie zware fouten en 3% wordt geaccepteerd voor de categorie lichte fouten.

Gecontroleerd is op:

• 1.

  Leesbaarheid van de images

• 2.

  Natuurgetrouwe weergave ten opzichte van het origineel conform vervangingseisen

  • •

    Kleinste detail nog leesbaar;

  • •

    Is scherpte gelijk aan het origineel. Geen halo’s of witte omrandingen bij tekst;

  • •

    Voldoende contrast;

  • •

    Alle scanlijnen aanwezig, zowel horizontaal als verticaal;

  • •

    Zijn er scansporen aanwezig, vervuiling, transportrollers e.d.;

  • •

    Is er vervuiling zichtbaar, door b.v. lijmresten op de lenzen;

  • •

    Zijn er spiegelingen, vervormingen of andere onbedoelde effecten zichtbaar.

• Er worden hiervoor twee percentages gehanteerd. Een voor zware fouten en een voor lichte fouten. Zware fouten zijn alle fouten die de leesbaarheid van een document aantasten, zoals bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend:

  • •

    het formaat van de bestanden of van de gegevens werd niet gerespecteerd;

  • •

    er is een incoherentie tussen de beelden en de namen van de bestanden;

  • •

    de afmetingen van het beeld zijn niet conform de specificaties;

  • •

    de resolutie is niet conform de specificatie;

  • •

    het beeld staat meer dan 2° scheef ten opzichte van zijn as;

  • •

    er is een geometrische vervorming van het beeld;

  • •

    het beeld werd verminkt tijdens het scannen;

  • •

    sommige tekstzones zijn niet leesbaar.

• Lichte fouten zijn alle fouten die de integriteit van het document niet benadelen, doch vanuit cosmetisch oogpunt ongewenst zijn, bijvoorbeeld:

  • •

    de ligging van het beeld is niet correct (leesbaar weergegeven versus geroteerd);

  • •

    er zit een halo rond het beeld;

  • •

    het ruisniveau is overdreven;

  • •

    er zijn overblijvende sporen van de scanning- en behandelingsprocedure (strepen, banen, ruis...);

  • •

    het beeld is horizontaal niet gecentreerd en niet gealigneerd aan het bovenste deel aan de kantlijn;

  • •

    het contrast en de helderheid zijn onaangepast;

  • •

    onvoldoende helderheid;

  • •

    er zijn interferentiezones;

  • •

    er is sprake van een kleurzweem of kleurafwijkingen ten opzichte van het origineel.

De resultaten van de kwaliteitscontrole zijn door middel van een schriftelijke rapportage opgeleverd. Bij een negatief resultaat zal ELVEO met de scanleverancier herscanning afstemmen. Bij een positief resultaat, gegeven door ELVEO, zal de scanleverancier uitleveren aan de gemeente Hilvarenbeek.

4. Oplevering

De gedigitaliseerde archiefbestanden zijn door de scanleverancier ter beschikking gesteld op een externe harde schijf en overgedragen aan de gemeente Hilvarenbeek. Ook de gemeente Hilvarenbeek heeft de bestanden steekproefsgewijs gecontroleerd. Vervolgens zijn de bestanden geïmporteerd in Corsa.

De fysieke dossiers zijn na scanning opgeslagen bij het RAT. De monumentendossiers zullen achteraf uit de serie worden gehaald en fysiek overgedragen worden. De overige fysieke dossiers worden later in dit traject vernietigd, als de digitale bestanden zijn overgedragen aan het e-depot.

5. Raadpleegbaarheid

5.1. Toegankelijk in Bouwtool

De gedigitaliseerde vergunningen zijn in de Bouwtool raadpleegbaar. De Bouwtool is een applicatie van het Regionaal Archief Tilburg waarin vergunningen toegankelijk zijn. De archiefmedewerkers en de administratief medewerkers van de gemeente Hilvarenbeek hebben toegang tot de Bouwtool. Indien gewenst worden de betreffende bestanden ter beschikking gesteld aan de burgers en bedrijven. Zij kunnen de bouwvergunningen ook inzien bij de publieksbalie op het gemeentehuis. Ook ketenpartners zoals Omgevingsdienst Midden – en West Brabant kunnen hier gebruik van maken.

5.2. Openbaar, betrouwbaar en toegankelijk in e-depot

De gemeente Hilvarenbeek is aangesloten op het e-depot van het Regionaal Archief Tilburg. De gedigitaliseerde archiefbescheiden van de vergunningen worden naar de digitale archiefbewaarplaats, het e-depot, overgebracht. Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats en opname in het e-depot worden de vergunningen openbaar.

Schetsen, foto’s en bouwtekeningen zijn auteursrechtelijk beschermd. De AVG gaat over bescherming van privacy. Sommige objecten zijn uitgezonderd voor openbaarheid vanuit oogpunt van veiligheid (banken, woningen bestuur, e.d.). Op deze digitale bestanden zal er een beperking in de toegankelijkheid en openbaarheid gelden.

6. Vernietigen originelen

Nadat college van B&W het Vervangingsbesluit heeft vastgesteld en het besluit is gepubliceerd, kunnen de vervangen analoge bouwdossiers na 6 weken worden vernietigd.

De vernietiging van de vervangen analoge archiefbescheiden wordt door een erkend archiefvernietigingsbedrijf uitgevoerd.

Van alle vervangen archiefbescheiden wordt te zijner tijd conform art. 8 van het Archiefbesluit 1995 in één keer een verklaring van vervanging opgesteld. Aan deze verklaring is tevens een specificatie van de van vervanging uitgezonderde bescheiden toegevoegd. Deze uitzonderingen blijven archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en worden analoog overgebracht naar de archiefbewaarplaats.