Besluit informatiebeheer Stroomopwaarts MVS 2024

Geldend van 25-12-2024 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2024

Intitulé

Besluit informatiebeheer Stroomopwaarts MVS 2024

Het Dagelijks Bestuur van Stroomopwaarts MVS,

gelet op:

  • -

    artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995,

  • -

    artikel 29b van de van de Gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS

overweegt als volgt:

  • -

    in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken worden archiefbescheiden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld,

  • -

    deze archiefbescheiden de basis vormen voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeenschappelijke regeling en van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeenschappelijke regeling en van andere partijen of personen,

  • -

    deze archiefbescheiden een basis vormen voor de verantwoording van het handelen van de gemeenschappelijke regeling en de democratische controle,

  • -

    deze archiefbescheiden van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van de gemeenschappelijke regeling in de ruimste betekenis,

besluit vast te stellen het Besluit informatiebeheer Stroomopwaarts MVS 2024

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats;

  • b.

    documenten: de in de Archiefwet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • c.

    beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.

Hoofdstuk 2. Beheerregeling

Artikel 2. Verantwoordelijkheid

  • 1. De directeur is verantwoordelijk voor het beheer van de documenten.

  • 2. De directeur zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.

Artikel 3. Beveiliging en raadpleging van documenten

De directeur zorgt voor informatiebeveiliging, die mede omvat procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 4. Verwijdering of wijziging

Het is anderen dan de daartoe aangewezen medewerkers verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen of naar eigen inzicht te wijzigen.

Artikel 5. Geheimhouding

  • 1. De directeur zorgt voor geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

  • 2. Raadpleging van documenten, die aan geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur, slechts toegestaan aan die medewerkers die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3. De directeur zorgt ervoor, dat de in het tweede lid genoemde medewerkers meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen.

  • 4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden.

Artikel 6. Advies

De archivaris van de gemeente Schiedam wordt om advies gevraagd ten aanzien van

  • a.

    conversie en migratie van documenten;

  • b.

    vervanging, vervreemding of overbrenging van documenten;

  • c.

    beperkingen aan de openbaarheid;

  • d.

    bij de ingebruikneming van archiefruimten.

Artikel 7. Selectie en vernietiging van documenten

De directeur zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging.

Artikel 8. Machtiging tot vernietiging

De directeur stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris van gemeente Schiedam, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze beheerregeling treedt in werking op de dag na publicatie in het Blad gemeenschappelijke regeling en werkt terug tot 1 januari 2024.

  • 2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Besluit informatiebeheer Stroomopwaarts MVS 2024.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur Stroomopwaarts van 18 januari 2024.

de voorzitter,

A.J. Proos

de secretaris,

N.C. van der Wekken