Reglement van orde op de raadscommissies gemeente Dongen 2025

Paragraaf 1. Voorbereiding

Paragraaf 2. Vergadering

Paragraaf 3. Besloten commissievergaderingen

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 24. Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de commissievoorzitter.

Artikelsgewijs

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad. De informatievoorziening vindt in Dongen voornamelijk plaats op de beeldvormingsavond voorafgaand aan de commissievergaderingen en thema-avonden; in de raadscommissies vindt oordeelsvorming (politieke debat) plaats. De besluitvorming vindt plaats in de raadsvergadering.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar de raad via het presidium bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Het presidium is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.

Tegenwoordig komen varianten van vergaderen voor die geen vaste samenstelling hebben. Te denken valt aan vergaderingen in sessies en vergadertafel. De wettelijke bepalingen omtrent de raadscommissies zijn, op deze varianten van vergaderen van toepassing. Indien vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, is er sprake van een raadscommissie. Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Er dient bij deze varianten van vergaderen dus rekening gehouden te worden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden zoals een evenwichtige vertegenwoordiging (artikel 82, derde lid, van de wet).

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (vierde lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het vierde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een ‘burgerlid’ betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet (zie verder de toelichting op het vierde lid).

Uit het derde en vierde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen.

Op grond van het vierde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet met die uitzondering dat voor burgercommissieleden geldt dat zij de leeftijd van zestien jaar moeten hebben bereikt. Dit betekent onder andere dat zij over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen.

De basis voor de instelling en samenstelling van raadscommissies is gelegen in artikel 82 Gemeentewet. De wet stelt geen eisen aan de leeftijd van burgercommissieleden, via bijvoorbeeld een koppeling aan artikel 10, lid 1 Gemeentewet (minimumleeftijd van 18 jaar voor raadsleden). Er is dus geen wettelijke belemmering aan het verlagen van de leeftijd voor burgercommissieleden door de raad onder de 18 jaar via aanpassing in deze verordening.

Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.

Om er voor te zorgen dat iedere fractie – met name ook de kleine fracties – in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het zevende lid dat bij verhindering van het commissielid of burgercommissielid deze door een andere (burger)commissielid uit dezelfde fractie kan laten vervangen. Fracties streven zoveel mogelijk naar vaste leden per raadscommissie.

De raad benoemt de commissievoorzitters (achtste lid). Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie benoemd worden. Een voorstel van de regering om dit vereiste op te heffen is in 2014 in de Tweede Kamer gesneuveld.

Artikel 5. Einde lidmaatschap

De zittingsperiode van de leden en de commissievoorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het eerste lid recht op een eigen lid.

Artikel 7. Oproep, voorlopige agenda en beschikbaarheid stukken

Het tweede lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een commissievergadering de leden van zijn raadscommissie een digitale oproep, waarin de commissievergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de commissievergadering.

In het tweede lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de digitale oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (vijfde lid).

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de digitale oproep op het raadsinformatiesysteem van de gemeente Dongen gepubliceerd (derde lid).

Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage (derde en vierde lid). Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.

Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door het presidium. Dit komt tot uitdrukking in het eerste lid. De instelling en taken het presidium zijn geregeld in het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad.

Artikel 8. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. In artikel 7 wordt vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd.

Artikel 9. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de commissievoorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 10. Opening commissievergadering en quorum

Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 10 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd (eerste lid).

Het tweede lid voorziet in een regeling voor een nieuwe commissievergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de commissievoorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe commissievergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de digitale oproep uitgaat (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de commissievoorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe commissievergadering.

Artikel 11. Spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de commissievoorzitter afgesloten (tweede lid). Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de commissievoorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid).

Artikel 12. Advies; geen stemmingen

Door gebruik van het woord beslissen in het tweede lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Artikel 14. Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de commissievoorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de commissievergadering te doen.

Artikel 15. Inspreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in het Reglement van orde raadscommissies gemeente Dongen. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).

Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan (eerste lid). In veel gemeenten is er een mogelijkheid voor een burgerinitiatief. Burgers hebben daarmee het instrument van een initiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen. Onderwerpen die burgers belangrijk vinden kunnen op deze manier geagendeerd worden.

De burgers die wensen in te spreken kunnen zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de commissievergadering melden bij de commissiegriffier. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 48 uur aan te houden. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.

In het zesde lid is ervoor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de commissievoorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de commissievergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.

Artikel 16. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 17 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de commissievoorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de commissievoorzitter de commissievergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de commissievergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de commissievergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de commissievergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (vierde lid). Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 22.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de commissievergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 17. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de commissievergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 19. Toepassing verordening op besloten commissievergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de commissievergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten commissievergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 20. Besluitenlijst besloten commissievergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten commissievergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten commissievergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.

Artikel 21. Opheffing geheimhouding

Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 22. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de commissievoorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten commissievergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.