Verordening Auditcommissie gemeente Schiedam

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: de accountant zoals aangewezen door de gemeenteraad conform artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet.

• b.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam;

• c.

  commissie: de auditcommissie zijnde een adviescommissie van de gemeenteraad;

• d.

  commissiegriffier: de secretaris van de auditcommissies, zoals bedoeld in artikel 7;

• e.

  gemeenteraad: de gemeenteraad van Schiedam;

• f.

  griffier: de griffier van de raad of bij afwezigheid zijn plaatsvervanger;

• g.

  lid/leden: lid of leden van de commissie;

• h.

  raadstermijn: vastgestelde periode waarin een gemeenteraad zijn bestuurlijke functie mag uitoefenen

• i.

  voorzitter: de voorzitter van de commissie of bij afwezigheid zijn plaatsvervanger zoals bedoeld in artikel 5 van deze verordening;

1. De commissie adviseert gevraagd en ongevraagd over het planning-en-controlproces en het daarbij behorende instrumentarium, een en ander zoals benoemd in artikel 8.

2. De commissie is een overlegorgaan waarin de raad, vertegenwoordigd door de leden van de commissie, in overleg treedt met het college, de Rekenkamer Schiedam en de accountant, om op die manier het auditinstrumentarium waarover de gemeente als geheel beschikt op elkaar af te stemmen en ongewenste doublures in de controleactiviteiten te voorkomen.

1. De gemeenteraad benoemt en ontslaat de leden van de commissie.

2. Per fractie kan maximaal 1 lid als vertegenwoordiger in de auditcommissie worden aangesteld.

3. Een fractie kan ook een commissielid, niet zijnde een lid van de gemeenteraad, voor benoeming voordragen.

4. De leden worden zo spoedig mogelijk na aanvang van een nieuwe raadsperiode door de gemeenteraad benoemd voor de raadsperiode.

5. Een lid van de commissie kan tussentijds door de gemeenteraad worden ontslagen of benoemd.

6. Een lid kan te allen tijde om ontslag verzoeken en dient daartoe een schriftelijke verzoek in bij de voorzitter van de gemeenteraad.

7. De voorzitter van de raad verleent het lid, in de situatie zoals bedoeld in het zesde lid, namens de gemeenteraad ontslag.

8. Het lidmaatschap van de commissie houdt van rechtswege op te bestaan, indien het commissielid geen lid meer is van de gemeenteraad dan wel de raadscommissie.

1. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

2. De voorzitter heeft de volgende taken:

• a.

  het leiden van de vergaderingen van de commissie;

• b.

  het in overleg met de commissiegriffier regelen van de ondersteuning van de auditcommissie;

• c.

  het vertegenwoordigen van de commissie in externe overleggen, contacten of bijeenkomsten;

• d.

  hetgeen deze verordening hem verder nog opdraagt.

1. De commissie heeft de volgende gesprekspartners: de portefeuillehouder financiën, de concern controller, de manager financiën (of vergelijkbare functie) en de griffier en de accountant;

2. In aanvulling op het eerste lid kunnen anderen door de commissieleden als gesprekspartner worden uitgenodigd.

1. De griffier wijst een commissiegriffier aan.

2. De commissiegriffier draagt in overleg met de voorzitter ten minste zorg voor:

• a.

  organisatorische en facilitaire aspecten van vergaderingen en bijeenkomsten van de commissie;

• b.

  voorbereiding van de conceptagenda’s;

• c.

  verslaglegging;

• d.

  archivering;

• e.

  voorbereiding van notities, brieven of voorstellen ten behoeve van of namens de commissie.

1. De commissie vergadert zo dikwijls er zaken aan de orde zijn die binnen haar taakomschrijving vallen en waarvoor een vergadering naar het oordeel van de commissie is gewenst.

2. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

3. De adviezen van de commissie en de verslagen van de vergaderingen zijn openbaar, tenzij de commissie er geheimhouding op legt.

4. Met de accountant zullen afspraken worden gemaakt bij welke vergadering hij aanwezig zal zijn (minimaal twee per jaar).

5. De voorzitter kan per vergadering bepalen of het zinvol is dat gesprekspartners aansluiten of tijdens een vergadering besluiten de vergadering voort te zetten zonder gesprekspartners.